Como Registrar Entradas e Saídas no Kardex (Ficha de Estoque)

Como Registrar Entradas e Saídas no Kardex (Ficha de Estoque)

Num depósito organizado tudo parece sob controle, mas a verdade do estoque não está nas prateleiras: está nos registros. O kardex (ficha de estoque) resume, para cada produto, seus movimentos de entrada e de saída com data, quantidade, origem e custo. Se esses movimentos são registrados errado ou tarde, o negócio não sabe quantas unidades tem nem quanto elas valem. Este artigo explica o que é uma entrada, o que é uma saída e como registrá-las corretamente no Kardex Tauro, o programa de estoques para pequenas empresas.

O que é uma entrada no kardex

Uma entrada é qualquer movimento que aumenta o saldo de um produto. As mais comuns são as compras de fornecedores, mas também entram mercadorias nas devoluções de clientes, nas sobras de uma contagem física e no estoque inicial com o qual o negócio abre sua operação. Ao registrar uma entrada, o kardex soma as unidades ao saldo anterior, incorpora o valor e deixa registrado o documento que a respalda. No Kardex Tauro essa soma é conhecida como Más Kardex: é a operação que adiciona unidades e valor ao produto.

O que é uma saída na ficha de estoque

Uma saída é todo movimento que diminui o estoque. A saída típica é a venda a um cliente, mas também saem mercadorias nas perdas por vencimento ou quebra, no consumo interno, nas devoluções a fornecedores e nas transferências para outro depósito. Ao registrá-la, a ficha de estoque subtrai as unidades do saldo e calcula quanto custou o que saiu, quase sempre com base no custo médio do produto. No Kardex Tauro essa subtração se chama Menos Ficha de estoque. Registrar as saídas em dia evita o problema mais comum das pequenas empresas: acreditar que existe mercadoria que na verdade já foi vendida ou danificada.

Como registrar uma entrada por compra

A forma mais limpa de registrar uma entrada é deixar que a própria compra a gere. Quando você registra a nota fiscal de compra no Kardex Tauro, o programa cria automaticamente o movimento Más Ficha de estoque com as unidades e o valor da nota, sem que ninguém precise digitar à mão. A entrada atualiza o saldo do produto e recalcula o custo médio, misturando o que custavam as unidades que já estavam no depósito com o que custaram as recém-compradas. A regra prática é simples: se a mercadoria chegou por uma compra, a entrada nasce da nota de compra, não de um lançamento solto.

Entradas manuais: estoque inicial e sobras

Nem toda entrada nasce de uma compra. Quando um negócio começa a usar o programa, a mercadoria que já está no depósito é carregada como estoque inicial por meio de uma entrada manual: abre-se a janela de entrada manual (Más Ficha de estoque), digitam-se a referência, a quantidade e o valor por unidade, e a ata de estoque inicial serve de respaldo. O mesmo acontece quando uma contagem física encontra mais unidades do que as registradas: a sobra é incorporada com uma entrada manual documentada na ata da contagem. Essa janela de entrada manual existe justamente para os ajustes que aumentam o estoque e não vêm de uma compra.

Como registrar uma saída por venda

Assim como a compra gera a entrada, a venda gera a saída. Ao finalizar uma nota fiscal de venda no Kardex Tauro, o programa baixa automaticamente a mercadoria da ficha de estoque: as unidades saem do saldo e fica calculado o custo da venda com o custo médio do momento. O saldo do programa reflete então a mercadoria realmente disponível depois de cada venda. Se a venda for lançada à mão e separada da nota, existe o risco de descontar duas vezes o mesmo produto.

Saídas manuais: perdas, quebras e consumo

Há mercadoria que sai do depósito sem nota fiscal de venda: uma embalagem que quebrou, um lote que venceu, produto que derramou ou que foi usado dentro do próprio negócio. Essas saídas também precisam ficar na ficha de estoque, ou o programa continuará mostrando unidades que já não existem. Para registrá-las, use a janela de saída manual (Menos Ficha de estoque) ou a opção Criar Baixa, que deixa o motivo da baixa documentado: quantidade, referência, causa e autorização. Registrar a perda em dia é muito mais barato do que descobrir a falta meses depois, sem saber onde ela se perdeu.

Devoluções, transferências e ajustes

As devoluções também têm seu lugar na ficha de estoque, e a direção depende de quem devolve. Se um cliente devolve mercadoria, ela volta ao depósito e registra-se uma entrada que reintegra as unidades; a opção Crear Devolução deixa o reingresso registrado. Se, ao contrário, é o negócio que devolve mercadoria ao fornecedor, a mercadoria sai e é registrada como saída respaldada pela nota de devolução. E se o negócio tem mais de um depósito, a opção Crear Transferência permite mover mercadoria de um lugar para outro com o movimento registrado. A tabela a seguir resume qual documento gera cada movimento típico:

Exemplo numérico: seis movimentos de um único produto

A melhor maneira de entender o registro de entradas e saídas é acompanhar um caso concreto. Uma loja controla o detergente em pó por pacote de um quilo, com um custo por unidade. Em dez dias o produto passa por seis movimentos:

• Dia 1: a loja abre com 20 pacotes a $8.000 cada. O estoque inicial é registrado como entrada manual respaldada pela ata. Saldo: 20 pacotes.
• Dia 3: são comprados 30 pacotes a $8.400. A nota gera a entrada automática e o custo médio é recalculado: (20 x $8.000 + 30 x $8.400) dividido por 50 unidades dá $8.240 por pacote. Saldo: 50 pacotes.
• Dia 5: são vendidos 12 pacotes. A nota de venda gera a saída automática de 12 unidades a $8.240, para um custo de venda de $98.880. Saldo: 38 pacotes.
• Dia 7: são encontrados 2 pacotes quebrados. Com a opção Criar Baixa, a saída é registrada e o motivo fica documentado. Saldo: 36 pacotes.
• Dia 9: um cliente devolve 1 pacote da venda do dia 5. Com o Crear Devolução, registra-se a entrada que reintegra a unidade. Saldo: 37 pacotes.
• Dia 10: a contagem física encontra 3 pacotes a mais. A sobra é incorporada com uma entrada manual documentada na ata da contagem. Saldo: 40 pacotes.

A ficha de estoque do produto fica assim:

Ao final do período, a loja sabe três coisas com certeza: tem 40 pacotes avaliados a $8.240 cada e um estoque de $329.600. Nenhum desses números foi adivinhado: todos saem de movimentos documentados. Se o saldo real na contagem tivesse sido diferente, o próximo passo seria um ajuste com sua ata, nunca uma correção silenciosa da ficha de estoque.

Boas práticas ao registrar entradas e saídas

Registrar um movimento leva menos de um minuto; explicar uma falta pode levar semanas. Para que a ficha de estoque continue sendo uma fonte confiável:

• Todo movimento deve ter seu documento: nota de compra ou de venda, ata de estoque, ata de contagem, formulário de perda ou nota de devolução. Uma ficha de estoque sem documento não é um registro: é um boato.
• Registre as entradas e saídas no mesmo dia em que ocorrem. A ficha de estoque atualizado uma vez por semana conta uma história que ninguém lembra direito.
• Nunca some nem desconte mercadoria diretamente sobre o saldo. Use sempre a entrada ou a saída com seu conceito, para que fique o rastro do motivo do movimento.
• Use a opção certa do programa conforme o caso: a compra para entradas por compra, Criar Baixa para baixas por dano ou vencimento, Crear Devolução para devoluções e Crear Transferência para movimentos entre depósitos. Cada opção deixa o movimento com o rótulo correto.
• Compare a ficha de estoque com a contagem física periodicamente e ajuste somente o que a contagem comprovar, sempre com ata.
• Tenha uma única pessoa responsável por registrar os movimentos e treine-a na diferença entre Más Ficha de estoque e Menos Ficha de estoque. Um erro de botão se multiplica em todos os relatórios do mês.

As entradas e saídas são o pulso do estoque: cada compra que chega, cada venda que sai, cada perda e cada devolução deve ficar anotada com seu documento. Quando esse hábito vira rotina, o saldo do programa começa a coincidir com o depósito real e as compras são decididas com base em dados, não em palpites.