Como controlar entregas de mercadoria

Como controlar entregas de mercadoria

Entregar mercadoria parece uma tarefa simples: o cliente pediu, o produto é despachado e o assunto está encerrado. Na prática, porém, a maioria dos faltantes, das diferenças com os clientes e dos desajustes de estoque não começa na compra nem no armazenamento, mas no momento exato em que a mercadoria sai do depósito. Uma entrega sem controle é uma porta aberta: tudo o que sai sem registro, sem conferência e sem um documento de apoio acaba virando prejuízo, reclamação ou uma discussão que ninguém consegue resolver porque não há provas.

Numa pequena empresa, onde o capital investido em mercadoria é limitado e cada real precisa trabalhar, controlar as entregas é tão importante quanto fazer a venda. A boa notícia é que esse controle não exige procedimentos complicados nem funcionários extras: exige ordem, documentos claros e a constância de fazer tudo sempre do mesmo jeito. Este artigo explica como conseguir isso nas duas frentes que toda empresa tem abertas: as entregas aos clientes, que saem do depósito, e as entregas dos fornecedores, que chegam até ele. Também apresenta os erros mais comuns e como evitá-los.

O ciclo de uma entrega ao cliente, passo a passo

Uma entrega bem controlada não começa no depósito no dia do despacho: começa no momento em que o cliente faz o pedido. Quando a entrega é entendida como um processo de cinco etapas, fica muito mais fácil saber qual controle aplicar em cada uma e qual documento deve ficar como comprovação.

Essa tabela resume a ideia central: cada etapa tem um controle a aplicar e um papel que a comprova. Quando uma etapa é pulada ou não gera documento, aquela entrega fica sem controle, e é exatamente aí que começam os problemas. Vale a pena examinar em detalhe os pontos mais delicados do ciclo.

Do pedido à separação: que saia a mercadoria certa

Tudo começa com um pedido completo e aprovado. Antes de separar qualquer unidade, alguém precisa confirmar que o pedido traz a referência certa, a quantidade exata, o preço combinado e a data de entrega prometida. Um pedido mal escrito ou aprovado pela metade vira uma entrega errada, e a entrega errada gera devoluções, transporte em dobro e clientes insatisfeitos.

A separação é a etapa em que a empresa mais perde, porque é onde acontece a maior parte dos erros. Quem separa deve trabalhar com a lista do pedido na mão e marcar cada produto à medida que o tira da prateleira. Nunca se deve separar de memória nem atender vários pedidos ao mesmo tempo sem mantê-los separados: misturar a mercadoria de um cliente com a de outro é uma das causas mais comuns de entregas cruzadas. Se o produto tem embalagens parecidas, validade ou controle por lotes, a conferência precisa incluir esses detalhes também, porque o cliente não recebe apenas uma caixa: recebe o que pediu, em bom estado e na quantidade certa.

Despacho e remessa: tudo o que sai precisa ficar registrado

Antes de a mercadoria sair do depósito, uma pessoa diferente de quem separou deve comparar o que foi embalado com o pedido. Esse segundo par de olhos não custa nada e evita a maior parte dos erros: confere-se referência por referência, contam-se unidades e embalagens e confirma-se que o pedido está completo. Se algo não bate, corrige-se antes do despacho e não depois, quando o veículo já está na rua.

Depois de conferida, a mercadoria viaja acompanhada da remessa, o documento que comprova a entrega física. A remessa detalha os produtos, as quantidades e o destino, e serve como comprovação para o transportador, para o depósito e para o cliente. Diferente da nota fiscal, ela não é um documento tributário, mas um apoio logístico; ainda assim, seu valor prático é enorme. No Kardex Tauro, a remessa é impressa a partir da nota fiscal de venda já encerrada e acompanha o envio físico da mercadoria, de modo que o documento e a operação estão sempre alinhados.

A assinatura do cliente: a prova de que tudo chegou bem

A entrega não termina quando o veículo chega à porta do cliente, mas quando alguém recebe e assina. Quem faz a entrega deve pedir uma assinatura legível, com nome e data e, se possível, a anotação de recebido de acordo. Se quem recebe notar diferenças, é melhor anotá-las no próprio documento e resolver faltas ou sobras na hora, porque uma reclamação apresentada dias depois é muito mais difícil de atender.

A assinatura da remessa protege a empresa nos dois sentidos: prova que a mercadoria foi entregue e prova em que condições foi recebida. Por isso, é importante treinar quem faz as entregas para nunca deixar a mercadoria sem assinatura. Uma remessa assinada vale mais do que mil e-mails e telefonemas quando surge uma diferença.

Com a entrega encerrada, a operação precisa ser finalizada no sistema. É nesse momento, ao fechar a venda, que o estoque é baixado e o registro fica em dia. Se a empresa baixa a mercadoria num momento diferente da entrega real, por exemplo semanas depois ou de forma aproximada, o estoque deixa de refletir a verdade e qualquer controle construído sobre ele se torna inútil.

As entregas dos fornecedores: conferir contra o pedido de compra

O controle não termina com o que sai do depósito: também é preciso controlar o que entra. Cada chegada de fornecedor deve ser comparada com o pedido de compra, o documento que diz exatamente o que foi pedido, a que preço e em que quantidade. A regra de ouro é simples: se a mercadoria não estava num pedido de compra aprovado, ela não deveria estar no depósito.

Ao receber, o procedimento recomendado é o seguinte: primeiro, confere-se se o transportador traz o documento do fornecedor, seja remessa ou nota fiscal; depois, compara-se item por item com o pedido de compra, contando unidades e verificando embalagens; em seguida, inspeciona-se o estado da mercadoria para detectar amassados, umidade ou produtos vencidos; e só então se assina o recebimento, anotando qualquer divergência antes de assinar e não depois. A diferença entre o que foi pedido e o que chegou precisa ficar registrada no relatório de recebimento, porque o fornecedor não aceita devolução baseada em palavras: aceita baseada em papéis.

Por fim, a mercadoria recebida deve entrar no estoque de forma formal. Num bom sistema, a entrada é gerada automaticamente ao finalizar o recebimento do pedido de compra, de modo que o estoque sobe no mesmo momento em que a mercadoria entra no depósito e não dias depois. Esse registro na hora certa é o que mantém o estoque dizendo a verdade.

Erros comuns nas entregas e como evitá-los

• Entregar sem documento de apoio. Se a mercadoria sai sem remessa e sem assinatura, qualquer reclamação posterior vira uma disputa de versões. A solução é a disciplina: nada sai sem papel e nada é entregue sem assinatura.
• Separar de memória. Quem prepara pedidos sem lista confia na lembrança, e a lembrança falha. Sempre separe com o pedido à vista e marque cada produto.
• Despachar sem uma segunda conferência. A revisão final comparando o que foi embalado com o pedido detecta a maioria dos erros antes de eles saírem do depósito.
• Assinar recebimentos de fornecedores sem conferir. Assinar na hora equivale a aceitar o que chegou, mesmo que tenha chegado incompleto ou danificado. Confere-se primeiro e assina-se depois.
• Receber mercadoria sem pedido de compra. As compras de surpresa são uma das formas mais rápidas de encher o depósito com produtos que ninguém pediu e de pagar mais caro.
• Baixar o estoque num momento diferente da entrega. Se a baixa não acontece ao fechar a venda, o sistema e a realidade se separam e as contagens começam a falhar.

Controlar as entregas também é atendimento ao cliente

Controlar as entregas não é burocracia: é a forma de garantir que o cliente receba exatamente o que pediu, na quantidade certa e com a prova de que foi assim. Cada remessa assinada é uma venda bem encerrada e cada recebimento conferido é uma compra bem feita.

A ferramenta ajuda, mas o hábito manda. Um software de estoque como o Kardex Tauro facilita o trabalho porque mantém pedidos, remessas, notas fiscais e estoque conectados entre si; no entanto, o controle de verdade vem da decisão da empresa de que nenhuma mercadoria entra ou sai sem documento, sem conferência e sem registro. Quem aplica essa regra todos os dias deixa de apagar incêndios e começa a administrar: com as entregas sob controle, o estoque volta a ser o que sempre deveria ter sido, um número confiável para tomar decisões.