Criar Perda

Janela CRIAR PERDA OU DIMINUIÇÃO

Descrição Geral

A janela Criar Perda ou Diminuição é o módulo onde são registradas as perdas, deteriorações, danos ou ajustes negativos de estoque. Esta janela cumpre três funções conforme o estado do documento: criar perdas novas do zero, editar perdas existentes que não foram finalizadas, ou visualizar perdas já fechadas em modo somente leitura.

Esta janela tem a mesma forma, estrutura e procedimento que a janela de Consumos de Armazém, seguindo o mesmo padrão de projeto que todas as janelas de criação de documentos no Kardex Tauro. No entanto, apresenta diferenças importantes em seu propósito e efeitos, já que uma perda representa a perda definitiva de produtos do estoque sem contraprestação econômica.

O que é uma Perda ou Diminuição?

Uma Perda ou Diminuição é o documento que formaliza a saída definitiva de produtos do estoque por causas como deterioração, dano, vencimento, roubo, obsolescência ou ajustes negativos de estoque. Representa a perda de mercadoria sem que exista uma contraprestação econômica, seja por causas naturais, operacionais ou externas.

Características principais:

Ao finalizá-la, desconta automaticamente o estoque disponível.
Gera os lançamentos correspondentes no Kardex como saída por perda ou diminuição.
Não gera contas a receber nem a pagar.
Valida que existam produtos disponíveis no estoque antes de permitir a perda.
Só pode ser impressa quando está fechada/finalizada.
Se os produtos usarem números de série, estes ficam vinculados à perda.
Requer documentar a causa ou o motivo da diminuição.
Representa uma perda financeira para a empresa.

Status do documento:

Aberta: Documento em processo de edição, produtos podem ser adicionados ou modificados.
Fechada: Documento finalizado, já não pode ser editado, pode ser impresso, o estoque disponível é baixado.
Excluída: Documento cancelado, visível apenas como registro histórico.

Tipos de perdas registradas aqui:

Produtos vencidos ou próximos do vencimento
Mercadoria danificada ou deteriorada
Produtos obsoletos ou descontinuados
Perdas por roubo ou furto
Diferenças negativas em contagens físicas
Produtos defeituosos não recuperáveis
Mercadoria afetada por condições ambientais
Ajustes negativos de estoque

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Seletores de Informação

Na parte superior encontra-se um seletor duplo que identifica as informações relevantes da perda:

Seletor do Responsável:

Permite selecionar o funcionário ou a área responsável por registrar ou autorizar a perda. O seletor funciona de três maneiras complementares:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do terceiro.
Botão de busca: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o responsável em uma lista completa.
Rótulo de nome: Mostra automaticamente o nome do terceiro selecionado.

Seletor de Causa:

Permite identificar o motivo da perda (vencimento, dano, roubo, ajuste, etc.). Funciona da mesma maneira que o seletor anterior, com campo de texto, botão de lupa e label de nome.

Validação em tempo real:

Se for digitado um código de responsável ou causa inexistente em qualquer um dos dois seletores, o campo fica com cor vermelha de fundo, indicando imediatamente que esse código não existe no banco de dados. Esta validação também é executada antes de salvar o documento, garantindo que ambos os campos existam realmente.

Requisito obrigatório:

Os dois seletores são necessários para realizar a perda: o responsável e a causa. Sem ambos, o sistema não permitirá salvar o documento.

Zona Superior - Informação do Documento

Número do documento:

Quando se está criando uma perda nova, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
Depois de salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único.

Seletor de data:

Permite estabelecer a data da perda. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão inicia o processo de salvamento e finalização do documento.

Grade Central de Produtos

Zona Central - Lista de Produtos Baixados

No centro da janela há uma grade que mostra os produtos que estão sendo baixados. As colunas da grade são:

Código: Identificador único do produto.
Nome: Descrição do produto.
Quantidade: Número de unidades que estão sendo baixadas.
Valor: Valor unitário do produto.
Total IVA: Valor do IVA em dinheiro.
Total: Valor total do produto incluindo IVA.
Subtotal: Valor do produto antes do IVA.

Por padrão, esta grade aparece vazia quando se cria uma perda nova. Os produtos são adicionados por meio dos controles localizados na parte inferior.

Adicionar Produtos à Perda

Zona Inferior Esquerda - Seletor de Produtos

Para adicionar produtos à perda, utilizam-se os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do produto.
Botão de lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o produto em uma lista suspensa completa.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que estão sendo baixadas do produto selecionado.

Botão de adicionar:

Um botão com o símbolo "+" que transfere o produto selecionado com a quantidade especificada para a grade central de produtos.

Processo de adição:

Seleciona-se o produto no seletor (por código ou com a lupa).
Digita-se a quantidade de unidades a dar baixa.
Clique no botão "+".
O produto é adicionado automaticamente à grade central.
Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

Validação de estoque disponível:

O sistema valida automaticamente que existam produtos disponíveis no estoque. Se você tentar digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica vermelho, indicando que não é possível dar baixa em mais do que se tem. Esta validação previne perdas de produtos não disponíveis.

Validação de produto existente:

Se for digitado o código de um produto inexistente no seletor, o controle fica vermelho, indicando que esse produto não existe no estoque. Esta ajuda visual previne erros de digitação.

Edição de Produtos na Grade

Depois que os produtos foram adicionados à grade central, é possível modificar suas informações antes de finalizar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
É exibida uma pequena janela onde é possível escrever o novo número.
O sistema valida que a nova quantidade não exceda o estoque disponível.
Os totais são recalculados automaticamente.

Edição de valores e IVA:

Podem ser modificados o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto clicando duas vezes nas colunas correspondentes. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os subtotais, o IVA e os totais do produto e do documento completo.

Informação Financeira da Perda

Zona Inferior Direita - Resumo Financeiro

Ao lado direito do seletor de produtos são mostradas as informações financeiras consolidadas da perda. Essas informações são simples e diretas:

SubTotal: Valor total dos produtos baixados antes do IVA.
Total Perda: Valor final da perda incluindo IVA.

Diferenças em relação a outras janelas:

Na perda NÃO são mostrados:

Base tributável detalhada.
Informação de descontos.
Informação de pagamento, dinheiro, crédito ou troco (não há transação financeira).

Estes totais são recalculados automaticamente cada vez que são modificadas as quantidades, os valores ou o IVA dos produtos na grade.

Salvamento e Finalização do Documento

O processo de salvamento é semelhante ao de outras janelas: ao clicar no botão "Salvar documento", o sistema mostra uma janela pop-up de confirmação que permite decidir o status do documento.

Janela "Finalizar Perda"

Esta janela pop-up apresenta as seguintes opções:

Informação exibida:

O Total da Perda de forma informativa.
NÃO é exibida informação de pagamento (dinheiro, crédito, troco) porque uma perda não gera transações financeiras.

Pergunta principal:

"Deseja finalizar agora ou prefere deixar o documento aberto para terminá-lo depois?"

Opções disponíveis:

Finalizar agora:

O documento fica totalmente concluído e fechado.
Já não pode ser editado.
O documento pode ser impresso.
O estoque disponível é descontado automaticamente.
Os lançamentos correspondentes são gerados no Kardex.
O documento está pronto para arquivamento e controle interno.
A perda fica registrada definitivamente.

Finalizar depois:

O documento fica com status de rascunho ou "aberto".
Pode continuar sendo editado a qualquer momento futuro.
Produtos podem ser adicionados, modificados ou excluídos posteriormente.
Não pode ser impresso.
Ainda não afeta o estoque nem o Kardex.
Útil quando a perda está incompleta ou se está aguardando informação adicional ou autorização.

Implicações críticas da escolha:

A decisão entre finalizar agora ou depois é fundamental porque determina se o estoque e o Kardex são atualizados:

Se for finalizado depois, o documento continua editável, mas não tem efeito no estoque nem no Kardex. Os produtos não são descontados até que seja finalizado.
Se finalizar agora, o documento é bloqueado para edição e o estoque e o Kardex são atualizados automaticamente. Os produtos são baixados e ficam registrados como perda definitiva.

Recomendação:

Você só deve escolher "Finalizar agora" quando tiver certeza absoluta de que todos os produtos baixados estão corretamente registrados, o estoque físico coincide com o que será registrado e se tem a autorização correspondente (especialmente para perdas de alto valor).

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação de terceiros em tempo real:

Se for digitado um código de responsável ou causa inexistente, o campo fica com fundo vermelho imediatamente.
Esta validação também é executada antes de salvar o documento.

Validação de produtos:

Só podem ser adicionados produtos que existam no estoque.
Se for digitado um código de produto inexistente, o controle fica com fundo vermelho.
O seletor de produtos com lupa só mostra produtos válidos.

Validação de estoque disponível:

As quantidades disponíveis no estoque são validadas.
Não é possível dar baixa em mais unidades do que as disponíveis.
Se for feita uma tentativa de digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica com fundo vermelho.
Esta validação previne perdas de produtos não disponíveis.

Validação de quantidades:

As quantidades devem ser números positivos.
O sistema não permite quantidades negativas ou zero.

Validação de valores:

Os valores unitários devem ser números válidos.
As porcentagens de IVA devem estar em faixas válidas.

Validação ao finalizar:

O sistema verifica que haja pelo menos um produto na perda antes de permitir finalizar.
Todos os totais são recalculados para garantir consistência.
Valida-se que os dois seletores obrigatórios (responsável e causa) tenham sido capturados.

Fluxo de Trabalho Típico

O processo completo de criação de uma perda ou diminuição segue estas etapas:

Passo 1: Identificar o responsável e a causa

Abrir a janela "Criar Perda ou Diminuição".
Selecionar o responsável usando o campo de texto ou o botão de lupa.
Verificar que o nome apareça corretamente (campo sem fundo vermelho).
Selecionar a causa da perda.
Verificar que ambos os seletores estejam corretamente identificados.

Passo 2: Adicionar produtos

Para cada produto a dar baixa:

Selecionar o produto no seletor inferior (por código ou com a lupa).
Verificar que o código seja válido (sem fundo vermelho).
Digitar a quantidade de unidades a dar baixa.
Verificar que a quantidade não exceda o estoque disponível (sem fundo vermelho).
Clicar no botão "+" para adicioná-lo à grade central.

Repetir para todos os produtos necessários.

Passo 3: Ajustar informação

Revisar a grade central de produtos.
Se necessário, clicar duas vezes nas quantidades, valores ou IVA para editar.
Verificar que os totais (SubTotal e Total Perda) estejam corretos.

Passo 4: Salvar o documento

Clicar no botão "Salvar documento" na parte superior direita.
Abre-se a janela "Finalizar Perda".

Passo 5: Decidir o status do documento

Se a perda estiver incompleta ou pendente de autorização: Escolher "Finalizar depois" para continuar editando posteriormente.
Se a perda estiver completa e autorizada: Escolher "Finalizar agora" para fechar o documento, descontar o estoque e gerar os lançamentos no Kardex.

Passo 6: Confirmar efeitos

Se foi escolhido "Finalizar agora":

O documento é fechado e não pode ser editado.
O estoque é atualizado automaticamente com o desconto dos produtos baixados.
São gerados os lançamentos no Kardex.
O documento pode ser impresso para arquivo.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Perdas e Diminuições:

Mostra todas as perdas criadas, permitindo pesquisar, filtrar, ver, imprimir e excluir perdas. É o centro de gestão do processo de controle de perdas.

Janela Estoque:

É atualizado automaticamente quando se finaliza uma perda, descontando o estoque disponível dos produtos baixados. Os produtos baixados deixam de estar disponíveis.

Janela Kardex:

Registra automaticamente o movimento de saída quando se finaliza uma perda, mantendo a rastreabilidade completa dos produtos que se perdem do estoque.

Janela Lista de Terceiros:

Fornece a lista de funcionários ou áreas usados no seletor de responsáveis desta janela.

Janela Lista de Números de Série:

Se os produtos baixados usam números de série, os números de série capturados durante a perda ficam registrados e podem ser consultados a partir desta janela.

Janela Contagens Físicas:

Quando são realizadas contagens físicas e se detectam diferenças negativas, estas são registradas como perdas ou diminuições a partir desta janela.

Recomendações de Uso

Verifique sempre o responsável e a causa

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que tanto o responsável quanto a causa estejam corretamente selecionados. Verifique que os campos não tenham fundo vermelho, o que indicaria códigos inexistentes.

Use a pesquisa com lupa quando não conhecer os códigos

Se você não lembra o código exato de um responsável ou produto, use o botão de lupa para pesquisar por nome. É mais prático e evita erros de digitação.

Respeite as validações de estoque disponível

Se o controle ficar vermelho ao digitar uma quantidade, significa que não há estoque disponível suficiente. Não tente forçar o sistema; verifique o estoque real ou ajuste a quantidade.

Documente sempre a causa

Use o campo de causa para registrar o motivo específico da perda (vencimento, dano por manuseio, roubo, ajuste de estoque, etc.). Essas informações são cruciais para análises e ações corretivas.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades antes de adicionar cada produto. Embora possam ser editadas depois (se o documento não estiver finalizado), é mais eficiente fazê-lo corretamente desde o início.

Edite diretamente na grade

Aproveite a funcionalidade de clique duplo para editar quantidades, valores e IVA diretamente na grade central. É mais rápido do que excluir e adicionar produtos novamente.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que o SubTotal e o Total Perda reflitam corretamente os produtos baixados. Esses valores serão os registrados no Kardex.

Decida cuidadosamente entre finalizar agora ou depois

Escolha "Finalizar depois" somente se realmente precisar continuar editando mais tarde ou estiver aguardando autorização.
Escolha "Finalizar agora" somente quando a perda estiver completa e autorizada.
Lembre-se de que somente ao finalizar o estoque é descontado e os lançamentos são gerados no Kardex.

Imprima o documento para arquivo

Uma vez finalizado, imprima a perda para arquivo físico como suporte da perda registrada.

Não finalize prematuramente

Se você tiver dúvidas sobre algum produto, quantidade ou valor, ou se precisar de autorização, é melhor salvar com "Finalizar depois" e revisar antes de processar definitivamente a perda.

Mantenha rastreabilidade de números de série

Se os produtos baixados usam números de série, certifique-se de capturar corretamente os números de série durante o processo de perda para manter a rastreabilidade completa de perdas de produtos serializados.

Capacite a equipe

Certifique-se de que todos os funcionários que registram perdas entendam como o sistema funciona, as validações automáticas e a importância de documentar corretamente a causa.

Implemente controles de autorização

Estabeleça políticas claras sobre quem pode autorizar perdas, especialmente para produtos de alto valor ou perdas significativas.

Analise perdas periodicamente

Use a janela "Lista de Perdas e Diminuições" para analisar padrões de perdas por causa, responsável ou tipo de produto. Isso permite identificar oportunidades de melhoria e reduzir perdas futuras.

Investigue perdas incomuns

Se detectar perdas anormalmente altas ou padrões suspeitos, investigue as causas para detectar problemas de controle, roubos ou erros de processo.

Documente com evidências

Quando possível, anexe evidência fotográfica ou documentação de suporte às perdas, especialmente para perdas de alto valor ou por causas como roubo ou dano.

Concilie perdas com o estoque físico

Periodicamente verifique que as perdas registradas coincidam com o estoque físico real, especialmente após contagens físicas.

Integre perdas com auditorias

As perdas são um componente importante em auditorias de estoque. Mantenha registros claros e documentados para facilitar o processo de auditoria.

Estabeleça orçamentos de perdas

Defina orçamentos anuais ou mensais de perdas por área ou tipo de produto e faça acompanhamento para avaliar o desempenho do controle de estoque.

Revise perdas de produtos perecíveis

Se você trabalha com produtos com data de vencimento, analise periodicamente as perdas por vencimento para otimizar a rotação de estoque (FEFO - First Expired, First Out).

Monitore tendências

Use os relatórios para identificar tendências de perdas ao longo do tempo e avaliar se as ações corretivas implementadas estão dando resultados.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

Criado com a Personal Edition do HelpNDoc: Ambiente gratuito de criação de ajuda