Criar CXP

Janela CRIAR CONTA A PAGAR

Descrição Geral

A janela Criar Conta a Pagar é o módulo onde são registradas manualmente as dívidas que a empresa tem com seus fornecedores ou terceiros credores. Esta janela é utilizada quando é necessário criar uma conta a pagar que não provém automaticamente de uma ordem de compra, ou quando é necessário editar uma conta existente que ainda está no estado aberta.

Esta janela compartilha a mesma interface e disposição da janela de Criar Conta a Receber, com a diferença fundamental de que aqui são gerenciadas obrigações com credores (aqueles a quem se deve dinheiro) em vez de devedores.

Quando Esta Janela é Usada?

A janela Criar Conta a Pagar é utilizada em duas situações principais:

Criação Manual:

Quando é necessário registrar uma dívida com um fornecedor que não provém de uma ordem de compra do sistema. Exemplos típicos:

Serviços recebidos que não foram registrados por ordem de compra
Despesas operacionais pendentes de pagamento
Dívidas adquiridas diretamente com fornecedores
Ajustes contábeis que geram obrigações de pagamento
Compras realizadas fora do sistema que devem ser registradas

Edição de Contas Existentes:

Quando é necessário modificar as informações de uma conta a pagar que está no estado aberta (sem abonos registrados). Uma vez que a conta recebe seu primeiro abono, ela não pode mais ser editada.

Estrutura da Janela

A janela é organizada de forma simples e direta, com todos os campos necessários para registrar a obrigação:

Zona Superior - Informação do Documento

Número do Documento:

Se estiver criando uma conta nova, este campo mostra o número que o sistema atribuirá automaticamente.
Se estiver editando uma conta existente, mostra o número já atribuído.
Este campo é somente leitura e não pode ser modificado.

Status:

Mostra o estado atual da conta:

Aberta: A conta pode ser editada (não recebeu abonos).
Parcial: A conta recebeu alguns abonos, mas ainda tem saldo pendente.
Fechada: A conta foi cancelada completamente.
Este campo é somente leitura e reflete o estado atual da conta.

Zona Central - Dados da Conta

Credor:

Código do Terceiro: Código do fornecedor ou terceiro a quem se deve. Este campo é selecionado por meio de um seletor com botão de busca (lupa) que abre a lista de terceiros.
Nome do Terceiro: Mostra automaticamente o nome do terceiro selecionado.
Este campo é obrigatório e deve ser um terceiro válido registrado no sistema.

Conceito:

Campo de texto onde se descreve o motivo, a razão ou a circunstância pela qual esta conta a pagar é criada. Exemplos:

"Serviço de manutenção de equipamento de ar-condicionado"
"Compra de suprimentos de escritório"
"Pagamento de aluguel de armazém janeiro 2026"
"Serviço de limpeza mensal"
Este campo é obrigatório e deve ser descritivo para facilitar a identificação posterior da conta.

Valor da Obrigação:

Campo numérico editável onde se digita o valor total da dívida. Este é o valor inicial da conta a pagar.

Se estiver criando uma conta nova, digita-se o valor total.
Se estiver editando uma conta existente, o valor pode ser modificado (somente se não recebeu abonos).
Este campo é obrigatório.

Valor Pago:

Mostra o total de abonos que foram realizados a esta conta.

Se estiver criando uma conta nova, este valor é zero.
Se estiver editando uma conta existente, mostra os abonos registrados.
Este campo é somente leitura e é atualizado automaticamente quando são registrados abonos.

Saldo a Pagar:

Mostra o saldo pendente da conta (Valor da Obrigação menos Valor Abonado).

Este campo é somente leitura e é calculado automaticamente.
Quando o saldo chega a zero, a conta passa para o estado fechada.

Datas:

Data de Início:

Data em que a obrigação se origina. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se a dívida se originou em uma data diferente.

Data de Pagamento:

Data limite ou esperada para o pagamento da obrigação. Este campo é informativo e ajuda a planejar os pagamentos. Pode ser deixado em branco se não houver uma data específica.

Zona Inferior - Botão de Ação

Botão Aceitar:

É o único botão na parte inferior da janela. Sua função depende do contexto:

Se estiver criando uma conta nova: Cria a conta a pagar com as informações inseridas.
Se estiver editando uma conta existente: Salva as alterações realizadas.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação do Credor:

O credor deve ser um terceiro válido registrado no sistema.
Se for digitado um código inexistente, o sistema mostra um erro.
Use o botão de busca (lupa) para selecionar o credor da lista de terceiros.

Validação do Conceito:

O campo de conceito é obrigatório.
Deve conter texto descritivo (não pode estar vazio).

Validação do Valor:

O valor da obrigação deve ser um número positivo maior que zero.
Não são permitidos valores negativos ou zero.
Se estiver editando uma conta com abonos, o novo valor deve ser maior ou igual ao valor já abonado.

Validação de Datas:

A data de início deve ser válida.
A data de pagamento, se informada, deve ser posterior ou igual à data de início.

Validação ao Editar:

Só podem ser editadas contas no estado aberta.
Se a conta já tem abonos, não pode ser editada e o sistema mostrará uma mensagem.

Fluxo de Trabalho Típico

Cenário 1: Criar uma conta a pagar manual

Identifica-se a necessidade de registrar uma dívida com um fornecedor que não provém de uma ordem de compra.
Vai-se à janela Lista de Contas a Pagar.
Clique no botão "Criar Conta".
A janela Criar Conta a Pagar é aberta.
O sistema atribui automaticamente o número do documento.
Seleciona-se o credor usando o botão de busca (lupa).
Digita-se o conceito descritivo da dívida.
Digite o valor da obrigação.
Verifique ou ajuste a data de início.
Opcionalmente, digita-se a data de pagamento esperada.
Clique no botão "Aceitar".
A conta é criada com status ABERTA e aparece na lista de contas a pagar.

Cenário 2: Editar uma conta a pagar existente

É necessário modificar as informações de uma conta a pagar com status aberta.
Vai-se à janela Lista de Contas a Pagar.
Selecione a conta que deseja editar.
Clique no botão "Editar Conta".
A janela Criar Conta a Pagar é aberta com os dados atuais.
Modificam-se os campos necessários (conceito, valor, datas).
Clique no botão "Aceitar".
As alterações são salvas e refletidas na lista de contas a pagar.

Cenário 3: Tentar editar uma conta com abonos

É necessário modificar uma conta a pagar que já tem pagamentos registrados.
Vai-se à janela Lista de Contas a Pagar.
Selecione a conta.
Clique no botão "Editar Conta".
O sistema mostra uma mensagem indicando que a conta não pode ser editada porque já tem abonos.
A conta permanece sem alterações.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Contas a Pagar:

É a janela a partir da qual se acessa esta janela pelos botões "Criar Conta" e "Editar Conta". Aqui são visualizadas todas as contas criadas.

Janela Lista de Terceiros:

Fornece a lista de fornecedores e terceiros usados no seletor de credores. Os credores devem estar registrados como terceiros no sistema.

Janela Caixa:

Quando são registrados pagamentos em contas a pagar, o dinheiro sai do caixa. Os movimentos de caixa estão vinculados aos pagamentos realizados.

Janela Lista de Ordens de Compra:

As contas a pagar geradas automaticamente a partir de ordens de compra também aparecem na lista de contas a pagar, mas não podem ser editadas nesta janela (são criadas automaticamente).

Recomendações de Uso

Seja descritivo no conceito:

Use conceitos claros e detalhados que permitam identificar facilmente o motivo da dívida. Isso facilitará a conciliação e a análise posterior.

Verifique o credor antes de salvar:

Certifique-se de selecionar o credor correto antes de clicar em "Aceitar". Um erro no credor pode causar problemas de conciliação com fornecedores.

Use datas realistas:

Informe datas de início e pagamento que reflitam a realidade da obrigação. Isso ajuda no planejamento de pagamentos e na análise de idade dos saldos.

Não edite contas com pagamentos:

Lembre-se de que, uma vez que uma conta recebe seu primeiro abono, ela não pode mais ser editada. Se precisar corrigir informações, faça-o antes de registrar qualquer abono.

Valide o valor da obrigação:

Certifique-se de que o valor informado esteja correto antes de salvar. Um erro no valor pode causar problemas financeiros e de conciliação.

Use o botão de busca para credores:

Em vez de digitar o código do credor, use o botão de pesquisa (lupa) para selecionar da lista. Isso evita erros de digitação.

Documente contas manuais:

Se você está criando uma conta manual que não vem de uma ordem de compra, use as notas para documentar informações adicionais ou anexar referências a faturas físicas.

Concilie com fornecedores:

Depois de criar contas a pagar manuais, concilie com os fornecedores para garantir que as obrigações registradas correspondam às faturas ou acordos reais.

Planeje os pagamentos:

Use a data de pagamento para planejar quando a obrigação deve ser paga. Isso ajuda na gestão do fluxo de caixa.

Revise as contas criadas:

Depois de criar ou editar uma conta, revise-a na lista de contas a pagar para garantir que todas as informações estejam corretas.

Capacite a equipe:

Certifique-se de que todos os usuários que podem criar contas a pagar entendam quando usar esta janela e quando as contas são geradas automaticamente a partir de ordens de compra.

Não abuse da criação manual:

Sempre que possível, use as ordens de compra para gerar contas a pagar automaticamente. Use a criação manual apenas quando for estritamente necessário.

Mantenha a ordem nas datas:

Insira as datas em formato consistente para facilitar a análise e a geração de relatórios.

Use conceitos padronizados:

Se possível, use conceitos padronizados para tipos de despesas recorrentes (aluguéis, serviços, suprimentos, etc.). Isso facilita a análise por tipo de despesa.

Documente a origem da dívida:

Se a conta a pagar vem de uma fatura física ou documento externo, mencione o número desse documento no conceito ou nas notas.

Revise os saldos antes de pagar:

Antes de registrar um pagamento, verifique o saldo atual da conta para garantir que o pagamento esteja correto.

Integre com a contabilidade:

Se você tem um sistema contábil externo, exporte periodicamente as informações de contas a pagar para que sejam incorporadas na contabilidade formal.

Monitore contas antigas:

Revise periodicamente as contas a pagar com datas de início antigas para identificar obrigações que deveriam ter sido pagas.

Capacite no uso de datas:

Certifique-se de que a equipe entenda a diferença entre a data de início (quando a dívida se origina) e a data de pagamento (quando deve ser paga).

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