Nómina electrónica en Colombia: cómo se calcula y se envía a la DIAN

Nómina electrónica en Colombia: cómo se calcula y se envía a la DIAN

Pagar la nómina es la parte sencilla. Liquidarla bien, provisionar lo que la ley obliga y enviar el XML que la DIAN valida antes del plazo es lo que se complica. Muchas pymes colombianas pagan a tiempo y dejan el soporte para después; el problema aparece meses más tarde, cuando el gasto ya está causado y la deducción se cae por falta de documento. Aquí está la liquidación completa —devengados, deducciones, aportes del empleador y provisiones—, el ciclo de envío y un ejemplo que puede replicar con sus propias cifras.

Qué es la nómina electrónica y en qué se diferencia de la factura

La nómina electrónica es el documento que soporta los pagos laborales y se envía a la DIAN en formato XML para su validación. No es la factura electrónica de venta. Es otro documento, con otro formato, otro proceso de habilitación y otro conjunto de reglas. Confundirlas es el primer error de configuración que comete una empresa cuando arranca con el tema.

Tampoco reemplaza el recibo que firma el empleado ni la liquidación interna. Es la versión estructurada de esa liquidación, con cada concepto identificado por un código, y cumple la función de documento soporte de los pagos laborales para efectos de deducción y costos. Sin ese soporte el gasto existe en la contabilidad, pero la DIAN puede desconocerlo al determinar la renta.

Y no es un trámite anual. Se genera por periodo —mensual, quincenal o semanal, según cómo pague usted— y cada periodo tiene su propio envío y su propio plazo.

Quién está obligado y qué pasa si no la envía

Todo empleador que pague salarios está obligado, sin importar el tamaño. Aplica a sociedades y a personas naturales que contraten, y también a quien tiene un solo trabajador. No existe un mínimo de empleados que lo libere de la obligación.

Las consecuencias son dos y se suman. La primera es tributaria: un pago laboral sin documento soporte válido pierde deducibilidad en el impuesto de renta, así que la empresa termina pagando impuesto sobre una utilidad que en realidad se gastó. La segunda es sancionatoria: la DIAN puede sancionar el envío extemporáneo o la omisión.

Conviene separar "no envié" de "envié mal". Un XML rechazado no sirve como soporte aunque la nómina se haya pagado completa. El sistema reporta el error, usted corrige y reenvía; mientras el documento no quede validado, el periodo está incompleto.

La estructura de una nómina: devengados, deducciones y neto

Una nómina tiene cuatro bloques, y solo dos de ellos se ven en el recibo del empleado. Entender los cuatro es lo que separa una liquidación correcta de una que descuadra la caja a fin de año.

El auxilio de transporte es el concepto que más confusiones genera. No es constitutivo de salario en los términos de ley, así que no entra en la base de aportes a salud y pensión ni en la retención en la fuente. Sí se incluye en la base de prima de servicios y de cesantías. Si lo trata como salario para todo, sobrepaga aportes; si lo ignora en todo, subestima provisiones.

El neto es la resta simple entre devengados y deducciones, pero solo cuando las deducciones están bien calculadas. Un préstamo o una libranza mal parametrizada descuadra el neto y obliga a reliquidar, con nota de ajuste incluida.

Los aportes del empleador que no aparecen en el recibo

El recibo muestra lo que se le descuenta al empleado. No muestra lo que el empleador paga además del salario, y ese es el bloque que más pesa en el costo real.

Sobre el salario, sin incluir el auxilio de transporte, el empleador aporta: salud 8,5 %, pensión 12 %, ARL según el nivel de riesgo del centro de trabajo, SENA 2 %, ICBF 3 % y caja de compensación familiar 4 %. Con esos porcentajes, un salario de $2.500.000 genera $750.550 de aportes en el ejemplo de más abajo.

La ARL es la única que no tiene tarifa fija: depende de la actividad y del nivel de riesgo asignado, y por eso cambia entre una empresa de servicios y una de manufactura. Los porcentajes de SENA, ICBF y caja se calculan sobre la nómina y admiten exoneraciones, que se explican más abajo.

Dos advertencias. La primera: estos aportes se giran al mes siguiente, así que en el mes corriente son un pasivo, no una salida de caja. La segunda: las exoneraciones existen y dependen del tipo de empleador y del salario del trabajador; no se presupuestan por defecto.

Provisiones: el dinero que ya está comprometido

La prima, las cesantías, los intereses sobre cesantías y las vacaciones no se pagan cada mes, pero se causan cada mes. Ese desfase explica por qué muchas empresas llegan a diciembre sin el dinero para pagar la prima.

Las provisiones mensuales son: prima de servicios 8,33 %, cesantías 8,33 %, intereses sobre cesantías 12 % anual —equivalente a 1 % mensual— y vacaciones 4,17 %. Sobre un salario de $2.500.000 suman $545.900 al mes.

No son dinero disponible. Son pasivos: la empresa debe el valor, pero el pago ocurre después. Si ese dinero se usa como capital de trabajo y luego hay que pagar la prima en junio o las cesantías al retiro del empleado, el faltante aparece de golpe. Contablemente la provisión es un gasto del periodo, aunque el desembolso sea futuro.

Horas extras, recargos y dominicales: donde más se equivoca

La jornada ordinaria, la nocturna y la dominical o festiva tienen recargos distintos, y ahí se concentran los errores de liquidación. Los porcentajes clásicos son estos:

Cada recargo se aplica sobre el valor de la hora ordinaria, que se obtiene dividiendo el salario mensual entre las horas de la jornada pactada, no entre un número fijo. El trabajo nocturno ordinario tiene además su propio recargo, distinto del de la hora extra nocturna; no los mezcle.

Cuando la combinación no esté clara en su tabla, verifique la tabla vigente antes de liquidar. Los porcentajes y las combinaciones se han modificado por ley y pueden volver a cambiar, así que una fórmula copiada de un año anterior es una fuente de error silencioso.

Un control práctico: las horas extras deben estar autorizadas por escrito y registradas con hora de inicio y fin. Sin ese soporte, el pago es un gasto que no se puede defender en una revisión.

Ejemplo completo de una liquidación mensual

El ejercicio usa un salario básico de $2.500.000, sin horas extras y con auxilio de transporte. El valor del auxilio y el de la ARL son de ejemplo: el auxilio cambia cada año por decreto y la ARL depende del nivel de riesgo, así que verifique ambos antes de usar estas cifras.

Paso 1, devengado: $2.500.000 de salario más $200.000 de auxilio de transporte dan $2.700.000.

Paso 2, base de aportes: se calcula sobre el salario, sin el auxilio, porque el auxilio no es constitutivo de salario. La base es $2.500.000.

Paso 3, deducciones: salud 4 % = $100.000 y pensión 4 % = $100.000. La retención en la fuente se aplica según la tabla del año y las deducciones del empleado; en este ejemplo se toma $0.

Paso 4, neto: $2.700.000 menos $200.000 de deducciones dan $2.500.000.

Paso 5, aportes del empleador sobre $2.500.000: salud 8,5 % = $212.500; pensión 12 % = $300.000; ARL 0,522 % = $13.050; SENA 2 % = $50.000; ICBF 3 % = $75.000; caja 4 % = $100.000. Total, $750.550.

Paso 6, provisiones sobre $2.500.000: prima $208.325; cesantías $208.325; intereses $25.000; vacaciones $104.250. Total, $545.900.

Paso 7, costo total: $2.700.000 + $750.550 + $545.900 = $3.996.450.

Así queda la liquidación completa, con los cuatro bloques en una sola vista:

Las provisiones se calcularon sobre el salario básico para no complicar el ejercicio. En la práctica el auxilio de transporte entra en la base de prima y cesantías, así que el valor real será algo mayor y conviene confirmar la base con su contador.

El salario no es el costo: lo que de verdad sale de caja

El empleado recibe $2.500.000 y la empresa desembolsa $3.996.450. La diferencia, $1.496.450, no es un error de cálculo: es el costo laboral que nunca aparece en el recibo.

Si su empresa aplica exoneración de aportes, el número baja. Salud 8,5 %, SENA 2 % e ICBF 3 % suman $337.500 en este ejemplo; sin ellos, los aportes quedan en $413.050 y el costo total en $3.658.950. Pero la exoneración no cubre a todo empleador ni a todo salario: depende del tipo de empleador, del nivel salarial del trabajador y de las excepciones que fija la ley. Confirme si su empresa califica antes de presupuestar con el valor reducido, porque un presupuesto armado sobre el costo exonerado se rompe el mes en que la exoneración no aplica.

Para presupuestar, use el costo total y no el salario. Y hágalo empleado por empleado: el costo cambia con el nivel de riesgo, con el auxilio y con las deducciones de cada contrato.

Cómo se envía a la DIAN y qué es el CUNE

El envío no es un correo con un archivo adjunto. Exige habilitación previa como obligado, un XML firmado y la transmisión por el servicio que dispone la DIAN. El documento entra a validación y, si pasa, el sistema devuelve el CUNE, el Código Único de Nómina Electrónica.

El CUNE es la prueba de que el documento quedó validado. Sin CUNE no hay soporte, aunque el XML se haya transmitido. Por eso no basta con enviar: hay que confirmar la respuesta y guardar el acuse.

Los plazos van asociados al periodo de la nómina y al calendario tributario, que cambia cada año. No fije la fecha con la del año pasado: consulte el calendario vigente y programe el envío con margen, porque un error de validación obliga a corregir y reenviar dentro del mismo plazo.

Un detalle que se pasa por alto: la nómina electrónica se envía por trabajador y por periodo, no como un consolidado de la empresa. Si un empleado quedó por fuera del archivo, el soporte de ese pago no existe, aunque los demás estén validados.

Notas de ajuste: cómo se corrige una nómina enviada

Una nómina ya validada no se borra ni se modifica. Se corrige con una nota de ajuste de nómina electrónica, que se asocia al documento original y deja rastro de qué cambió y por qué.

Los casos típicos son un valor mal liquidado, una deducción omitida, un empleado incluido en el periodo equivocado o un recargo mal aplicado. También aplica cuando se paga una diferencia retroactiva por corrección salarial.

La regla práctica: si el documento fue rechazado, se corrige y se reenvía; si fue validado y tiene CUNE, se corrige con nota de ajuste. La nota no elimina el documento anterior, lo complementa. Esa trazabilidad es justamente lo que una revisión espera encontrar.

Cómo se contabiliza la nómina

El gasto de sueldos y prestaciones se causa en el periodo en que nace la obligación, no cuando se paga. Los aportes y las retenciones descontados al empleado quedan como pasivos hasta que se giran; el neto queda como pasivo laboral hasta que se desembolsa.

Las provisiones siguen la misma lógica: la prima que se paga en diciembre se reconoce como gasto mes a mes durante el año, con su contrapartida en una provisión. Cuando llega el pago, se cancela el pasivo; no se reconoce un gasto nuevo.

Si la contabilidad no separa esos momentos, el resultado del mes queda distorsionado: en los meses sin pago de prima aparece una utilidad que no existe y en diciembre un gasto que ya estaba causado. Conciliar nómina contra contabilidad cada mes evita la sorpresa y hace que el XML coincida con los libros.

Los errores que más caro salen

Estos son los tropiezos frecuentes, con el síntoma con el que aparecen y lo que cuestan cuando nadie los corrige a tiempo.

Ninguno de estos errores es técnico. Son de proceso: nadie definió quién revisa la base, quién confirma el CUNE y quién concilia la provisión antes de usarla.

Un cierre honesto antes de decidir

Este recorrido cubre la mecánica, no su caso particular. Si tiene salarios variables, comisiones, trabajo por turnos, aprendices o convenciones colectivas, la liquidación necesita revisión caso por caso. Y si su empresa está en proceso de habilitación, confirme con su contador qué documento soporte necesita antes de pagar el primer periodo.

Lo que no admite discusión es el orden: primero se liquida con soportes, después se provisiona y al final se envía. Si además necesita que inventario, facturación y contabilidad trabajen sobre los mismos datos, Kardex Tauro cubre esas tres áreas para pymes colombianas; la nómina sigue su propio camino y se integra con su contador.

Sigue leyendo

• Retención en la fuente: cómo se calcula y se registra
• Asientos contables: qué son, tipos y ejemplos