Cómo registrar una merma en kardex

Cómo registrar una merma en kardex

Toda bodega que maneja inventario físico termina, tarde o temprano, con productos dañados, vencidos o averiados. El problema es que esos productos siguen apareciendo en el kardex como si estuvieran listos para la venta, cuando en realidad ya no pueden comercializarse. Si esa pérdida no se registra, el saldo del sistema se aleja cada vez más de lo que realmente hay en los estantes. En este artículo te explicamos qué es una merma, por qué debe quedar registrada en el kardex y cómo hacerlo paso a paso, con un ejemplo numérico completo.

¿Qué es una merma en inventarios?

Una merma es una disminución física de las existencias por causas distintas a la venta. Entran aquí los productos que se dañaron, se vencieron, se rompieron, se derramaron o se deterioraron por mal almacenamiento o mala manipulación. La mercancía sigue existiendo físicamente, pero ya no puede entregarse a un cliente en condiciones normales, así que deja de ser un activo vendible y se convierte en una pérdida que el negocio debe reconocer.

En el kardex, la merma se maneja como una salida o egreso de inventario: se descuenta del saldo la cantidad afectada y se retira también su costo, muy parecido a lo que ocurre con una venta, pero con una causa distinta. Por eso un buen programa de inventarios no la mezcla con las ventas y la clasifica como una disminución independiente, para que después puedas analizarla por separado.

Merma normal y merma anormal

No todas las mermas son iguales. Para controlarlas conviene separarlas en dos grupos:

• Merma normal o natural: es la que se espera dentro de la operación cotidiana, como la evaporación de un líquido, el polvo que queda en el fondo de un envase o las fracciones mínimas que se pierden al manipular un producto a granel. Es pequeña, constante y difícil de eliminar por completo.
• Merma anormal: es la que supera lo razonable: lotes enteros vencidos por mala rotación, cajas aplastadas por mal apilamiento, mercancía dañada por humedad o plagas, o pérdidas por descuido del personal. Este tipo de merma debe investigarse, porque casi siempre revela un problema de proceso que se puede corregir.

Distinguirlas ayuda a interpretar el kardex: una merma normal se acepta como costo de la operación, mientras que una merma anormal debería llevarte a revisar compras, almacenamiento y despachos.

Por qué debe registrarse la merma en el kardex

La razón más importante es simple: si la merma no se registra, el kardex mostrará más stock del que realmente existe. Imagina que el sistema dice que tienes 100 unidades de un producto, pero en el estante solo hay 92 porque 8 se dañaron. Si no registras esa salida, cualquier decisión que tomes con base en el sistema será incorrecta: seguirás comprando de más, no sabrás qué producto se está deteriorando y, en el conteo físico, aparecerá un faltante que no podrás explicar.

Registrar la merma en el momento en que se detecta tiene varios beneficios: mantiene el saldo del kardex al día, deja evidencia de lo ocurrido, permite calcular el costo real de la pérdida y evita que el faltante se confunda con robos o errores de despacho. En Kardex Tauro, las diferencias negativas que se detectan durante los conteos físicos se registran como mermas, de modo que el sistema descuenta exactamente lo que faltó y el saldo vuelve a cuadrar con la realidad de la bodega.

Cómo registrar una merma en Kardex Tauro

El programa incluye una ventana llamada Crear Merma, pensada para registrar la salida de productos dañados, vencidos o averiados sin necesidad de facturarlos. El proceso general es este:

1. Ingresa a la sección Mermas y Disminuciones del programa y abre la ventana Crear Merma para iniciar el registro.
2. Selecciona el producto que presentó la merma. El sistema tomará como referencia el saldo actual del kardex y el costo unitario vigente para ese artículo, por ejemplo el costo promedio.
3. Indica la cantidad de unidades afectadas y, cuando el registro lo pida, la causa de la merma, como vencimiento, daño, derrame o avería.
4. Guarda el registro. El egreso de merma genera un movimiento en el kardex que descuenta la cantidad del saldo de existencias y retira el costo del inventario.
5. Verifica el resultado: el nuevo saldo debe coincidir con lo que realmente queda en la bodega, y el movimiento debe aparecer listado en la sección Mermas y Disminuciones.

Ejemplo numérico de un registro de merma

Veamos un caso concreto. Supón que un minimercado hace un conteo físico y encuentra tres productos con unidades dañadas o próximas a vencer, y que el costo unitario se calcula por el método de costo promedio:

Para cada producto, el valor de la merma se calcula multiplicando la cantidad por el costo unitario vigente. En el aceite, por ejemplo: 6 unidades por $9.500 dan una merma de $57.000. Al registrar esas salidas, el kardex de cada artículo queda con un movimiento de egreso por merma y su saldo baja automáticamente. Si luego se hace otro conteo físico, el saldo del sistema coincidirá con lo que hay en los estantes, y el negocio sabrá exactamente cuánto dinero perdió por mermas en ese periodo.

Merma, venta y robo: diferencias clave

Es común que el personal confunda una merma con una venta sin facturar o con un robo, pero son situaciones muy distintas:

• Venta: la mercancía sale de la bodega a cambio de dinero y queda registrada con su factura. Es un ingreso, no una pérdida.
• Merma: la mercancía sale sin generar dinero, pero de forma autorizada y documentada, porque el producto ya no era apto para la venta. Es una pérdida reconocida y controlada.
• Robo o pérdida no documentada: la mercancía desaparece sin autorización y sin registro. Es un faltante que no se puede justificar y que debe investigarse.

Si una salida sin factura no se registra como merma, el sistema la tratará como un faltante inexplicable: el conteo físico nunca cuadrará y no sabrás si el problema es un robo, un error o simplemente un producto dañado que nadie dio de baja.

Consejos para controlar las mermas

• Registra la merma el mismo día en que la detectas; mientras más esperes, más difícil será identificar la causa.
• Haz conteos físicos periódicos de los productos más sensibles. Las diferencias negativas encontradas deben registrarse como mermas para que el kardex quede al día.
• Revisa con frecuencia la sección Mermas y Disminuciones para identificar qué productos pierden más y por qué.
• Separa físicamente el producto dañado o vencido del que está apto para la venta, así evitarás despacharlo por error.
• Capacita al personal en rotación de inventarios, por ejemplo aplicando la regla de primeras entradas, primeras salidas en los productos perecederos.

Conclusión

Registrar una merma en el kardex no es un trámite contable menor: es la forma de que tu sistema de inventario diga la verdad sobre lo que tienes. Cada producto dañado o vencido que se da de baja a tiempo evita compras innecesarias, faltantes inexplicables y sorpresas en el conteo físico.

Con Kardex Tauro, registrar una merma toma apenas unos minutos: abres la ventana Crear Merma, indicas el producto y la cantidad, y el egreso descuenta automáticamente las existencias del kardex. Tu inventario queda confiable, tu pérdida queda cuantificada y tu negocio puede decidir con información real.