Ventana FACTURA DE VENTA

Descripción General

La ventana Factura de Venta es el módulo donde se formalizan las ventas de productos a los clientes. Esta ventana cumple tres funciones según el estado del documento: crear facturas nuevas desde cero, editar facturas existentes que no han sido finalizadas, o visualizar facturas ya cerradas en modo de solo lectura.

Esta ventana es muy similar en estructura y funcionamiento a la ventana de crear órdenes de compra, siguiendo el mismo patrón de diseño que todas las ventanas de creación de documentos en Kardex Tauro.

¿Qué es una Factura de Venta?

Una Factura de Venta es el documento comercial que formaliza la transferencia de productos desde el inventario de la empresa hacia un cliente, generando el derecho de cobro correspondiente. Es el documento principal del ciclo de ingresos del negocio.

Características clave:

  • Al finalizarla, descuenta automáticamente las existencias del inventario.
  • Genera los asientos correspondientes en el Kardex como salida de mercancía.
  • Puede generar cuentas por cobrar automáticamente si el pago es parcial o a crédito.
  • Solo se puede imprimir cuando está finalizada (cerrada).
  • Si los productos usan seriales, estos quedan vinculados a la venta.
  • Valida automáticamente que no se puedan vender más unidades de las disponibles en inventario.

Estructura de la Ventana

La ventana se organiza en varias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Selectores de Terceros

En la parte superior se encuentra un selector doble que identifica a los dos actores involucrados en la venta:

Selector del Comprador (Cliente):

Permite seleccionar el cliente al cual se le va a vender. El selector funciona de tres maneras complementarias:

  • Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del cliente.
  • Botón de búsqueda: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el cliente de una lista completa.
  • Label de nombre: Muestra automáticamente el nombre del tercero seleccionado.

Selector del Empleado que Vende:

Permite identificar qué empleado de la empresa está realizando la venta. Funciona de la misma manera que el selector del comprador, con campo de texto, botón de lupa y label de nombre.

Validación en tiempo real:

Si se digita un código de tercero inexistente en cualquiera de los dos selectores, el campo se pone con color rojo de fondo, indicando inmediatamente que ese código no existe en la base de datos. Esta validación también se ejecuta antes de guardar el documento, garantizando que ambos terceros existan realmente.

Requisito obligatorio:

Se requieren ambos terceros para poder realizar la venta: el comprador (cliente) y el empleado que hace la venta. Sin ambos, el sistema no permitirá guardar el documento.

Zona Superior - Información del Documento

Número del documento:

  • Cuando se está creando una factura nueva, en este campo aparece la palabra "NEW", indicando que el documento aún no ha sido guardado y por lo tanto no tiene número asignado.
  • Después de guardar el documento, el sistema asigna automáticamente un número consecutivo único.

Selector de fecha:

Permite establecer la fecha de la factura de venta. Por defecto toma la fecha actual, pero puede modificarse si es necesario.

Botón Guardar Documento:

En la parte superior derecha se encuentra un botón grande y destacado que dice "Guardar documento". Este botón inicia el proceso de guardado y finalización del documento.

Grid Central de Productos

Zona Central - Lista de Productos Vendidos

En el centro de la ventana se encuentra una grilla donde se muestran los productos que se van a vender. Las columnas de la grilla son:

  • Código: Identificador único del producto.
  • Nombre: Descripción del producto.
  • Cantidad: Número de unidades que se están vendiendo.
  • Valor: Precio unitario del producto.
  • Total IVA: Valor del IVA en dinero.
  • Total: Valor total del producto incluyendo IVA.
  • Subtotal: Valor del producto antes de IVA.

Por defecto, esta grilla aparece vacía cuando se crea una factura nueva. Los productos se agregan mediante los controles ubicados en la parte inferior.

Agregar Productos a la Venta

Zona Inferior Izquierda - Selector de Productos

Para agregar productos a la factura, se utilizan los controles ubicados en la parte inferior izquierda:

Selector de producto:

  • Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del producto.
  • Botón de lupa: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el producto de una lista desplegable completa.

Campo de unidades:

Campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que se desean vender del producto seleccionado.

Botón de agregar:

Un botón con símbolo "+" que transfiere el producto seleccionado con la cantidad especificada a la grilla central de productos.

Proceso de agregado:

  1. Se selecciona el producto en el selector (por código o con la lupa).
  2. Se digita la cantidad de unidades a vender.
  3. Se hace clic en el botón "+".
  4. El producto se agrega automáticamente a la grilla central.
  5. Se pueden agregar tantos productos como sean necesarios.

Validación de existencias:

El sistema valida automáticamente que no se puedan escribir más unidades de las que hay disponibles en el stock del inventario. Si se intenta digitar una cantidad mayor a las existencias disponibles, el control se pone de color rojo, indicando que no se puede vender más de lo que se tiene. Esta validación previene errores de venta de productos no disponibles.

Validación de producto existente:

Si se escribe el código de un producto inexistente en el selector, el control se pone de color rojo, indicando que ese producto no existe en el inventario. Esta ayuda visual previene errores de digitación.

Edición de Productos en la Grilla

Una vez que los productos han sido agregados a la grilla central, es posible modificar su información antes de finalizar el documento:

Edición de cantidades:

Para modificar la cantidad de un producto ya agregado:

  1. Seleccionar el producto haciendo clic sobre él en la grilla.
  2. Hacer doble clic en la columna "Cantidad".
  3. Se despliega una ventana pequeña donde se puede escribir el nuevo número.
  4. El sistema valida que la nueva cantidad no exceda las existencias disponibles.
  5. Los totales se recalculan automáticamente.

Edición de valores e IVA:

Se pueden modificar el valor unitario y el porcentaje de IVA de cada producto haciendo doble clic en las columnas correspondientes. Al cambiar cualquiera de estos valores, el sistema recalcula automáticamente los subtotales, IVA y totales del producto y del documento completo.

Información Financiera de la Venta

Zona Inferior Derecha - Resumen Financiero

Al lado derecho del selector de productos se muestra la información financiera consolidada de la venta:

  • Base gravable: Valor total de los productos antes de IVA, sobre el cual se calcula el impuesto.
  • Valor del IVA: Total del impuesto generado por la venta.
  • Descuento: Total de descuentos aplicados (si los hay).
  • Total de la factura: Valor final de la venta incluyendo IVA y aplicando descuentos.

Estos totales se recalculan automáticamente cada vez que se modifican cantidades, valores o IVA de los productos en la grilla.

Guardado y Finalización del Documento

El proceso de guardado tiene una particularidad importante: al hacer clic en el botón "Guardar documento", el sistema muestra una ventana emergente de confirmación que permite decidir el estado del documento y capturar información de pago.

Ventana "Finalizar Factura de Venta"

Esta ventana emergente presenta las siguientes opciones e información:

Pregunta principal:

"¿Desea finalizar ahora o prefiere dejar abierto el documento para terminar después?"

Opciones disponibles:

Finalizar ahora:

  • El documento queda totalmente terminado y cerrado.
  • Ya no se puede editar.
  • La mercancía se descuenta automáticamente del inventario.
  • Se crean los asientos correspondientes en el Kardex.
  • Se puede imprimir la factura.
  • El documento está listo para entrega al cliente.

Finalizar después:

  • El documento queda en estado de borrador o "abierto".
  • Puede continuarse editando en cualquier momento futuro.
  • Se pueden agregar, modificar o eliminar productos posteriormente.
  • No afecta el inventario ni el Kardex todavía.
  • No se puede imprimir.
  • Útil cuando la factura está incompleta o se está esperando información adicional.

Información de pago:

La ventana también solicita y muestra información relacionada con el pago de la venta:

  • Campo Efectivo: Permite digitar el valor en efectivo con el que el cliente está cancelando la venta. Este es el billete o monto recibido del cliente.
  • Campo Crédito: Muestra automáticamente el valor que queda como crédito (cuenta por cobrar) cuando el efectivo recibido es menor al total de la venta.
  • Campo Cambio: Muestra el valor que se debe devolver al cliente cuando el efectivo recibido es mayor al total de la venta.
  • Campo Total: Muestra el valor total de la factura.

Comportamiento automático de cuentas por cobrar:

El sistema gestiona automáticamente las cuentas por cobrar según el efectivo recibido:

Caso 1: Pago total en efectivo: Si el efectivo es igual al total de la venta, no se genera cuenta por cobrar. La venta queda completamente pagada.

Caso 2: Pago parcial o a crédito: Si el efectivo es menor al total de la venta, el sistema calcula automáticamente la diferencia y crea una cuenta por cobrar por ese valor.

Ejemplo:

  • Factura de venta: $100.000
  • Efectivo recibido: $50.000
  • Crédito generado: $50.000
  • El sistema crea automáticamente una cuenta por cobrar de $50.000 a nombre del cliente.

Caso 3: Pago con cambio

Si el efectivo es mayor al total de la venta, el sistema calcula el cambio que se debe devolver al cliente.

Ejemplo:

  • Factura de venta: $100.000
  • Efectivo recibido: $150.000
  • Cambio a devolver: $50.000
  • No se genera cuenta por cobrar.

Implicaciones críticas de la elección:

La decisión entre finalizar ahora o después es fundamental porque determina si el inventario y el Kardex se actualizan:

  • Si se finaliza después, el documento sigue siendo editable pero no tiene efecto en el inventario ni en el Kardex. La mercancía no se descuenta hasta que se finalice.
  • Si se finaliza ahora, el documento se bloquea para edición y automáticamente se actualizan el inventario y el Kardex. La mercancía se descuenta y se generan las cuentas por cobrar si aplica.

Recomendación:

Solo debe elegir "Finalizar ahora" cuando esté completamente seguro de que todos los productos están correctamente registrados, las cantidades son correctas, y se ha capturado la información de pago correctamente.

Validaciones del Sistema

La ventana implementa varias validaciones para garantizar la integridad de los datos:

Validación de terceros en tiempo real:

  • Si se digita un código de cliente o empleado inexistente, el campo se pone con fondo rojo inmediatamente.
  • Esta validación también se ejecuta antes de guardar el documento.

Validación de productos:

  • Solo se pueden agregar productos que existan en el inventario.
  • Si se digita un código de producto inexistente, el control se pone con fondo rojo.
  • El selector de productos con lupa solo muestra productos válidos.

Validación de existencias:

  • No se pueden vender más unidades de las que hay disponibles en el inventario.
  • Si se intenta digitar una cantidad mayor a las existencias, el control se pone con fondo rojo.
  • Esta validación previene ventas de productos no disponibles.

Validación de cantidades:

  • Las cantidades deben ser números positivos.
  • El sistema no permite cantidades negativas o cero.

Validación de valores:

  • Los valores unitarios deben ser números válidos.
  • Los porcentajes de IVA deben estar en rangos válidos.

Validación al finalizar:

  • El sistema verifica que haya al menos un producto en la factura antes de permitir finalizar.
  • Se recalculan todos los totales para garantizar consistencia.
  • Se valida que se hayan capturado los dos terceros obligatorios (comprador y empleado).

Flujo de Trabajo Típico

El proceso completo de creación de una factura de venta sigue estos pasos:

Paso 1: Identificar a los actores

  • Abrir la ventana "Factura de Venta".
  • Seleccionar el cliente comprador usando el campo de texto o el botón de lupa.
  • Verificar que el nombre del cliente aparezca correctamente (campo sin fondo rojo).
  • Seleccionar el empleado que realiza la venta.
  • Verificar que ambos terceros estén correctamente identificados.

Paso 2: Agregar productos

  • Para cada producto a vender:
    • Seleccionar el producto en el selector inferior (por código o con lupa).
    • Verificar que el código sea válido (sin fondo rojo).
    • Digitar la cantidad de unidades a vender.
    • Verificar que la cantidad no exceda las existencias disponibles (sin fondo rojo).
    • Hacer clic en el botón "+" para agregarlo a la grilla central.
  • Repetir para todos los productos necesarios.

Paso 3: Ajustar información

  • Revisar la grilla central de productos.
  • Si es necesario, hacer doble clic en cantidades, valores o IVA para editar.
  • Verificar que los totales en la parte inferior derecha sean correctos.

Paso 4: Guardar el documento

  • Hacer clic en el botón "Guardar documento" en la parte superior derecha.
  • Se abre la ventana "Finalizar Factura de Venta".

Paso 5: Capturar información de pago

  • Digitar el valor del efectivo recibido del cliente.
  • El sistema calcula automáticamente el crédito o cambio según corresponda.
  • Verificar que la información de pago sea correcta.

Paso 6: Decidir el estado del documento

  • Si la factura está incompleta: Elegir "Finalizar después" para continuar editando posteriormente.
  • Si la factura está completa y se quiere procesar: Elegir "Finalizar ahora" para cerrar el documento, descontar el inventario y generar los asientos en el Kardex.

Paso 7: Confirmar efectos

  • Si se eligió "Finalizar ahora":
    • El documento se cierra y no se puede editar.
    • El inventario se actualiza automáticamente con el descuento de los productos vendidos.
    • Se generan los asientos en el Kardex.
    • Si aplica, se crea automáticamente la cuenta por cobrar.
    • Se puede imprimir la factura para entregar al cliente.

Relación con Otras Ventanas

Ventana Lista de Facturas de Venta:

Muestra todas las facturas creadas, permitiendo buscar, filtrar, ver, imprimir y eliminar facturas. Es el centro de gestión del proceso de ventas.

Ventana Inventario:

Se actualiza automáticamente cuando se finaliza una factura de venta, descontando las existencias de los productos vendidos. Los productos vendidos dejan de estar disponibles.

Ventana Kardex:

Registra automáticamente el movimiento de salida cuando se finaliza una factura de venta, manteniendo la trazabilidad completa de los productos vendidos.

Ventana Lista de Terceros (Clientes):

Proporciona la lista de clientes que se usan en el selector de compradores de esta ventana.

Ventana Lista de Terceros (Empleados):

Proporciona la lista de empleados que se usan en el selector de quien vende.

Ventana Lista de Seriales:

Si los productos vendidos usan seriales, los seriales capturados durante la venta quedan registrados y pueden consultarse desde esta ventana.

Ventana Cuentas por Cobrar:

Las cuentas por cobrar generadas automáticamente cuando el efectivo es menor al total de la venta aparecen en este módulo, vinculadas a la factura original.

Ventana Lista de Reintegros por Ventas:

Muestra las devoluciones de clientes vinculadas a las facturas de venta originales.

Recomendaciones de Uso

Verifique siempre los terceros

Antes de agregar productos, asegúrese de que tanto el cliente comprador como el empleado que vende estén correctamente seleccionados. Observe que los campos no tengan fondo rojo, lo que indicaría códigos inexistentes.

Use la búsqueda con lupa cuando no conozca códigos

Si no recuerda el código exacto de un cliente o producto, use el botón de lupa para buscar por nombre. Es más práctico y evita errores de digitación.

Respete las validaciones de existencias

Si el control se pone en rojo al digitar una cantidad, significa que no hay suficientes existencias. No intente forzar el sistema; verifique el inventario real o ajuste la cantidad.

Agregue productos con precisión

Verifique cuidadosamente las cantidades antes de agregar cada producto. Aunque se pueden editar después (si el documento no está finalizado), es más eficiente hacerlo correctamente desde el inicio.

Edite directamente en la grilla

Aproveche la funcionalidad de doble clic para editar cantidades, valores e IVA directamente en la grilla central. Es más rápido que eliminar y volver a agregar productos.

Revise los totales antes de guardar

Asegúrese de que la base gravable, IVA, descuento y total reflejen correctamente la venta. Estos valores serán los que se presenten al cliente.

Capture correctamente la información de pago

Digite el efectivo recibido con precisión. El sistema calculará automáticamente el crédito o cambio. Un error en este campo puede generar cuentas por cobrar incorrectas.

Decida cuidadosamente entre finalizar ahora o después

  • Elija "Finalizar después" solo si realmente necesita continuar editando más tarde.
  • Elija "Finalizar ahora" solo cuando la factura esté completa y se quiera procesar inmediatamente.
  • Recuerde que solo al finalizar se descuenta el inventario y se generan las cuentas por cobrar.

Imprima la factura para el cliente

Una vez finalizada, imprima la factura para entregar al cliente como constancia de la venta.

No finalice prematuramente

Si tiene dudas sobre algún producto, cantidad o valor, es mejor guardar con "Finalizar después" y revisar antes de procesar definitivamente la venta.

Mantenga trazabilidad de seriales

Si los productos vendidos usan seriales, asegúrese de capturar correctamente los seriales durante el proceso de venta para mantener la trazabilidad completa.

Capacite al personal de ventas

Asegúrese de que todos los vendedores entiendan cómo funciona el sistema, las validaciones automáticas y la importancia de capturar correctamente la información.

Revise las cuentas por cobrar generadas

Si se generan cuentas por cobrar automáticas, verifique periódicamente el módulo de cuentas por cobrar para hacer seguimiento a los pagos pendientes.

Use las notas para información relevante

Si hay condiciones especiales de pago, plazos específicos, o cualquier particularidad, documéntela en las notas del documento para referencia futura.

Respete las políticas de venta

Asegúrese de que todas las ventas cumplan con las políticas establecidas por la empresa en cuanto a precios, descuentos, formas de pago y créditos.

Kardex Tauro - Sistema Profesional de Gestión de Inventarios