¿Qué es un ingreso por kardex?

¿Qué es un ingreso por kardex?

Un ingreso por kardex es el movimiento de inventario que aumenta las existencias de un producto de forma directa y manual, sin que exista una factura de compra detrás. En Kardex Tauro este movimiento se registra desde la ventana Más Kardex, cuyo nombre completo dentro del programa es Ingreso Manual de Inventario. Al guardar el movimiento, el sistema suma la cantidad digitada al saldo del producto en la bodega actual y genera automáticamente el asiento correspondiente en el historial del Kardex, dejando constancia contable de la entrada.

La clave para entenderlo está en su origen: mientras una compra es una entrada que nace de un documento comercial, el ingreso por kardex es una entrada que nace de un ajuste. Se utiliza para que el inventario registrado coincida con lo que realmente hay en la bodega: sobrantes de un conteo físico, donaciones recibidas, mercancía hallada, inventario inicial al poner en marcha el programa o producción terminada que no pasa por el módulo de compras. Por eso en la clasificación de documentos también se le llama ajuste positivo de inventario: porque corrige hacia arriba la existencia de un artículo.

La ventana detrás del ingreso manual

La ventana Más Kardex se abre generalmente desde el botón "+ Kardex" de la ventana principal del Kardex. Al abrirla, la zona superior muestra de forma informativa y de solo lectura los datos del artículo que se va a afectar: el código del producto, las existencias actuales (la cantidad de unidades que hay en la bodega antes de aplicar el ingreso) y el nombre del producto. Estos tres campos no se pueden editar y cumplen una función de verificación: permiten confirmar rápidamente que se está ajustando el producto correcto antes de guardar.

En la zona central, bajo el título "Agregar productos al inventario", se encuentra el formulario con los campos que se deben diligenciar para registrar el movimiento:

• Incrementar en: campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que se desea sumar al inventario. Por ejemplo, 50 para sumar 50 unidades.
• Referencia: campo de texto libre para detallar el motivo, la razón o la circunstancia del ingreso. Es vital para la auditoría y la trazabilidad futura. Ejemplos útiles: "Inventario Inicial", "Sobrante en conteo físico", "Remisión #4040 sin factura".
• Valor: valor unitario al cual está ingresando la mercancía. Es importante recordar que en el programa todos los precios se registran con IVA incluido.
• Proveedor: selector con lupa o lista para elegir al tercero (proveedor) que trajo, entregó o suministró la mercancía. Ese tercero quedará registrado en el Kardex como el origen de este ingreso.

En la zona inferior se encuentran los botones de acción. El botón Cancelar cierra la ventana sin aplicar ningún cambio: el inventario y el Kardex permanecen intactos. El botón Guardar ejecuta la operación: crea el asiento en el Kardex con concepto de ingreso manual o ajuste, suma las unidades a las existencias actuales y actualiza el inventario de la bodega.

¿Cuándo debe usarse realmente un ingreso por kardex?

La documentación del programa es clara al respecto: la ventana Más Kardex está pensada para excepciones y ajustes, no para el flujo comercial habitual. Los casos de uso legítimos son situaciones en las que llega mercancía a la bodega sin un documento de compra que la respalde, o en las que el inventario registrado no coincide con la realidad física y es necesario corregirlo al alza.

• Inventario inicial: al implementar el programa, se utiliza para cargar las existencias con las que arranca cada producto en cada bodega.
• Sobrantes de conteo físico: cuando un conteo revela más unidades de las registradas y el sobrante no está justificado por ningún documento, el ingreso manual lo incorpora al inventario.
• Donaciones recibidas: mercancía que llega como donativo y no pasa por el módulo de compras.
• Hallazgos y producción: mercancía encontrada o producción terminada que entra a la bodega por una vía no comercial.
• Devoluciones de empleados que no se registraron: salidas internas o devoluciones que quedaron sin documentar y deben regularizarse con una entrada.
• Otros ajustes manuales: cualquier mercancía que no ingresó a través del flujo comercial estándar de órdenes de compra.

En la taxonomía de documentos del programa, estos movimientos se clasifican como Ajustes Positivos de Inventario dentro de los documentos de entrada: registran entradas no comerciales como donaciones, hallazgos o producción, y pueden no tener un tercero asociado o tener un tercero interno. Esta es la forma exacta en la que el sistema entiende un ingreso por kardex: una entrada válida para el inventario, pero de naturaleza distinta a la de una compra.

Un ejemplo numérico del movimiento

Suponga que durante el conteo cíclico de la bodega principal se detectan sobrantes en varios productos. Para cada uno de ellos se abre la ventana Más Kardex, se digita la cantidad sobrante en el campo Incrementar en y se describe el motivo en la Referencia. El efecto sobre el saldo es directo: el saldo después del ingreso es igual al saldo anterior más la cantidad ingresada. El siguiente ejemplo resume el resultado de una jornada de ajustes:

Observe la columna del valor unitario: el programa calcula sus existencias y promedios con el valor que se digita en el campo Valor, por lo que este dato debe reflejar el costo real de la mercancía. Si se ingresa un valor sin IVA, el sistema calculará las existencias y los promedios con un costo inferior al real, y ese error se arrastrará hacia los reportes de rentabilidad de las ventas futuras. El valor digitado queda registrado en el asiento y forma parte del historial de auditoría del producto.

Qué NO debe registrarse como ingreso por kardex

La regla más importante de esta ventana es saber cuándo no usarla. Si la mercancía ingresa porque la empresa le compró a un proveedor, la ventana Más Kardex no debe utilizarse: lo correcto es ir al Módulo de Entradas y trabajar con Órdenes de Compra o Ingresos de Almacén. Al finalizar una compra por ese módulo, el sistema genera el Más Kardex de forma automática, descuenta la cuenta por pagar y actualiza el costo promedio correctamente. Registrar esa compra como un ingreso manual duplicaría la operación y rompería ese flujo.

Tampoco corresponde registrar como ingreso manual una devolución de cliente. En la clasificación del sistema, las devoluciones de clientes son documentos de entrada (el producto vuelve a la bodega), pero el tercero es el cliente que devolvió la mercancía y su registro corresponde al flujo de devoluciones del módulo de ventas, no a un ajuste manual. La diferencia entre ambos casos se entiende mejor con una tabla de decisión:

La razón de fondo es que el ingreso manual altera el inventario sin un documento comercial de respaldo, como una factura de compra. Por eso debe reservarse para las situaciones que realmente lo requieren y ejecutarse con la misma disciplina con la que se maneja cualquier documento contable.

Regla de oro: el kardex no se puede borrar

Una vez que se hace clic en Guardar, el movimiento queda grabado en el historial del Kardex de forma permanente e inmutable. El sistema no permite borrar, anular ni editar un asiento de Kardex ya guardado, porque hacerlo rompería la integridad contable y la trazabilidad del inventario. Esta característica no es una limitación del programa: es la base sobre la que se construye la confianza en el libro de inventario, ya que garantiza que ningún movimiento desaparezca después de haberse registrado.

La consecuencia práctica es que el momento de la revisión es antes de presionar Guardar, no después. Conviene verificar en la zona superior que el producto sea el correcto, revisar la cantidad digitada en Incrementar en, confirmar el valor unitario con IVA incluido y elegir bien al proveedor cuando corresponda. Una vez guardado el movimiento, ya no hay marcha atrás mediante una opción de borrado, porque esa opción simplemente no existe.

¿Qué hacer si me equivoco al guardar?

Si se digitó una cantidad incorrecta, un valor errado o se seleccionó el proveedor equivocado y ya se presionó Guardar, no se debe intentar buscar una opción de borrado. La solución documentada en el programa es otra: abrir inmediatamente la ventana Menos Kardex sobre el mismo producto y realizar la salida manual por la cantidad o el valor erróneo, usando en el campo Referencia un texto como "Reversión de error en ingreso manual de fecha X".

De esta manera el inventario vuelve a su estado correcto y el historial de auditoría refleja tanto el error como su corrección de forma transparente. Aunque pueda parecer un rodeo, registrar la reversión en lugar de borrar el asiento es precisamente lo que mantiene la integridad del Kardex: el error queda visible, la corrección también, y cualquier auditor puede reconstruir lo ocurrido sin ambigüedades.

Cuando el producto se controla por seriales

Si el producto que se está ingresando se maneja con seriales, el flujo del ingreso manual incluye un paso adicional. Durante los ingresos directos de inventario, al llegar la mercancía a la bodega se abre la ventana de ingreso y se selecciona el producto con seriales; automáticamente se abre la ventana Agregar Seriales. Allí se capturan los seriales de cada unidad física recibida y, al hacer clic en "Listo, seriales", el ingreso se completa con la cantidad exacta de seriales capturados.

La característica clave de este caso es que los seriales se conocen y se capturan en el mismo momento del ingreso: no es posible registrar más unidades que seriales capturados, lo que convierte a la captura en el control natural de la cantidad. Si la mercancía llega sin seriales conocidos de antemano, el flujo recomendado es otro, pero cuando los seriales están disponibles al recibir, el ingreso manual los exige uno por uno.

Recomendaciones de auditoría para el ingreso manual

El Kardex es, ante todo, un libro de auditoría, y el ingreso manual es uno de los movimientos que más atención merece porque no tiene un documento externo que lo respalde. Las siguientes recomendaciones de la ayuda del programa ayudan a que cada ingreso quede impecable:

• Sea descriptivo en la Referencia: un texto como "Ajuste" no dice nada a futuro; un texto como "Ajuste por sobrante en conteo cíclico de bodega 2" le ahorrará horas de investigación a su contador o auditor.
• Cuidado con el valor unitario: recuerde ingresar el valor con IVA incluido. Si lo ingresa sin IVA, el sistema calculará existencias y promedios con un costo inferior al real, afectando la rentabilidad mostrada en los reportes de ventas futuras.
• Permisos restringidos: por su capacidad de alterar el inventario sin un documento comercial de respaldo, el permiso para usar la ventana Más Kardex debe estar restringido exclusivamente a administradores, contadores o jefes de bodega de máxima confianza.

En resumen, el ingreso por kardex es la herramienta correcta para ajustar el inventario al alza cuando no hay una compra ni una devolución de cliente detrás, siempre que se registre con una referencia clara, un valor unitario completo y la conciencia de que el movimiento quedará grabado para siempre. Bien usado, es el mecanismo que mantiene el inventario fiel a la realidad; mal usado, se convierte en un ruido difícil de explicar en la auditoría.

La información de este artículo tiene un carácter general e informativo y no constituye asesoría contable ni tributaria. Antes de definir políticas de valoración, ajustes o correcciones en su operación, consulte a su contador para que valide los procedimientos de acuerdo con su normativa local.