Criar Fatura de Venda

Janela FATURA DE VENDA

Descrição Geral

A janela Fatura de Venda é o módulo onde se formalizam as vendas de produtos aos clientes. Esta janela cumpre três funções conforme o estado do documento: criar faturas novas do zero, editar faturas existentes que não foram finalizadas, ou visualizar faturas já fechadas em modo somente leitura.

Esta janela é muito semelhante em estrutura e funcionamento à janela de criar ordens de compra, seguindo o mesmo padrão de projeto que todas as janelas de criação de documentos no Kardex Tauro.

O que é uma Fatura de Venda?

Uma Fatura de Venda é o documento comercial que formaliza a transferência de produtos do estoque da empresa para um cliente, gerando o correspondente direito de cobrança. É o documento principal do ciclo de receitas do negócio.

Características principais:

Ao finalizá-la, desconta automaticamente o estoque disponível.
Gera os lançamentos correspondentes no Kardex como saída de mercadoria.
Pode gerar contas a receber automaticamente se o pagamento for parcial ou a crédito.
Só pode ser impressa quando estiver finalizada (fechada).
Se os produtos usarem números de série, estes ficam vinculados à venda.
Valida automaticamente que não seja possível vender mais unidades do que as disponíveis no estoque.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Seletores de Terceiros

Na parte superior encontra-se um seletor duplo que identifica as duas partes envolvidas na venda:

Seletor do Comprador (Cliente):

Permite selecionar o cliente ao qual a venda será feita. O seletor funciona de três maneiras complementares:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do cliente.
Botão de busca: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o cliente em uma lista completa.
Rótulo de nome: Mostra automaticamente o nome do terceiro selecionado.

Seletor do Funcionário que Vende:

Permite identificar qual funcionário da empresa está realizando a venda. Funciona da mesma maneira que o seletor do comprador, com campo de texto, botão de lupa e label de nome.

Validação em tempo real:

Se for digitado um código de terceiro inexistente em qualquer um dos dois seletores, o campo fica com cor vermelha de fundo, indicando imediatamente que esse código não existe no banco de dados. Esta validação também é executada antes de salvar o documento, garantindo que ambos os terceiros existam realmente.

Requisito obrigatório:

Ambos os terceiros são necessários para realizar a venda: o comprador (cliente) e o funcionário que faz a venda. Sem ambos, o sistema não permitirá salvar o documento.

Zona Superior - Informação do Documento

Número do documento:

Quando se está criando uma fatura nova, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
Depois de salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único.

Seletor de data:

Permite definir a data da fatura de venda. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão inicia o processo de salvamento e finalização do documento.

Grade Central de Produtos

Zona Central - Lista de Produtos Vendidos

No centro da janela encontra-se uma grade onde são mostrados os produtos que serão vendidos. As colunas da grade são:

Código: Identificador único do produto.
Nome: Descrição do produto.
Quantidade: Número de unidades que estão sendo vendidas.
Valor: Preço unitário do produto.
Total IVA: Valor do IVA em dinheiro.
Total: Valor total do produto incluindo IVA.
Subtotal: Valor do produto antes do IVA.

Por padrão, esta grade aparece vazia quando se cria uma fatura nova. Os produtos são adicionados por meio dos controles localizados na parte inferior.

Adicionar Produtos à Venda

Zona Inferior Esquerda - Seletor de Produtos

Para adicionar produtos à fatura, são usados os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do produto.
Botão de lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o produto em uma lista suspensa completa.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja vender do produto selecionado.

Botão de adicionar:

Um botão com o símbolo "+" que transfere o produto selecionado com a quantidade especificada para a grade central de produtos.

Processo de adição:

Seleciona-se o produto no seletor (por código ou com a lupa).
Digita-se a quantidade de unidades a vender.
Clique no botão "+".
O produto é adicionado automaticamente à grade central.
Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

Validação de estoque disponível:

O sistema valida automaticamente que não seja possível digitar mais unidades do que as disponíveis no estoque do inventário. Se você tentar digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica vermelho, indicando que não é possível vender mais do que se tem. Esta validação previne erros de venda de produtos não disponíveis.

Validação de produto existente:

Se for digitado o código de um produto inexistente no seletor, o controle fica vermelho, indicando que esse produto não existe no estoque. Esta ajuda visual previne erros de digitação.

Edição de Produtos na Grade

Depois que os produtos foram adicionados à grade central, é possível modificar suas informações antes de finalizar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
É exibida uma pequena janela onde é possível escrever o novo número.
O sistema valida que a nova quantidade não exceda o estoque disponível.
Os totais são recalculados automaticamente.

Edição de valores e IVA:

Podem ser modificados o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto clicando duas vezes nas colunas correspondentes. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os subtotais, o IVA e os totais do produto e do documento completo.

Informação Financeira da Venda

Zona Inferior Direita - Resumo Financeiro

Ao lado direito do seletor de produtos, são mostradas as informações financeiras consolidadas da venda:

Base tributável: Valor total dos produtos antes do IVA, sobre o qual o imposto é calculado.
Valor do IVA: Total do imposto gerado pela venda.
Desconto: Total de descontos aplicados (se houver).
Total da fatura: Valor final da venda incluindo IVA e aplicando descontos.

Estes totais são recalculados automaticamente cada vez que são modificadas as quantidades, os valores ou o IVA dos produtos na grade.

Salvamento e Finalização do Documento

O processo de salvamento tem uma particularidade importante: ao clicar no botão "Salvar documento", o sistema mostra uma janela pop-up de confirmação que permite decidir o estado do documento e capturar informações de pagamento.

Janela "Finalizar Fatura de Venda"

Esta janela pop-up apresenta as seguintes opções e informações:

Pergunta principal:

"Deseja finalizar agora ou prefere deixar o documento aberto para terminá-lo depois?"

Opções disponíveis:

Finalizar agora:

O documento fica totalmente concluído e fechado.
Já não pode ser editado.
A mercadoria é baixada automaticamente do estoque.
São criados os lançamentos correspondentes no Kardex.
A fatura pode ser impressa.
O documento está pronto para entrega ao cliente.

Finalizar depois:

O documento fica com status de rascunho ou "aberto".
Pode continuar sendo editado a qualquer momento futuro.
Produtos podem ser adicionados, modificados ou excluídos posteriormente.
Ainda não afeta o estoque nem o Kardex.
Não pode ser impresso.
Útil quando a fatura está incompleta ou se está aguardando informação adicional.

Informação de pagamento:

A janela também solicita e mostra informações relacionadas ao pagamento da venda:

Campo Dinheiro: Permite digitar o valor em dinheiro com o qual o cliente está quitando a venda. Esta é a cédula ou o valor recebido do cliente.
Campo Crédito: Mostra automaticamente o valor que fica como crédito (conta a receber) quando o dinheiro recebido é menor que o total da venda.
Campo Troco: Mostra o valor que deve ser devolvido ao cliente quando o dinheiro recebido é maior que o total da venda.
Campo Total: Mostra o valor total da fatura.

Comportamento automático de contas a receber:

O sistema gerencia automaticamente as contas a receber conforme o dinheiro recebido:

Caso 1: Pagamento total em dinheiro: Se o dinheiro for igual ao total da venda, não se gera conta a receber. A venda fica completamente paga.

Caso 2: Pagamento parcial ou a crédito: Se o dinheiro for menor que o total da venda, o sistema calcula automaticamente a diferença e cria uma conta a receber por esse valor.

Exemplo:

Fatura de venda: $100.000
Dinheiro recebido: $50.000
Crédito gerado: $50.000
O sistema cria automaticamente uma conta a receber de $50.000 em nome do cliente.

Caso 3: Pagamento com troco

Se o dinheiro for maior que o total da venda, o sistema calcula o troco que deve ser devolvido ao cliente.

Exemplo:

Fatura de venda: $100.000
Dinheiro recebido: $150.000
Troco a devolver: $50.000
Não se gera conta a receber.

Implicações críticas da escolha:

A decisão entre finalizar agora ou depois é fundamental porque determina se o estoque e o Kardex são atualizados:

Se for finalizada depois, o documento continua editável, mas não tem efeito no estoque nem no Kardex. A mercadoria não é baixada até que seja finalizada.
Se for finalizada agora, o documento é bloqueado para edição e o estoque e o Kardex são atualizados automaticamente. A mercadoria é baixada e as contas a receber são geradas se aplicável.

Recomendação:

Você só deve escolher "Finalizar agora" quando estiver completamente seguro de que todos os produtos estão corretamente registrados, as quantidades estão corretas, e as informações de pagamento foram capturadas corretamente.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação de terceiros em tempo real:

Se for digitado um código de cliente ou funcionário inexistente, o campo fica com fundo vermelho imediatamente.
Esta validação também é executada antes de salvar o documento.

Validação de produtos:

Só podem ser adicionados produtos que existam no estoque.
Se for digitado um código de produto inexistente, o controle fica com fundo vermelho.
O seletor de produtos com lupa só mostra produtos válidos.

Validação de estoque disponível:

Não é possível vender mais unidades do que as disponíveis no estoque.
Se for feita uma tentativa de digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica com fundo vermelho.
Esta validação previne vendas de produtos não disponíveis.

Validação de quantidades:

As quantidades devem ser números positivos.
O sistema não permite quantidades negativas ou zero.

Validação de valores:

Os valores unitários devem ser números válidos.
As porcentagens de IVA devem estar em faixas válidas.

Validação ao finalizar:

O sistema verifica que haja pelo menos um produto na fatura antes de permitir finalizar.
Todos os totais são recalculados para garantir consistência.
Valida-se que os dois terceiros obrigatórios (comprador e funcionário) tenham sido capturados.

Fluxo de Trabalho Típico

O processo completo de criação de uma fatura de venda segue estes passos:

Passo 1: Identificar os atores

Abrir a janela "Fatura de Venda".
Selecionar o cliente comprador usando o campo de texto ou o botão de lupa.
Verificar que o nome do cliente apareça corretamente (campo sem fundo vermelho).
Selecionar o funcionário que realiza a venda.
Verificar que ambos os terceiros estejam corretamente identificados.

Passo 2: Adicionar produtos

Para cada produto a vender:

Selecionar o produto no seletor inferior (por código ou com a lupa).
Verificar que o código seja válido (sem fundo vermelho).
Digitar a quantidade de unidades a vender.
Verificar que a quantidade não exceda o estoque disponível (sem fundo vermelho).
Clicar no botão "+" para adicioná-lo à grade central.

Repetir para todos os produtos necessários.

Passo 3: Ajustar informação

Revisar a grade central de produtos.
Se necessário, clicar duas vezes nas quantidades, valores ou IVA para editar.
Verificar que os totais na parte inferior direita estejam corretos.

Passo 4: Salvar o documento

Clicar no botão "Salvar documento" na parte superior direita.
Abre-se a janela "Finalizar Fatura de Venda".

Passo 5: Capturar informação de pagamento

Digitar o valor do dinheiro recebido do cliente.
O sistema calcula automaticamente o crédito ou troco conforme corresponda.
Verificar que as informações de pagamento estejam corretas.

Passo 6: Decidir o status do documento

Se a fatura estiver incompleta: Escolher "Finalizar depois" para continuar editando posteriormente.
Se a fatura estiver completa e você quiser processá-la: Escolher "Finalizar agora" para fechar o documento, descontar o estoque e gerar os lançamentos no Kardex.

Passo 7: Confirmar efeitos

Se foi escolhido "Finalizar agora":

O documento é fechado e não pode ser editado.
O estoque é atualizado automaticamente com a baixa dos produtos vendidos.
São gerados os lançamentos no Kardex.
Se aplicável, a conta a receber é criada automaticamente.
É possível imprimir a fatura para entregar ao cliente.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Faturas de Venda:

Mostra todas as faturas criadas, permitindo pesquisar, filtrar, ver, imprimir e excluir faturas. É o centro de gestão do processo de vendas.

Janela Estoque:

É atualizado automaticamente quando uma fatura de venda é finalizada, baixando o estoque disponível dos produtos vendidos. Os produtos vendidos deixam de estar disponíveis.

Janela Kardex:

Registra automaticamente o movimento de saída quando uma fatura de venda é finalizada, mantendo a rastreabilidade completa dos produtos vendidos.

Janela Lista de Terceiros (Clientes):

Fornece a lista de clientes usados no seletor de compradores desta janela.

Janela Lista de Terceiros (Funcionários):

Fornece a lista de funcionários usados no seletor de quem vende.

Janela Lista de Números de Série:

Se os produtos vendidos usarem números de série, os números de série capturados durante a venda ficam registrados e podem ser consultados a partir desta janela.

Janela Contas a Receber:

As contas a receber geradas automaticamente quando o dinheiro é menor que o total da venda aparecem neste módulo, vinculadas à fatura original.

Janela Lista de Reintegrações por Vendas:

Mostra as devoluções de clientes vinculadas às faturas de venda originais.

Recomendações de Uso

Verifique sempre os terceiros

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que tanto o cliente comprador quanto o funcionário que vende estejam corretamente selecionados. Observe que os campos não tenham fundo vermelho, o que indicaria códigos inexistentes.

Use a pesquisa com lupa quando não conhecer os códigos

Se você não lembrar o código exato de um cliente ou produto, use o botão de lupa para pesquisar pelo nome. É mais prático e evita erros de digitação.

Respeite as validações de estoque disponível

Se o controle ficar vermelho ao digitar uma quantidade, significa que não há estoque disponível suficiente. Não tente forçar o sistema; verifique o estoque real ou ajuste a quantidade.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades antes de adicionar cada produto. Embora possam ser editadas depois (se o documento não estiver finalizado), é mais eficiente fazê-lo corretamente desde o início.

Edite diretamente na grade

Aproveite a funcionalidade de clique duplo para editar quantidades, valores e IVA diretamente na grade central. É mais rápido do que excluir e adicionar produtos novamente.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que a base tributável, IVA, desconto e total reflitam corretamente a venda. Esses valores serão os apresentados ao cliente.

Capture corretamente a informação de pagamento

Digite o dinheiro recebido com precisão. O sistema calculará automaticamente o crédito ou troco. Um erro neste campo pode gerar contas a receber incorretas.

Decida cuidadosamente entre finalizar agora ou depois

Escolha "Finalizar depois" apenas se você realmente precisar continuar editando mais tarde.
Escolha "Finalizar agora" somente quando a fatura estiver completa e você quiser processá-la imediatamente.
Lembre-se de que somente ao finalizar o estoque é baixado e as contas a receber são geradas.

Imprima a fatura para o cliente

Uma vez finalizada, imprima a fatura para entregar ao cliente como constância da venda.

Não finalize prematuramente

Se você tiver dúvidas sobre algum produto, quantidade ou valor, é melhor salvar com "Finalizar depois" e revisar antes de processar definitivamente a venda.

Mantenha rastreabilidade de números de série

Se os produtos vendidos usarem números de série, certifique-se de capturar corretamente os números de série durante o processo de venda para manter a rastreabilidade completa.

Capacite a equipe de vendas

Certifique-se de que todos os vendedores entendam como o sistema funciona, as validações automáticas e a importância de capturar corretamente as informações.

Revise as contas a receber geradas

Se forem geradas contas a receber automáticas, verifique periodicamente o módulo de contas a receber para acompanhar os pagamentos pendentes.

Use as notas para informações relevantes

Se houver condições especiais de pagamento, prazos específicos, ou qualquer particularidade, documente-a nas notas do documento para referência futura.

Respeite as políticas de venda

Certifique-se de que todas as vendas cumpram as políticas estabelecidas pela empresa quanto a preços, descontos, formas de pagamento e créditos.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

Criado com a Personal Edition do HelpNDoc: Otimize seu processo de documentação com uma ferramenta de criação de ajuda