Lote econômico de compra (EOQ): o que é e como calcular

Lote econômico de compra (EOQ): o que é e como calcular

Comprar mercadoria parece uma decisão de bom senso: você pede quando falta e pronto. Mas todo dono de comércio que já testou os dois extremos sabe que não é tão simples. Se você pede pouco e com frequência, o frete, o tempo perdido e a papelada comem o lucro de cada compra. Se pede muito de uma vez só, o dinheiro fica congelado em caixas que ocupam espaço, custam para guardar e podem estragar ou vencer antes de vender. Entre um extremo e outro existe uma quantidade ideal para comprar: o lote econômico de compra, conhecido pela sigla em inglês EOQ (economic order quantity).

Este artigo explica o que é o EOQ, qual é a fórmula, como calculá-lo com um exemplo resolvido passo a passo e, principalmente, quando vale a pena usá-lo e quando não, em um negócio real. Você não precisa ser contador nem dominar planilhas complicadas: com uma calculadora e os dados de um único produto você chega ao número.

O dilema de comprar: nem de menos, nem de mais

Por trás de cada compra existem dois custos que quase ninguém soma. O primeiro é o custo de pedir: tudo o que custa fazer um pedido, independentemente do tamanho dele. Cada vez que você encomenda mercadoria, paga frete ou envio, perde tempo cotando e ligando para o fornecedor, e alguém precisa receber, conferir, revisar e guardar o que chegou. Na prática, isso inclui:

• Frete, envio ou taxa extra para pedidos pequenos.
• O tempo do dono ou do responsável em cotar, negociar e fazer o pedido.
• A conferência: descarregar, verificar quantidades, checar avarias e guardar a mercadoria.
• A papelada: pedido de compra, nota fiscal, pagamento e registro da entrada no estoque.

O segundo é o custo de armazenar: tudo o que custa manter mercadoria guardada. Aqui entra o espaço que as caixas ocupam, o dinheiro investido que deixa de estar disponível para outras coisas e o risco de o produto estragar, vencer, se perder ou ficar obsoleto:

• Espaço: prateleiras, depósito ou o cantinho dos fundos que você poderia usar para outra coisa.
• Capital parado: cada real em estoque é um real que não está no banco nem comprando o que gira mais rápido.
• Risco de perda: validades vencidas, amassados, umidade, furto e produtos que saem de moda.
• Seguro, vigilância e organização: tudo o que custa cuidar do que está guardado.

Aqui está o truque: esses dois custos se movem em direções opostas. Se você pede em lotes muito pequenos, paga muito para pedir, porque faz muitos pedidos por ano, mas quase nada para armazenar, porque quase não tem estoque. Se pede em lotes gigantes, paga pouco para pedir, porque faz poucos pedidos, mas muito para armazenar. Em algum ponto intermediário a soma dos dois é a menor possível. Esse ponto é o EOQ.

O que é o lote econômico de compra

O lote econômico de compra é a quantidade de unidades que vale a pena pedir cada vez que você compra um produto para que a soma do custo de pedir com o custo de armazenar seja a menor possível. Ele não diz quando pedir; essa tarefa cabe ao ponto de pedido. Ele diz quanto pedir: o tamanho do lote.

Por exemplo, se o EOQ de um produto é 200 unidades, a regra seria: cada vez que precisar comprar, peça 200 unidades, nem 80 por urgência nem 600 para aproveitar a viagem. A fórmula foi proposta por Ford W. Harris em 1913 e, mais de um século depois, continua sendo a base dos sistemas de compras de muitas empresas. Sua popularidade vem do fato de ser simples e de dar uma resposta numérica a uma pergunta que quase sempre é resolvida no olho.

A fórmula do EOQ

A fórmula do EOQ é esta:

EOQ = raiz quadrada de (2 × D × S ÷ H)

Onde:

• D = demanda anual do produto, em unidades, ou seja, o que você vende ou consome em um ano.
• S = custo de pedir: quanto custa cada pedido em dinheiro.
• H = custo de armazenar por unidade ao ano, em dinheiro.

A demanda anual sai do seu histórico de vendas ou do que você consumiu no ano anterior. O custo de pedir (S) é estimado somando frete e tempo: se cada pedido custa R$ 15 de envio e meia hora de trabalho que você avalia em R$ 5, então S é R$ 20. O custo de armazenar (H) quase sempre é calculado como um percentual do custo unitário: a prática comum fica entre 20% e 30% ao ano. Se a unidade custa R$ 8 e você usa 25%, H é R$ 2 por unidade ao ano. Não procure precisão contábil em S e H: procure uma ordem de grandeza razoável, porque o EOQ tolera erros nesses dados.

Por que a fórmula tem o 2? Porque, na média, você mantém no estoque apenas a metade do lote: se pede 200 unidades e vende em ritmo constante, o estoque médio é 100. É por essa quantidade que você realmente paga armazenagem.

Exemplo resolvido: quanto pedir em um mercadinho de bairro

Vamos a um caso concreto. Um mercadinho de bairro vende por ano 2.000 pacotes de um sabão em pó de alta rotatividade. Cada pedido à distribuidora custa R$ 20, contando frete, tempo e papelada. Guardar um pacote durante um ano custa R$ 2, entre espaço, capital e risco de perda. Quantos pacotes vale a pena pedir em cada compra?

Substituímos na fórmula: 2 × 2.000 × 20 = 80.000; dividido por 2 dá 40.000; a raiz quadrada de 40.000 é 200. O EOQ é 200 pacotes. Com esse lote, são feitos 2.000 ÷ 200 = 10 pedidos por ano, ou seja, um a cada cinco semanas aproximadamente.

O custo total anual tem duas partes: o custo de pedir, que é o número de pedidos vezes o custo de cada um (10 × R$ 20 = R$ 200), e o custo de armazenar, que é o estoque médio vezes o custo unitário (100 × R$ 2 = R$ 200). As duas metades ficam iguais, e isso não é coincidência: no EOQ, o custo de pedir e o custo de armazenar se equilibram.

A tabela a seguir mostra o que acontece se você pedir uma quantidade diferente do EOQ. Olhe a última coluna: qualquer outro lote sai mais caro.

(Valores arredondados para o real mais próximo. O custo total é calculado como (D ÷ Q) × S + (Q ÷ 2) × H.)

A mensagem da tabela é prática: se hoje você compra de 100 em 100, gasta R$ 500 por ano só com esse produto; com lotes de 200, passaria a gastar R$ 400. São R$ 100 de economia por ano em um único item, sem trocar de fornecedor nem de preço. Multiplicado pelos produtos que você compra com frequência, o EOQ se paga sozinho com o tempo que levou para calculá-lo.

Como usar o resultado na prática

O EOQ entrega um número, mas o depósito real tem caixas, embalagens e pedidos mínimos do fornecedor. Antes de adotá-lo, faça estes quatro ajustes:

• Arredonde com critério. Se o EOQ der 200, mas o fornecedor vender em caixas de 24, peça 192 ou 216, ou seja, 8 caixas ou 9 caixas. A diferença de custo entre 192 e 216 é mínima; o importante é parar de pedir quantidades arbitrárias.
• Transforme o lote em um ritmo. Com 10 pedidos por ano, agende a compra para aproximadamente a cada cinco semanas. Uma rotina fixa evita as compras de urgência, que sempre saem caras.
• Compare com o que você faz hoje. Calcule o custo total com o seu lote atual e com o EOQ. A diferença é a economia que você está deixando passar; use-a para se convencer, e para convencer quem compra, a mudar o hábito.
• Revise com o fornecedor. Se o fornecedor exigir um pedido mínimo maior que o EOQ, você terá de pedir esse mínimo e aceitar o custo extra, ou negociar: muitos fornecedores reduzem o frete ou melhoram o preço quando o comprador se compromete a pedir quantidades estáveis.

Além disso, o EOQ não é calculado uma única vez. Recalcule pelo menos uma vez por ano e sempre que mudarem a demanda, o preço do produto ou a tarifa de frete. E se você ainda não tem o dado de demanda anual em mãos, este é o momento de começar a registrar as entradas e saídas de cada produto: sem esse histórico, nenhuma fórmula funciona.

Quando o EOQ não se aplica bem

O EOQ é um modelo e, como todo modelo, parte de suposições que nem sempre se confirmam. Conheça seus limites para não aplicá-lo às cegas:

• Supõe demanda constante. Se o seu negócio é sazonal, como presentes em dezembro, material escolar em janeiro ou alta temporada nas férias, o cálculo com a demanda anual média fica curto ou sobrado conforme a época. Nesse caso, calcule o EOQ por temporada, usando a demanda daquele período.
• Não considera descontos por volume. Se o fornecedor baixa o preço a partir de certo volume, pode valer a pena pedir mais do que o EOQ. A forma correta de decidir é comparar a economia do desconto com o custo extra de armazenar; o EOQ dá a base para fazer essa conta.
• Não funciona igual com produtos perecíveis ou de moda. Se o lote ideal demora mais para vender do que o produto dura, ou do que dura sua temporada, o limite é a data de validade, não a fórmula. Para alimentos, cosméticos e moda, use o EOQ apenas quando o tempo de consumo do lote for menor que a vida útil.
• Não considera atrasos do fornecedor nem emergências. O EOQ assume que o pedido chega quando você precisa. Na prática, combine-o com um estoque mínimo ou de segurança para cobrir atrasos e picos inesperados de venda.

Nenhuma dessas limitações invalida a fórmula: elas apenas lembram que o resultado é um ponto de partida para decidir com números, e não uma ordem automática.

A ideia para levar com você

O lote econômico de compra responde com uma única operação a pergunta que todo negócio faz: quanto compro de cada vez? Pedir demais congela seu dinheiro nas prateleiras; pedir de menos multiplica seus fretes e seu tempo. O EOQ encontra o equilíbrio entre os dois e, de quebra, dá um número contra o qual conferir cada pedido de compra.

O cálculo é a parte fácil; o difícil é manter a informação em dia para que a decisão se repita mês após mês com dados reais. Um software de kardex e estoques como o Kardex Tauro ajuda você a registrar as entradas e saídas de cada produto, de modo que, quando chegar a hora de revisar quanto comprar, você saiba exatamente quanto tem e quanto vendeu. A fórmula diz quanto pedir; o registro organizado diz com base em quê decidir.