Ventana LISTA DE PRÉSTAMOS Y CONSIGNACIONES

Descripción General

La ventana Lista de Préstamos y Consignaciones es el módulo donde se gestionan todos los registros de productos que han salido del inventario de forma temporal, entregados a terceros (empleados, vendedores, clientes, talleres) con la obligación de ser devueltos posteriormente. Funciona como un formulario maestro-detalle que presenta de forma consolidada todas las consignaciones realizadas, permitiendo visualizar tanto los encabezados (información general de cada préstamo) como los detalles (productos prestados y su estado de reintegro).

Esta ventana es el punto de control desde donde se crean, consultan, reintegran y administran todas las consignaciones del negocio. Es una herramienta fundamental para el control de activos en poder de terceros, ya que permite monitorear quién tiene productos de la empresa, cuánto producto falta por devolver, y gestionar el ciclo completo del préstamo desde la entrega hasta el reintegro total.

¿Qué es un Préstamo o Consignación?

Un Préstamo o Consignación es el documento que formaliza la entrega temporal de productos del inventario a un tercero, manteniendo la propiedad de la empresa sobre dichos productos. A diferencia de una venta o un consumo, la mercancía no se pierde ni se consume definitivamente; se entrega con el compromiso de que será devuelta (reintegrada) en el futuro.

Características clave:

  • Descuenta las existencias del inventario al finalizar el documento de préstamo.
  • Genera un registro en el Kardex como salida temporal por consignación.
  • Los productos pueden ser reintegrados parcial o totalmente.
  • A medida que se reintegran productos, las existencias van regresando al inventario.
  • Cuando todo el producto prestado ha sido reintegrado, el documento pasa a estado FINALIZADA.
  • Si los productos usan seriales, estos quedan vinculados a la consignación y deben coincidir al reintegrar.
  • El tercero involucrado puede ser un empleado, vendedor externo, cliente, taller de reparación, etc.
  • Esta ventana controla quién debe producto a la empresa.

Tipos de préstamos o consignaciones que se registran aquí:

  • Herramientas o equipos entregados a empleados para su trabajo
  • Productos entregados a vendedores externos para que los ofrezcan a sus clientes
  • Maquinaria o equipos enviados a talleres para reparación
  • Productos en poder de clientes para prueba o demostración
  • Mercancía enviada a ferias o eventos para exhibición
  • Productos entregados a distribuidores bajo acuerdo de venta con devolución
  • Muestras comerciales entregadas temporalmente

Estructura de la Ventana

La ventana se organiza en tres zonas claramente diferenciadas, siguiendo el patrón maestro-detalle:

Zona Superior - Buscador Global

En la parte más alta se encuentra un cuadro de texto de búsqueda en tiempo real. Permite escribir cualquier dato (número de documento, nombre del tercero, estado, o cualquier texto contenido en las consignaciones) y el sistema filtra automáticamente mostrando solo los elementos que coinciden. Al borrar el texto del buscador, se muestran nuevamente todos los elementos.

Zona Central Superior - Grid Maestro (Encabezados)

Bajo el buscador se presenta una grilla con los encabezados de todas las consignaciones. Las columnas principales incluyen:

  • Documento: Número consecutivo de la consignación.
  • Tercero: Nombre de la persona, empleado, vendedor o taller que recibió los productos.
  • Estado: Estado actual del documento (abierta, cerrada, parcial, finalizada, eliminada).
  • Total: Valor total de los productos prestados.
  • Fecha: Fecha de creación del documento.

Al hacer clic sobre una fila, se selecciona la consignación y se muestran sus detalles en la zona inferior.

Zona Central Inferior - Grid de Detalle (Ítems)

En la parte inferior se muestra el detalle de la consignación seleccionada en la lista superior. Aquí aparecen los productos prestados con un formato especial diseñado para el control de reintegros. Las columnas son:

  • Código: Identificador único del producto.
  • Producto: Nombre o descripción del producto.
  • Prestadas: Cantidad total de unidades que fueron entregadas originalmente al tercero.
  • Recibidas: Cantidad de unidades que han sido reintegradas hasta el momento.
  • Valor: Valor unitario del producto.
  • Subtotal: Valor total del producto prestado.

Importancia de las columnas Prestadas y Recibidas:

Esta es la característica distintiva de esta ventana. Al comparar la columna "Prestadas" con la columna "Recibidas", se puede saber inmediatamente cuánto producto falta por reintegrar. Si un producto tiene 10 unidades prestadas y 6 recibidas, significa que aún faltan 4 unidades por devolver. Esta información es crucial para el control de activos en poder de terceros.

Zona Inferior - Botones de Acción

Cuatro botones principales que controlan las operaciones sobre las consignaciones:

Nueva Consignación: Crea un nuevo documento de préstamo o consignación desde cero.

Ver Consignación: Abre la consignación seleccionada. El comportamiento depende del estado:

  • Si la consignación está abierta, permite editarla.
  • Si la consignación está cerrada, parcial o finalizada, se abre únicamente para ser vista o impresa, sin posibilidad de edición.

Reintegrar: Este es el botón especial de esta ventana. Permite registrar la devolución de productos prestados, haciendo que regresen al inventario de la bodega. Al hacer clic, se abre una ventana donde se especifica qué productos y en qué cantidades se están reintegrando. El sistema actualiza automáticamente las columnas "Recibidas" del grid de detalle y las existencias del inventario.

Eliminar: Remueve la consignación del sistema. Este botón se activa y desactiva automáticamente dependiendo del estado de la consignación seleccionada. No es posible eliminar consignaciones que ya tengan productos reintegrados o que estén en estados avanzados, protegiendo así la integridad histórica de las operaciones.

El Botón Reintegrar: Control de Devoluciones

El botón Reintegrar es la funcionalidad central que diferencia esta ventana de las demás. Permite gestionar el ciclo de devolución de los productos prestados.

Funcionamiento:

  1. Se selecciona una consignación en estado CERRADA o PARCIAL.
  2. Se hace clic en el botón "Reintegrar".
  3. Se abre una ventana donde se muestran los productos prestados y sus cantidades pendientes de reintegro.
  4. Se especifica qué productos y en qué cantidades se están devolviendo en este momento.
  5. Se confirma el reintegro.
  6. El sistema actualiza automáticamente:
    • La columna "Recibidas" en el grid de detalle.
    • Las existencias del inventario (los productos regresan a la bodega).
    • El estado del documento (pasa de CERRADA a PARCIAL, o de PARCIAL a FINALIZADA).
    • El Kardex con el movimiento de entrada.

Reintegros parciales:

No es necesario devolver todo el producto prestado de una sola vez. Se pueden hacer reintegros parciales a medida que el tercero va devolviendo los productos. Por ejemplo, si se prestaron 10 herramientas y el empleado devuelve 3 hoy y 7 la próxima semana, se pueden registrar dos reintegros separados.

Validaciones del sistema:

  • No se pueden reintegrar más unidades de las que fueron prestadas originalmente.
  • Si el producto usa seriales, los seriales reintegrados deben coincidir con los seriales prestados.
  • El sistema valida que la consignación esté en un estado que permita reintegros (CERRADA o PARCIAL).

Estados del Documento

Las consignaciones transitan por cinco estados diferentes a lo largo de su ciclo de vida, reflejando el progreso del préstamo y los reintegros:

ABIERTA:

  • El documento está en proceso de edición.
  • Se pueden agregar, modificar o eliminar productos prestados.
  • No se puede imprimir.
  • No se puede reintegrar.
  • Es el estado inicial cuando se está creando el documento.

CERRADA:

  • El documento ha sido finalizado y los productos han sido entregados al tercero.
  • Ya no se puede editar.
  • Se puede imprimir.
  • Se puede reintegrar (es el estado donde se espera que el tercero devuelva los productos).
  • Las existencias están descontadas del inventario.
  • Es el estado donde el documento permanece mientras se espera el reintegro.

PARCIAL:

  • Se han realizado uno o más reintegros, pero aún falta producto por devolver.
  • No se puede editar.
  • Se puede imprimir.
  • Se puede continuar reintegrando el producto pendiente.
  • La columna "Recibidas" muestra cantidades menores a "Prestadas".
  • Es un estado intermedio donde el proceso de devolución está en curso.

FINALIZADA:

  • Todo el producto prestado ha sido reintegrado completamente.
  • No se puede editar.
  • Se puede imprimir.
  • Ya no se puede reintegrar (no hay producto pendiente).
  • La columna "Recibidas" es igual a la columna "Prestadas" para todos los productos.
  • Las existencias han regresado completamente al inventario.
  • El ciclo del préstamo se ha completado exitosamente.

ELIMINADA:

  • El documento ha sido anulado y removido del sistema.
  • Solo se puede consultar como registro histórico.
  • No se puede editar, imprimir ni reintegrar.

Menú Contextual - Lista Superior (Encabezados)

Al hacer clic derecho sobre cualquier consignación en la lista superior, se despliega un menú con las siguientes opciones:

Exportar a Excel

Genera un archivo Excel con las consignaciones actualmente visibles en la lista. Si hay filtros aplicados, solo se exportan las consignaciones que cumplen esos criterios.

Ver Reporte

Muestra un reporte imprimible con las consignaciones que aparecen en la lista. Si la lista tiene filtros aplicados, el reporte reflejará exactamente esos mismos criterios. Esta es una herramienta muy potente para generar reportes de productos en poder de terceros.

Imprimir

Genera el documento formal de la consignación en formato estándar, listo para acompañar la entrega física de los productos al tercero. Este documento sirve como constancia de entrega y compromiso de devolución.

Importante sobre la impresión: El botón de impresión solo es visible cuando la consignación está cerrada o en estados posteriores. No es posible imprimir consignaciones que estén abiertas o en proceso de edición.

Filtros

Permite aplicar criterios de filtrado avanzados sobre la lista de consignaciones:

  • Por documento
  • Por tercero (empleado, vendedor, taller, etc.)
  • Por estado (abierta, cerrada, parcial, finalizada)
  • Por valor mayor que
  • Por valor menor que
  • Por fecha mayor que
  • Por fecha menor que

Los filtros son apilables, lo que significa que se pueden combinar varios simultáneamente. Por ejemplo, se puede solicitar mostrar todas las consignaciones en estado PARCIAL del empleado Juan Pérez.

Quitar Filtros

Restaura la vista completa eliminando todos los filtros aplicados, mostrando nuevamente todas las consignaciones del sistema.

Convertir Documento

Abre una ventana que permite transformar la consignación seleccionada en otro tipo de documento, manteniendo toda la información. Las opciones de conversión son:

  • Cotización a proveedores
  • Cotización a clientes
  • Factura de venta
  • Orden de compra
  • Consumo de almacén
  • Consignación (para duplicar el documento actual)

Editar Notas

Permite abrir una ventana para editar las notas generales de la consignación seleccionada.

Configurar Columnas

Permite mostrar u ocultar columnas en la lista superior de encabezados. También permite modificar el ancho de las columnas. El sistema recuerda esta configuración al cerrar y reabrir la ventana.

Menú Contextual - Lista Inferior (Ítems)

Al hacer clic derecho sobre los productos en el grid inferior de detalle, se despliega un menú con tres opciones específicas para ese ítem:

Ver Notas

Permite ver y editar las notas específicas de ese solo ítem de la consignación. Las notas de ítem son independientes de las notas generales del documento.

Ver Seriales

Si el producto prestado tenía configurado el uso de seriales, esta opción muestra cuáles seriales específicos fueron los que se prestaron y cuáles han sido reintegrados. Es fundamental para trazabilidad de equipos o herramientas serializadas en poder de terceros.

Configurar Columnas

Permite agregar o quitar columnas del grid inferior, modificar el ancho y personalizar la visualización. Al igual que en la lista superior, esta configuración se recuerda al cerrar la ventana.

El Poder del Sistema de Filtros

El menú de filtros de la parte superior es una herramienta extremadamente poderosa para el control de activos en poder de terceros. Todo lo que se muestra en la lista superior después de aplicar filtros se convierte directamente en reporte cuando se usa la opción "Ver Reporte".

Ejemplos de uso práctico:

Reporte de productos pendientes de reintegro:

Aplicar filtro por estado "PARCIAL" para ver todas las consignaciones donde aún falta producto por devolver. Esto permite identificar rápidamente qué terceros tienen productos de la empresa y deben devolverlos.

Análisis de consignaciones por empleado:

Aplicar filtro por tercero (seleccionar un empleado específico) para ver todas las herramientas o equipos que tiene prestados, incluyendo los que ya devolvió y los que aún tiene.

Consignaciones antiguas sin reintegro:

Combinar filtro de estado "CERRADA" con filtro de fecha menor que (una fecha antigua) para identificar consignaciones que llevan mucho tiempo sin ser reintegradas y requieren seguimiento.

Reporte de consignaciones activas:

Aplicar filtro para excluir estado "FINALIZADA" y "ELIMINADA", obteniendo así todas las consignaciones que aún tienen producto en poder de terceros.

Análisis de valor de productos prestados:

Usar filtros de valor para identificar las consignaciones de mayor valor económico y priorizar su seguimiento.

Esta funcionalidad convierte a la ventana en una herramienta de control de activos ad-hoc sin necesidad de módulos adicionales.

Diferencias con Otras Ventanas de Documentos

Aunque la estructura es similar a otras ventanas de listas de documentos, existen diferencias fundamentales:

Tipo de documento:

  • Consignaciones: Documentos de préstamo temporal con obligación de devolución.
  • Facturas de Venta: Documentos de venta definitiva.
  • Consumos: Documentos de uso interno definitivo.
  • Mermas: Documentos de pérdida definitiva.
  • Devoluciones: Documentos de retorno a proveedores.

Impacto en inventario:

  • Consignaciones: Descuentan existencias temporalmente, pero regresan al reintegrar.
  • Facturas, Consumos, Mermas, Devoluciones: Descuentan existencias permanentemente.

Ciclo de vida:

  • Consignaciones: Tienen un ciclo completo de entrega y reintegro, con estados intermedios.
  • Otros documentos: Generalmente son de una sola etapa (se crean y finalizan).

Botón especial:

  • Consignaciones: Tienen el botón "Reintegrar" para gestionar devoluciones parciales.
  • Otros documentos: No tienen este botón.

Columnas del grid de detalle:

  • Consignaciones: Muestran columnas "Prestadas" y "Recibidas" para control de reintegros.
  • Otros documentos: Muestran solo cantidades y valores de la transacción.

Control de terceros:

  • Consignaciones: Controlan activamente quién debe producto a la empresa.
  • Otros documentos: Registran transacciones con terceros, pero no controlan deudas de producto.

Límite de Registros y Rendimiento

La cantidad de ítems que aparecen en esta ventana está limitada por defecto a los últimos dos años, al igual que todas las ventanas de listas de documentos en Kardex Tauro. Esta configuración se implementa para garantizar:

  • Mayor agilidad en la navegación
  • Menor carga de datos en memoria
  • Menor consumo de RAM
  • Respuestas más rápidas del sistema

Configuración del límite:

Este parámetro es totalmente modificable desde la ventana de Configuración, donde se puede especificar la cantidad de años de registros a mostrar (dos, tres, cinco años, etc.).

Consideración importante:

A mayor cantidad de información cargada en las ventanas, mayor será el consumo de recursos del sistema. Por esta razón, no es aconsejable tener como predeterminado mucha información histórica visible en las ventanas. Se recomienda mantener el límite en un rango razonable (2-3 años) y consultar períodos más antiguos mediante filtros específicos o reportes cuando sea necesario.

Relación con Otras Ventanas

Ventana Crear Consignación:

Es la ventana operativa donde se crean y editan las consignaciones individuales. Desde la lista se accede a ella mediante los botones "Nueva Consignación" o "Ver Consignación".

Ventana Reintegrar Consignación:

Es la ventana que se abre al hacer clic en el botón "Reintegrar". Permite especificar qué productos y cantidades se están devolviendo.

Ventana Inventario:

Las consignaciones descuentan las existencias al cerrarse. Los reintegros aumentan las existencias a medida que los productos regresan. El inventario refleja en tiempo real los productos que están en la bodega versus los que están prestados.

Ventana Kardex:

Cada consignación cerrada genera un movimiento de salida en el Kardex. Cada reintegro genera un movimiento de entrada. Se mantiene la trazabilidad completa del ciclo de préstamo y devolución.

Ventana Lista de Terceros:

Proporciona la información de los empleados, vendedores, clientes o talleres que aparecen como receptores de las consignaciones.

Ventana Lista de Seriales:

Permite consultar los seriales específicos prestados y reintegrados en cada consignación, útil para rastrear herramientas o equipos serializados en poder de terceros.

Recomendaciones de Uso

Use el buscador para localización rápida:

El buscador en tiempo real es la forma más eficiente de encontrar consignaciones específicas cuando se conoce algún dato de referencia, como el nombre del tercero.

Aproveche los filtros apilables:

Combine múltiples filtros para generar reportes específicos de consignaciones por tercero, estado, período o valor. Los filtros son la clave para el control de activos prestados.

Use "Ver Reporte" para seguimiento:

Después de aplicar filtros, use "Ver Reporte" para generar documentos imprimibles que reflejen exactamente los criterios seleccionados. Ideal para reuniones de seguimiento con empleados o terceros.

Monitoree consignaciones en estado PARCIAL:

Use el filtro de estado "PARCIAL" para identificar rápidamente todas las consignaciones donde aún falta producto por reintegrar. Esto permite priorizar el seguimiento.

Revise consignaciones antiguas en estado CERRADA:

Las consignaciones que llevan mucho tiempo en estado CERRADA sin reintegros pueden indicar problemas o olvidos. Use filtros de fecha para identificarlas y hacer seguimiento.

Finalice las consignaciones antes de entregar:

Recuerde que solo las consignaciones cerradas pueden imprimirse y están listas para entrega. Finalice el documento antes de entregar físicamente los productos al tercero.

Documente la fecha esperada de devolución:

Use las notas del documento para registrar cuándo se espera que el tercero devuelva los productos. Esto facilita el seguimiento.

Personalice las columnas:

Configure las columnas visibles según su rol y necesidades de trabajo. El sistema recuerda sus preferencias.

Compare Prestadas vs Recibidas:

Revise regularmente el grid de detalle para identificar productos donde la columna "Recibidas" es significativamente menor a "Prestadas". Estos requieren atención prioritaria.

Mantenga el límite de registros razonable:

No aumente excesivamente el período de visualización de registros desde la Configuración, ya que afectará el rendimiento del sistema.

Respete el estado de las consignaciones:

Recuerde que las consignaciones en estados CERRADA, PARCIAL o FINALIZADA no se pueden editar. Si necesita modificar una consignación, deberá crear una nueva.

Elimine solo consignaciones en estado adecuado:

El botón Eliminar solo funciona para consignaciones que no han sido cerradas o que no tienen reintegros. Respete esta restricción para mantener la integridad histórica.

Haga reintegros oportunos:

A medida que el tercero vaya devolviendo productos, registre los reintegros inmediatamente para mantener el control actualizado.

Imprima constancias de entrega y reintegro:

Entregue al tercero una copia impresa de la consignación al momento de la entrega. Cuando haga reintegros, imprima constancias de devolución para mantener el control documental.

Rastree productos serializados cuidadosamente:

Si presta herramientas o equipos con seriales, verifique que los seriales reintegrados coincidan exactamente con los seriales prestados. Esto es crucial para control de activos.

Capacite al personal en el uso de filtros:

Los filtros son una herramienta poderosa para el control de activos. Asegúrese de que todo el personal que necesita hacer seguimiento sepa usarlos correctamente.

Establezca políticas de reintegro:

Defina plazos máximos para la devolución de productos prestados y haga seguimiento activo de las consignaciones que excedan esos plazos.

Concilie periódicamente:

Compare las consignaciones activas con el inventario físico en poder de terceros para detectar discrepancias o productos no reportados.

Analice patrones de préstamo:

Use los reportes para identificar qué terceros solicitan más préstamos, qué productos se prestan con mayor frecuencia, y optimice los procesos de préstamo y reintegro.

Documente el motivo del préstamo:

Use las notas para registrar por qué se están prestando los productos (reparación, venta externa, demostración, etc.). Esta información es valiosa para análisis.

Integre consignaciones con auditorías:

Las consignaciones son un componente importante en auditorías de activos fijos e inventario. Mantenga registros claros y actualizados para facilitar el proceso de auditoría.

Kardex Tauro - Sistema Profesional de Gestión de Inventarios