Janela COTAÇÃO A FORNECEDORES

Descrição Geral

A janela Cotação a Fornecedores é o módulo onde são gerenciadas as solicitações formais de preços e condições comerciais aos fornecedores. Diferente de uma Ordem de Compra, a cotação não gera compromisso de compra; é um documento de consulta que permite comparar ofertas antes de tomar uma decisão.

Esta janela segue o padrão de todas as janelas de documentos no Kardex Tauro (módulos de entradas e saídas), o que significa que, se você já conhece uma janela de documentos, poderá lidar com esta sem dificuldade.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em três zonas principais:

Zona Superior - Campo de Busca

Uma caixa de texto que permite buscar cotações digitando qualquer dado: número do documento, nome do fornecedor, status ou qualquer informação contida nas cotações. A busca é realizada em tempo real enquanto você digita.

Zona Central Superior - Grade Mestre

Exibe a lista de todas as cotações com seus cabeçalhos: número do documento, fornecedor, status, total e data. Ao clicar em qualquer cotação, ela é selecionada e seus detalhes são exibidos na área inferior.

Zona Central Inferior - Grade de Detalhe

Apresenta os itens (produtos) da cotação selecionada, mostrando código, nome, quantidade solicitada, valor unitário e valor total de cada produto.

Zona Inferior - Botões de Ação

Três botões principais que controlam as operações sobre as cotações.

Botões de Ação

Nova Cotação

Cria um novo documento de cotação do zero. Ao clicar, o formulário é aberto para selecionar o fornecedor e adicionar os produtos que deseja cotar.

Ver Cotação

Abre a cotação selecionada no modo de consulta (somente leitura), permitindo revisar todos os seus detalhes sem possibilidade de modificá-la.

Excluir Cotação

Remove a cotação selecionada do sistema. Este botão é ativado e desativado automaticamente conforme o status do documento. Só é possível excluir cotações que não tenham sido finalizadas ou convertidas em outros documentos.

Menu de Contexto

Ao clicar com o botão direito em qualquer cotação na lista superior, é exibido um menu com as seguintes opções:

Exportar para Excel

Gera um arquivo Excel com as cotações visíveis (respeitando filtros aplicados e colunas configuradas). Abre um diálogo para selecionar o local do arquivo.

Ver Relatório

Exibe as cotações listadas em formato de relatório profissional, pronto para revisão, impressão ou exportação para PDF.

Imprimir Cotação

Gera o documento físico da cotação selecionada para enviá-la ao fornecedor.

Filtros

Permite aplicar critérios de filtragem avançados: por fornecedor, por status, por valor maior/menor, por data maior/menor. Os filtros podem ser combinados para refinar a busca.

Remover Filtros

Restaura a visualização completa removendo todos os filtros aplicados, exibindo novamente todas as cotações do sistema.

Converter Documento


Transforma a cotação selecionada em outro tipo de documento, mantendo todas as informações. Pode ser convertida em:

  • Ordem de compra (quando se decide comprar do fornecedor cotado)
  • Cotação a clientes (para revender os produtos cotados)
  • Fatura de Venda
  • Consumo de armazém

Editar Notas

Permite adicionar ou modificar observações gerais ao documento de cotação.

Configurar Colunas

Personaliza quais colunas são exibidas na grade mestre e na grade de detalhe. Também permite ajustar a largura das colunas. O sistema lembra essa configuração ao fechar e reabrir a janela.

Menu de Contexto do Detalhe

Ao clicar com o botão direito em um item específico na grade inferior, é exibido um menu com opções específicas para esse produto:

Editar Notas do Item

Permite adicionar observações específicas ao produto dentro da cotação (cor, tamanho, instruções especiais, etc.).

Ver Números de Série do Item

Exibe os números de série associados ao produto, se o item tiver o uso de números de série configurado. Em cotações, os números de série geralmente ainda não estão definidos.

Configurar Colunas

Personaliza as colunas visíveis na grade de detalhe de itens.

Comportamento de Permissões

A janela Cotação a Fornecedores tem um comportamento especial em relação às permissões:

Usuários sem permissão de ver cotações

Se um usuário não tem a permissão "Ver cotação fornecedor" e a cotação está em modo de elaboração (ainda pode ser editada), ele não tem permissão para ver o documento. Isso protege as cotações em processo de elaboração.

Usuários com permissão "somente ver"

Os usuários que têm apenas a permissão de consulta (sem a permissão de "Fazer cotação fornecedor") somente podem ver documentos que já estejam totalmente finalizados. Não podem ver cotações em rascunho ou em processo de edição.

Permissão de impressão independente

Ver o documento não significa que se possa imprimir. Para imprimir cotações, o usuário precisa ter atribuída especificamente a "Permissão de impressão". Esta é uma permissão transversal que habilita a função de imprimir em todo o sistema.

Permissão para criar documentos

O botão "Nova Cotação" (e todos os botões de criar documentos nas janelas de listas) só está habilitado para usuários que tenham a permissão correspondente a elaborar esse documento específico. Se um usuário sem permissão clicar no botão, o sistema exibe uma pequena mensagem informativa indicando exatamente qual permissão lhe falta para realizar essa operação. Isso não é um erro, mas uma informação útil que indica ao usuário qual permissão precisa solicitar ao administrador.

O Documento Cotação a Fornecedores

A cotação a fornecedores é um documento de consulta utilizado na etapa anterior à compra. Seu propósito é:

Solicitar ofertas formais

Permite pedir preços, prazos de entrega e condições comerciais a um ou vários fornecedores antes de tomar uma decisão de compra.

Comparar alternativas

Facilita a avaliação de múltiplas ofertas para selecionar a mais conveniente em termos de preço, qualidade e serviço.

Documentar o processo

Cria um registro formal das cotações solicitadas e recebidas, útil para auditorias e análises históricas de preços.

Tornar-se ordem de compra

Uma vez selecionada a melhor cotação, ela pode ser convertida diretamente em uma Ordem de Compra, aproveitando todas as informações já registradas sem a necessidade de digitá-las novamente.

Status do documento

As cotações passam por diferentes estados:

  • Em design/rascunho: Ainda está sendo elaborada, não é visível para usuários com permissões limitadas
  • Finalizada: Concluída e pronta para enviar ao fornecedor
  • Convertida: Transformada em outro tipo de documento (geralmente Ordem de Compra)
  • Excluída: Cancelada e removida do sistema

Fluxo de Trabalho Típico

Identificar necessidade de compra

Detecta-se que são necessários produtos e decide-se cotar antes de comprar.

Criar a cotação

Clique em "Nova Cotação", selecione o fornecedor e adicione os produtos com as quantidades desejadas.

Enviar ao fornecedor

A cotação é finalizada e impressa ou exportada para enviá-la ao fornecedor (por e-mail, fax ou fisicamente).

Receber a resposta

O fornecedor envia sua oferta com preços, disponibilidade e condições.

Comparar ofertas

Se vários fornecedores foram cotados, as respostas recebidas são comparadas.

Converter em Ordem de Compra

Uma vez selecionada a melhor oferta, a cotação vencedora é convertida em Ordem de Compra, formalizando a compra.

Diferenças com a Ordem de Compra

Embora ambas as janelas tenham estrutura semelhante, os documentos que gerenciam são diferentes:

Cotação a Fornecedor

  • Não gera compromisso de compra
  • É um documento de consulta
  • É usado para comparar ofertas
  • Pode ser convertido em Ordem de Compra
  • Não afeta o estoque nem as contas a pagar

Ordem de Compra

  • Gera compromisso formal de compra
  • É um documento executivo
  • É usado para formalizar a compra
  • Ao ser recebido, atualiza o estoque
  • Gera conta a pagar ao fornecedor

Recomendações de Uso

Use cotações para compras importantes

Antes de realizar compras de alto valor ou a fornecedores novos, sempre cotar para obter as melhores condições.

Cote com múltiplos fornecedores

Não se limite a um único fornecedor. Cotar vários permite comparar e negociar melhores condições.

Converta rapidamente

Uma vez tomada a decisão, converta a cotação vencedora em Ordem de Compra para não perder tempo nem informações.

Documente as respostas

Registre as ofertas recebidas dos fornecedores no sistema para manter um histórico de preços e condições.

Aproveite os filtros

Use os filtros para analisar cotações por período, por fornecedor ou por valor, facilitando a tomada de decisões.

Personalize sua visualização

Configure as colunas que melhor se adaptem ao seu papel e às suas necessidades de trabalho.

Respeite as permissões

Não compartilhe credenciais. Cada usuário deve ter as permissões adequadas às suas funções para manter a segurança e a rastreabilidade do sistema.

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