Janela ADICIONAR NOVO TERCEIRO

Descrição Geral

A janela Adicionar Novo Terceiro é o módulo onde são criados, editados e visualizados todos os terceiros que interagem com o sistema Kardex Tauro. Esta janela pop-up permite registrar todas as informações necessárias de clientes, fornecedores, funcionários, transportadores e qualquer outra pessoa ou entidade com a qual a empresa realize operações comerciais.

Esta janela é fundamental para o funcionamento do sistema, pois todos os documentos do programa (vendas, compras, consumos, transferências, contas a receber, contas a pagar, etc.) exigem a seleção de um terceiro válido. Sem terceiros registrados, não é possível realizar nenhuma operação no sistema.

O que é um Terceiro?

No Kardex Tauro, um Terceiro é qualquer pessoa física ou jurídica que interage com o sistema, independentemente do papel que desempenhe em uma transação específica. O mesmo terceiro pode atuar como:

  • Cliente: Em faturas de venda
  • Fornecedor: Em ordens de compra
  • Funcionário: Em consumos internos ou como responsável por operações
  • Transportador: Em transferências entre armazéns
  • Consignatário: Em empréstimos e consignações
  • Credor ou Devedor: Em contas a pagar ou a receber

Esta unificação simplifica a gestão, evita a duplicação de informações e permite ver o histórico completo de interações com cada pessoa ou entidade.

Estrutura da Janela

A janela é organizada de forma clara e direta, com todos os campos necessários para registrar as informações completas do terceiro:

Área Superior - Identificação do Terceiro

Código do Terceiro:

  • Campo alfanumérico onde se atribui o identificador único do terceiro.
  • IMPORTANTE: Este é o único campo que NÃO pode ser modificado após criar o terceiro.
  • O código permanece invariável porque é usado como referência em todos os documentos do sistema (compras, vendas, transferências, perdas, contas a receber, contas a pagar, etc.).
  • Se fosse permitido modificar o código, perder-se-ia a rastreabilidade de todos os documentos históricos associados a esse terceiro.
  • Deve ser um código único em todo o sistema.
  • Recomenda-se usar códigos significativos e fáceis de lembrar (ex.: "CLI001" para clientes, "PROV001" para fornecedores, "EMP001" para funcionários).

Documento:

  • Campo para o número de identificação do terceiro (NIT, cédula, passaporte, etc.).
  • É editável a qualquer momento.
  • Útil para faturamento eletrônico e cumprimento de obrigações tributárias.
  • Pode ser deixado em branco se o terceiro não tiver documento de identificação (ex.: clientes ocasionais).

Nome do Terceiro:

  • Campo de texto para o nome completo ou razão social do terceiro.
  • É editável a qualquer momento.
  • Deve ser descritivo e claro para facilitar a busca e a seleção.
  • Para pessoas físicas: nome completo (ex.: "Juan Carlos Pérez Rodríguez").
  • Para pessoas jurídicas: razão social completa (ex.: "Distribuidora XYZ S.A.S.").

Área Central - Informação de Contato

Endereço:

  • Campo de texto para o endereço físico do terceiro.
  • É editável a qualquer momento.
  • Útil para faturamento, entregas e correspondência.
  • Pode incluir informações detalhadas (rua, número, apartamento, bairro, etc.).

Cidade:

  • Campo de texto para a cidade de localização do terceiro.
  • É editável a qualquer momento.
  • Útil para análise geográfica de clientes e fornecedores.
  • Permite filtrar e gerar relatórios por localização.

Telefone:

  • Campo de texto para o número de contato telefônico.
  • É editável a qualquer momento.
  • Pode incluir vários números separados por vírgulas se o terceiro tiver vários contatos.
  • Útil para comunicação rápida e acompanhamento de pedidos.

E-mail:

  • Campo de texto para o endereço de e-mail.
  • É editável a qualquer momento.
  • Útil para envio de cotações, faturas eletrônicas e comunicações.
  • O sistema pode validar o formato do e-mail.

Zona Inferior - Informações Financeiras e de Acesso

Linha de Crédito:

  • Campo numérico onde se define o valor máximo de crédito que pode ser concedido ao terceiro.
  • Este é um campo crítico que controla as vendas a crédito (explicado em detalhe mais adiante).
  • É editável a qualquer momento.
  • Se o valor for zero, o terceiro não pode comprar a crédito.
  • Se o valor for maior que zero, o sistema verifica que as vendas a crédito não ultrapassem este limite.

Usuário Web:

  • Checkbox (caixa de seleção) que indica se o terceiro tem acesso a funcionalidades web do sistema.
  • Se for marcado, o campo de senha é habilitado.
  • Permite que o terceiro (geralmente clientes ou fornecedores) acesse informações específicas por meio de uma interface web.
  • É editável a qualquer momento.

Senha:

  • Campo para atribuir uma senha de acesso web ao terceiro.
  • Só é habilitado se o checkbox "Usuário Web" estiver marcado.
  • É editável a qualquer momento.
  • Deve cumprir políticas de segurança (comprimento mínimo, combinação de caracteres, etc.).
  • O terceiro pode usar esta senha para acessar seu portal web.

Notas:

  • Campo de texto extenso para observações adicionais sobre o terceiro.
  • É editável a qualquer momento.
  • Útil para registrar informações que não cabem nos campos padrão:
    • Condições especiais de pagamento
    • Preferências do cliente
    • Histórico de ocorrências
    • Contatos alternativos
    • Qualquer outra informação relevante

Área de Botões

Botão Cancelar:

  • Fecha a janela sem salvar as alterações.
  • Se estiver sendo criado um terceiro novo, não é registrado.
  • Se estiver sendo editado um terceiro existente, as alterações não são aplicadas.

Botão Aceitar:

  • Valida que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos.
  • Salva as informações do terceiro no banco de dados.
  • Se for um terceiro novo, o cria e o deixa disponível para seleção em todo o sistema.
  • Se for um terceiro existente, atualiza as informações modificadas.
  • Fecha a janela e retorna à janela anterior.

O Campo Linha de Crédito: Controle de Vendas a Crédito

O campo Linha de Crédito é um dos mais importantes desta janela, pois controla o risco financeiro das vendas a crédito. Este campo define o valor máximo que o sistema permite vender a crédito a um terceiro específico.

Como funciona a linha de crédito?

Definição do limite:

  • Ao criar ou editar um terceiro, atribui-se um valor numérico no campo "Linha de Crédito".
  • Este valor representa o valor máximo total que o terceiro pode dever à empresa a qualquer momento.
  • Exemplo: Se for atribuída uma linha de crédito de $10.000.000, o terceiro não pode ter contas a receber que somem mais que esse valor.

Validação em vendas a prazo:

  • Quando se realiza uma venda a crédito a um terceiro, o sistema verifica automaticamente:
    1. O valor total das contas a receber atuais do terceiro.
    2. O valor da nova venda que está sendo realizada.
    3. A soma de ambos não pode superar a linha de crédito atribuída.

Exemplo prático:

Cenário 1: Terceiro com linha de crédito de $10.000.000

  • O terceiro "Cliente ABC" tem uma linha de crédito de $10.000.000.
  • Atualmente tem contas a receber de $3.000.000 (de vendas anteriores).
  • Tenta-se realizar uma nova venda a crédito de $5.000.000.
  • Validação do sistema:
    • Saldo atual: $3.000.000
    • Nova venda: $5.000.000
    • Total projetado: $8.000.000
    • Linha de crédito: $10.000.000
    • Resultado: A venda é permitida porque $8.000.000 ≤ $10.000.000.

Cenário 2: Venda que supera a linha de crédito

  • O mesmo terceiro "Cliente ABC" tem contas a receber de $8.000.000.
  • Tenta-se realizar uma nova venda a crédito de $3.000.000.
  • Validação do sistema:
    • Saldo atual: $8.000.000
    • Nova venda: $3.000.000
    • Total projetado: $11.000.000
    • Linha de crédito: $10.000.000
    • Resultado: O sistema BLOQUEIA a venda e mostra uma mensagem: "O cliente ultrapassou sua linha de crédito. Saldo atual: $8.000.000. Linha de crédito: $10.000.000. Venda solicitada: $3.000.000."

Cenário 3: Múltiplas vendas a prazo

  • O terceiro tem linha de crédito de $10.000.000.
  • Realizam-se várias vendas a crédito sucessivas:
    • Venda 1: $2.000.000 → Saldo: $2.000.000 ✓
    • Venda 2: $3.000.000 → Saldo: $5.000.000 ✓
    • Venda 3: $4.000.000 → Saldo: $9.000.000 ✓
    • Venda 4: $2.000.000 → Saldo projetado: $11.000.000 ✗ BLOQUEADA
  • O sistema permite várias vendas a crédito, mas o total acumulado não pode superar a linha de crédito.

Linha de crédito em zero:

  • Se o campo "Linha de Crédito" for deixado em zero ou vazio, o terceiro não pode comprar a prazo.
  • Todas as vendas a este terceiro devem ser à vista.
  • O sistema bloqueará qualquer tentativa de venda a crédito.

Ajuste da linha de crédito:

  • A linha de crédito pode ser modificada a qualquer momento editando o terceiro.
  • Se a linha for aumentada, o terceiro pode realizar mais compras a crédito.
  • Se a linha for diminuída, o sistema valida que o saldo atual não ultrapasse o novo limite.
  • Se o saldo atual já ultrapassar a nova linha, o sistema pode exibir um aviso, mas permite a alteração.

Importância do controle de linha de crédito:

  • Controle de risco financeiro: Evita que a empresa venda mais a crédito do que pode recuperar.
  • Gestão de carteira: Permite estabelecer limites diferenciados por cliente conforme seu histórico e capacidade de pagamento.
  • Prevenção de inadimplência: Reduz o risco de contas incobráveis.
  • Tomada de decisões: Facilita a avaliação de solicitações de crédito.

Usuários Web: Acesso a Funcionalidades On-line

O campo Usuário Web e sua senha associada permitem que terceiros (geralmente clientes ou fornecedores) acessem funcionalidades específicas do sistema por meio de uma interface web.

O que é um usuário web?

Um usuário web é um terceiro que tem credenciais de acesso (usuário e senha) para se conectar ao sistema Kardex Tauro a partir de um navegador web, sem necessidade de instalar o software em seu equipamento.

Casos de uso típicos:

Clientes com acesso web:

  • Consulta de saldos de contas a receber.
  • Visualização de histórico de compras.
  • Download de faturas eletrônicas.
  • Consulta de status de pedidos.
  • Realização de pedidos on-line (se habilitado).

Fornecedores com acesso web:

  • Consulta de saldos de contas a pagar.
  • Visualização de histórico de vendas.
  • Envio de cotações eletrônicas.
  • Consulta de ordens de compra pendentes.
  • Confirmação de entregas.

Vantagens do acesso web:

  • Autoatendimento: Os terceiros podem consultar informações sem ligar para a empresa.
  • Redução de carga administrativa: Menos ligações e consultas telefônicas.
  • Acesso 24/7: Disponível a qualquer momento, não apenas no horário de trabalho.
  • Transparência: Os terceiros podem ver seu histórico completo em tempo real.
  • Eficiência: Processos mais rápidos (pedidos on-line, downloads de faturas, etc.).

Segurança do acesso web:

  • Cada usuário web tem uma senha única.
  • As senhas devem cumprir políticas de segurança.
  • O acesso é registrado em logs de auditoria.
  • O acesso a funcionalidades específicas pode ser restringido conforme o papel do terceiro.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação do Código:

  • O código deve ser único em todo o sistema.
  • Não são permitidos códigos duplicados.
  • Se você tentar criar um terceiro com um código já existente, o sistema mostra um erro.
  • Uma vez criado, o código não pode ser modificado.

Validação de Campos Obrigatórios:

  • O código é obrigatório.
  • O nome é obrigatório.
  • Outros campos podem ser opcionais conforme a configuração do sistema.

Validação de Formato:

  • O campo de e-mail valida o formato do e-mail.
  • O campo de linha de crédito valida que seja um número válido.
  • O campo de documento pode validar o formato conforme o tipo de identificação.

Validação de Linha de Crédito:

  • O valor deve ser um número positivo ou zero.
  • Não são permitidos valores negativos.
  • Se a linha de crédito for modificada, o sistema valida que o saldo atual não ultrapasse o novo limite (ou mostra um aviso).

Validação de Usuário Web:

  • Se o checkbox "Usuário Web" for marcado, o campo de senha se torna obrigatório.
  • A senha deve cumprir as políticas de segurança configuradas.

Fluxo de Trabalho Típico

Cenário 1: Criar um novo cliente

  1. Identifica-se a necessidade de registrar um novo cliente.
  2. Vá para a janela Lista de Terceiros.
  3. Clique no botão "Criar Terceiro".
  4. A janela Adicionar Novo Terceiro é aberta.
  5. Digita-se o código: "CLI001".
  6. Digita-se o documento: "900.123.456-7" (NIT).
  7. Digita-se o nome: "Distribuidora ABC S.A.S."
  8. Digita-se o endereço: "Calle 123 # 45-67".
  9. Digita-se a cidade: "Bogotá".
  10. Digita-se o telefone: "(+57) 300 123 4567".
  11. Digita-se o e-mail: "compras@distribuidoraabc.com".
  12. Digita-se a linha de crédito: "$15.000.000".
  13. Marca-se o checkbox "Usuário Web" (se o cliente tiver acesso web).
  14. Digita-se a senha: "Cliente2026*".
  15. Adicionam-se notas: "Cliente preferencial. Pagamento em 30 dias. Contato: Juan Pérez".
  16. Clique no botão "Aceitar".
  17. O cliente é criado e fica disponível para seleção em todo o sistema.

Cenário 2: Criar um novo fornecedor

  1. Identifica-se a necessidade de registrar um novo fornecedor.
  2. Vá para a janela Lista de Terceiros.
  3. Clique no botão "Criar Terceiro".
  4. A janela Adicionar Novo Terceiro é aberta.
  5. Digita-se o código: "PROV001".
  6. Digita-se o documento: "800.987.654-3" (NIT).
  7. Digita-se o nome: "Suministros Industriales XYZ Ltda."
  8. Digita-se o endereço: "Av. Principal # 100-20".
  9. Digita-se a cidade: "Medellín".
  10. Digita-se o telefone: "(+57) 310 987 6543".
  11. Digita-se o e-mail: "ventas@suministrosxyz.com".
  12. Deixa-se a linha de crédito em zero (os fornecedores não compram a crédito).
  13. Não se marca "Usuário Web" (ou marca-se se o fornecedor tiver acesso web).
  14. Adicionam-se notas: "Fornecedor de matérias-primas. Entrega em 5 dias úteis".
  15. Clique no botão "Aceitar".
  16. O fornecedor é criado e fica disponível para seleção.

Cenário 3: Editar um terceiro existente

  1. É necessário atualizar o telefone de um cliente.
  2. Vá para a janela Lista de Terceiros.
  3. Busca-se e seleciona o cliente na lista.
  4. Clique no botão "Editar Terceiro".
  5. Abre-se a janela Adicionar Novo Terceiro com os dados atuais.
  6. O campo "Código" aparece em cinza (não editável).
  7. Modifica-se o campo "Telefone" com o novo número.
  8. Clique no botão "Aceitar".
  9. As alterações são salvas e refletidas em todo o sistema.

Cenário 4: Tentar modificar o código de um terceiro

  1. É necessário alterar o código de um terceiro porque foi atribuído incorretamente.
  2. Vá para a janela Lista de Terceiros.
  3. Seleciona-se o terceiro.
  4. Clique em "Editar Terceiro".
  5. Tenta-se modificar o campo "Código".
  6. O campo está em cinza (não editável).
  7. O sistema não permite modificar o código.
  8. Se for absolutamente necessário alterar o código, deve-se criar um novo terceiro e migrar manualmente os documentos associados (processo complexo que exige intervenção técnica).

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Terceiros:

É a janela a partir da qual se acessa esta janela por meio dos botões "Criar Terceiro" e "Editar Terceiro". Aqui são visualizados todos os terceiros registrados.

Janela Lista de Faturas de Venda:

Os clientes que aparecem nas faturas de venda são terceiros selecionados a partir desta janela. A linha de crédito controla as vendas a crédito.

Janela Lista de Ordens de Compra:

Os fornecedores que aparecem nas ordens de compra são terceiros selecionados a partir desta janela.

Janela Lista de Contas a Receber:

Os devedores são clientes registrados como terceiros. A linha de crédito afeta a capacidade de gerar novas contas a receber.

Janela Lista de Contas a Pagar:

Os credores são fornecedores registrados como terceiros.

Janela Caixa:

Os terceiros que aparecem nos movimentos de caixa são selecionados a partir desta janela.

Janela Lista de Consumos de Armazém:

Os funcionários que aparecem nos consumos são terceiros registrados.

Janela Lista de Transferências Internas:

Os armazéns de destino são terceiros (centros de custo) registrados.

Janela Lista de Empréstimos e Consignações:

Os consignatários são terceiros registrados.

Portal Web (se estiver habilitado):

Os terceiros marcados como "Usuário Web" podem acessar o portal web com sua senha.

Recomendações de Uso

Use códigos significativos e consistentes:

Estabeleça uma nomenclatura clara para os códigos de terceiros. Por exemplo:

  • "CLI001", "CLI002" para clientes
  • "PROV001", "PROV002" para fornecedores
  • "EMP001", "EMP002" para funcionários
  • "TRAN001", "TRAN002" para transportadores

Isso facilita a identificação e evita confusões.

Verifique as informações antes de salvar:

Certifique-se de que todos os dados estejam corretos antes de clicar em "Aceitar". Embora possam ser editados depois, é mais eficiente fazer corretamente desde o início.

Atribua linhas de crédito com critério:

Não atribua linhas de crédito elevadas a clientes novos ou sem histórico. Comece com linhas conservadoras e aumente-as conforme o cliente demonstre capacidade de pagamento.

Revise periodicamente as linhas de crédito:

A cada 6-12 meses, avalie se as linhas de crédito atribuídas continuam adequadas. Aumente as linhas de clientes bons pagadores e reduza as de clientes inadimplentes.

Mantenha as informações de contato atualizadas:

Verifique periodicamente que os telefones, endereços e e-mails estejam atualizados. Isso facilita a comunicação e o envio de faturas eletrônicas.

Use as notas para informações relevantes:

Aproveite o campo de notas para registrar informações que não cabem nos campos padrão: condições especiais de pagamento, preferências do cliente, histórico de ocorrências, contatos alternativos, etc.

Não compartilhe códigos de terceiros:

Cada terceiro deve ter um código único. Não reutilize códigos de terceiros excluídos.

Documente os usuários web:

Se você marcar um terceiro como "Usuário Web", documente quem é o responsável por essa conta e forneça a senha de forma segura.

Implemente políticas de senhas:

Estabeleça políticas claras para as senhas de usuários web: comprimento mínimo, combinação de caracteres, troca periódica, etc.

Capacite a equipe na criação de terceiros:

Certifique-se de que todos os usuários que podem criar terceiros sigam os mesmos padrões de informação e codificação.

Valide as informações fiscais:

Para clientes e fornecedores, verifique que os números de documento (NIT, cédula) estejam corretos. Isso é crucial para faturamento eletrônico e conformidade tributária.

Não exclua terceiros sem avaliar o impacto:

Antes de excluir um terceiro, verifique que ele não tenha documentos associados (faturas, contas a receber/pagar, etc.). A exclusão pode causar problemas de rastreabilidade.

Use a busca com lupa:

Ao selecionar terceiros em outras janelas, use o botão de pesquisa (lupa) em vez de digitar o código. Isso evita erros de digitação.

Mantenha a consistência nos nomes:

Use nomes completos e consistentes para evitar duplicados. Por exemplo, não use "Juan Pérez" em um registro e "Juan Carlos Pérez" em outro se for a mesma pessoa.

Analise a carteira por linha de crédito:

Use os relatórios para identificar clientes que estão perto de superar sua linha de crédito e tome ações preventivas.

Documente as alterações de linha de crédito:

Quando modificar a linha de crédito de um terceiro, documente o motivo da alteração nas notas.

Integre com sistemas externos:

Se você tiver um sistema CRM ou de gestão de clientes externo, sincronize periodicamente as informações de terceiros para manter a consistência.

Revise terceiros inativos:

Periodicamente identifique terceiros que não têm atividade há muito tempo e avalie se devem ser mantidos no sistema ou arquivados.

Capacite os usuários web:

Se você habilitar o acesso web para terceiros, proporcione treinamento sobre como usar o portal e as funcionalidades disponíveis.

Monitore o acesso web:

Revise periodicamente os logs de acesso de usuários web para detectar atividade incomum ou acessos não autorizados.

Estabeleça procedimentos para a criação de terceiros:

Documente quem pode criar terceiros, quais informações são obrigatórias e quais são os padrões de codificação.

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