Ventana LISTA DE COTIZACIONES A CLIENTES

Descripción General

La ventana Lista de Cotizaciones a Clientes es el módulo donde se gestionan todas las cotizaciones y ofertas comerciales enviadas a los clientes. Funciona como un formulario maestro-detalle que presenta de forma consolidada todas las cotizaciones, permitiendo visualizar tanto los encabezados (información general de cada cotización) como los detalles (productos cotizados en cada documento).

Esta ventana es el punto de control desde donde se crean, consultan, imprimen, convierten y administran todas las cotizaciones del negocio. Es una herramienta fundamental para el seguimiento comercial, ya que permite monitorear las ofertas enviadas y convertirlas en ventas efectivas cuando los clientes las aceptan.

¿Qué es una Cotización a Clientes?

Una Cotización a Clientes es un documento comercial mediante el cual la empresa presenta formalmente a un cliente una oferta de productos, precios, cantidades y condiciones comerciales. A diferencia de una Factura de Venta, la cotización no genera compromiso de venta, no afecta el inventario ni genera cuentas por cobrar. Es un documento de propuesta que puede o no concretarse en una venta.

Características clave:

  • No descuenta existencias del inventario.
  • No genera movimientos en el Kardex.
  • Puede estar en estado abierta (en diseño, editable) o cerrada (finalizada).
  • Solo se puede imprimir cuando está cerrada/finalizada.
  • Puede convertirse directamente en Factura de Venta cuando el cliente acepta la oferta.
  • Sirve como herramienta de seguimiento comercial y negociación.

Estructura de la Ventana

La ventana se organiza en tres zonas claramente diferenciadas, siguiendo el patrón maestro-detalle:

Zona Superior - Buscador Global

En la parte más alta se encuentra un cuadro de texto de búsqueda en tiempo real. Permite escribir cualquier dato (número de documento, nombre del cliente, estado, o cualquier texto contenido en las cotizaciones) y el sistema filtra automáticamente mostrando solo los elementos que coinciden. Al borrar el texto del buscador, se muestran nuevamente todos los elementos.

Zona Central Superior - Grid Maestro (Encabezados)

Bajo el buscador se presenta una grilla con los encabezados de todas las cotizaciones. Las columnas principales incluyen:

  • Documento: Número consecutivo de la cotización.
  • Cliente: Nombre del cliente al que se envió la cotización.
  • Estado: Estado actual del documento (abierta, cerrada, convertida, etc.).
  • Total: Valor total de la cotización.
  • Fecha: Fecha de creación del documento.

Al hacer clic sobre una fila, se selecciona la cotización y se muestran sus detalles en la zona inferior.

Zona Central Inferior - Grid de Detalle (Ítems)

En la parte inferior se muestra el detalle de la cotización seleccionada en la lista superior. Aquí aparecen los productos cotizados con su código, nombre, cantidad, valor unitario, IVA, subtotal y total.

Zona Inferior - Botones de Acción

Tres botones principales que controlan las operaciones sobre las cotizaciones:

Nueva Cotización: Crea un nuevo documento de cotización desde cero.

Ver Cotización: Abre la cotización seleccionada. El comportamiento depende del estado:

  • Si la cotización está abierta (en diseño), permite editarla.
  • Si la cotización está cerrada (finalizada), se abre únicamente para ser vista o impresa, sin posibilidad de edición.

Eliminar: Remueve la cotización del sistema. Este botón se activa y desactiva automáticamente dependiendo del estado de la cotización seleccionada. No es posible eliminar cotizaciones que ya hayan sido finalizadas o convertidas en otros documentos, protegiendo así la integridad histórica de las operaciones.

Menú Contextual - Lista Superior (Encabezados)

Al hacer clic derecho sobre cualquier cotización en la lista superior, se despliega un menú con las siguientes opciones:

Exportar a Excel

Genera un archivo Excel con las cotizaciones actualmente visibles en la lista. Si hay filtros aplicados, solo se exportan las cotizaciones que cumplen esos criterios.

Ver Reporte

Muestra un reporte imprimible con las cotizaciones que aparecen en la lista. Si la lista tiene filtros aplicados, el reporte reflejará exactamente esos mismos criterios. Esta es una herramienta muy potente para generar reportes específicos de cotizaciones enviadas.

Imprimir

Genera el documento formal de la cotización en formato estándar, listo para envío al cliente. Este es un menú genérico de impresión que presenta la cotización como documento de oferta comercial.

Importante sobre la impresión: El botón de impresión solo es visible cuando la cotización está cerrada/finalizada. No es posible imprimir cotizaciones que estén abiertas o en proceso de edición, ya que el documento debe estar finalizado para ser enviado formalmente al cliente.

Filtros

Permite aplicar criterios de filtrado avanzados sobre la lista de cotizaciones:

  • Por documento
  • Por cliente
  • Por valor mayor que (cotizaciones superiores a un monto)
  • Por valor menor que (cotizaciones inferiores a un monto)
  • Por fecha mayor que
  • Por fecha menor que

Los filtros son apilables, lo que significa que se pueden combinar varios simultáneamente. Por ejemplo, se puede solicitar mostrar todas las cotizaciones mayores a un millón realizadas entre el primero y el treinta de enero.

Quitar Filtros

Restaura la vista completa eliminando todos los filtros aplicados, mostrando nuevamente todas las cotizaciones del sistema.

Convertir Documento

Abre una ventana que permite transformar la cotización seleccionada en otro tipo de documento, manteniendo toda la información. Las opciones de conversión son:

  • Factura de Venta: Cuando el cliente acepta la cotización y se formaliza la venta.
  • Cotización a proveedores: Para solicitar precios a proveedores por los mismos productos.
  • Cotización a clientes: Para duplicar el documento actual.
  • Orden de compra: Para casos especiales donde se requiere generar una OC.
  • Consumo de almacén: Para casos especiales donde los productos se usarán internamente.

Editar Notas

Permite abrir una ventana para editar las notas generales de la cotización seleccionada.

Configurar Columnas

Permite mostrar u ocultar columnas en la lista superior de encabezados. También permite modificar el ancho de las columnas. El sistema recuerda esta configuración al cerrar y reabrir la ventana.

Menú Contextual - Lista Inferior (Ítems)

Al hacer clic derecho sobre los productos en el grid inferior de detalle, se despliega un menú con tres opciones específicas para ese ítem:

Ver Notas

Permite ver y editar las notas específicas de ese solo ítem de la cotización. Las notas de ítem son independientes de las notas generales del documento.

Ver Seriales

Si el producto cotizado tenía configurado el uso de seriales, esta opción muestra información sobre los seriales. Sin embargo, en el contexto de cotizaciones, los seriales generalmente no están definidos aún, ya que se conocerán al momento de concretar la venta.

Configurar Columnas

Permite agregar o quitar columnas del grid inferior, modificar el ancho y personalizar la visualización. Al igual que en la lista superior, esta configuración se recuerda al cerrar la ventana.

El Poder del Sistema de Filtros

El menú de filtros de la parte superior es una herramienta extremadamente poderosa para el análisis comercial. Todo lo que se muestra en la lista superior después de aplicar filtros se convierte directamente en reporte cuando se usa la opción "Ver Reporte".

Ejemplos de uso práctico:

Reporte de cotizaciones mensuales:

Aplicar filtro de fecha mayor que (01/01/2026) y fecha menor que (31/01/2026), luego hacer clic en "Ver Reporte". El resultado es un reporte completo de todas las cotizaciones enviadas en enero.

Análisis de cotizaciones de alto valor:

Aplicar filtro de valor mayor que (un monto significativo) para identificar las cotizaciones más importantes y generar un reporte de las oportunidades comerciales de mayor valor.

Seguimiento de clientes específicos:

Combinar filtros de fecha y cliente para obtener reportes de todas las cotizaciones enviadas a un cliente específico en un período determinado.

Cotizaciones pendientes de conversión:

Filtrar por estado para identificar cotizaciones que aún no se han convertido en ventas y requieren seguimiento comercial.

Esta funcionalidad convierte a la ventana en una herramienta de generación de reportes comerciales ad-hoc sin necesidad de módulos adicionales.

Diferencias con la Ventana Lista de Facturas de Venta

Aunque la estructura es muy similar, existen diferencias importantes entre esta ventana y la de Facturas de Venta:

Tipo de documento:

  • Cotizaciones: Documentos de oferta, no generan compromiso de venta.
  • Facturas: Documentos de venta formal, generan compromiso y derecho de cobro.

Impacto en inventario:

  • Cotizaciones: No afectan el inventario.
  • Facturas: Descontar existencias al finalizar.

Opciones de impresión:

  • Cotizaciones: Solo tienen el menú genérico "Imprimir" para el documento de cotización.
  • Facturas: Tienen tres opciones de impresión: Factura de Venta, Factura POS y Remisión.

Conversión de documentos:

  • Cotizaciones: Se convierten principalmente en Facturas de Venta cuando el cliente acepta.
  • Facturas: Pueden convertirse en otros documentos, pero generalmente son el documento final.

Estados:

  • Cotizaciones: Abierta (en diseño) → Cerrada (finalizada) → Convertida (en factura u otro documento).
  • Facturas: Abierta → Cerrada (finalizada y cobrada o por cobrar).

Límite de Registros y Rendimiento

La cantidad de ítems que aparecen en esta ventana está limitada por defecto a los últimos dos años, al igual que todas las ventanas de listas de documentos en Kardex Tauro. Esta configuración se implementa para garantizar:

  • Mayor agilidad en la navegación
  • Menor carga de datos en memoria
  • Menor consumo de RAM
  • Respuestas más rápidas del sistema

Configuración del límite:

Este parámetro es totalmente modificable desde la ventana de Configuración, donde se puede especificar la cantidad de años de registros a mostrar (dos, tres, cinco años, etc.).

Consideración importante:

A mayor cantidad de información cargada en las ventanas, mayor será el consumo de recursos del sistema. Por esta razón, no es aconsejable tener como predeterminado mucha información histórica visible en las ventanas. Se recomienda mantener el límite en un rango razonable (2-3 años) y consultar períodos más antiguos mediante filtros específicos o reportes cuando sea necesario.

Relación con Otras Ventanas

Ventana Crear Cotización a Clientes:

Es la ventana operativa donde se crean y editan las cotizaciones individuales. Desde la lista se accede a ella mediante los botones "Nueva Cotización" o "Ver Cotización".

Ventana Lista de Facturas de Venta:

Cuando una cotización se convierte en Factura de Venta, el documento resultante aparece en esta ventana. La cotización original queda marcada como "convertida".

Ventana Lista de Cotizaciones a Proveedores:

Si se necesita cotizar a proveedores los mismos productos que se cotizaron a clientes, se puede usar la opción "Convertir Documento" para transformar la cotización a cliente en una cotización a proveedor.

Ventana Inventario:

Las cotizaciones no afectan el inventario, pero los productos cotizados deben existir en el inventario para poder ser agregados a la cotización.

Ventana Lista de Terceros (Clientes):

Proporciona la información de los clientes que aparecen en las cotizaciones.

Ventana Kardex:

Las cotizaciones no generan movimientos en el Kardex, ya que no afectan el inventario. Solo cuando se convierten en Factura de Venta se genera el movimiento correspondiente.