Criar Cotação

Janela CRIAR COTAÇÃO A FORNECEDORES

Descrição Geral

A janela Criar Cotação a Fornecedores é o módulo onde são elaboradas as solicitações formais de preços e condições comerciais aos fornecedores. Esta janela cumpre três funções de acordo com o status do documento: criar cotações novas do zero, editar cotações existentes que não foram finalizadas, ou visualizar cotações já fechadas no modo somente leitura.

Uma cotação é a etapa prévia à compra formal. Diferente de uma ordem de compra, não gera compromisso de compra nem afeta o estoque; seu propósito é consultar preços, comparar ofertas e documentar o processo de seleção antes de tomar uma decisão de compra.

O que é uma Cotação a Fornecedores?

Uma Cotação a Fornecedores é um documento de consulta pelo qual a empresa solicita formalmente a um ou vários fornecedores informações sobre preços, disponibilidade e condições comerciais para determinados produtos. Este documento é fundamental para:

Comparar ofertas de diferentes fornecedores antes de comprar.
Negociar melhores condições comerciais com base em múltiplas ofertas.
Documentar o processo de seleção de fornecedores para auditorias.
Criar um histórico de preços para análises futuras.
Converter-se diretamente em Ordem de Compra uma vez selecionada a melhor oferta.

Características principais:

Não gera compromisso de compra.
Não afeta o estoque nem as contas a pagar.
Pode ser convertida em Ordem de Compra quando a decisão é tomada.
Permite edição até que o documento seja finalizado.
Só pode ser impressa depois de ser finalizada.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Seletores de Terceiros

Na parte superior esquerda encontram-se dois seletores duplos fundamentais:

Seletor de Fornecedor:

Permite selecionar o fornecedor a quem será solicitada a cotação. O seletor funciona de duas maneiras:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do terceiro. Ao fazer isso, o nome do terceiro aparece automaticamente em um rótulo ao lado.
Botão de busca: Ao clicar no botão com ícone de lupa localizado à frente do campo, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o fornecedor em uma lista completa.

Seletor de Quem Cota:

Permite identificar qual pessoa ou área interna está solicitando esta cotação. Funciona da mesma maneira que o seletor de fornecedor, com campo de texto e botão de lupa.

Validação em tempo real:

Se for digitado um código de terceiro inexistente em qualquer um dos dois seletores, o campo fica com cor vermelha de fundo, indicando imediatamente que esse código não existe no banco de dados. Esta validação também é executada antes de salvar o documento, garantindo que tanto o fornecedor quanto quem cota existam realmente.

Zona Superior - Informação do Documento

Número do documento:

Quando uma cotação nova está sendo criada, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
Depois de salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único.

Seletor de data:

Permite definir a data da cotação. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão persiste as alterações no sistema.

Grade Central de Produtos

Zona Central - Lista de Produtos Cotados

No centro da janela há uma grade grande onde são mostrados os produtos que serão cotados. As colunas da grade são:

Código: Identificador único do produto.
Nome: Descrição do produto.
Quantidade a cotar: Número de unidades que estão sendo solicitadas ao fornecedor.
Valor: Preço unitário do produto.
IVA: Percentual de IVA aplicado.
Total IVA: Valor do IVA em dinheiro.
Subtotal: Valor do produto antes do IVA.
Total: Valor total do produto incluindo IVA.

Por padrão, esta grade aparece vazia quando uma cotação nova é criada. Os produtos são adicionados por meio dos controles localizados na parte inferior.

Adicionar Produtos à Cotação

Zona Inferior Esquerda - Seletor de Produtos

Para adicionar produtos à cotação, são utilizados os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do produto.
Botão de lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o produto em uma lista completa.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja cotar do produto selecionado.

Botão de adicionar:

Um botão com o símbolo "+" que transfere o produto selecionado com a quantidade especificada para a grade central de produtos.

Processo de adição:

Seleciona-se o produto no seletor (por código ou com a lupa).
Digite a quantidade de unidades a cotar.
Clique no botão "+".
O produto é adicionado automaticamente à grade central.
Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

Edição de Produtos na Grade

Depois que os produtos foram adicionados à grade central, é possível modificar suas informações antes de finalizar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
Editar o valor numérico.
Os totais são recalculados automaticamente.

Edição de valores e IVA:

Podem ser modificados o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto clicando duas vezes nas colunas correspondentes. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os subtotais, o IVA e os totais do produto e do documento completo.

Exclusão de produtos:

Para excluir um produto da cotação:

Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
Pressionar a tecla Delete do teclado.
O produto é excluído imediatamente da lista.

Totais do Documento

Zona Inferior Direita - Resumo Financeiro

Na parte inferior direita da janela, são mostrados os cálculos financeiros consolidados da cotação:

Subtotal: Soma dos valores de todos os produtos antes de descontos e IVA.
Desconto: Total de descontos aplicados (se houver).
Total: Valor final da cotação incluindo IVA e aplicando descontos.

Estes totais são recalculados automaticamente cada vez que são modificadas as quantidades, os valores ou o IVA dos produtos na grade.

Salvamento e Finalização do Documento

O processo de salvamento tem uma particularidade importante: ao clicar no botão "Salvar documento", o sistema mostra uma janela pop-up de confirmação que permite decidir o status do documento.

Janela "Finalizar Cotação a Fornecedores"

Esta janela pop-up apresenta as seguintes opções:

Informação exibida:

O total da cotação de forma informativa.

Pergunta principal:

"Deseja finalizar agora ou prefere deixar o documento aberto para terminá-lo depois?"

Opções disponíveis:

Finalizar depois:

O documento fica com status de rascunho ou "aberto".
Pode continuar sendo editado a qualquer momento futuro.
Produtos podem ser adicionados, modificados ou excluídos posteriormente.
Não pode ser impresso enquanto estiver neste status.
Útil quando a cotação está incompleta ou se está aguardando informação adicional dos fornecedores.

Finalizar agora:

O documento fica totalmente concluído e fechado.
Já não pode ser editada (nem adicionar, modificar ou excluir produtos).
A opção de imprimir a cotação é habilitada.
O documento está pronto para ser enviado aos fornecedores.
Pode ser convertida em Ordem de Compra quando a decisão for tomada.

Implicações da escolha:

A decisão entre finalizar agora ou depois é fundamental porque determina o fluxo de trabalho posterior:

Se for finalizado depois, o documento continua editável, mas não imprimível. Isso é útil para cotações em processo de elaboração onde ainda faltam produtos a adicionar ou preços a confirmar.
Se for finalizado agora, o documento é bloqueado para edição, mas habilitado para impressão e envio. Esta é a opção correta quando a cotação está completa e pronta para ser apresentada formalmente aos fornecedores.

Recomendação:

Você só deve escolher "Finalizar agora" quando estiver completamente certo de que a cotação contém todos os produtos necessários com as quantidades corretas. Uma vez finalizada, qualquer correção exigirá criar uma nova cotação.

Status do Documento

Uma cotação a fornecedores pode encontrar-se em dois estados principais:

Status: Aberto (Não finalizado)

Recém-criada ou em processo de edição.
Pode ser modificada livremente (adicionar, editar, excluir produtos).
Não pode ser impresso.
A palavra "NEW" aparece se ainda não foi salva pela primeira vez.
Pode permanecer neste estado indefinidamente até que se decida finalizar.

Status: Finalizado (Fechado)

Foi marcada como concluída por meio da opção "Finalizar agora".
Já não pode ser modificada (nem quantidades, nem valores, nem produtos).
Pode ser impresso para enviar aos fornecedores.
Está pronta para ser convertida em Ordem de Compra.
Serve como documento formal de solicitação de preços.

Fluxo de Trabalho Típico

O processo completo de criação de uma cotação a fornecedores segue estas etapas:

Passo 1: Criar a cotação

Abrir a janela "Criar Cotação a Fornecedores".
Selecionar o fornecedor usando o campo de texto ou o botão de lupa.
Verificar que o nome do fornecedor apareça corretamente (campo sem fundo vermelho).
Selecionar quem solicita a cotação interna.
Verificar a data do documento.

Passo 2: Adicionar produtos

Para cada produto a cotar:

Selecionar o produto no seletor inferior (por código ou com a lupa).
Digitar a quantidade de unidades a cotar.
Clicar no botão "+" para adicioná-lo à grade central.

Repetir para todos os produtos necessários.

Passo 3: Ajustar informação

Revisar a grade central de produtos.
Clicar duas vezes nas quantidades, valores ou IVA para editar se necessário.
Verificar que os totais na parte inferior direita estejam corretos.
Se for necessário excluir algum produto, selecioná-lo e pressionar a tecla Delete.

Passo 4: Salvar o documento

Clicar no botão "Salvar documento" na parte superior direita.
A janela "Finalizar Cotação a Fornecedores" é aberta.
Revisar o total mostrado de forma informativa.

Passo 5: Decidir o status do documento

Se a cotação estiver incompleta: Escolher "Finalizar depois" para continuar editando posteriormente.
Se a cotação estiver completa: Escolher "Finalizar agora" para fechá-la e habilitar a impressão.

Passo 6: Imprimir e enviar (somente se foi finalizada)

Ir para a janela "Lista de Cotações a Fornecedores".
Localizar a cotação finalizada.
Clique com o botão direito sobre ela.
Selecionar "Imprimir cotação".
Gerar o documento físico ou PDF.
Enviar ao fornecedor (email, fax, físico).

Passo 7: Receber resposta do fornecedor

O fornecedor envia sua oferta com preços, disponibilidade e condições.
Registrar a resposta no sistema ou em documentação externa.

Passo 8: Comparar ofertas (se foi cotado a vários fornecedores)

Revisar as cotações de diferentes fornecedores.
Comparar preços, prazos de entrega, condições de pagamento.
Identificar a oferta mais conveniente.

Passo 9: Converter em Ordem de Compra (opcional)

Uma vez selecionada a melhor oferta, ir para a janela "Lista de Cotações a Fornecedores".
Clicar com o botão direito sobre a cotação vencedora.
Selecionar "Converter documento" → "Ordem de compra".
O sistema cria automaticamente uma Ordem de Compra com todas as informações da cotação.
Ajustar se necessário e salvar a Ordem de Compra.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação de terceiros em tempo real:

Se for digitado um código de fornecedor ou solicitante inexistente, o campo fica com fundo vermelho imediatamente.
Esta validação também é executada ao salvar o documento.

Validação de produtos:

Só podem ser adicionados produtos que existam no estoque.
O seletor de produtos com lupa só mostra produtos válidos.

Validação de quantidades:

As quantidades devem ser números positivos.
O sistema não permite quantidades negativas ou zero.

Validação de valores:

Os valores unitários devem ser números válidos.
As porcentagens de IVA devem estar em faixas válidas.

Validação ao finalizar:

O sistema verifica que haja pelo menos um produto na cotação antes de permitir finalizar.
Todos os totais são recalculados para garantir consistência.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Cotações a Fornecedores:

Mostra todas as cotações criadas, permitindo pesquisar, filtrar, ver, imprimir, excluir e converter cotações. É o centro de gestão do processo de cotação.

Janela Criar Fatura de Compra (Ordem de Compra):

Quando uma cotação é convertida em Ordem de Compra, esta janela é aberta com todas as informações pré-carregadas da cotação.

Janela Lista de Ordens de Compra:

Mostra as ordens de compra geradas a partir de cotações convertidas.

Janela Lista de Terceiros:

Fornece a lista de fornecedores e solicitantes usados nos seletores desta janela.

Janela Estoque:

Fornece a lista de produtos disponíveis para cotar. Os produtos devem existir no estoque para poderem ser adicionados à cotação.

Recomendações de Uso

Verifique sempre os terceiros

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que tanto o fornecedor quanto quem solicita estejam corretamente selecionados. Observe que os campos não tenham fundo vermelho, o que indicaria códigos inexistentes.

Use a pesquisa com lupa quando não conhecer os códigos

Se você não lembra o código exato de um fornecedor ou produto, use o botão de lupa para pesquisar por nome. É mais prático e evita erros de digitação.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades antes de adicionar cada produto. Embora possam ser editadas depois, é mais eficiente fazê-lo corretamente desde o início.

Edite diretamente na grade

Aproveite a funcionalidade de clique duplo para editar quantidades, valores e IVA diretamente na grade central. É mais rápido do que excluir e adicionar produtos novamente.

Use Delete para excluir produtos

Se você precisar remover um produto da cotação, simplesmente selecione-o e pressione a tecla Delete. É mais rápido do que tentar editá-lo para zero.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que o subtotal, o desconto e o total reflitam corretamente o que será cotado. Estes valores serão os que se apresentam ao fornecedor.

Decida cuidadosamente entre finalizar agora ou depois

Escolha "Finalizar depois" apenas se você realmente precisar continuar editando mais tarde.
Escolha "Finalizar agora" apenas quando a cotação estiver completa e pronta para enviar.
Lembre-se de que, uma vez finalizada, não pode ser editada.

Não finalize prematuramente

Se você tiver dúvidas sobre algum produto ou quantidade, é melhor salvar com "Finalizar depois" e revisar antes de fechar definitivamente o documento.

Cote com múltiplos fornecedores

Para compras importantes, crie cotações separadas para diferentes fornecedores. Isso permite comparar ofertas de maneira objetiva.

Documente as respostas dos fornecedores

Quando os fornecedores responderem à sua cotação, registre os preços e condições oferecidos. Esta informação é valiosa para futuras negociações.

Converta somente a cotação vencedora

Se você cotou a vários fornecedores, converta em Ordem de Compra apenas a cotação do fornecedor selecionado. As demais cotações ficam como histórico de consulta.

Mantenha um arquivo de cotações

Embora o sistema salve todo o histórico, é boa prática imprimir ou salvar em PDF as cotações finalizadas mais importantes para arquivamento físico.

Use as notas para informações relevantes

Se houver condições especiais, prazos de resposta esperados, ou qualquer particularidade, documente-a nas notas do documento para referência futura.

Aproveite o histórico de preços

As cotações anteriores são uma excelente referência para negociar com fornecedores. Você pode mostrar cotações passadas para justificar solicitações de melhores preços.

Coordene com a área de compras

Se você não é quem finalmente aprovará a compra, certifique-se de que a cotação contenha todas as informações necessárias para que o aprovador possa tomar uma decisão informada.

Revise cotações pendentes

Periodicamente revise a lista de cotações para identificar as que estão com status "aberto" e decidir se são finalizadas ou descartadas.

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