Crear Cotización

Ventana CREAR COTIZACIÓN A PROVEEDORES

Descripción General

La ventana Crear Cotización a Proveedores es el módulo donde se elaboran las solicitudes formales de precios y condiciones comerciales a los proveedores. Esta ventana cumple tres funciones según el estado del documento: crear cotizaciones nuevas desde cero, editar cotizaciones existentes que no han sido finalizadas, o visualizar cotizaciones ya cerradas en modo de solo lectura.

Una cotización es la etapa previa a la compra formal. A diferencia de una orden de compra, no genera compromiso de compra ni afecta el inventario; su propósito es consultar precios, comparar ofertas y documentar el proceso de selección antes de tomar una decisión de compra.

¿Qué es una Cotización a Proveedores?

Una Cotización a Proveedores es un documento de consulta mediante el cual la empresa solicita formalmente a uno o varios proveedores información sobre precios, disponibilidad y condiciones comerciales para determinados productos. Este documento es fundamental para:

Comparar ofertas de diferentes proveedores antes de comprar.
Negociar mejores condiciones comerciales basadas en múltiples ofertas.
Documentar el proceso de selección de proveedores para auditorías.
Crear un historial de precios para análisis futuros.
Convertirse directamente en Orden de Compra una vez seleccionada la mejor oferta.

Características clave:

No genera compromiso de compra.
No afecta el inventario ni las cuentas por pagar.
Puede convertirse en Orden de Compra cuando se toma la decisión.
Permite edición hasta que se finaliza el documento.
Solo se puede imprimir después de ser finalizada.

Estructura de la Ventana

La ventana se organiza en varias zonas claramente diferenciadas:

Zona Superior - Selectores de Terceros

En la parte superior izquierda se encuentran dos selectores dobles fundamentales:

Selector de Proveedor:

Permite seleccionar el proveedor al cual se le va a solicitar la cotización. El selector funciona de dos maneras:

Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del tercero. Al hacerlo, el nombre del tercero aparece automáticamente en un label al lado.
Botón de búsqueda: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa ubicado al frente del campo, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el proveedor de una lista completa.

Selector de Quien Cotiza:

Permite identificar qué persona o área interna está solicitando esta cotización. Funciona de la misma manera que el selector de proveedor, con campo de texto y botón de lupa.

Validación en tiempo real:

Si se digita un código de tercero inexistente en cualquiera de los dos selectores, el campo se pone con color rojo de fondo, indicando inmediatamente que ese código no existe en la base de datos. Esta validación también se ejecuta antes de guardar el documento, garantizando que tanto el proveedor como quien cotiza existan realmente.

Zona Superior - Información del Documento

Número del documento:

Cuando se está creando una cotización nueva, en este campo aparece la palabra "NEW", indicando que el documento aún no ha sido guardado y por lo tanto no tiene número asignado.
Después de guardar el documento, el sistema asigna automáticamente un número consecutivo único.

Selector de fecha:

Permite establecer la fecha de la cotización. Por defecto toma la fecha actual, pero puede modificarse si es necesario.

Botón Guardar Documento:

En la parte superior derecha se encuentra un botón grande y destacado que dice "Guardar documento". Este botón persiste los cambios en el sistema.

Grid Central de Productos

Zona Central - Lista de Productos Cotizados

En el centro de la ventana se encuentra una grilla grande donde se muestran los productos que se van a cotizar. Las columnas de la grilla son:

Código: Identificador único del producto.
Nombre: Descripción del producto.
Cantidad a cotizar: Número de unidades que se están solicitando al proveedor.
Valor: Precio unitario del producto.
IVA: Porcentaje de IVA aplicado.
Total IVA: Valor del IVA en dinero.
Subtotal: Valor del producto antes de IVA.
Total: Valor total del producto incluyendo IVA.

Por defecto, esta grilla aparece vacía cuando se crea una cotización nueva. Los productos se agregan mediante los controles ubicados en la parte inferior.

Agregar Productos a la Cotización

Zona Inferior Izquierda - Selector de Productos

Para agregar productos a la cotización, se utilizan los controles ubicados en la parte inferior izquierda:

Selector de producto:

Campo de texto: Se puede digitar directamente el código del producto.
Botón de lupa: Al hacer clic en el botón con ícono de lupa, se abre un cuadro de diálogo donde se puede buscar y seleccionar el producto de una lista completa.

Campo de unidades:

Campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que se desean cotizar del producto seleccionado.

Botón de agregar:

Un botón con símbolo "+" que transfiere el producto seleccionado con la cantidad especificada a la grilla central de productos.

Proceso de agregado:

Se selecciona el producto en el selector (por código o con la lupa).
Se digita la cantidad de unidades a cotizar.
Se hace clic en el botón "+".
El producto se agrega automáticamente a la grilla central.
Se pueden agregar tantos productos como sean necesarios.

Edición de Productos en la Grilla

Una vez que los productos han sido agregados a la grilla central, es posible modificar su información antes de finalizar el documento:

Edición de cantidades:

Para modificar la cantidad de un producto ya agregado:

Seleccionar el producto haciendo clic sobre él en la grilla.
Hacer doble clic en la columna "Cantidad".
Editar el valor numérico.
Los totales se recalculan automáticamente.

Edición de valores e IVA:

Se pueden modificar el valor unitario y el porcentaje de IVA de cada producto haciendo doble clic en las columnas correspondientes. Al cambiar cualquiera de estos valores, el sistema recalcula automáticamente los subtotales, IVA y totales del producto y del documento completo.

Eliminación de productos:

Para eliminar un producto de la cotización:

Seleccionar el producto haciendo clic sobre él en la grilla.
Presionar la tecla Suprimir del teclado.
El producto se elimina inmediatamente de la lista.

Totales del Documento

Zona Inferior Derecha - Resumen Financiero

En la parte inferior derecha de la ventana se muestran los cálculos financieros consolidados de la cotización:

Subtotal: Suma de los valores de todos los productos antes de descuentos e IVA.
Descuento: Total de descuentos aplicados (si los hay).
Total: Valor final de la cotización incluyendo IVA y aplicando descuentos.

Estos totales se recalculan automáticamente cada vez que se modifican cantidades, valores o IVA de los productos en la grilla.

Guardado y Finalización del Documento

El proceso de guardado tiene una particularidad importante: al hacer clic en el botón "Guardar documento", el sistema muestra una ventana emergente de confirmación que permite decidir el estado del documento.

Ventana "Finalizar Cotización a Proveedores"

Esta ventana emergente presenta las siguientes opciones:

Información mostrada:

El total de la cotización de forma informativa.

Pregunta principal:

"¿Desea finalizar ahora o prefiere dejar abierto el documento para terminarlo después?"

Opciones disponibles:

Finalizar después:

El documento queda en estado de borrador o "abierto".
Puede continuarse editando en cualquier momento futuro.
Se pueden agregar, modificar o eliminar productos posteriormente.
No se puede imprimir mientras esté en este estado.
Útil cuando la cotización está incompleta o se está esperando información adicional de los proveedores.

Finalizar ahora:

El documento queda totalmente terminado y cerrado.
Ya no se puede editar (ni agregar, modificar o eliminar productos).
Se habilita la opción de imprimir la cotización.
El documento está listo para ser enviado a los proveedores.
Puede convertirse en Orden de Compra cuando se tome la decisión.

Implicaciones de la elección:

La decisión entre finalizar ahora o después es fundamental porque determina el flujo de trabajo posterior:

Si se finaliza después, el documento sigue siendo editable pero no imprimible. Esto es útil para cotizaciones en proceso de elaboración donde aún faltan productos por agregar o precios por confirmar.
Si se finaliza ahora, el documento se bloquea para edición pero se habilita para impresión y envío. Esta es la opción correcta cuando la cotización está completa y lista para ser presentada formalmente a los proveedores.

Recomendación:

Solo debe elegir "Finalizar ahora" cuando esté completamente seguro de que la cotización contiene todos los productos necesarios con las cantidades correctas. Una vez finalizado, cualquier corrección requerirá crear una nueva cotización.

Estados del Documento

Una cotización a proveedores puede encontrarse en dos estados principales:

Estado: Abierto (No finalizado)

Recién creada o en proceso de edición.
Se puede modificar libremente (agregar, editar, eliminar productos).
No se puede imprimir.
Aparece la palabra "NEW" si aún no se ha guardado por primera vez.
Puede permanecer en este estado indefinidamente hasta que se decida finalizar.

Estado: Finalizado (Cerrado)

Ha sido marcado como completado mediante la opción "Finalizar ahora".
Ya no se puede modificar (ni cantidades, ni valores, ni productos).
Se puede imprimir para enviar a proveedores.
Está lista para ser convertida en Orden de Compra.
Sirve como documento formal de solicitud de precios.

Flujo de Trabajo Típico

El proceso completo de creación de una cotización a proveedores sigue estos pasos:

Paso 1: Crear la cotización

Abrir la ventana "Crear Cotización a Proveedores".
Seleccionar el proveedor usando el campo de texto o el botón de lupa.
Verificar que el nombre del proveedor aparezca correctamente (campo sin fondo rojo).
Seleccionar quien solicita la cotización interna.
Verificar la fecha del documento.

Paso 2: Agregar productos

Para cada producto a cotizar:

Seleccionar el producto en el selector inferior (por código o con lupa).
Digitar la cantidad de unidades a cotizar.
Hacer clic en el botón "+" para agregarlo a la grilla central.

Repetir para todos los productos necesarios.

Paso 3: Ajustar información

Revisar la grilla central de productos.
Hacer doble clic en cantidades, valores o IVA para editar si es necesario.
Verificar que los totales en la parte inferior derecha sean correctos.
Si es necesario eliminar algún producto, seleccionarlo y presionar la tecla Suprimir.

Paso 4: Guardar el documento

Hacer clic en el botón "Guardar documento" en la parte superior derecha.
Se abre la ventana "Finalizar Cotización a Proveedores".
Revisar el total mostrado de forma informativa.

Paso 5: Decidir el estado del documento

Si la cotización está incompleta: Elegir "Finalizar después" para continuar editando posteriormente.
Si la cotización está completa: Elegir "Finalizar ahora" para cerrarla y habilitar la impresión.

Paso 6: Imprimir y enviar (solo si se finalizó)

Ir a la ventana "Lista de Cotizaciones a Proveedores".
Localizar la cotización finalizada.
Hacer clic derecho sobre ella.
Seleccionar "Imprimir cotización".
Generar el documento físico o PDF.
Enviar al proveedor (email, fax, físico).

Paso 7: Recibir respuesta del proveedor

El proveedor envía su oferta con precios, disponibilidad y condiciones.
Registrar la respuesta en el sistema o en documentación externa.

Paso 8: Comparar ofertas (si se cotizó a varios proveedores)

Revisar las cotizaciones de diferentes proveedores.
Comparar precios, tiempos de entrega, condiciones de pago.
Identificar la oferta más conveniente.

Paso 9: Convertir en Orden de Compra (opcional)

Una vez seleccionada la mejor oferta, ir a la ventana "Lista de Cotizaciones a Proveedores".
Hacer clic derecho sobre la cotización ganadora.
Seleccionar "Convertir documento" → "Orden de compra".
El sistema crea automáticamente una Orden de Compra con toda la información de la cotización.
Ajustar si es necesario y guardar la Orden de Compra.

Validaciones del Sistema

La ventana implementa varias validaciones para garantizar la integridad de los datos:

Validación de terceros en tiempo real:

Si se digita un código de proveedor o solicitante inexistente, el campo se pone con fondo rojo inmediatamente.
Esta validación también se ejecuta al guardar el documento.

Validación de productos:

Solo se pueden agregar productos que existan en el inventario.
El selector de productos con lupa solo muestra productos válidos.

Validación de cantidades:

Las cantidades deben ser números positivos.
El sistema no permite cantidades negativas o cero.

Validación de valores:

Los valores unitarios deben ser números válidos.
Los porcentajes de IVA deben estar en rangos válidos.

Validación al finalizar:

El sistema verifica que haya al menos un producto en la cotización antes de permitir finalizar.
Se recalculan todos los totales para garantizar consistencia.

Relación con Otras Ventanas

Ventana Lista de Cotizaciones a Proveedores:

Muestra todas las cotizaciones creadas, permitiendo buscar, filtrar, ver, imprimir, eliminar y convertir cotizaciones. Es el centro de gestión del proceso de cotización.

Ventana Crear Factura de Compra (Orden de Compra):

Cuando una cotización se convierte en Orden de Compra, se abre esta ventana con toda la información precargada de la cotización.

Ventana Lista de Órdenes de Compra:

Muestra las órdenes de compra generadas a partir de cotizaciones convertidas.

Ventana Lista de Terceros:

Proporciona la lista de proveedores y solicitantes que se usan en los selectores de esta ventana.

Ventana Inventario:

Proporciona la lista de productos disponibles para cotizar. Los productos deben existir en el inventario para poder ser agregados a la cotización.

Recomendaciones de Uso

Verifique siempre los terceros

Antes de agregar productos, asegúrese de que tanto el proveedor como quien solicita estén correctamente seleccionados. Observe que los campos no tengan fondo rojo, lo que indicaría códigos inexistentes.

Use la búsqueda con lupa cuando no conozca códigos

Si no recuerda el código exacto de un proveedor o producto, use el botón de lupa para buscar por nombre. Es más práctico y evita errores de digitación.

Agregue productos con precisión

Verifique cuidadosamente las cantidades antes de agregar cada producto. Aunque se pueden editar después, es más eficiente hacerlo correctamente desde el inicio.

Edite directamente en la grilla

Aproveche la funcionalidad de doble clic para editar cantidades, valores e IVA directamente en la grilla central. Es más rápido que eliminar y volver a agregar productos.

Use Suprimir para eliminar productos

Si necesita quitar un producto de la cotización, simplemente selecciónelo y presione la tecla Suprimir. Es más rápido que intentar editarlo a cero.

Revise los totales antes de guardar

Asegúrese de que el subtotal, descuento y total reflejen correctamente lo que se va a cotizar. Estos valores serán los que se presenten al proveedor.

Decida cuidadosamente entre finalizar ahora o después

Elija "Finalizar después" solo si realmente necesita continuar editando más tarde.
Elija "Finalizar ahora" solo cuando la cotización esté completa y lista para enviar.
Recuerde que una vez finalizada, no se puede editar.

No finalice prematuramente

Si tiene dudas sobre algún producto o cantidad, es mejor guardar con "Finalizar después" y revisar antes de cerrar definitivamente el documento.

Cotice a múltiples proveedores

Para compras importantes, cree cotizaciones separadas para diferentes proveedores. Esto permite comparar ofertas de manera objetiva.

Documente las respuestas de proveedores

Cuando los proveedores respondan a su cotización, registre los precios y condiciones ofrecidos. Esta información es valiosa para futuras negociaciones.

Convierta solo la cotización ganadora

Si cotizó a varios proveedores, convierta en Orden de Compra únicamente la cotización del proveedor seleccionado. Las demás cotizaciones quedan como historial de consulta.

Mantenga un archivo de cotizaciones

Aunque el sistema guarda todo el historial, es buena práctica imprimir o guardar en PDF las cotizaciones finalizadas más importantes para archivo físico.

Use las notas para información relevante

Si hay condiciones especiales, plazos de respuesta esperados, o cualquier particularidad, documéntela en las notas del documento para referencia futura.

Aproveche el historial de precios

Las cotizaciones anteriores son una excelente referencia para negociar con proveedores. Puede mostrar cotizaciones pasadas para justificar solicitudes de mejores precios.

Coordine con el área de compras

Si usted no es quien finalmente aprobará la compra, asegúrese de que la cotización contenga toda la información necesaria para que el aprobador pueda tomar una decisión informada.

Revise cotizaciones pendientes

Periódicamente revise la lista de cotizaciones para identificar las que están en estado "abierto" y decidir si se finalizan o se descartan.

Kardex Tauro - Sistema Profesional de Gestión de Inventarios