Janela CRIAR DEVOLUÇÃO A FORNECEDORES

Descrição Geral

A janela Criar Devolução a Fornecedores é o módulo onde se formalizam as devoluções de mercadoria aos fornecedores depois de terem sido adquiridas previamente. Esta janela cumpre três funções conforme o estado do documento: criar devoluções novas do zero, editar devoluções existentes que não foram finalizadas, ou visualizar devoluções já fechadas em modo somente leitura.

Esta janela tem a mesma forma, estrutura e procedimento que as janelas de Consumos de Armazém, Transferências Internas e Perdas, seguindo o mesmo padrão de projeto que todas as janelas de criação de documentos no Kardex Tauro. No entanto, apresenta diferenças importantes em seu propósito e efeitos, já que uma devolução a fornecedores representa o retorno de mercadoria ao fornecedor, gerando ajustes nas contas a pagar.

O que é uma Devolução a Fornecedores?

Uma Devolução a Fornecedores é o documento que formaliza o retorno de produtos ao fornecedor depois de terem sido adquiridos previamente. Representa o processo inverso de uma compra, onde a mercadoria sai do estoque e retorna ao fornecedor, geralmente gerando um ajuste nas contas a pagar por meio de uma nota de débito.

Características principais:

  • Ao finalizá-la, desconta automaticamente o estoque disponível.
  • Gera os lançamentos correspondentes no Kardex como saída por devolução.
  • Gera ajuste em contas a pagar (nota de débito) ao fornecedor correspondente.
  • Não gera contas a receber.
  • Valida que existam produtos disponíveis no estoque antes de permitir a devolução.
  • Só pode ser impressa quando está fechada/finalizada.
  • Se os produtos usarem números de série, estes ficam vinculados à devolução.
  • Requer documentar a causa ou o motivo da devolução.
  • O terceiro principal é sempre um fornecedor.

Status do documento:

  • Aberta: Documento em processo de edição, produtos podem ser adicionados ou modificados.
  • Fechada: Documento finalizado, já não pode ser editado, pode ser impresso, o estoque disponível é baixado.
  • Excluída: Documento cancelado, visível apenas como registro histórico.

Tipos de devoluções registradas aqui:

  • Produtos defeituosos ou em mau estado
  • Mercadoria com erros no pedido (produtos diferentes dos solicitados)
  • Produtos próximos do vencimento que o fornecedor aceita receber de volta
  • Produtos obsoletos sob acordos de devolução
  • Quantidades incorretas recebidas
  • Produtos danificados durante o transporte (responsabilidade do fornecedor)
  • Devoluções por garantias com fornecedores
  • Ajustes comerciais acordados com fornecedores

Estrutura da Janela

A janela é organizada em várias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Seletores de Terceiros

Na parte superior encontra-se um seletor duplo que identifica as partes envolvidas na devolução:

Seletor do Fornecedor:

Permite selecionar o fornecedor ao qual a mercadoria será devolvida. O seletor funciona de três maneiras complementares:

  • Campo de texto: Pode-se digitar diretamente o código do fornecedor.
  • Botão de busca: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o fornecedor de uma lista completa.
  • Rótulo de nome: Mostra automaticamente o nome do fornecedor selecionado.

Seletor do Responsável:

Permite identificar qual funcionário ou área está gerenciando esta devolução. Funciona da mesma maneira que o seletor do fornecedor, com campo de texto, botão de lupa e label de nome.

Validação em tempo real:

Se for digitado um código de fornecedor ou responsável inexistente em qualquer um dos dois seletores, o campo fica com cor vermelha de fundo, indicando imediatamente que esse código não existe no banco de dados. Esta validação também é executada antes de salvar o documento, garantindo que ambos os terceiros existam realmente.

Requisito obrigatório:

Ambos os seletores são necessários para realizar a devolução: o fornecedor e o responsável. Sem ambos, o sistema não permitirá salvar o documento.

Zona Superior - Informação do Documento

Número do documento:

  • Quando se está criando uma devolução nova, neste campo aparece a palavra "NEW", indicando que o documento ainda não foi salvo e, portanto, não tem número atribuído.
  • Depois de salvar o documento, o sistema atribui automaticamente um número consecutivo único.

Seletor de data:

Permite definir a data da devolução. Por padrão, assume a data atual, mas pode ser modificada se necessário.

Botão Salvar Documento:

Na parte superior direita há um botão grande e destacado que diz "Salvar documento". Este botão inicia o processo de salvamento e finalização do documento.

Grade Central de Produtos

Zona Central - Lista de Produtos a Devolver

No centro da janela encontra-se uma grade onde são mostrados os produtos que serão devolvidos ao fornecedor. As colunas da grade são:

  • Código: Identificador único do produto.
  • Nome: Descrição do produto.
  • Quantidade: Número de unidades que estão sendo devolvidas.
  • Valor: Valor unitário do produto.
  • Total IVA: Valor do IVA em dinheiro.
  • Total: Valor total do produto incluindo IVA.
  • Subtotal: Valor do produto antes do IVA.

Por padrão, esta grade aparece vazia quando se cria uma devolução nova. Os produtos são adicionados por meio dos controles localizados na parte inferior.

Adicionar Produtos à Devolução

Zona Inferior Esquerda - Seletor de Produtos

Para adicionar produtos à devolução, são usados os controles localizados na parte inferior esquerda:

Seletor de produto:

  • Campo de texto: É possível digitar diretamente o código do produto.
  • Botão de lupa: Ao clicar no botão com ícone de lupa, abre-se uma caixa de diálogo onde é possível pesquisar e selecionar o produto em uma lista suspensa completa.

Campo de unidades:

Campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que serão devolvidas do produto selecionado.

Botão de adicionar:

Um botão com o símbolo "+" que transfere o produto selecionado com a quantidade especificada para a grade central de produtos.

Processo de adição:

  1. Seleciona-se o produto no seletor (por código ou com a lupa).
  2. Digita-se a quantidade de unidades a devolver.
  3. Clique no botão "+".
  4. O produto é adicionado automaticamente à grade central.
  5. Podem ser adicionados tantos produtos quantos forem necessários.

Validação de estoque disponível:

O sistema valida automaticamente que existam produtos disponíveis no estoque. Se você tentar digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica vermelho, indicando que não é possível devolver mais do que se tem. Esta validação previne devoluções de produtos não disponíveis.

Validação de produto existente:

Se for digitado o código de um produto inexistente no seletor, o controle fica vermelho, indicando que esse produto não existe no estoque. Esta ajuda visual previne erros de digitação.

Edição de Produtos na Grade

Depois que os produtos foram adicionados à grade central, é possível modificar suas informações antes de finalizar o documento:

Edição de quantidades:

Para modificar a quantidade de um produto já adicionado:

  1. Selecionar o produto clicando sobre ele na grade.
  2. Dê um clique duplo na coluna "Quantidade".
  3. É exibida uma pequena janela onde é possível escrever o novo número.
  4. O sistema valida que a nova quantidade não exceda o estoque disponível.
  5. Os totais são recalculados automaticamente.

Edição de valores e IVA:

Podem ser modificados o valor unitário e a porcentagem de IVA de cada produto clicando duas vezes nas colunas correspondentes. Ao alterar qualquer um desses valores, o sistema recalcula automaticamente os subtotais, o IVA e os totais do produto e do documento completo.

Informação Financeira da Devolução

Zona Inferior Direita - Resumo Financeiro

Ao lado direito do seletor de produtos, são mostradas as informações financeiras consolidadas da devolução. Essas informações são simples e diretas:

  • SubTotal: Valor total dos produtos a devolver antes do IVA.
  • Total Devolução: Valor final da devolução incluindo IVA.

Diferenças em relação a outras janelas:

Na devolução NÃO são mostrados:

  • Base tributável detalhada.
  • Informação de descontos.
  • Informações de pagamento, dinheiro, crédito ou troco (não há transação de cobrança, mas sim ajuste às contas a pagar).

Estes totais são recalculados automaticamente cada vez que são modificadas as quantidades, os valores ou o IVA dos produtos na grade.

Salvamento e Finalização do Documento

O processo de salvamento é semelhante ao de outras janelas: ao clicar no botão "Salvar documento", o sistema mostra uma janela pop-up de confirmação que permite decidir o status do documento.

Janela "Finalizar Devolução a Fornecedores"

Esta janela pop-up apresenta as seguintes opções:

Informação exibida:

  • O Total da Devolução de forma informativa.
  • NÃO é exibida informação de pagamento (dinheiro, crédito, troco) porque uma devolução gera ajuste às contas a pagar, não uma transação de cobrança.

Pergunta principal:

"Deseja finalizar agora ou prefere deixar o documento aberto para terminá-lo depois?"

Opções disponíveis:

Finalizar agora:

  • O documento fica totalmente concluído e fechado.
  • Já não pode ser editado.
  • O documento pode ser impresso.
  • O estoque disponível é descontado automaticamente.
  • Os lançamentos correspondentes são gerados no Kardex.
  • Gera-se ajuste nas contas a pagar do fornecedor.
  • O documento está pronto para acompanhar o envio físico da mercadoria ao fornecedor.

Finalizar depois:

  • O documento fica com status de rascunho ou "aberto".
  • Pode continuar sendo editado a qualquer momento futuro.
  • Produtos podem ser adicionados, modificados ou excluídos posteriormente.
  • Não pode ser impresso.
  • Ainda não afeta o estoque nem o Kardex.
  • Útil quando a devolução está incompleta ou se está aguardando confirmação do fornecedor.

Implicações críticas da escolha:

A decisão entre finalizar agora ou depois é fundamental porque determina se o estoque e o Kardex são atualizados:

  • Se for finalizado depois, o documento continua editável, mas não tem efeito no estoque nem no Kardex. Os produtos não são descontados até que seja finalizado.
  • Se você finalizar agora, o documento é bloqueado para edição e o estoque e o Kardex são atualizados automaticamente. Os produtos são baixados e o ajuste nas contas a pagar é gerado.

Recomendação:

Você só deve escolher "Finalizar agora" quando estiver completamente seguro de que todos os produtos a devolver estão corretamente registrados, o estoque físico coincide com o que será registrado, e a recepção da devolução foi coordenada com o fornecedor.

Validações do Sistema

A janela implementa várias validações para garantir a integridade dos dados:

Validação de terceiros em tempo real:

  • Se for digitado um código de fornecedor ou responsável inexistente, o campo fica com fundo vermelho imediatamente.
  • Esta validação também é executada antes de salvar o documento.

Validação de produtos:

  • Só podem ser adicionados produtos que existam no estoque.
  • Se for digitado um código de produto inexistente, o controle fica com fundo vermelho.
  • O seletor de produtos com lupa só mostra produtos válidos.

Validação de estoque disponível:

  • As quantidades disponíveis no estoque são validadas.
  • Não é possível devolver mais unidades do que as disponíveis.
  • Se for feita uma tentativa de digitar uma quantidade maior que o estoque disponível, o controle fica com fundo vermelho.
  • Esta validação previne devoluções de produtos não disponíveis.

Validação de quantidades:

  • As quantidades devem ser números positivos.
  • O sistema não permite quantidades negativas ou zero.

Validação de valores:

  • Os valores unitários devem ser números válidos.
  • As porcentagens de IVA devem estar em faixas válidas.

Validação ao finalizar:

  • O sistema verifica que haja pelo menos um produto na devolução antes de permitir finalizar.
  • Todos os totais são recalculados para garantir consistência.
  • Valida-se que os dois seletores obrigatórios (fornecedor e responsável) tenham sido capturados.

Fluxo de Trabalho Típico

O processo completo de criação de uma devolução a fornecedores segue estes passos:

Passo 1: Identificar o fornecedor e o responsável

  • Abrir a janela "Criar Devolução a Fornecedores".
  • Selecionar o fornecedor usando o campo de texto ou o botão de lupa.
  • Verificar que o nome do fornecedor apareça corretamente (campo sem fundo vermelho).
  • Selecionar o responsável pela devolução.
  • Verificar que ambos os seletores estejam corretamente identificados.

Passo 2: Adicionar produtos

  • Para cada produto a devolver:
    • Selecionar o produto no seletor inferior (por código ou com a lupa).
    • Verificar que o código seja válido (sem fundo vermelho).
    • Digitar a quantidade de unidades a devolver.
    • Verificar que a quantidade não exceda o estoque disponível (sem fundo vermelho).
    • Clicar no botão "+" para adicioná-lo à grade central.
  • Repetir para todos os produtos necessários.

Passo 3: Ajustar informação

  • Revisar a grade central de produtos.
  • Se necessário, clicar duas vezes nas quantidades, valores ou IVA para editar.
  • Verificar que os totais (SubTotal e Total Devolução) estejam corretos.

Passo 4: Salvar o documento

  • Clicar no botão "Salvar documento" na parte superior direita.
  • Abre-se a janela "Finalizar Devolução a Fornecedores".

Passo 5: Decidir o status do documento

  • Se a devolução estiver incompleta: Escolher "Finalizar depois" para continuar editando posteriormente.
  • Se a devolução estiver completa e coordenada com o fornecedor: Escolher "Finalizar agora" para fechar o documento, descontar o estoque e gerar os lançamentos no Kardex.

Passo 6: Confirmar efeitos

  • Se foi escolhido "Finalizar agora":
    • O documento é fechado e não pode ser editado.
    • O estoque é atualizado automaticamente com a baixa dos produtos devolvidos.
    • São gerados os lançamentos no Kardex.
    • Gera-se ajuste nas contas a pagar do fornecedor.
    • É possível imprimir o documento para acompanhar o envio ao fornecedor.

Passo 7: Coordenar o envio

  • Imprimir o documento de devolução.
  • Coordenar com o fornecedor a data e a forma de envio.
  • Enviar a mercadoria fisicamente acompanhada do documento impresso.
  • Verificar que o fornecedor receba a mercadoria e confirme o ajuste nas contas a pagar.

Relação com Outras Janelas

Janela Lista de Devoluções a Fornecedores:

Mostra todas as devoluções criadas, permitindo pesquisar, filtrar, ver, imprimir e excluir devoluções. É o centro de gestão do processo de devoluções a fornecedores.

Janela Estoque:

É atualizado automaticamente quando uma devolução é finalizada, baixando o estoque disponível dos produtos devolvidos. Os produtos devolvidos deixam de estar disponíveis.

Janela Kardex:

Registra automaticamente o movimento de saída quando uma devolução é finalizada, mantendo a rastreabilidade completa dos produtos que retornam ao fornecedor.

Janela Lista de Terceiros (Fornecedores):

Fornece a lista de fornecedores usados no seletor desta janela.

Janela Lista de Terceiros (Funcionários):

Fornece a lista de funcionários usados no seletor de responsáveis.

Janela Lista de Números de Série:

Se os produtos devolvidos usarem números de série, os números de série capturados durante a devolução ficam registrados e podem ser consultados a partir desta janela.

Janela Lista de Ordens de Compra:

As devoluções estão conceitualmente vinculadas às ordens de compra originais. A partir do módulo de compras é possível consultar o histórico de devoluções de um fornecedor específico.

Janela Contas a Pagar:

As devoluções geram notas de débito que afetam as contas a pagar do fornecedor correspondente. A partir deste módulo é possível verificar o ajuste gerado.

Recomendações de Uso

Verifique sempre o fornecedor

Antes de adicionar produtos, certifique-se de que o fornecedor esteja corretamente selecionado. Observe que o campo não tenha fundo vermelho, o que indicaria um código inexistente.

Use a pesquisa com lupa quando não conhecer os códigos

Se você não lembra o código exato de um fornecedor ou produto, use o botão de lupa para pesquisar por nome. É mais prático e evita erros de digitação.

Respeite as validações de estoque disponível

Se o controle ficar vermelho ao digitar uma quantidade, significa que não há estoque disponível suficiente. Não tente forçar o sistema; verifique o estoque real ou ajuste a quantidade.

Documente sempre a causa

Use as notas do documento para registrar o motivo específico da devolução (defeitos de fabricação, erro no pedido, vencimento próximo, etc.). Essas informações são cruciais para análise e negociação com fornecedores.

Coordene com o fornecedor antes de devolver

Antes de finalizar a devolução, comunique-se com o fornecedor para acordar as condições da devolução (data, forma de envio, ajuste nas contas a pagar). Isso evita problemas logísticos e financeiros.

Adicione produtos com precisão

Verifique cuidadosamente as quantidades antes de adicionar cada produto. Embora possam ser editadas depois (se o documento não estiver finalizado), é mais eficiente fazê-lo corretamente desde o início.

Edite diretamente na grade

Aproveite a funcionalidade de clique duplo para editar quantidades, valores e IVA diretamente na grade central. É mais rápido do que excluir e adicionar produtos novamente.

Revise os totais antes de salvar

Certifique-se de que o SubTotal e o Total Devolução reflitam corretamente os produtos a devolver. Esses valores serão os registrados no Kardex e o ajuste nas contas a pagar.

Decida cuidadosamente entre finalizar agora ou depois

  • Escolha "Finalizar depois" somente se você realmente precisar continuar editando depois ou estiver aguardando confirmação do fornecedor.
  • Escolha "Finalizar agora" somente quando a devolução estiver completa e coordenada com o fornecedor.
  • Lembre-se de que somente ao finalizar o estoque é baixado e o ajuste nas contas a pagar é gerado.

Imprima o documento para o envio

Uma vez finalizado, imprima a devolução para acompanhar fisicamente a mercadoria durante o envio ao fornecedor. Isso serve como nota de remessa de devolução e suporte do ajuste nas contas a pagar.

Não finalize prematuramente

Se você tiver dúvidas sobre algum produto, quantidade ou valor, ou se não coordenou com o fornecedor, é melhor salvar com "Finalizar depois" e revisar antes de processar definitivamente a devolução.

Mantenha rastreabilidade de números de série

Se os produtos devolvidos usarem números de série, certifique-se de capturar corretamente os números de série durante o processo de devolução para manter a rastreabilidade completa dos produtos serializados que retornam ao fornecedor.

Verifique o ajuste em contas a pagar

Depois de finalizar a devolução, verifique no módulo de Contas a Pagar que a nota de débito foi corretamente gerada e que o saldo do fornecedor foi ajustado.

Capacite a equipe de compras

Certifique-se de que todo o pessoal que gerencia devoluções entenda como o sistema funciona, as validações automáticas e a importância de coordenar com os fornecedores.

Analise devoluções por fornecedor

Use a janela "Lista de Devoluções a Fornecedores" para analisar padrões de devoluções por fornecedor e causa. Isso permite avaliar a qualidade e a confiabilidade de cada fornecedor.

Avalie fornecedores por taxa de devoluções

Use os relatórios de devoluções para calcular a taxa de devoluções por fornecedor e avaliar seu desempenho em qualidade e cumprimento.

Documente com evidências

Quando possível, anexe evidência fotográfica ou documentação de suporte às devoluções, especialmente para produtos defeituosos ou danificados.

Negocie melhorias com fornecedores

Use as informações de devoluções como base para negociar melhorias em qualidade, embalagem ou condições de entrega com fornecedores problemáticos.

Concilie devoluções com faturas originais

Verifique que as devoluções correspondam a faturas de compra específicas e que os ajustes nas contas a pagar estejam corretos.

Monitore tendências

Use os relatórios para identificar tendências de devoluções ao longo do tempo e avaliar se as ações corretivas implementadas com fornecedores estão dando resultados.

Integre devoluções com auditorias de compras

As devoluções são um indicador-chave na avaliação de fornecedores. Mantenha registros claros e documentados para facilitar o processo de avaliação e seleção de fornecedores.

Estabeleça políticas de devolução

Defina claramente quem pode autorizar devoluções, especialmente para produtos de alto valor ou devoluções significativas.

Revise devoluções periodicamente

Realize revisões periódicas de devoluções para identificar oportunidades de melhoria nos processos de compra, recepção e controle de qualidade.

Kardex Tauro - Sistema Profissional de Gestão de Estoques

Criado com a Personal Edition do HelpNDoc: O que é uma ferramenta de criação de documentação de ajuda?