Crear Cotización

Ventana CREAR COTIZACIÓN A CLIENTES

Descripción General

La ventana Crear Cotización a Clientes es el módulo donde se elaboran las ofertas comerciales formales para los clientes. Esta ventana cumple tres funciones según el estado del documento: crear cotizaciones nuevas desde cero, editar cotizaciones existentes que no han sido finalizadas, o visualizar cotizaciones ya cerradas en modo de solo lectura.

Esta ventana tiene la misma forma, estructura y procedimiento que la ventana de Factura de Venta, siguiendo el mismo patrón de diseño que todas las ventanas de creación de documentos en Kardex Tauro. Sin embargo, presenta diferencias importantes relacionadas con la validación de existencias y la información financiera, ya que una cotización es un documento de propuesta comercial y no una transacción formal.

¿Qué es una Cotización a Clientes?

Una Cotización a Clientes es un documento comercial mediante el cual la empresa presenta formalmente a un cliente una oferta de productos, precios, cantidades y condiciones comerciales. A diferencia de una Factura de Venta, la cotización no genera compromiso de venta, no afecta el inventario ni genera cuentas por cobrar. Es un documento de propuesta que puede o no concretarse en una venta.

Características clave:

NO descuenta existencias del inventario (no afecta el stock).
NO genera movimientos en el Kardex.
NO genera cuentas por cobrar ni por pagar.
NO valida existencias disponibles (se pueden cotizar productos que aún no estén en bodega).
Puede estar en estado abierta (en diseño, editable) o cerrada (finalizada).
Solo se puede imprimir cuando está cerrada/finalizada.
Puede convertirse directamente en Factura de Venta cuando el cliente acepta la oferta.
Sirve como herramienta de seguimiento comercial y negociación.

Estructura de la Ventana

La ventana se organiza en varias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Selectores de Terceros

En la parte superior se encuentra un selector doble que identifica a los dos actores involucrados en la cotización:

Selector del Cliente:

Permite seleccionar el cliente al cual se le va a enviar la cotización. El selector funciona de tres maneras complementarias:

Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del cliente.
Botón de búsqueda: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el cliente de una lista completa.
Label de nombre: Muestra automáticamente el nombre del tercero seleccionado.

Selector del Empleado que Cotiza:

Permite identificar qué empleado de la empresa está elaborando la cotización. Funciona de la misma manera que el selector del cliente, con campo de texto, botón de lupa y label de nombre.

Validación en tiempo real:

Si se digita un código de tercero inexistente en cualquiera de los dos selectores, el campo se pone con color rojo de fondo, indicando inmediatamente que ese código no existe en la base de datos. Esta validación también se ejecuta antes de guardar el documento, garantizando que ambos terceros existan realmente.

Requisito obligatorio:

Se requieren ambos terceros para poder realizar la cotización: el cliente y el empleado que cotiza. Sin ambos, el sistema no permitirá guardar el documento.

Zona Superior - Información del Documento

Número del documento:

Cuando se está creando una cotización nueva, en este campo aparece la palabra "NEW", indicando que el documento aún no ha sido guardado y por lo tanto no tiene número asignado.
Después de guardar el documento, el sistema asigna automáticamente un número consecutivo único.

Selector de fecha:

Permite establecer la fecha de la cotización. Por defecto toma la fecha actual, pero puede modificarse si es necesario.

Botón Guardar Documento:

En la parte superior derecha se encuentra un botón grande y destacado que dice "Guardar documento". Este botón inicia el proceso de guardado y finalización del documento.

Grid Central de Productos

Zona Central - Lista de Productos Cotizados

En el centro de la ventana se encuentra una grilla donde se muestran los productos que se van a cotizar. Las columnas de la grilla son:

Código: Identificador único del producto.
Nombre: Descripción del producto.
Cantidad: Número de unidades que se están cotizando.
Valor: Precio unitario del producto.
Total IVA: Valor del IVA en dinero.
Total: Valor total del producto incluyendo IVA.
Subtotal: Valor del producto antes de IVA.

Por defecto, esta grilla aparece vacía cuando se crea una cotización nueva. Los productos se agregan mediante los controles ubicados en la parte inferior.

Agregar Productos a la Cotización

Zona Inferior Izquierda - Selector de Productos

Para agregar productos a la cotización, se utilizan los controles ubicados en la parte inferior izquierda:

Selector de producto:

Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del producto.
Botón de lupa: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el producto de una lista desplegable completa.

Campo de unidades:

Campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que se desean cotizar del producto seleccionado.

Botón de agregar:

Un botón con símbolo "+" que transfiere el producto seleccionado con la cantidad especificada a la grilla central de productos.

Proceso de agregado:

Se selecciona el producto en el selector (por código o con la lupa).
Se digita la cantidad de unidades a cotizar.
Se hace clic en el botón "+".
El producto se agrega automáticamente a la grilla central.
Se pueden agregar tantos productos como sean necesarios.

IMPORTANTE - Sin validación de existencias:

A diferencia de la Factura de Venta, en la cotización NO se validan las existencias disponibles. Esto significa que:

Se pueden cotizar cantidades mayores a las existencias actuales en bodega.
Se pueden cotizar productos que aún no están en inventario pero que se planea comprar o producir.
El sistema NO pone el control en rojo si se cotiza más de lo disponible.
Esto es correcto, ya que una cotización es una propuesta comercial que puede involucrar productos que se adquirirán o fabricarán específicamente para cumplir con la oferta.

Validación de producto existente:

Aunque no se validan las existencias, el producto SÍ debe estar creado en el inventario. Si se escribe el código de un producto inexistente en el selector, el control se pone de color rojo, indicando que ese producto no existe en el sistema. Esta validación previene errores de digitación y asegura que solo se coticen productos que están registrados en el catálogo.

Edición de Productos en la Grilla

Una vez que los productos han sido agregados a la grilla central, es posible modificar su información antes de finalizar el documento:

Edición de cantidades:

Para modificar la cantidad de un producto ya agregado:

Seleccionar el producto haciendo clic sobre él en la grilla.
Hacer doble clic en la columna "Cantidad".
Se despliega una ventana pequeña donde se puede escribir el nuevo número.
Los totales se recalculan automáticamente.

Edición de valores e IVA:

Se pueden modificar el valor unitario y el porcentaje de IVA de cada producto haciendo doble clic en las columnas correspondientes. Al cambiar cualquiera de estos valores, el sistema recalcula automáticamente los subtotales, IVA y totales del producto y del documento completo.

Información Financiera de la Cotización

Zona Inferior Derecha - Resumen Financiero

Al lado derecho del selector de productos se muestra la información financiera consolidada de la cotización. IMPORTANTE: Esta información es más simple que en la Factura de Venta, ya que solo se muestran tres valores:

Subtotal: Valor total de los productos antes de descuentos.
Descuento: Total de descuentos aplicados (si los hay).
Total Cotización: Valor final de la cotización incluyendo descuentos.

Diferencias con la Factura de Venta:

En la cotización NO se muestran:

Base gravable (no es relevante para una propuesta comercial).
Valor del IVA detallado (el IVA se incluye en el total si aplica).
Información de pago, efectivo, crédito o cambio (no hay transacción financiera).

Estos totales se recalculan automáticamente cada vez que se modifican cantidades, valores o descuentos de los productos en la grilla.

Guardado y Finalización del Documento

El proceso de guardado es más simple que en la Factura de Venta: al hacer clic en el botón "Guardar documento", el sistema muestra una ventana emergente de confirmación que permite decidir el estado del documento.

Ventana "Finalizar Cotización a Clientes"

Esta ventana emergente presenta las siguientes opciones:

Información mostrada:

El Total de la Cotización de forma informativa.
NO se muestra información de pago (efectivo, crédito, cambio) porque una cotización no genera transacciones financieras.

Pregunta principal:

"¿Desea finalizar ahora o prefiere dejar abierto el documento para terminar después?"

Opciones disponibles:

Finalizar ahora:

El documento queda totalmente terminado y cerrado.
Ya no se puede editar.
Se puede imprimir la cotización.
NO se descuenta mercancía del inventario (es solo una propuesta).
NO se generan asientos en el Kardex.
NO se generan cuentas por cobrar.
El documento está listo para envío al cliente.

Finalizar después:

El documento queda en estado de borrador o "abierto".
Puede continuarse editando en cualquier momento futuro.
Se pueden agregar, modificar o eliminar productos posteriormente.
No se puede imprimir.
Útil cuando la cotización está incompleta o se está esperando información adicional.

Implicaciones de la elección:

La decisión entre finalizar ahora o después es fundamental porque determina si el documento puede imprimirse:

Si se finaliza después, el documento sigue siendo editable pero no imprimible. Esto es útil para cotizaciones en proceso de elaboración donde aún faltan productos por agregar o precios por confirmar.
Si se finaliza ahora, el documento se bloquea para edición pero se habilita para impresión y envío. Esta es la opción correcta cuando la cotización está completa y lista para ser presentada formalmente al cliente.

Recomendación:

Solo debe elegir "Finalizar ahora" cuando esté completamente seguro de que la cotización contiene todos los productos necesarios con las cantidades correctas y los precios acordados. Una vez finalizado, cualquier corrección requerirá crear una nueva cotización.

Validaciones del Sistema

La ventana implementa varias validaciones para garantizar la integridad de los datos:

Validación de terceros en tiempo real:

Si se digita un código de cliente o empleado inexistente, el campo se pone con fondo rojo inmediatamente.
Esta validación también se ejecuta antes de guardar el documento.

Validación de productos:

Solo se pueden agregar productos que existan en el inventario.
Si se digita un código de producto inexistente, el control se pone con fondo rojo.
El selector de productos con lupa solo muestra productos válidos.

SIN validación de existencias:

NO se validan las cantidades disponibles en inventario.
Se pueden cotizar cantidades mayores a las existencias actuales.
Se pueden cotizar productos con stock cero.
Esto es intencional, ya que las cotizaciones pueden involucrar productos que se adquirirán o producirán específicamente para cumplir con la oferta.

Validación de cantidades:

Las cantidades deben ser números positivos.
El sistema no permite cantidades negativas o cero.

Validación de valores:

Los valores unitarios deben ser números válidos.
Los porcentajes de IVA deben estar en rangos válidos.

Validación al finalizar:

El sistema verifica que haya al menos un producto en la cotización antes de permitir finalizar.
Se recalculan todos los totales para garantizar consistencia.
Se valida que se hayan capturado los dos terceros obligatorios (cliente y empleado).

Flujo de Trabajo Típico

El proceso completo de creación de una cotización a clientes sigue estos pasos:

Paso 1: Identificar a los actores

Abrir la ventana "Crear Cotización a Clientes".
Seleccionar el cliente usando el campo de texto o el botón de lupa.
Verificar que el nombre del cliente aparezca correctamente (campo sin fondo rojo).
Seleccionar el empleado que elabora la cotización.
Verificar que ambos terceros estén correctamente identificados.

Paso 2: Agregar productos

Para cada producto a cotizar:

Seleccionar el producto en el selector inferior (por código o con lupa).
Verificar que el código sea válido (sin fondo rojo).
Digitar la cantidad de unidades a cotizar.
NO hay validación de existencias, se puede cotizar cualquier cantidad.
Hacer clic en el botón "+" para agregarlo a la grilla central.

Repetir para todos los productos necesarios.

Paso 3: Ajustar información

Revisar la grilla central de productos.
Si es necesario, hacer doble clic en cantidades, valores o IVA para editar.
Verificar que los totales (Subtotal, Descuento, Total Cotización) sean correctos.

Paso 4: Guardar el documento

Hacer clic en el botón "Guardar documento" en la parte superior derecha.
Se abre la ventana "Finalizar Cotización a Clientes".

Paso 5: Decidir el estado del documento

Si la cotización está incompleta: Elegir "Finalizar después" para continuar editando posteriormente.
Si la cotización está completa y se quiere enviar: Elegir "Finalizar ahora" para cerrar el documento y habilitar la impresión.

Paso 6: Confirmar efectos

Si se eligió "Finalizar ahora":

El documento se cierra y no se puede editar.
NO se afecta el inventario (es solo una propuesta).
NO se generan cuentas por cobrar.
Se puede imprimir la cotización para enviar al cliente.

Relación con Otras Ventanas

Ventana Lista de Cotizaciones a Clientes:

Muestra todas las cotizaciones creadas, permitiendo buscar, filtrar, ver, imprimir, eliminar y convertir cotizaciones. Es el centro de gestión del proceso de cotizaciones.

Ventana Factura de Venta:

Cuando una cotización se convierte en Factura de Venta, se abre esta ventana con toda la información precargada de la cotización. En este momento SÍ se validan las existencias y se descuenta el inventario.

Ventana Lista de Facturas de Venta:

Muestra las facturas de venta generadas a partir de cotizaciones convertidas.

Ventana Inventario:

Proporciona la lista de productos disponibles para cotizar. Los productos deben existir en el inventario para poder ser agregados a la cotización, pero no se validan las existencias.

Ventana Lista de Terceros (Clientes):

Proporciona la lista de clientes que se usan en el selector de esta ventana.

Ventana Lista de Terceros (Empleados):

Proporciona la lista de empleados que se usan en el selector de quien cotiza.

Recomendaciones de Uso

Verifique siempre los terceros

Antes de agregar productos, asegúrese de que tanto el cliente como el empleado que cotiza estén correctamente seleccionados. Observe que los campos no tengan fondo rojo, lo que indicaría códigos inexistentes.

Use la búsqueda con lupa cuando no conozca códigos

Si no recuerda el código exacto de un cliente o producto, use el botón de lupa para buscar por nombre. Es más práctico y evita errores de digitación.

Aproveche la libertad de cotizar sin validación de existencias

Puede cotizar productos que aún no están en bodega o cantidades mayores a las existencias actuales. Esto es útil para:

Cotizar productos que se comprarán específicamente para el cliente.
Cotizar productos que se producirán bajo pedido.
Elaborar propuestas comerciales sin limitaciones de stock actual.

Pero recuerde validar existencias antes de convertir en venta

Cuando el cliente acepte la cotización y la convierta en Factura de Venta, el sistema SÍ validará las existencias. Asegúrese de que los productos estén disponibles antes de formalizar la venta.

Agregue productos con precisión

Verifique cuidadosamente las cantidades y precios antes de agregar cada producto. Aunque se pueden editar después (si el documento no está finalizado), es más eficiente hacerlo correctamente desde el inicio.

Edite directamente en la grilla

Aproveche la funcionalidad de doble clic para editar cantidades, valores e IVA directamente en la grilla central. Es más rápido que eliminar y volver a agregar productos.

Revise los totales antes de guardar

Asegúrese de que el Subtotal, Descuento y Total Cotización reflejen correctamente la oferta. Estos valores serán los que se presenten al cliente.

Decida cuidadosamente entre finalizar ahora o después

Elija "Finalizar después" solo si realmente necesita continuar editando más tarde.
Elija "Finalizar ahora" solo cuando la cotización esté completa y lista para enviar.
Recuerde que una vez finalizada, no se puede editar.

Imprima la cotización para el cliente

Una vez finalizada, imprima la cotización para enviar al cliente como propuesta formal.

No finalice prematuramente

Si tiene dudas sobre algún producto, cantidad o precio, es mejor guardar con "Finalizar después" y revisar antes de enviar definitivamente la cotización.

Documente condiciones especiales

Use las notas de la cotización para registrar:

Plazo de validez de la oferta.
Condiciones de pago propuestas.
Tiempos de entrega estimados.
Garantías o servicios incluidos.
Cualquier otra condición comercial relevante.

Cotice a múltiples clientes

Puede crear cotizaciones separadas para diferentes clientes, ajustando precios y condiciones según cada caso.

Convierta rápidamente las cotizaciones aceptadas

Cuando un cliente acepte una cotización, conviértala inmediatamente en Factura de Venta para formalizar la venta sin perder tiempo ni información.

Haga seguimiento a cotizaciones pendientes

Use la ventana "Lista de Cotizaciones a Clientes" para identificar cotizaciones que aún no se han convertido en ventas y requieren seguimiento comercial.

Capacite al personal de ventas

Asegúrese de que todos los vendedores entiendan cómo funciona el sistema, las validaciones automáticas y la diferencia entre cotización (sin validación de existencias) y venta (con validación de existencias).

Analice la efectividad de cotizaciones

Revise periódicamente cuántas cotizaciones se convierten en ventas para evaluar la efectividad de las propuestas comerciales y ajustar estrategias de precios.

Kardex Tauro - Sistema Profesional de Gestión de Inventarios