Criar Ordem de Compra

Janela CRIAR FATURA DE COMPRA

Descrição Geral

A janela Criar Fatura de Compra é o módulo onde se formaliza a aquisição de mercadoria junto aos fornecedores. Esta janela cumpre três funções conforme o estado do documento com o qual se trabalha: criar faturas novas do zero, editar faturas existentes que ainda não foram aprovadas, ou visualizar faturas já fechadas em modo somente leitura.

Esta janela é o ponto de partida do ciclo de compras no Kardex Tauro, permitindo registrar em detalhe quais produtos serão adquiridos, de qual fornecedor, em quais quantidades e a quais preços.

O que é uma Fatura de Compra?

Uma Fatura de Compra (também chamada de Ordem de Compra em alguns contextos) é o documento comercial pelo qual a empresa formaliza a aquisição de mercadoria junto a um fornecedor. Este documento estabelece o compromisso de compra, especificando os produtos, quantidades, preços e condições acordadas.

Características principais:

É o primeiro passo do ciclo de compras no sistema.
Deve ser aprovada antes de poder ser impressa ou enviada ao fornecedor.
Uma vez aprovada, é bloqueada para edição e só pode ser recebida.
Ao recebê-la, gera automaticamente a entrada de mercadoria no estoque.
Não solicita números de série nesta etapa; os números de série são capturados no momento de receber.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Identificação de Terceiros

Na parte superior esquerda encontram-se dois seletores fundamentais:

Seletor de Fornecedor:

Permite selecionar o fornecedor do qual se vai comprar. O seletor funciona de duas maneiras:

Busca direta: Pode-se digitar o código do terceiro no campo de texto.
Busca com lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa localizado ao lado do campo, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o fornecedor de uma lista completa.

Seletor de Quem Solicita:

Permite identificar qual pessoa ou área está solicitando esta compra. Funciona da mesma maneira que o seletor de fornecedor:

Busca direta: Digitando o código do terceiro.
Busca com lupa: Usando o botão de lupa para abrir o seletor de terceiros.

Zona Superior - Informação do Documento

Na parte superior são mostradas as informações identificadoras do documento:

Número do documento:

Quando se está criando uma fatura nova, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
Após salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único que aparece neste campo.

Seletor de data:

Permite estabelecer a data da fatura de compra. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão finaliza o processo de criação ou edição e persiste as alterações no sistema.

Lista de Produtos

Zona Central - Grade de Produtos

Abaixo das informações do documento encontra-se a lista que mostra os produtos que serão comprados. Por padrão, esta lista aparece vazia quando se cria uma fatura nova.

Zona Inferior Esquerda - Adicionar Produtos

Para adicionar produtos à fatura, são usados os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

Permite selecionar o produto que será adicionado à fatura de compra.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja comprar do produto selecionado.

Processo de adição:

Seleciona-se o produto no seletor.
Digita-se a quantidade de unidades no campo correspondente.
O produto é adicionado automaticamente à lista central.
Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

Zona Inferior Direita - Totais

Na parte inferior direita são mostrados os cálculos financeiros do documento:

Subtotal: Soma dos valores de todos os produtos antes dos descontos.

Desconto: Total de descontos aplicados (se houver).

Total: Valor final da fatura após aplicar os descontos.

Esses totais são recalculados automaticamente cada vez que se modificam as quantidades, valores ou o IVA dos produtos.

Edição de Produtos Adicionados

Uma vez que os produtos foram adicionados à lista, é possível modificar suas informações antes de salvar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

Clicar no produto dentro da lista.
Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
Editar o valor numérico.
O total do documento é recalculado automaticamente.

Edição de valores:

Podem-se modificar o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os totais do documento.

Flexibilidade de edição:

Enquanto o documento não tiver sido salvo ou não tiver sido aprovado, as informações dos produtos adicionados podem ser editadas livremente.

Casos Especiais na Compra de Produtos

Produtos com Números de Série

Quando se compram produtos que têm configurado o uso de números de série, é importante entender que nesta janela NÃO são solicitados os números de série.

Comportamento:

Pode-se digitar a quantidade de unidades a comprar (por exemplo, 10 unidades).
Os números de série não são capturados neste momento.
Os números de série serão especificados posteriormente, no momento de receber a ordem de compra.

Razão:

Os números de série reais dos produtos só são conhecidos quando a mercadoria chega fisicamente, não quando se cria a ordem de compra. Por isso, o sistema adia a captura dos números de série até o processo de recebimento.

Produtos Tipo Kit/Combo

Os produtos do tipo Kit/Combo são aqueles que têm subcomponentes (como cestas ou pacotes). Tecnicamente é possível comprar este tipo de produto nesta janela, mas não é o recomendado.

Comportamento se for comprado um Kit/Combo:

O programa gerencia corretamente a compra.
No momento de receber a ordem de compra, o sistema desmembra automaticamente o Kit/Combo.
O produto Kit/Combo permanece com zero unidades no estoque.
O que realmente cresce no estoque são os produtos componentes individuais.

Prática recomendada:

Os produtos do tipo Kit/Combo são projetados para serem elaborados internamente, combinando produtos simples unitários. O correto é comprar os componentes individuais e depois montar o Kit/Combo internamente, e não comprar o Kit/Combo já montado do fornecedor.

No entanto, se por alguma razão operacional for necessário comprar um Kit/Combo diretamente do fornecedor, o sistema o tratará corretamente por meio do desmembramento automático no momento do recebimento.

Ausência de Menus de Contexto

É importante destacar que esta janela não tem menus de contexto. Não há opções ao clicar com o botão direito sobre os produtos ou em outras áreas da janela.

Todas as operações são realizadas diretamente por meio dos controles visíveis:

Seletores com botões de lupa para terceiros.
Campos de texto para quantidades e valores.
Dê um duplo clique em colunas específicas para editar.
Botão de salvar para finalizar.

Esta simplicidade é intencional para manter o fluxo de trabalho direto e sem distrações.

Salvando o Documento

O botão "Salvar documento" é o que finaliza o processo de criação ou edição da fatura de compra.

Ao clicar em Salvar:

O sistema valida que todos os campos obrigatórios estejam completos.
Se for uma fatura nova, atribui automaticamente o número de documento consecutivo (substituindo o "NEW").
Persiste todas as informações no banco de dados.
O documento fica no status "Sem aprovar".

Depois de salvar:

O documento já existe no sistema e aparece na janela "Lista de Ordens de Compra".
Pode ser editado novamente se ainda não tiver sido aprovado.
Não se pode imprimir até que seja aprovado.
Ainda não gerou nenhum movimento no estoque nem no Kardex.

Status do Documento

Uma fatura de compra passa por diferentes estados ao longo de seu ciclo de vida:

Status: Sem Aprovar (Rascunho)

Recém-criada ou em edição.
Pode ser modificada livremente.
Não pode ser impresso.
Não se pode receber.
Aparece na lista de ordens de compra.

Status: Aprovada

Foi validada e autorizada por pessoal com permissões.
Já não pode ser modificada (nem quantidades, nem valores, nem produtos).
Pode ser impressa para enviar ao fornecedor.
Está pronta para ser recebida.
Gera compromisso de compra.

Status: Recebida (parcial ou totalmente)

A mercadoria foi recebida no armazém.
Os números de série foram capturados (se aplicável).
O estoque foi atualizado com os produtos recebidos.
Foi gerado o registro correspondente no Kardex.
Dependendo se foi recebimento parcial ou total, pode ficar pendente de receber ou ficar fechada.

Aprovação da Ordem de Compra

A aprovação é uma etapa crítica no fluxo de compras. Uma fatura de compra no estado "Sem aprovar" não pode ser impressa nem recebida; primeiro deve ser aprovada.

Onde se aprova:

A aprovação NÃO é feita a partir desta janela de criação. É realizada a partir da janela "Lista de Ordens de Compra", onde na parte inferior se encontra o botão "Aprovar compra".

Permissões necessárias:

Para aprovar uma ordem de compra, o usuário deve ter a permissão específica "Aprovar ordens de compra". Os usuários administradores podem aprovar sem restrição, mas os usuários normais exigem esta permissão atribuída explicitamente.

Processo de aprovação:

Ir para a janela "Lista de Ordens de Compra".
Selecionar a ordem de compra que se deseja aprovar.
Clicar no botão "Aprovar compra".
O sistema altera o estado do documento para "Aprovada".

Consequências da aprovação:

O documento é bloqueado para edição. Já não se podem alterar quantidades, valores, produtos, nem qualquer outro dado.
Habilita-se a opção de imprimir a ordem de compra.
Habilita-se a opção de receber a mercadoria.
O documento gera um compromisso formal de compra.

Importância da aprovação:

Este mecanismo de aprovação implementa um controle interno fundamental: separa a função de quem cria a ordem da de quem a autoriza. Isso previne compras não autorizadas e mantém o controle financeiro da empresa.

Fluxo de Trabalho Completo

O processo completo, desde a criação até o recebimento de uma fatura de compra, segue estas etapas:

Passo 1: Criar a fatura de compra

Abrir a janela "Criar Fatura de Compra".
Selecionar o fornecedor usando o seletor ou a lupa.
Selecionar quem solicita a compra.
Adicionar os produtos um por um, indicando as quantidades.
Ajustar valores e IVA se necessário.
Verificar que os totais estejam corretos.
Clicar em "Salvar documento".
O documento fica no estado "Sem aprovar" com número atribuído.

Passo 2: Aprovar a ordem de compra

Ir para a janela "Lista de Ordens de Compra".
Localizar a ordem recém-criada.
Clicar em "Aprovar compra" (requer permissão).
O documento passa para o estado "Aprovada" e é bloqueado para edição.

Passo 3: Imprimir e enviar ao fornecedor

Com a ordem aprovada, clicar com o botão direito sobre ela.
Selecionar "Imprimir ordem de compra".
Gerar o documento físico ou PDF.
Enviar ao fornecedor (email, fax, físico).

Passo 4: Receber a mercadoria

Quando a mercadoria chega fisicamente, ir à janela "Lista de Ordens de Compra".
Selecionar a ordem aprovada.
Clique em "Receber compra".
A janela "Receber Produto" é aberta.
Verificar quantidades e capturar números de série, se aplicável.
Confirmar o recebimento.
O estoque é atualizado automaticamente.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Ordens de Compra:

Mostra todas as faturas de compra criadas, permitindo pesquisar, filtrar, aprovar, receber, imprimir e excluir ordens de compra. É o centro de gestão do ciclo de compras.

Janela Receber Produto:

Abre-se automaticamente quando se recebe uma ordem de compra aprovada. Permite capturar as quantidades recebidas e os números de série dos produtos.

Janela Lista de Entradas de Armazém:

Mostra o histórico de todas as entradas, incluindo as geradas pelo recebimento de ordens de compra.

Janela Estoque:

É atualizado automaticamente quando se recebe uma ordem de compra, incrementando o estoque disponível dos produtos recebidos.

Janela Kardex:

Registra automaticamente o movimento de entrada quando se recebe uma ordem de compra, mantendo a rastreabilidade completa.

Janela Lista de Terceiros:

Fornece a lista de fornecedores e solicitantes usados nos seletores desta janela.

Recomendações de Uso

Sempre verifique o fornecedor correto

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que o fornecedor selecionado seja o correto. Um erro neste ponto pode causar problemas no recebimento e no pagamento posteriores.

Documente quem solicita

O campo "Quem solicita" é importante para a rastreabilidade interna. Identifique claramente qual área ou pessoa precisa dos produtos.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades antes de salvar. Embora possam ser editadas depois, é mais eficiente fazê-lo corretamente desde o início.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que o subtotal, o desconto e o total reflitam corretamente o que será comprado.

Não compre produtos Kit/Combo diretamente

Sempre que possível, compre os componentes individuais e monte o Kit/Combo internamente. Isso dá maior controle sobre o estoque.

Salve o documento antes de sair

Se precisar interromper a criação, salve o documento para não perder as informações inseridas. Você pode continuar editando-o depois.

Não tente imprimir sem aprovar

Lembre-se de que as ordens de compra só podem ser impressas depois de serem aprovadas. Se precisar imprimir, primeiro deve solicitar a aprovação.

Entenda que depois de aprovar não é possível editar

Uma vez aprovada a ordem, ela fica bloqueada. Se detectar erros após a aprovação, deverá criar uma nova ordem ou fazer ajustes por meio de outros mecanismos.

Coordene o recebimento com o fornecedor

Antes de receber, confirme com o fornecedor a data e a hora da entrega para ter tudo pronto no armazém.

Capture os números de série com cuidado ao receber

Embora os números de série não sejam solicitados nesta janela, serão cruciais no momento de receber. Tenha à mão a mercadoria e os leitores de código de barras para uma captura eficiente.

Use as notas para informações relevantes

Se houver condições especiais de entrega, prazos específicos ou qualquer particularidade, documente essas informações para referência futura.

Mantenha a ordem nas datas

Certifique-se de que a data do documento esteja correta, especialmente se estiver registrando compras retroativas ou planejando compras futuras.

Aproveite a busca com lupa

Se não souber o código exato do fornecedor ou solicitante, use o botão de lupa para pesquisar por nome ou correspondências parciais. É mais prático do que memorizar códigos.

Revise as ordens pendentes de aprovação

Periodicamente revise a lista de ordens de compra para identificar as que estão pendentes de aprovação e gerenciá-las oportunamente.

Capacite a equipe no fluxo completo

Certifique-se de que todos os envolvidos no processo de compras entendam o fluxo completo: criar, aprovar, imprimir, enviar, receber.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

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