Modelo de Kardex Valorizado no Excel (Ficha de Estoque)

Modelo de Kardex Valorizado no Excel (Ficha de Estoque)

Um kardex (ficha de estoque) que apenas conta unidades responde metade da pergunta; o que também carrega o valor responde à outra metade. Este modelo de kardex valorizado no Excel é uma pasta de trabalho pronta para usar que registra as entradas e as saídas de um produto e calcula, a cada compra, o custo médio ponderado, o custo das mercadorias vendidas no período e o valor do estoque final.

O arquivo tem duas planilhas: o kardex valorizado e as instruções com o passo a passo e um exemplo resolvido. Basta digitar a data, o tipo de movimento, o documento e as quantidades; as outras colunas são calculadas por fórmulas protegidas. Foi montado para impressão em A4 paisagem e usa apenas tons de cinza empresariais, sem cores e sem símbolo de moeda, de modo que o mesmo arquivo serve para reais, pesos, soles ou dólares.

⬇ Baixar o modelo de ficha de estoque valorizada (.xlsx)

O que é uma ficha de estoque valorizado e por que o custo médio importa

Uma ficha de estoque é o registro ordenado de tudo o que entra e sai de um produto: a data, o documento, a quantidade e o saldo. Quando esse registro ganha o valor — quanto custa cada unidade e quanto vale o estoque que permanece — temos uma ficha de estoque valorizado. As unidades dizem quanto existe; o valor diz quanto custa o que existe.

A peça que liga as duas coisas é o custo médio ponderado. Se o fornecedor muda o preço e você compra com outro custo, com que custo a próxima venda deve sair? O médio ponderado responde com uma regra simples: ele é recalculado somente quando entra mercadoria, dividindo o valor total pelas unidades totais. Com isso, o custo das vendas deixa de ser uma conta feita à mão e o valor do estoque final fica pronto para conferir com a contabilidade.

Vale esclarecer o alcance desde o início: o modelo trabalha com um produto por arquivo, com o seu próprio cabeçalho e a sua própria planilha. Para um depósito pequeno, uma loja de autopeças ou o acompanhamento dos itens mais caros, isso costuma ser mais do que suficiente. Se depois você precisar controlar centenas de itens ao mesmo tempo, no final do artigo há um guia honesto sobre quando vale a pena passar para um software.

O que o modelo inclui

Como os valores vão sem símbolo de moeda e com separador de milhar, o mesmo arquivo serve para qualquer país. Vale gastar um minuto no cabeçalho antes de começar: se o método de avaliação fica escrito na planilha, qualquer pessoa que a abra meses depois entende de imediato como o estoque foi avaliado e com que critério os custos foram calculados.

As doze colunas da tabela de movimentos

A tabela de movimentos é o coração da planilha. Estas são as suas colunas e o que cada uma faz:

A regra de ouro da planilha é simples: nas entradas digita-se a quantidade e o custo unitário; nas saídas digita-se apenas a quantidade, porque o custo e o valor dessa saída vêm do médio vigente. Se essa regra for respeitada, a valorização se mantém coerente sozinha.

Dois detalhes práticos ajudam a evitar erros. A coluna Data aceita o formato de dia, mês e ano da configuração regional e a coluna Tipo traz uma lista suspensa com as nove opções habituais; se um movimento não se encaixa em nenhuma delas, provavelmente são dois movimentos diferentes e é melhor separá-los em duas linhas. As colunas com fundo cinza muito claro são células de cálculo: não se digitam e não devem ser alteradas.

Como funciona o cálculo do custo médio

O médio ponderado é recalculado em um único momento: quando entra mercadoria. A fórmula é a mesma ensinada em qualquer curso de custos, mas aqui é a planilha que a aplica, sem que ninguém precise copiá-la linha por linha.

Custo médio novo = (valor anterior + valor da compra) ÷ (unidades anteriores + unidades compradas)

Nas saídas o médio não é alterado: usa-se o último médio calculado para valorizar o que sai e para valorizar o saldo que fica. Por isso uma venda nunca mexe no custo unitário e só as compras o atualizam. Se o produto não tem entradas no período, o médio permanece igual ao do saldo inicial.

Existe uma razão prática para calcular assim. O médio ponderado distribui o efeito das mudanças de preço entre todas as unidades disponíveis, em vez de castigar a primeira venda com o custo mais caro ou com o mais barato. É o método mais usado em estoques de mercadoria homogênea e o que exige menos suposições: não é preciso identificar qual unidade física foi vendida, basta saber quantas entraram e quantas saíram.

Exemplo resolvido com números

É o mesmo caso que a planilha de instruções traz: saldo inicial de 10 unidades a 1.000, uma compra de 5 unidades a 1.200 e uma venda de 4 unidades.

O novo médio é obtido assim: (10.000 + 6.000) ÷ (10 + 5) = 1.066,67. A venda de 4 unidades é valorizada por esse custo, ou seja 4 × 1.066,67 = 4.266,67, e esse é o custo das vendas do período. No final sobram 11 unidades que, avaliadas pelo médio, valem 11 × 1.066,67 = 11.733,33.

Se amanhã entrar uma compra mais cara, o médio vai subir e as saídas seguintes serão valorizadas pelo novo custo; as saídas já registradas não mudam, porque o valor delas ficou fixado com o médio vigente naquele momento. É exatamente essa a virtude do método: cada movimento ficou valorizado com a informação disponível quando aconteceu.

Passo a passo para usar

1. Baixe o arquivo e guarde uma cópia por produto, colocando o nome do item no nome do arquivo para não confundir.
2. Preencha o cabeçalho: empresa, unidade de negócio, produto, código, método de avaliação e localização.
3. Registre o saldo inicial na linha reservada para isso: unidades e custo unitário. O valor do saldo é calculado pela planilha.
4. Reúna os documentos do período (notas de compra, saídas, notas, atas) e ordene-os por data antes de digitar.
5. Registre cada entrada com a data, o tipo, o documento, a quantidade e o custo unitário de compra.
6. Registre cada saída com a data, o tipo, o documento e apenas a quantidade: o custo e o valor aparecem sozinhos.
7. Compare o saldo de unidades e o valor do estoque com a contagem física e, se houver diferença, registre-a como ajuste em uma linha nova.
8. Revise o painel de resumo, salve o arquivo e, se precisar em papel, imprima em A4 paisagem.

Erros comuns

• Digitar o custo em uma saída. O custo unitário de uma saída vem do médio vigente; se for digitado por cima, a valorização deixa de ser confiável e o saldo total se desencontra.
• Misturar dois produtos no mesmo arquivo. Cada produto tem o seu próprio médio; dois itens na mesma planilha geram um custo que não corresponde a nenhum dos dois.
• Digitar os movimentos fora de ordem. O médio é construído linha a linha, portanto registrar uma venda antes da compra que aconteceu primeiro muda o custo das vendas do período.
• Deixar o saldo inicial zerado. Se o produto já tinha estoque e ele não é registrado com o seu custo, o valor do estoque fica subestimado desde o primeiro dia.

Para que serve o resumo de valorização

O painel lateral transforma a tabela de movimentos em quatro números que costumam ser pedidos no fechamento do mês. Não há nada para calcular à mão: eles se atualizam a cada linha digitada.

Com esses quatro números respondem-se as perguntas habituais do fechamento: quanto foi comprado, quanto custou o que saiu, quantas unidades permaneceram e quanto vale esse saldo. O segundo é o custo das mercadorias vendidas que alimenta o resultado do período, e o quarto é o estoque final que entra no balanço. Ter os dois calculados com o mesmo critério evita as diferenças que surgem quando cada área avalia o estoque do seu jeito.

Uma dica de controle interno: compare o valor do estoque com a última contagem física. Se as unidades da ficha de estoque não coincidem com o que foi contado, ajuste a diferença com um movimento de ajuste em uma linha nova, nunca editando uma linha anterior. Assim o histórico do produto continua auditável e é possível explicar de onde veio cada número.

Quando vale a pena passar para um software de estoque

O modelo é uma ótima ferramenta de arranque, mas tem os limites naturais de uma planilha. Vale dar o salto quando aparece alguma destas situações:

• O depósito trabalha com dezenas ou centenas de itens e abrir um arquivo por produto já não é prático.
• Várias pessoas precisam registrar movimentos ao mesmo tempo e o arquivo começa a circular por e-mail em versões diferentes.
• As compras e as vendas já são faturadas em um programa e a mesma informação é digitada duas vezes: uma na nota e outra na ficha de estoque.
• É preciso consultar o estoque e o valor em tempo real, inclusive pelo celular e fora do escritório.
• O negócio precisa controlar lotes, validades ou números de série, ou saber o custo exato das vendas no momento de emitir a nota.

Esse é o terreno do Kardex Tauro: o mesmo médio ponderado que se aprende neste modelo, mas com o catálogo completo de produtos, as entradas e saídas ligadas ao faturamento e a ficha de estoque atualizado sem digitar duas vezes a mesma informação.

Se a sua operação ainda cabe em uma planilha, fique com o modelo: é gratuito, transparente e suficiente. O momento de trocar não é definido pelo tamanho do negócio, mas pela quantidade de vezes que a informação é digitada duas vezes ou que duas pessoas trabalham com dados diferentes.

Em resumo

Baixe o arquivo, registre o saldo inicial de um produto e faça um teste com um mês real de movimentos. Com quarenta linhas você já percebe se o médio ponderado reflete bem os seus custos e se os números do resumo batem com o que você esperava. Se o exercício servir, guarde o arquivo como formato oficial do depósito; e se ficar curto, você já vai saber exatamente o que pedir a um software de estoque.

⬇ Baixar o modelo de ficha de estoque valorizada (.xlsx)