Terceiros

Janela LISTA DE TERCEIROS

Descrição Geral

A janela Lista de Terceiros é o módulo onde são administradas todas as pessoas e entidades com as quais o sistema interage. No Kardex Tauro não existem categorias separadas como "clientes", "fornecedores", "funcionários" ou "compradores". O sistema utiliza um conceito unificado e muito mais simples: Terceiros.

Um Terceiro é qualquer pessoa física ou jurídica que interage com o sistema, independentemente do papel que desempenhe em uma transação específica. O mesmo terceiro pode ser cliente em uma venda, fornecedor em uma compra ou funcionário em um consumo interno. Essa simplificação elimina a duplicidade de informações e facilita a gestão.

O que é um Terceiro?

Um Terceiro é qualquer entidade que participa das operações do sistema:

Clientes: Aqueles a quem se vende mercadoria.
Fornecedores: Aqueles de quem se compra mercadoria.
Funcionários: Aqueles que realizam vendas, consumos ou gerenciam operações.
Transportadores: Aqueles que movem mercadoria entre armazéns.
Oficinas: Aqueles a quem se enviam equipamentos para reparo.
Vendedores externos: Aqueles que têm produtos em consignação.
Qualquer outra pessoa ou entidade que interaja com o sistema.

Vantagens do conceito unificado:

Não há duplicação de informações (um fornecedor que também é cliente é registrado apenas uma vez).
Simplifica a gestão de contatos.
Facilita a busca e a seleção em todas as janelas.
Permite ver o histórico completo de interações com cada pessoa ou entidade.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em três áreas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Campo de Busca Global

Na parte mais alta encontra-se uma caixa de texto de busca em tempo real. Permite digitar qualquer dado relacionado aos terceiros: código, nome, documento de identificação, cidade, telefone ou qualquer informação contida nos registros. O sistema filtra automaticamente, mostrando apenas os elementos que coincidem. Ao apagar o texto do campo de busca, todos os terceiros são mostrados novamente.

Zona Central - Grade de Terceiros

No centro da janela é apresentada uma grade com todos os terceiros registrados no sistema. As colunas principais incluem:

Código: Identificador único do terceiro.
Nome: Nome ou razão social do terceiro.
Documento: Número de identificação (NIT, cédula, etc.).
Cidade: Cidade de localização do terceiro.
Telefone: Número de contato telefônico.

Colunas adicionais disponíveis:

Por meio do menu de configurar colunas, as seguintes colunas adicionais podem ser mostradas ou ocultadas:

Endereço: Endereço físico do terceiro.
Quantidade de crédito atribuído: Limite de crédito disponível para o terceiro.
E-mail: Endereço de e-mail do terceiro.

Zona Inferior - Botões de Ação

Três botões principais que controlam as operações sobre os terceiros:

Criar Terceiro: Abre a janela para registrar um novo terceiro no sistema. Permite inserir todas as informações do terceiro: código, nome, documento, cidade, telefone, endereço, e-mail e limite de crédito.

Editar Terceiro: Permite modificar as informações do terceiro selecionado. Qualquer dado pode ser atualizado, exceto o código, que é imutável depois de criado.

Excluir: Remove o terceiro do sistema. O sistema valida que o terceiro não esteja sendo utilizado em documentos ativos antes de permitir sua exclusão.

Menu de Contexto da Grade de Terceiros

Ao clicar com o botão direito em qualquer terceiro na lista, é exibido o menu padrão com as seguintes opções:

Exportar para Excel

Gera um arquivo Excel com os terceiros atualmente visíveis na lista. Se houver filtros aplicados, são exportados apenas os terceiros que atendem a esses critérios.

Ver Relatório

Mostra um relatório imprimível com os terceiros que aparecem na lista. Se a lista tiver filtros aplicados, o relatório refletirá exatamente esses mesmos critérios.

Filtros

Permite aplicar critérios de filtragem avançados sobre a lista de terceiros:

Por código
Por nome
Por documento
Por cidade
Por telefone
Por crédito atribuído

Os filtros são empilháveis, o que significa que vários podem ser combinados simultaneamente. Por exemplo, pode-se solicitar mostrar todos os terceiros de Bogotá com crédito atribuído maior que dez milhões.

Remover Filtros

Restaura a visualização completa removendo todos os filtros aplicados, mostrando novamente todos os terceiros do sistema.

Configurar Colunas

Permite mostrar ou ocultar colunas na lista de terceiros. Também permite modificar a largura das colunas. O sistema lembra esta configuração ao fechar e reabrir a janela.

Integração Total com Outras Janelas

Uma das características mais importantes da gestão de terceiros no Kardex Tauro é sua integração total com todas as janelas do sistema que exigem selecionar um terceiro.

Seletor de Terceiros com Botão Pesquisar:

Em cada janela onde é necessário selecionar um terceiro (vendas, compras, consumos, transferências, devoluções, consignações, etc.), encontra-se um seletor com um botão de busca (lupa). Ao clicar neste botão, abre-se uma caixa de diálogo que mostra a lista completa de terceiros registrados, permitindo pesquisar e selecionar o terceiro necessário.

Vantagens desta integração:

Não é necessário memorizar códigos de terceiros.
É possível pesquisar por nome, código, documento ou qualquer outro dado.
A busca é rápida e eficiente.
Evita-se a duplicação de terceiros (ao criar um novo terceiro, o sistema valida que ele não exista previamente).
Todos os documentos do sistema usam o mesmo banco de dados de terceiros.

Exemplos de integração:

Janela Fatura de Venda: Ao selecionar o cliente, abre-se o seletor de terceiros.
Janela Ordem de Compra: Ao selecionar o fornecedor, abre-se o seletor de terceiros.
Janela Consumo de Armazém: Ao selecionar o funcionário que consome, abre-se o seletor de terceiros.
Janela Transferência Interna: Ao selecionar o armazém de destino, abre-se o seletor de terceiros (centros de custo).
Janela Devolução a Fornecedores: Ao selecionar o fornecedor, abre-se o seletor de terceiros.
Janela Empréstimos e Consignações: Ao selecionar o consignatário, abre-se o seletor de terceiros.

Fluxo de Trabalho Típico

Cenário 1: Criar um novo terceiro

Identifica-se a necessidade de registrar um novo cliente, fornecedor ou funcionário.
Vá para a janela Lista de Terceiros.
Clique no botão "Criar Terceiro".
A janela de criação de terceiro é aberta.
São inseridas todas as informações: código, nome, documento, cidade, telefone, endereço, e-mail.
Se for um cliente ou fornecedor, pode ser atribuído um limite de crédito.
O terceiro é salvo.
O novo terceiro aparece na lista e está disponível para ser selecionado em qualquer janela do sistema.

Cenário 2: Editar informações de um terceiro

É necessário atualizar o telefone ou endereço de um terceiro.
Vá para a janela Lista de Terceiros.
O terceiro é buscado e selecionado na lista.
Clique no botão "Editar Terceiro".
As informações necessárias são modificadas.
As alterações são salvas.
As informações atualizadas são refletidas imediatamente em todas as janelas onde esse terceiro é selecionado.

Cenário 3: Selecionar um terceiro a partir de outra janela

Está sendo criada uma fatura de venda e é necessário selecionar o cliente.
No campo de seleção de cliente, clica-se no botão de busca (lupa).
O seletor de terceiros é aberto.
Pesquisa-se o cliente por nome, código ou documento.
O cliente é selecionado da lista.
O cliente fica selecionado na fatura de venda.
O processo de venda continua.

Cenário 4: Excluir um terceiro

Identifica-se um terceiro que já não é utilizado.
Vá para a janela Lista de Terceiros.
O terceiro é buscado e selecionado na lista.
Clica-se no botão "Excluir".
O sistema valida que o terceiro não esteja sendo utilizado em documentos ativos.
Se a validação for bem-sucedida, o terceiro é excluído.
Se o terceiro estiver sendo utilizado, o sistema mostra uma mensagem indicando que ele não pode ser excluído.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Faturas de Venda:

Os clientes que aparecem nas faturas de venda são terceiros selecionados da Lista de Terceiros.

Janela Lista de Ordens de Compra:

Os fornecedores que aparecem nas ordens de compra são terceiros selecionados da Lista de Terceiros.

Janela Lista de Consumos de Armazém:

Os funcionários que aparecem nos consumos são terceiros selecionados da Lista de Terceiros.

Janela Lista de Transferências Internas:

Os armazéns de destino são terceiros (centros de custo) selecionados da Lista de Terceiros.

Janela Lista de Contas a Receber:

Os devedores são clientes que são terceiros registrados na Lista de Terceiros.

Janela Lista de Contas a Pagar:

Os credores são fornecedores que são terceiros registrados na Lista de Terceiros.

Janela Caixa:

Os terceiros que aparecem nos movimentos de caixa são selecionados da Lista de Terceiros.

Recomendações de Uso

Mantenha as informações atualizadas:

Revise periodicamente as informações dos terceiros para garantir que telefones, endereços e e-mails estejam atualizados.

Use códigos significativos:

Ao criar terceiros, use códigos que sejam fáceis de lembrar e que permitam identificar rapidamente o terceiro.

Aproveite o campo de busca:

O campo de busca em tempo real é a forma mais eficiente de localizar terceiros específicos quando se conhece algum dado de referência.

Use os filtros para análise:

Combine filtros para gerar relatórios de terceiros por cidade, por crédito atribuído ou por qualquer outro critério.

Não duplique terceiros:

Antes de criar um novo terceiro, verifique se ele não existe previamente no sistema. Use o campo de busca para confirmar.

Documente informações relevantes:

Use as notas do terceiro para registrar informações adicionais que não cabem nos campos padrão.

Personalize as colunas:

Configure as colunas visíveis conforme suas necessidades. Se você trabalha frequentemente com créditos, mostre a coluna de crédito atribuído.

Exclua terceiros com critério:

Exclua apenas terceiros que realmente não sejam utilizados. Lembre-se de que um terceiro pode ter histórico em vários documentos.

Valide as informações de contato:

Certifique-se de que os telefones e e-mails sejam válidos para facilitar a comunicação com clientes e fornecedores.

Capacite a equipe no uso do seletor:

Certifique-se de que todos os usuários saibam usar o botão de busca (lupa) para selecionar terceiros eficientemente.

Revise os limites de crédito:

Revise periodicamente os limites de crédito atribuídos a clientes e fornecedores para garantir que sejam adequados.

Use as informações para análise comercial:

Os terceiros registrados podem ser usados para análises de vendas por cliente, compras por fornecedor ou consumos por funcionário.

Mantenha a consistência nos nomes:

Use nomes completos e consistentes para evitar confusões ao pesquisar terceiros.

Integre com outras ferramentas:

Se você tem um sistema de CRM ou gestão de clientes externo, exporte periodicamente as informações de terceiros para manter a sincronização.

Documente terceiros especiais:

Use as notas para marcar terceiros especiais (clientes VIP, fornecedores estratégicos, etc.) para facilitar sua identificação.

Revise terceiros inativos:

Periodicamente identifique terceiros que não têm atividade há muito tempo e avalie se devem ser mantidos no sistema.

Capacite a equipe na criação de terceiros:

Certifique-se de que todos os usuários que podem criar terceiros sigam os mesmos padrões de informação e codificação.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

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