Consumo de mercadorias: o que é e como registrar

Quando se fala em saídas de estoque, a maioria dos negócios pensa apenas nas vendas. No entanto, existe outra forma de saída igualmente frequente e muito menos controlada: o consumo de mercadorias. Entender o que é e como registrá-lo é a diferença entre um estoque confiável e um estoque que nunca bate na contagem física.

O que é o consumo de mercadorias na contabilidade

O consumo de mercadorias é a saída de bens do estoque que não é vendida a um cliente externo, mas utilizada internamente para o funcionamento do negócio. São produtos que saem do almoxarifado, que a empresa já pagou, mas pelos quais nenhum cliente entrega dinheiro. Ou seja, o bem sai do depósito e passa a ser despesa ou custo do período, como um serviço consumido, mas envolvendo uma mercadoria que estava registrada como existência. Exemplos típicos de consumo de mercadorias:

Insumos de limpeza usados nas instalações: sabão, desinfetante, papel higiênico, sacos de lixo.
Material de embalagem para despachar pedidos: caixas, fita adesiva, filme plástico, etiquetas.
Combustível para os veículos de entrega ou para a planta de produção.
Matéria-prima transformada na produção: farinha em uma padaria, tecido em uma confecção.
Peças de reposição e lubrificantes para a manutenção de máquinas e equipamentos.
Amostras entregues gratuitamente a clientes potenciais para divulgar um produto.
Papelaria e materiais de escritório: resmas de papel, toner, canetas.

O que muda em relação a uma venda não é o fato de a mercadoria sair, mas para que sai: na venda ela sai para gerar receita e no consumo sai para sustentar a operação do negócio. Por isso, embora o efeito físico sobre as existências seja parecido, o tratamento contábil e o controle interno são completamente diferentes.

Diferença entre consumo e venda

Venda e consumo são saídas de estoque, mas são registradas de formas muito diferentes e têm efeitos distintos nas demonstrações financeiras. Confundi-las é um erro comum que desorganiza tanto o depósito quanto a contabilidade. A tabela a seguir resume as principais diferenças:

Critério	Venda	Consumo
É emitida nota fiscal?	Sim, nota para o cliente.	Não: é emitido um documento interno de consumo ou vale de saída.
Gera receita?	Sim, a receita da venda é reconhecida.	Não gera nenhuma receita.
Efeito no estoque	Reduz as existências pelo custo do que foi vendido.	Também reduz as existências, pela quantidade consumida.
Efeito no resultado	Registra custo das vendas e lucro bruto.	Registra uma despesa operacional ou custo de produção do período.
Destinatário	Um cliente externo que paga pelo bem.	Uma área interna: cozinha, oficina, escritório, planta.
Documento de suporte	Nota fiscal, cupom ou comprovante eletrônico.	Documento de consumo autorizado e assinado pelo responsável.

A diferença essencial para a contabilidade é que a venda está ligada a uma receita, enquanto o consumo está ligado a uma despesa. Se uma empresa registra a venda mas esquece de registrar os consumos, o estoque mostrará mais unidades do que realmente existem e o lucro aparecerá inflado.

Como registrar o consumo de mercadorias

O registro do consumo segue um processo simples, porém rigoroso, que vale a pena padronizar para que todas as áreas apliquem do mesmo jeito:

Emitir o documento de consumo: registrar data, produto ou código, quantidade, área solicitante e a pessoa que autoriza a saída.
Baixar as existências: registrar a saída no kardex do produto para que o saldo fique atualizado na hora.
Valorizar a saída: calcular o custo do que foi consumido conforme o método de avaliação de estoques usado pelo negócio, por exemplo o custo médio.
Contabilizar: levar o valor consumido para a conta de despesa da área correspondente, como despesas administrativas, manutenção ou produção, com a contrapartida no estoque.

O documento de consumo é o equivalente interno de uma nota de saída: sem documento, a saída não existe para o sistema e o kardex fica desatualizado. Por isso o passo mais importante é o segundo: a saída por consumo deve baixar as existências no kardex no mesmo dia em que ocorre, e não no fechamento do mês, quando ninguém mais lembra o que aconteceu com os produtos. Em um restaurante, por exemplo, sempre que a cozinha retira ingredientes para preparar os pratos do dia ocorre um consumo de matéria-prima. Se o chef entrega um documento de consumo com as quantidades retiradas, o kardex baixa farinha, óleo e legumes, e o custo desses ingredientes fica na conta de custo de produção do dia. Se o documento não for entregue, o sistema continuará mostrando farinha em estoque que já foi usada no almoço.

Tipos de consumo conforme o negócio

O consumo não é igual em todos os negócios: cada atividade tem seus próprios bens de uso interno e suas próprias regras de controle. Reconhecer os consumos típicos de cada operação é o primeiro passo para registrá-los bem:

Restaurante: ingredientes usados na cozinha, insumos do bar, testes de receitas e cortesias.
Oficina mecânica: peças instaladas nos reparos, lubrificantes, fluido de freio, panos e materiais de limpeza.
Escritório ou empresa de serviços: papelaria, toner, materiais de limpeza, café e outros suprimentos de uso diário.
Loja ou comércio: material de embalagem, sacolas, etiquetas de preço e expositores.
Empresa de transporte: combustível, pneus, óleo e peças de manutenção.
Fábrica ou planta de produção: matéria-prima, materiais indiretos, ferramentas e peças de reposição de máquinas.

A tabela a seguir reúne exemplos por tipo de negócio e indica como controlar cada consumo:

Tipo de negócio	Bens que costuma consumir	Forma de controle
Restaurante	Ingredientes de cozinha, óleo, temperos	Documento de consumo diário da cozinha e comparação com as vendas do dia
Oficina mecânica	Peças de reposição, lubrificantes, filtros	Consumo por ordem de serviço ou por veículo atendido
Escritório	Papelaria, toner, materiais de limpeza	Entrega com responsável por área e limites mensais
Loja de varejo	Caixas, sacolas, etiquetas	Consumo vinculado ao número de despachos do dia
Planta de produção	Matéria-prima, peças de máquinas	Consumo por ordem de produção e controle de perdas

Por que registrar o consumo é importante

Não registrar os consumos é uma das causas mais comuns de diferenças de estoque. O problema não aparece no primeiro dia, mas as consequências surgem rápido e custam dinheiro:

O estoque mente: o sistema mostra existências que já não estão no depósito, porque saíram por consumo e ninguém anotou.
As faltas parecem roubo: na contagem física surgem diferenças atribuídas a furto, quando na verdade foram consumos sem documentação.
As despesas ficam ocultas: se o consumo não é contabilizado, o lucro do negócio parece maior do que é, e as decisões de preço, compra e orçamento são tomadas sobre números falsos.
Compra-se demais ou de menos: ao acreditar que ainda há saldo disponível, o reabastecimento atrasa, ou acumulam-se produtos desnecessários.
Perde-se o controle por área: sem registro, ninguém sabe qual área consome mais, nem onde corrigir o desperdício ou o uso indevido.

Em resumo: um estoque sem controle de consumo é um estoque que mente, e sobre um estoque que mente não se pode tomar nenhuma decisão séria de compra, preço ou rentabilidade.

Como controlar o consumo de mercadorias

O controle do consumo não exige processos complicados: conquista-se com regras simples aplicadas todos os dias e com um responsável claro para cada saída:

Definir responsáveis: cada área ou funcionário que retira mercadoria deve ter uma pessoa autorizada a aprovar a saída.
Exigir documento para toda saída: nenhum bem sai do almoxarifado sem seu documento de consumo, nem um lápis.
Registrar no kardex no mesmo dia: a saída por consumo é baixada na hora, não no fechamento do mês.
Vincular o consumo a uma conta ou centro de custo: assim se sabe quanto a cozinha consome, quanto a oficina e quanto o escritório.
Fazer contagens cíclicas: conferir fisicamente os produtos de maior giro e conciliar com o kardex.
Comparar com a operação: o consumo de ingredientes deve ter relação com as vendas, e o de peças, com as ordens de serviço atendidas.
Estabelecer limites por período: se uma área pede mais do que o normal, acende o alerta de desperdício ou de uso indevido.

Quando o consumo é controlado por área ou por funcionário responsável, o desperdício cai, os furtos são detectados e o estoque físico volta a bater com o kardex sem surpresas.

Registre os consumos sem complicação

Manter o controle de consumo no papel, em cadernos ou em planilhas soltas termina sempre no mesmo lugar: diferenças de estoque no fim do mês. A solução prática é usar um sistema de estoques que inclua o registro de consumos dentro do fluxo normal do kardex. O Kardex Tauro conta com a janela Consumos de Almoxarifado, criada para registrar a saída de mercadorias de uso interno com seu documento, seu valor e seu responsável, e manter o estoque atualizado na hora. Com cada consumo documentado, o depósito diz a verdade e o negócio sabe exatamente o que tem, o que gasta e o que lhe falta.

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