O que é merma/perda?
O que é merma/perda?
Em qualquer negócio que trabalha com produtos físicos, o estoque muda por muitos motivos que nem sempre são visíveis à primeira vista: uma fruta amadurece e estraga, uma embalagem quebra durante o transporte, um líquido evapora, um produto vence na prateleira ou uma caixa acaba guardada no lugar errado. Quando chega a hora de fazer a contagem física do almoxarifado, quase sempre aparece uma diferença entre o que os registros dizem e o que realmente existe. Essa diferença tem um nome: merma (ou perda de estoque). A merma é um assunto que muitas empresas preferem ignorar até que se torne um problema sério, mas ignorá-la tem um custo direto. Cada unidade perdida já foi paga ao fornecedor, ocupou um espaço e muitas vezes foi comprada na expectativa de ser vendida com lucro, de modo que a perda é duplicada: vai embora a mercadoria e vai embora também o lucro esperado. Este artigo explica o que é a merma no estoque, quais tipos existem, como calcular seu percentual, como ela deve ser registrada, como pode ser reduzida e em que ela difere de conceitos parecidos como desperdício, devolução ou roubo.O que é merma no estoque?
Em termos de estoque, a merma é a perda ou diminuição de existências que um negócio sofre durante sua operação. Tecnicamente, é a diferença entre as existências teóricas —as que, segundo os registros, deveriam estar no almoxarifado— e as existências reais, ou seja, as que aparecem quando se faz uma contagem física. Se os registros dizem que há 500 unidades de um produto e a contagem encontra 486, há 14 unidades de merma que precisam ser explicadas. É importante entender que a merma nem sempre significa roubo. A perda pode vir da deterioração natural dos alimentos, do vencimento de produtos com prazo de validade, da quebra de embalagens frágeis, da evaporação de líquidos, de erros no registro de entradas e saídas ou de perdas próprias do processo produtivo, como o desperdício de matéria-prima. Todas essas situações reduzem a quantidade de produto disponível para venda ou uso, e por isso são consideradas merma. A merma tem dois efeitos sobre o negócio. O primeiro é quantitativo: há menos unidades para vender, o que pode gerar falta de produtos diante dos clientes. O segundo é econômico: cada unidade perdida representa dinheiro já investido que não será recuperado e, se a merma não for registrada, os custos ficam mal calculados e os preços podem não estar cobrindo as perdas reais. Por isso, embora a merma nunca desapareça por completo, ela pode ser medida, controlada e reduzida. Um exemplo simples ajuda a entender melhor. Um armazém de mantimentos recebe 100 pacotes de biscoitos. No fim do mês, a contagem encontra 96: dois pacotes estavam vencidos, um chegou danificado e outro não foi registrado na venda por erro do caixa. Esses quatro pacotes são merma. O negócio vendeu menos do que poderia ter vendido e, além disso, a informação do estoque ficou distorcida até que o ajuste fosse feito.Tipos de merma: normal e anormal
Para gerenciar a merma, vale a pena classificá-la, porque nem todas as perdas devem ser tratadas da mesma forma. A classificação mais usada distingue entre merma normal ou natural e merma anormal. A merma normal, também chamada de merma natural ou operacional, é a perda esperada e inevitável que ocorre pelas características próprias do produto ou do processo. A evaporação de um líquido armazenado, a perda de peso de alguns produtos frescos por desidratação, uma pequena porcentagem de quebra no transporte ou o desperdício mínimo de matéria-prima em um processo de produção são exemplos de merma normal. Esse tipo de merma é conhecido antecipadamente, estimado com antecedência e aceito como um custo próprio da operação: na verdade, muitas empresas o incluem dentro da margem de seus custos. A merma anormal, por outro lado, é a perda evitável que aparece por falhas de controle ou por eventos pontuais: roubos internos ou externos, danos por mau manuseio ou mau armazenamento, vencimentos em massa por compra excessiva ou má rotação, erros de registro ou extravio de mercadorias. A merma anormal não deveria existir e, quando aparece em grande quantidade, é um sinal de alerta: indica que algo está falhando nos processos de compra, armazenamento, expedição ou vigilância do negócio. A tabela a seguir resume os tipos de merma mais comuns, com sua descrição e alguns exemplos:| Tipo de merma | O que é | Exemplos |
|---|---|---|
| Vencimento ou validade | Produtos que ultrapassam seu prazo de validade | Alimentos, medicamentos, cosméticos, produtos de limpeza |
| Deterioração natural | Perda de qualidade ou de peso com o tempo e por condições ambientais | Frutas e verduras maduras, grãos que perdem umidade, flores |
| Quebra ou dano físico | Mercadoria danificada por batidas, quedas ou mau armazenamento | Embalagens de vidro, garrafas, itens frágeis, eletrônicos |
| Evaporação ou perda de volume | Perda natural de líquido ou de peso de um produto | Álcool, combustíveis, perfumes, líquidos armazenados a granel |
| Merma de processo | Perda inevitável de matéria-prima durante uma transformação | Aparas de tecido ou papel, perda de peso no cozimento de alimentos |
| Roubo ou furto | Subtração de mercadoria por pessoas de fora ou do próprio negócio | Mercadoria escondida por clientes, faltas de funcionários, furtos no depósito |
| Erros de registro | Diferenças entre o estoque real e o registrado por falhas humanas | Vendas digitadas errado, unidades mal contadas, expedições sem registro |
Causas frequentes de merma em um negócio
As causas da merma podem ser agrupadas em poucas categorias que valem a pena conhecer para saber por onde começar a investigar:- Compras e recebimento: receber mercadoria vencida, danificada ou em quantidades diferentes das faturadas gera merma antes mesmo de o produto entrar no depósito.
- Armazenamento inadequado: temperaturas incorretas, umidade, empilhamento defeituoso ou falta de organização aceleram a deterioração e provocam danos físicos.
- Má rotação de produtos: vender primeiro o que chegou por último faz com que os produtos mais antigos vençam na prateleira.
- Manuseio e expedição: batidas durante o transporte, embalagem deficiente e tratamento bruto da mercadoria causam quebras evitáveis.
- Processos administrativos fracos: registros incompletos, contagens pouco frequentes e falta de responsáveis claros permitem que erros e faltas passem despercebidos.
- Falhas de segurança: a ausência de controle de acesso, câmeras ou procedimentos de inventário facilita o furto interno e externo.
Como calcular o percentual de merma
Para saber se a merma de um negócio é normal ou está fora de controle, não basta conhecer o valor perdido: é preciso compará-lo com o total de existências movimentadas no período. A fórmula é simples: Percentual de merma = (valor da merma ÷ valor total das existências movimentadas) × 100 O valor total das existências movimentadas é calculado somando o estoque inicial do período mais todas as compras feitas nesse mesmo período. Vejamos um exemplo passo a passo. Um distribuidor começa o mês com um estoque avaliado em 18.000.000 e compra mercadorias no valor de 7.000.000 durante o mês. O total de existências movimentadas é de 25.000.000. Ao fazer a contagem de fechamento, ele detecta mermas avaliadas em 750.000: 300.000 em produtos vencidos, 250.000 em mercadoria danificada e 200.000 em faltas não explicadas. O percentual de merma é calculado assim: (750.000 ÷ 25.000.000) × 100 = 3% Esse 3% significa que, para cada 100 unidades monetárias de mercadoria movimentada, o negócio perdeu 3. Não existe um percentual único válido para todos os negócios: ele depende do tipo de produto e da atividade. No entanto, como referência geral, muitos negócios de alimentos consideram aceitável um nível próximo de 1% a 2%, enquanto níveis maiores costumam indicar problemas de controle que merecem investigação. O importante é medir sempre com a mesma metodologia para poder comparar um período com outro. Para calcular o percentual de merma do seu negócio, você pode seguir estes passos:- Defina o período a analisar: um mês, um trimestre ou um ano.
- Calcule o valor total das existências movimentadas: estoque inicial mais compras do período.
- Valorize a merma encontrada na contagem física, separando-a por causa quando possível.
- Aplique a fórmula: divida o valor da merma pelo total de existências movimentadas e multiplique por 100.
- Compare o resultado com períodos anteriores e com os níveis esperados para o seu tipo de negócio.
Como registrar a merma no estoque
Quando a contagem revela uma merma, o erro mais comum é deixá-la anotada apenas em um papel ou simplesmente ignorá-la. Para que a informação do negócio seja confiável, a merma deve ser registrada formalmente no sistema de estoque por meio de uma baixa de estoque: uma saída de mercadoria que não corresponde a uma venda nem a um consumo interno, mas sim a uma perda. O registro de uma merma deve incluir sempre a causa da perda, porque não adianta dar baixa em cem unidades se depois não se sabe se elas venceram, foram danificadas ou se perderam. Conhecer a causa permite atacar a origem do problema e não apenas seu efeito. O procedimento básico é o seguinte: primeiro, identifica-se e separa-se a mercadoria afetada; depois, determina-se a causa da perda e valoriza-se a mercadoria pelo seu custo; em seguida, registra-se a baixa no registro de estoque do produto com seu motivo e data; e, por fim, revisa-se a informação periodicamente para detectar padrões. Registrar a merma também traz benefícios contábeis. Quando a perda fica documentada, os custos do negócio refletem a realidade e é possível decidir com melhores informações se vale a pena ajustar preços, trocar de fornecedor, melhorar o armazenamento ou reforçar a segurança. Uma merma que não é registrada fica escondida dentro dos custos gerais e distorce a rentabilidade real do negócio.Merma, desperdício, devolução e roubo: qual é a diferença?
A merma costuma ser confundida com outros termos que são relacionados, mas não idênticos. Estas são as principais diferenças:- Merma e desperdício: o desperdício é a porção de um produto que é descartada porque não serve mais ou porque sobra depois de um processo, como a casca de uma fruta ou a comida que não é vendida e vai para o lixo. Pode-se dizer que o desperdício é uma das formas pelas quais a merma se manifesta, mas a merma é um conceito mais amplo, que inclui também perdas de valor sem descarte físico, como a evaporação.
- Merma e devolução: a devolução é uma mercadoria que volta para o negócio porque o cliente a recusou ou mudou de ideia. A devolução não é em si uma perda, embora possa acabar virando merma se o produto devolvido não puder ser vendido novamente por estar danificado ou vencido. Uma devolução bem administrada pode voltar para o estoque; a merma, por outro lado, sempre envolve uma perda definitiva.
- Merma e roubo: o roubo é uma causa de merma, não um conceito oposto. Quando se fala em merma anormal, o furto é uma de suas principais fontes, junto com danos e erros. A diferença prática está no tratamento: o roubo exige medidas de segurança, enquanto outras causas de merma exigem melhorias de processo.
- Merma e falta contábil: a falta é a diferença que aparece na contagem, mas pode ser devida a um erro de registro e não a uma perda real. Por isso, antes de dar baixa em uma merma, vale verificar se a diferença corresponde a uma venda ou a um movimento que não foi registrado.
Como reduzir a merma no seu negócio
Reduzir a merma não exige tecnologia cara: exige organização, disciplina e constância em poucos hábitos básicos. Estas são as medidas mais eficazes:- Controle as datas de validade: confira os produtos no recebimento e organize o depósito para que os itens mais próximos de vencer fiquem na frente e sejam despachados primeiro.
- Aplique a rotação PEPS (FIFO): a regra do primeiro que entra, primeiro que sai garante que os produtos mais antigos sejam vendidos antes de vencerem ou se deteriorarem.
- Manuseie e armazene corretamente: respeite as condições de temperatura, umidade e empilhamento exigidas por cada produto e treine a equipe para manusear a mercadoria com cuidado.
- Faça contagens cíclicas: em vez de esperar o inventário anual, conte grupos de produtos toda semana ou todo mês para detectar as diferenças a tempo.
- Reforce a segurança: controle o acesso ao depósito, defina responsáveis por zona e revise os procedimentos de recebimento e expedição para dificultar o furto interno.
- Registre todos os movimentos: uma entrada ou saída sem registro vira falta mais cedo ou mais tarde. Manter o registro em dia é a base de todo o controle.
- Analise os relatórios de merma: revise periodicamente em quais produtos e causas as perdas se concentram e ataque primeiro as que representam mais dinheiro.