Janela CRIAR COTAÇÃO A CLIENTES

Descrição Geral

A janela Criar Cotação a Clientes é o módulo onde são elaboradas as ofertas comerciais formais para os clientes. Esta janela cumpre três funções de acordo com o status do documento: criar cotações novas do zero, editar cotações existentes que não foram finalizadas, ou visualizar cotações já fechadas no modo somente leitura.

Esta janela tem a mesma forma, estrutura e procedimento que a janela de Fatura de Venda, seguindo o mesmo padrão de design de todas as janelas de criação de documentos no Kardex Tauro. No entanto, apresenta diferenças importantes relacionadas à validação de estoque disponível e à informação financeira, pois uma cotação é um documento de proposta comercial e não uma transação formal.

O Que é uma Cotação a Clientes?

Uma Cotação a Clientes é um documento comercial pelo qual a empresa apresenta formalmente a um cliente uma oferta de produtos, preços, quantidades e condições comerciais. Diferente de uma Fatura de Venda, a cotação não gera compromisso de venda, não afeta o estoque nem gera contas a receber. É um documento de proposta que pode ou não se concretizar em uma venda.

Características principais:

  • NÃO desconta estoque disponível do estoque (não afeta o estoque).
  • NÃO gera movimentos no Kardex.
  • NÃO gera contas a receber nem a pagar.
  • NÃO valida o estoque disponível (podem ser cotados produtos que ainda não estejam no armazém).
  • Pode estar no estado aberta (em elaboração, editável) ou fechada (finalizada).
  • Só pode ser impressa quando está fechada/finalizada.
  • Pode ser convertida diretamente em Fatura de Venda quando o cliente aceita a oferta.
  • Serve como ferramenta de acompanhamento comercial e negociação.

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Seletores de Terceiros

Na parte superior há um seletor duplo que identifica os dois atores envolvidos na cotação:

Seletor do Cliente:

Permite selecionar o cliente a quem será enviada a cotação. O seletor funciona de três maneiras complementares:

  • Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do cliente.
  • Botão de busca: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o cliente em uma lista completa.
  • Rótulo de nome: Mostra automaticamente o nome do terceiro selecionado.

Seletor do Funcionário que Cota:

Permite identificar qual funcionário da empresa está elaborando a cotação. Funciona da mesma maneira que o seletor do cliente, com campo de texto, botão de lupa e rótulo de nome.

Validação em tempo real:

Se for digitado um código de terceiro inexistente em qualquer um dos dois seletores, o campo fica com cor vermelha de fundo, indicando imediatamente que esse código não existe no banco de dados. Esta validação também é executada antes de salvar o documento, garantindo que ambos os terceiros existam realmente.

Requisito obrigatório:

Ambos os terceiros são necessários para realizar a cotação: o cliente e o funcionário que cota. Sem ambos, o sistema não permitirá salvar o documento.

Zona Superior - Informação do Documento

Número do documento:

  • Quando uma cotação nova está sendo criada, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
  • Depois de salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único.

Seletor de data:

Permite definir a data da cotação. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão inicia o processo de salvamento e finalização do documento.

Grade Central de Produtos

Zona Central - Lista de Produtos Cotados

No centro da janela há uma grade onde são mostrados os produtos que serão cotados. As colunas da grade são:

  • Código: Identificador único do produto.
  • Nome: Descrição do produto.
  • Quantidade: Número de unidades que estão sendo cotadas.
  • Valor: Preço unitário do produto.
  • Total IVA: Valor do IVA em dinheiro.
  • Total: Valor total do produto incluindo IVA.
  • Subtotal: Valor do produto antes do IVA.

Por padrão, esta grade aparece vazia quando uma cotação nova é criada. Os produtos são adicionados por meio dos controles localizados na parte inferior.

Adicionar Produtos à Cotação

Zona Inferior Esquerda - Seletor de Produtos

Para adicionar produtos à cotação, são utilizados os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

  • Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do produto.
  • Botão de lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o produto em uma lista suspensa completa.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja cotar do produto selecionado.

Botão de adicionar:

Um botão com o símbolo "+" que transfere o produto selecionado com a quantidade especificada para a grade central de produtos.

Processo de adição:

  1. Seleciona-se o produto no seletor (por código ou com a lupa).
  2. Digite a quantidade de unidades a cotar.
  3. Clique no botão "+".
  4. O produto é adicionado automaticamente à grade central.
  5. Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

IMPORTANTE - Sem validação de estoque disponível:

Diferente da Fatura de Venda, na cotação NÃO se valida o estoque disponível. Isso significa que:

  • Podem ser cotadas quantidades maiores que o estoque disponível atual no armazém.
  • Podem ser cotados produtos que ainda não estão no estoque, mas que se planeja comprar ou produzir.
  • O sistema NÃO coloca o controle em vermelho se for cotado mais do que o disponível.
  • Isso está correto, pois uma cotação é uma proposta comercial que pode envolver produtos que serão adquiridos ou fabricados especificamente para cumprir a oferta.

Validação de produto existente:

Embora o estoque disponível não seja validado, o produto SIM deve estar criado no estoque. Se for digitado o código de um produto inexistente no seletor, o controle fica vermelho, indicando que esse produto não existe no sistema. Esta validação previne erros de digitação e garante que só sejam cotados produtos que estão registrados no catálogo.

Edição de Produtos na Grade

Depois que os produtos foram adicionados à grade central, é possível modificar suas informações antes de finalizar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

  1. Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
  2. Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
  3. É exibida uma pequena janela onde é possível escrever o novo número.
  4. Os totais são recalculados automaticamente.

Edição de valores e IVA:

Podem ser modificados o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto clicando duas vezes nas colunas correspondentes. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os subtotais, o IVA e os totais do produto e do documento completo.

Informação Financeira da Cotação

Zona Inferior Direita - Resumo Financeiro

Ao lado direito do seletor de produtos, é mostrada a informação financeira consolidada da cotação. IMPORTANTE: Esta informação é mais simples do que na Fatura de Venda, pois são mostrados apenas três valores:

  • Subtotal: Valor total dos produtos antes de descontos.
  • Desconto: Total de descontos aplicados (se houver).
  • Total Cotação: Valor final da cotação incluindo descontos.

Diferenças em relação à Fatura de Venda:

Na cotação, NÃO são exibidos:

  • Base tributável (não é relevante para uma proposta comercial).
  • Valor do IVA detalhado (o IVA é incluído no total se aplicável).
  • Informação de pagamento, dinheiro, crédito ou troco (não há transação financeira).

Estes totais são recalculados automaticamente cada vez que são modificadas as quantidades, os valores ou os descontos dos produtos na grade.

Salvamento e Finalização do Documento

O processo de salvamento é mais simples do que na Fatura de Venda: ao clicar no botão "Salvar documento", o sistema mostra uma janela pop-up de confirmação que permite decidir o status do documento.

Janela "Finalizar Cotação a Clientes"

Esta janela pop-up apresenta as seguintes opções:

Informação exibida:

  • O Total da Cotação de forma informativa.
  • NÃO é exibida informação de pagamento (dinheiro, crédito, troco) porque uma cotação não gera transações financeiras.

Pergunta principal:

"Deseja finalizar agora ou prefere deixar o documento aberto para terminá-lo depois?"

Opções disponíveis:

Finalizar agora:

  • O documento fica totalmente concluído e fechado.
  • Já não pode ser editado.
  • A cotação pode ser impressa.
  • NÃO se desconta mercadoria do estoque (é apenas uma proposta).
  • NÃO são gerados lançamentos no Kardex.
  • NÃO são geradas contas a receber.
  • O documento está pronto para envio ao cliente.

Finalizar depois:

  • O documento fica com status de rascunho ou "aberto".
  • Pode continuar sendo editado a qualquer momento futuro.
  • Produtos podem ser adicionados, modificados ou excluídos posteriormente.
  • Não pode ser impresso.
  • Útil quando a cotação está incompleta ou se está aguardando informação adicional.

Implicações da escolha:

A decisão entre finalizar agora ou depois é fundamental porque determina se o documento pode ser impresso:

  • Se for finalizado depois, o documento continua editável, mas não imprimível. Isso é útil para cotações em processo de elaboração onde ainda faltam produtos a adicionar ou preços a confirmar.
  • Se for finalizado agora, o documento é bloqueado para edição, mas habilitado para impressão e envio. Esta é a opção correta quando a cotação está completa e pronta para ser apresentada formalmente ao cliente.

Recomendação:

Você só deve escolher "Finalizar agora" quando estiver completamente certo de que a cotação contém todos os produtos necessários com as quantidades corretas e os preços acordados. Uma vez finalizada, qualquer correção exigirá criar uma nova cotação.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação de terceiros em tempo real:

  • Se for digitado um código de cliente ou funcionário inexistente, o campo fica com fundo vermelho imediatamente.
  • Esta validação também é executada antes de salvar o documento.

Validação de produtos:

  • Só podem ser adicionados produtos que existam no estoque.
  • Se for digitado um código de produto inexistente, o controle fica com fundo vermelho.
  • O seletor de produtos com lupa só mostra produtos válidos.

SEM validação de estoque disponível:

  • As quantidades disponíveis no estoque NÃO são validadas.
  • Podem ser cotadas quantidades maiores que o estoque disponível atual.
  • Podem ser cotados produtos com estoque zero.
  • Isso é intencional, pois as cotações podem envolver produtos que serão adquiridos ou produzidos especificamente para cumprir a oferta.

Validação de quantidades:

  • As quantidades devem ser números positivos.
  • O sistema não permite quantidades negativas ou zero.

Validação de valores:

  • Os valores unitários devem ser números válidos.
  • As porcentagens de IVA devem estar em faixas válidas.

Validação ao finalizar:

  • O sistema verifica que haja pelo menos um produto na cotação antes de permitir finalizar.
  • Todos os totais são recalculados para garantir consistência.
  • Valida-se que os dois terceiros obrigatórios (cliente e funcionário) tenham sido capturados.

Fluxo de Trabalho Típico

O processo completo de criação de uma cotação a clientes segue estas etapas:

Passo 1: Identificar os atores

  • Abrir a janela "Criar Cotação a Clientes".
  • Selecionar o cliente usando o campo de texto ou o botão de lupa.
  • Verificar que o nome do cliente apareça corretamente (campo sem fundo vermelho).
  • Selecionar o funcionário que elabora a cotação.
  • Verificar que ambos os terceiros estejam corretamente identificados.

Passo 2: Adicionar produtos

  • Para cada produto a cotar:
    • Selecionar o produto no seletor inferior (por código ou com a lupa).
    • Verificar que o código seja válido (sem fundo vermelho).
    • Digitar a quantidade de unidades a cotar.
    • NÃO há validação de estoque disponível, pode-se cotar qualquer quantidade.
    • Clicar no botão "+" para adicioná-lo à grade central.
  • Repetir para todos os produtos necessários.

Passo 3: Ajustar informação

  • Revisar a grade central de produtos.
  • Se necessário, clicar duas vezes nas quantidades, valores ou IVA para editar.
  • Verificar que os totais (Subtotal, Desconto, Total Cotação) estejam corretos.

Passo 4: Salvar o documento

  • Clicar no botão "Salvar documento" na parte superior direita.
  • Abre-se a janela "Finalizar Cotação a Clientes".

Passo 5: Decidir o status do documento

  • Se a cotação estiver incompleta: Escolher "Finalizar depois" para continuar editando posteriormente.
  • Se a cotação estiver completa e você quiser enviá-la: Escolher "Finalizar agora" para fechar o documento e habilitar a impressão.

Passo 6: Confirmar efeitos

  • Se foi escolhido "Finalizar agora":
    • O documento é fechado e não pode ser editado.
    • NÃO se afeta o estoque (é apenas uma proposta).
    • NÃO são geradas contas a receber.
    • É possível imprimir a cotação para enviar ao cliente.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Cotações a Clientes:

Mostra todas as cotações criadas, permitindo pesquisar, filtrar, ver, imprimir, excluir e converter cotações. É o centro de gestão do processo de cotações.

Janela Fatura de Venda:

Quando uma cotação é convertida em Fatura de Venda, esta janela abre com todas as informações da cotação pré-carregadas. Neste momento SIM o estoque disponível é validado e o estoque é baixado.

Janela Lista de Faturas de Venda:

Mostra as faturas de venda geradas a partir de cotações convertidas.

Janela Estoque:

Fornece a lista de produtos disponíveis para cotação. Os produtos devem existir no estoque para poderem ser adicionados à cotação, mas o estoque disponível não é validado.

Janela Lista de Terceiros (Clientes):

Fornece a lista de clientes usados no seletor desta janela.

Janela Lista de Terceiros (Funcionários):

Fornece a lista de funcionários usados no seletor de quem faz a cotação.

Recomendações de Uso

Verifique sempre os terceiros

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que tanto o cliente quanto o funcionário que faz a cotação estejam corretamente selecionados. Observe que os campos não tenham fundo vermelho, o que indicaria códigos inexistentes.

Use a pesquisa com lupa quando não conhecer os códigos

Se você não lembrar o código exato de um cliente ou produto, use o botão de lupa para pesquisar pelo nome. É mais prático e evita erros de digitação.

Aproveite a liberdade de cotar sem validação de estoque disponível

Você pode cotar produtos que ainda não estão no armazém ou quantidades maiores que o estoque disponível atual. Isso é útil para:

  • Cotar produtos que serão comprados especificamente para o cliente.
  • Cotar produtos que serão produzidos sob encomenda.
  • Elaborar propostas comerciais sem limitações de estoque atual.

Mas lembre-se de validar o estoque disponível antes de converter em venda

Quando o cliente aceitar a cotação e convertê-la em Fatura de Venda, o sistema SIM validará o estoque disponível. Certifique-se de que os produtos estejam disponíveis antes de formalizar a venda.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades e os preços antes de adicionar cada produto. Embora possam ser editados depois (se o documento não estiver finalizado), é mais eficiente fazer isso corretamente desde o início.

Edite diretamente na grade

Aproveite a funcionalidade de clique duplo para editar quantidades, valores e IVA diretamente na grade central. É mais rápido do que excluir e adicionar produtos novamente.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que o Subtotal, Desconto e Total Cotação reflitam corretamente a oferta. Esses valores serão os apresentados ao cliente.

Decida cuidadosamente entre finalizar agora ou depois

  • Escolha "Finalizar depois" apenas se você realmente precisar continuar editando mais tarde.
  • Escolha "Finalizar agora" apenas quando a cotação estiver completa e pronta para enviar.
  • Lembre-se de que, uma vez finalizada, não pode ser editada.

Imprima a cotação para o cliente

Uma vez finalizada, imprima a cotação para enviar ao cliente como proposta formal.

Não finalize prematuramente

Se você tiver dúvidas sobre algum produto, quantidade ou preço, é melhor salvar com "Finalizar depois" e revisar antes de enviar definitivamente a cotação.

Documente condições especiais

Use as notas da cotação para registrar:

  • Prazo de validade da oferta.
  • Condições de pagamento propostas.
  • Prazos de entrega estimados.
  • Garantias ou serviços incluídos.
  • Qualquer outra condição comercial relevante.

Cote para múltiplos clientes

Você pode criar cotações separadas para diferentes clientes, ajustando preços e condições conforme cada caso.

Converta rapidamente as cotações aceitas

Quando um cliente aceitar uma cotação, converta-a imediatamente em Fatura de Venda para formalizar a venda sem perder tempo nem informações.

Faça o acompanhamento de cotações pendentes

Use a janela "Lista de Cotações a Clientes" para identificar cotações que ainda não foram convertidas em vendas e exigem acompanhamento comercial.

Capacite a equipe de vendas

Certifique-se de que todos os vendedores entendam como o sistema funciona, as validações automáticas e a diferença entre cotação (sem validação de estoque disponível) e venda (com validação de estoque disponível).

Analise a efetividade das cotações

Revise periodicamente quantas cotações são convertidas em vendas para avaliar a efetividade das propostas comerciais e ajustar estratégias de preços.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

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