Kardex de armazém

Em qualquer negócio que trabalha com mercadoria física, alguém precisa responder todos os dias a mesma pergunta: quantas unidades deste produto temos? A resposta pode vir de uma contagem improvisada, da memória do encarregado ou do registro de movimentos que é atualizado a cada compra e a cada venda. Essa terceira opção, mantida com método, é exatamente o que faz o kardex de armazém. Se o controle do seu depósito depende de cadernos, de folhas soltas ou de anotações rápidas, e sempre que você precisa saber um saldo tem de ir olhar a estante, este artigo é para você. Aqui você vai encontrar o que é o kardex de armazém, para que serve, quais dados deve conter, como é usado no dia a dia do depósito e por que é a principal ferramenta de trabalho do almoxarife. No final, você verá um exemplo prático com movimentos reais de um armazém.

O que é o kardex de armazém?

O kardex de armazém é um registro cronológico e organizado de todos os movimentos que afetam as existências físicas dos produtos guardados em um depósito ou armazém. Nele são anotadas as entradas (compras, devoluções de clientes, sobras), as saídas (vendas, uso interno, quebras, devoluções a fornecedores) e o saldo de unidades que fica disponível depois de cada operação. Seu objetivo não é fazer a contabilidade de custos, mas sim o controle físico do estoque: saber qual mercadoria existe, em que quantidade, onde está guardada e como variou com o tempo. Por isso ele também é chamado de ficha de armazém, ficha de estoque ou kardex de inventário. Pode ser mantido em papel, em uma planilha ou em um software de estoque, mas a lógica é sempre a mesma: cada movimento de mercadoria deve ficar registrado e deve atualizar o saldo. Em poucas palavras, o kardex de armazém é a memória escrita do depósito. Se um dia você precisar explicar por que faltam unidades, quando um lote entrou ou para quem a mercadoria foi entregue, é o primeiro lugar onde procurar a resposta. Sem esse registro, o controle de estoque vira uma suposição permanente.

Diferenças entre o kardex de armazém e o kardex contábil

É muito comum confundir o kardex de armazém com o kardex contábil, também chamado de kardex valorizado. Os dois registram entradas e saídas de mercadoria, mas cumprem funções diferentes e normalmente ficam sob responsabilidade de pessoas diferentes. Conhecer a diferença evita mal-entendidos sobre quem deve manter cada registro e para que serve cada um. O kardex contábil trabalha com valores monetários: além das unidades, registra o custo de cada entrada e de cada saída, calcula o custo da mercadoria vendida e alimenta as demonstrações financeiras da empresa. Ele é mantido pelo setor de contabilidade e aplica métodos de avaliação de estoques como o custo médio ponderado ou o PEPS. O kardex de armazém, por sua vez, trabalha com unidades físicas e não precisa de preços para cumprir sua função. É uma ferramenta operacional a serviço do almoxarife para controlar o estoque: diz quantas peças existem, onde estão guardadas e se é hora de comprar mais, sem entrar em números contábeis. As principais diferenças estão resumidas a seguir:

Objetivo: o kardex de armazém controla as existências físicas; o kardex contábil avalia o estoque e calcula custos.
Informação principal: unidades e localizações, em vez de unidades e valores monetários.
Responsável: o almoxarife no primeiro caso; o contador no segundo.
Métodos de avaliação: não se aplicam ao kardex de armazém; aplicam-se ao contábil (custo médio, PEPS).
Destino da informação: decisões de compra e operação diária, em vez de relatórios e demonstrações financeiras.

Embora sejam registros diferentes, eles se complementam. Quando a empresa usa um software de estoque integrado, um mesmo movimento — uma compra ou uma venda — pode atualizar ao mesmo tempo o controle físico do armazém e o kardex valorizado da contabilidade, sem digitar a informação duas vezes.

Quais dados o kardex de armazém deve conter?

Para que o kardex de armazém seja realmente útil, ele deve identificar sem ambiguidade cada produto e cada movimento. Um bom modelo inclui, no mínimo, os seguintes campos:

Identificação do produto: código ou referência, descrição, unidade de medida (unidades, quilos, caixas) e apresentação.
Localização no depósito: corredor, prateleira, módulo ou posição onde o item é guardado, para encontrá-lo sem percorrer o armazém inteiro.
Data e tipo de movimento: o dia da operação e sua classe: compra, venda, devolução, transferência ou ajuste.
Entradas: as unidades que entraram no armazém.
Saídas: as unidades que saíram do armazém.
Saldo físico: o estoque disponível depois de cada movimento; é o dado que responde quanto existe no depósito.
Documento de apoio: número da nota fiscal, remessa ou pedido de compra que respalda o movimento, para rastreá-lo depois.
Observações e responsável: anotações sobre lotes, vencimentos ou estado da mercadoria, e o nome de quem registrou o movimento.

Quando o kardex é mantido em papel, cada produto tem sua própria ficha e os saldos são calculados à mão ou com calculadora. Em um software de estoque esses campos já vêm estruturados e o saldo é atualizado sozinho a cada entrada ou saída, eliminando os erros de soma e subtração.

Como o kardex de armazém é usado na operação diária?

O kardex de armazém não é um documento preenchido no fim do mês: ele é atualizado a cada movimento de mercadoria, no momento em que acontece. As operações mais comuns que alimentam o registro são:

Recebimentos: quando a mercadoria chega do fornecedor, ela é conferida com o pedido de compra e a nota fiscal, guardada na prateleira e registrada como entrada.
Expedições: quando a mercadoria é entregue por uma venda, para um cliente interno ou para a produção, a saída é registrada na hora.
Transferências: quando a mercadoria muda de um armazém para outro ou de uma localização para outra, o movimento é anotado: o total do estoque não muda, mas a localização muda.
Devoluções: as devoluções de clientes voltam para o armazém e são registradas como entrada; as devoluções a fornecedores saem do depósito e são registradas como saída.

A regra de ouro é simples: registrar tudo no mesmo dia. Uma saída que não é anotada vira uma falta invisível que só aparece na contagem física. Por outro lado, um kardex em dia permite responder em segundos quantas unidades restam de qualquer referência e se elas bastam para o pedido que acabou de chegar.

Quem preenche o kardex de armazém?

O responsável natural pelo kardex de armazém é o almoxarife ou encarregado do depósito. É a pessoa que recebe a mercadoria, guarda nas prateleiras, faz as expedições e a conhece fisicamente, então é quem melhor pode anotar cada movimento com precisão. Em negócios pequenos, esse papel fica com o dono, um administrador ou a mesma pessoa que atende no balcão, mas deve ficar sempre claro quem é o responsável pelo registro. O recomendável é que uma única pessoa tenha a responsabilidade de manter o kardex em dia. Quando várias pessoas movimentam mercadoria sem avisar o responsável, o registro perde valor rapidamente. E quando o almoxarife se ausenta ou troca de emprego, um kardex bem mantido permite que quem o substitua retome o controle sem perder o fio das existências.

A relação entre o kardex de armazém e a contagem física

O kardex de armazém diz quanto deveria haver; a contagem física diz quanto existe de verdade. A comparação entre os dois é a base da verificação de estoques e das auditorias de depósito. Se a contagem coincide com o saldo do kardex, o controle está funcionando bem. Se não coincide, há uma diferença a investigar: pode ser uma expedição não registrada, uma devolução não anotada, um erro de digitação, uma quebra ou uma perda. Quando aparece uma diferença, o correto é fazer três coisas: registrar o ajuste no kardex para que o saldo reflita a realidade, descobrir a causa da falta ou da sobra para que não se repita e revisar o procedimento de registro. Além disso, vale fazer contagens cíclicas por zona ou por categoria de produto durante o ano e uma contagem geral pelo menos uma vez por ano. Um kardex que nunca é comparado com a realidade pode parecer muito organizado e estar muito errado ao mesmo tempo.

Exemplo prático: movimentos em um kardex de armazém

Vamos ver como funciona na prática. Suponha que o depósito controle o produto "luvas de nitrilo tamanho M", código GNT-M, localizado no corredor 2, prateleira B. O kardex desse item durante a primeira quinzena de um mês poderia ficar assim:

Data	Movimento	Entrada	Saída	Saldo
01/06	Estoque inicial	—	—	50
03/06	Recebimento de compra (nota 0042)	100	—	150
05/06	Expedição por venda (remessa 0118)	—	20	130
08/06	Devolução de cliente	2	—	132
10/06	Transferência para depósito secundário	—	12	120
12/06	Expedição por uso interno	—	3	117
15/06	Ajuste por quebra encontrada na contagem	—	2	115

Cada linha da tabela conta uma história: o estoque inicial, uma compra que elevou o saldo para 150, as vendas e os usos internos que foram reduzindo, uma devolução de cliente que recuperou parte e um ajuste por quebra encontrada na contagem. Se a contagem do fim do mês mostrar 115 unidades na prateleira, o kardex e a realidade coincidem. Se mostrar outro número, a diferença é investigada e corrigida com seu próprio movimento.

Benefícios de manter o kardex de armazém em dia

Manter o kardex de armazém com disciplina traz benefícios concretos para qualquer negócio que trabalhe com mercadoria:

Evita as faltas surpresa: você sabe quanto tem antes de comprometer uma venda.
Agiliza as expedições: o almoxarife sabe exatamente onde encontrar cada produto.
Facilita as compras: as decisões de reposição são tomadas com números, não com achismo.
Detecta quebras e perdas a tempo, em vez de descobri-las meses depois.
Traz tranquilidade nas auditorias, porque todo movimento tem documento de apoio e responsável.
Serve de base para conciliar com o kardex contábil no fechamento de cada período.

Se você ainda controla seu depósito com fichas de papel ou com fórmulas de Excel que quebram sempre que alguém apaga uma célula, vale a pena dar o passo para uma ferramenta feita para isso: o Kardex Tauro registra as entradas e saídas do seu armazém, atualiza os saldos automaticamente e permite consultar o estoque de cada produto de qualquer dispositivo, com a mesma lógica do kardex de sempre, mas sem erros de cálculo.

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