VENTANA MÁS KARDEX (INGRESO MANUAL DE INVENTARIO)

DESCRIPCIÓN GENERAL

La ventana Más Kardex es la herramienta del sistema diseñada para realizar ingresos manuales de existencias al inventario. Permite aumentar la cantidad de unidades de un producto específico en la bodega actual, generando automáticamente el asiento contable correspondiente en el historial del Kardex.

Esta ventana se utiliza principalmente para cargar el inventario inicial al implementar el programa, para registrar sobrantes encontrados durante un conteo físico, o para realizar ajustes manuales de mercancía que no ingresó a través del flujo comercial estándar (Órdenes de Compra).

ESTRUCTURA DE LA VENTANA

1. Zona Superior: Información del Producto

Al abrir la ventana (generalmente desde el botón "+ Kardex" en la ventana principal del Kardex), la parte superior muestra de forma informativa y de solo lectura los datos del artículo que se va a afectar:

  • Código del producto: Identificador único del artículo.
  • Existencias actuales: La cantidad de unidades que hay en la bodega antes de aplicar el ingreso.
  • Nombre del producto: Descripción del artículo.

Nota: Estos campos le permiten confirmar rápidamente que está ajustando el producto correcto.

2. Zona Central: Formulario de Ingreso

Bajo el título "Agregar productos al inventario", se encuentran los campos que debe diligenciar para registrar el movimiento:

Campo

Descripción

Ejemplo / Recomendación

Incrementar en

Campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que desea sumar al inventario.

50 (para sumar 50 unidades).

Referencia

Campo de texto libre para detallar el motivo, razón o circunstancia del ingreso. Es vital para la auditoría y trazabilidad futura.

"Inventario Inicial", "Sobrante en conteo físico", "Remisión #4040 sin factura".

Valor

Valor unitario al cual está ingresando la mercancía.
⚠️ Importante: En Kardex Tauro, todos los precios se registran con IVA incluido.

15000 (si el costo total por unidad es 15.000).

Proveedor

Selector (lupa o lista) para elegir al Tercero (Proveedor) que trajo, entregó o suministró la mercancía. Quedará registrado en el Kardex como el origen de este ingreso.

"Distribuidora El Sol S.A."

3. Zona Inferior: Botones de Acción

  • Cancelar: Cierra la ventana sin aplicar ningún cambio. El inventario y el Kardex permanecen intactos.
  • Guardar: Ejecuta la operación. Crea el asiento en el Kardex (con concepto de ingreso manual o ajuste), suma las unidades a las existencias actuales y actualiza el inventario de la bodega.

⚠️ CONSIDERACIONES CRÍTICAS Y REGLAS DE ORO

1. La Inmutabilidad del Kardex (No se puede borrar)

Una vez que hace clic en Guardar, el movimiento queda grabado en el historial del Kardex de forma permanente e inmutable. El sistema no permite borrar, anular ni editar un asiento de Kardex ya guardado, ya que esto rompería la integridad contable y la trazabilidad del inventario.

2. ¿Qué hacer si me equivoco al guardar?

Si digitó una cantidad incorrecta, un valor errado o seleccionó el proveedor equivocado y ya presionó "Guardar", no intente buscar una opción de borrado.

  • La Solución: Debe abrir inmediatamente la ventana Menos Kardex sobre el mismo producto y realizar la salida manual por la cantidad o el valor erróneo, usando en la Referencia un texto como: "Reversión de error en ingreso manual de fecha X". De esta manera, el inventario vuelve a su estado correcto y el historial de auditoría refleja tanto el error como su corrección transparente.

3. Más Kardex vs. Módulo de Entradas (Compras)

Es fundamental entender el propósito de esta ventana frente al flujo normal del sistema:

  • Lo Correcto (Flujo Comercial): Si la mercancía ingresa porque usted le compró a un proveedor, NO debe usar esta ventana. Lo correcto es ir al Módulo de Entradas -> Órdenes de Compra / Ingresos de Almacén. Al finalizar una compra, el sistema generará el "Más Kardex" de forma automática, descontará la Cuenta por Pagar y actualizará el costo promedio correctamente.
  • El Uso de esta Ventana: Esta ventana es para excepciones y ajustes. Úsela para inventarios iniciales, devoluciones de empleados que no se registraron, sobrantes no justificados por documentos, o donaciones recibidas que no pasan por el módulo de compras.

RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA

  • Sea descriptivo en la Referencia: Dado que el Kardex es un libro de auditoría, escriba referencias claras. Un texto como "Ajuste" no dice nada a futuro; un texto como "Ajuste por sobrante en conteo cíclico de bodega 2" le ahorrará horas de investigación a su contador o auditor.
  • Cuidado con el Valor Unitario: Recuerde ingresar el valor con IVA incluido. Si ingresa el valor sin IVA, el sistema calculará sus existencias y promedios con un costo inferior al real, afectando la rentabilidad mostrada en sus reportes de ventas futuras.
  • Permisos Restringidos: Por su capacidad de alterar el inventario sin un documento comercial de respaldo (como una factura de compra), el permiso para usar la ventana Más Kardex debe estar restringido exclusivamente a Administradores, Contadores o Jefes de Bodega de máxima confianza.