Cómo registrar entradas y salidas en kardex

Cómo registrar entradas y salidas en kardex

La verdad del inventario no está en los estantes: está en los registros. El kardex resume, para cada producto, sus movimientos de entrada y de salida con fecha, cantidad, origen y costo. Si esos movimientos se anotan mal o tarde, el negocio no sabe cuántas unidades tiene ni cuánto valen. Este artículo explica qué es una entrada, qué es una salida y cómo registrarlas correctamente en Kardex Tauro, el programa de inventarios para pequeñas empresas.

Qué es una entrada en el kardex

Una entrada es cualquier movimiento que aumenta la existencia de un producto. Las más comunes son las compras, pero también entran mercancía las devoluciones de clientes, los sobrantes de un conteo físico y el inventario inicial con el que el negocio abre su operación. Al registrarla, el kardex suma las unidades al saldo, incorpora su valor y deja constancia del documento que la respalda. Esa operación se llama Más Kardex: agrega unidades y valor al producto.

Qué es una salida en el kardex

Una salida es todo movimiento que disminuye la existencia. La típica es la venta, pero también salen mercancía las mermas por vencimiento o rotura, los consumos internos, las devoluciones a proveedores y los traslados. Al registrarla, el kardex resta las unidades del saldo y calcula cuánto costó lo que salió, casi siempre con base en el costo promedio. Esa resta se llama Menos Kardex. Registrar las salidas a tiempo evita creer que hay mercancía que en realidad ya se vendió o se dañó.

Cómo se registra una entrada por compra

La forma más limpia de registrar una entrada es dejar que la genere la misma compra. Cuando usted registra la factura de compra en Kardex Tauro, el programa crea automáticamente el movimiento Más Kardex con las unidades y el valor de la factura, sin anotaciones a mano. La entrada actualiza el saldo y recalcula el costo promedio, mezclando lo que costaban las unidades en bodega con lo que costaron las nuevas. La regla práctica: si la mercancía llegó por una compra, la entrada nace de la factura de compra.

Entradas manuales: inventario inicial y sobrantes

No todas las entradas nacen de una compra. Cuando un negocio empieza a usar el programa, la mercancía que ya tiene se carga como inventario inicial con una entrada manual: en la ventana de ingreso manual (Más Kardex) se digita referencia, cantidad y valor por unidad, respaldada por el acta de inventario inicial. También ocurre con los sobrantes de un conteo físico: las unidades de más se incorporan con una entrada manual documentada en el acta. Esa ventana existe para los ajustes que aumentan existencia y no vienen de una compra.

Cómo se registra una salida por venta

Así como la compra genera la entrada, la venta genera la salida. Al finalizar una factura de venta en Kardex Tauro, el programa descuenta la mercancía del kardex: las unidades salen del saldo y queda calculado el costo de la venta con el costo promedio del momento. El saldo refleja así la mercancía disponible después de cada venta. Si la venta se anota aparte de la factura, se corre el riesgo de descontar dos veces el mismo producto.

Salidas manuales: mermas, roturas y consumo

Hay mercancía que sale de la bodega sin factura de venta: un empaque roto, un lote vencido, producto derramado o usado dentro del negocio. Esas salidas también deben quedar en el kardex, o el programa seguirá mostrando unidades que ya no existen. Para registrarlas se usa la ventana de salida manual (Menos Kardex) o Crear Merma, que deja documentados cantidad, referencia, causa y autorización. Anotar la merma a tiempo es mucho más barato que descubrir el faltante meses después, sin saber dónde se perdió.

Devoluciones, traslados y ajustes

Las devoluciones también tienen su lugar en el kardex, y su dirección depende de quién devuelve. Si un cliente devuelve mercancía, esta vuelve a la bodega como entrada que reintegra las unidades; la opción Crear Devolucion deja constancia del reingreso. Si es el negocio el que devuelve al proveedor, la mercancía sale respaldada por la nota de devolución. Y si hay más de una bodega, Crear Traslado permite mover mercancía de un lugar a otro dejando el movimiento registrado. La siguiente tabla resume qué documento genera cada movimiento típico:

Ejemplo numérico: seis movimientos de un solo producto

La mejor manera de entender el registro es seguir un caso concreto: una tienda controla el detergente en polvo por bolsa de un kilo y en diez días el producto vive seis movimientos:

• Día 1: la tienda abre con 20 bolsas a $8.000 cada una. El inventario inicial se registra como entrada manual respaldada por el acta. Saldo: 20 bolsas.
• Día 3: se compran 30 bolsas a $8.400. La factura genera la entrada automática y el costo promedio se recalcula: (20 x $8.000 + 30 x $8.400) dividido entre 50 unidades da $8.240 por bolsa. Saldo: 50 bolsas.
• Día 5: se venden 12 bolsas. La factura de venta genera la salida automática de 12 unidades a $8.240, para un costo de venta de $98.880. Saldo: 38 bolsas.
• Día 7: se detectan 2 bolsas rotas. Con la opción Crear Merma se registra la salida y el motivo queda documentado. Saldo: 36 bolsas.
• Día 9: un cliente devuelve 1 bolsa de la venta del día 5. Con Crear Devolucion se registra la entrada que reintegra la unidad. Saldo: 37 bolsas.
• Día 10: el conteo físico encuentra 3 bolsas de más. El sobrante se incorpora con una entrada manual documentada en el acta del conteo. Saldo: 40 bolsas.

El kardex del producto queda así:

Al final, la tienda sabe tres cosas con certeza: tiene 40 bolsas valoradas a $8.240 cada una y un inventario de $329.600. Ningún dato se adivinó: todos salen de movimientos documentados. Si el saldo real del conteo hubiera sido otro, el paso siguiente sería un ajuste con su acta, nunca una corrección silenciosa del kardex.

Buenas prácticas al registrar entradas y salidas

Registrar un movimiento toma menos de un minuto; explicar un faltante puede tomar semanas. Para que el kardex siga siendo una fuente confiable:

• Todo movimiento debe tener su documento: factura de compra o de venta, acta de inventario, acta de conteo, formato de merma o nota de devolución. Un kardex sin documento no es un registro: es un rumor.
• Registre las entradas y salidas el mismo día en que ocurren. El kardex que se actualiza una vez por semana cuenta una historia que nadie recuerda bien.
• Nunca sume ni reste directamente sobre el saldo: use la entrada o la salida con su concepto para que quede el rastro del porqué.
• Use la opción correcta del programa: la compra para entradas por compra, Crear Merma para bajas por daño o vencimiento, Crear Devolucion para devoluciones y Crear Traslado para movimientos entre bodegas.
• Compare el kardex con el conteo físico de forma periódica y ajuste solo lo que el conteo demuestre, siempre con acta.
• Tenga una sola persona responsable de registrar los movimientos y capacítela en la diferencia entre Más Kardex y Menos Kardex. Un error de botón se multiplica en todos los reportes del mes.

Las entradas y salidas son el pulso del inventario: cada compra, venta, merma y devolución debe quedar anotada con su documento. Cuando ese hábito se vuelve rutina, el saldo del programa coincide con la bodega real y las compras se deciden sobre datos, no sobre corazonadas.