Como o estoque afeta seu balanço patrimonial e seu fluxo de caixa

Como o estoque afeta seu balanço patrimonial e seu fluxo de caixa

Se você perguntar a um dono de negócio quanto dinheiro a empresa tem, a maioria vai olhar para a conta no banco. Mas boa parte desse dinheiro não está no banco: está transformada em mercadoria, parada nas prateleiras e no depósito. O estoque é dinheiro disfarçado de produto. Este artigo mostra onde esse dinheiro aparece no seu balanço patrimonial, por que comprar mercadoria não é uma despesa contábil, como um estoque mal calculado distorce o seu lucro e por que o excesso de estoque é uma das causas mais comuns de um negócio lucrativo ficar sem caixa.

Seu estoque vive no ativo circulante

O balanço patrimonial é uma fotografia: o que a empresa tem (ativos), o que ela deve (passivos) e o valor que pertence aos sócios (patrimônio líquido). O estoque fica no lado dos ativos, dentro do ativo circulante, a seção que reúne os bens que você espera transformar em dinheiro em menos de um ano: caixa e bancos, contas a receber e estoques.

Em um comércio, o estoque costuma ser a maior linha do ativo circulante, às vezes maior que o próprio dinheiro no banco. Um negócio com $150.000 no caixa e $400.000 em mercadoria não tem $550.000 disponíveis: tem $150.000 disponíveis e $400.000 que só voltarão a ser dinheiro quando forem vendidos e recebidos. Olhar apenas para o banco para saber quanto dinheiro existe é ler a fotografia pela metade.

O balanço não mente sobre isso: se você comparar o seu ativo circulante, quase sempre verá o estoque pesando mais que o caixa. A pergunta não é se isso está certo ou errado, mas quanto desse estoque está girando e quanto está parado há meses. Um ativo que não gira não é reserva de valor: é uma despesa futura disfarçada.

Comprar mercadoria não é despesa (ainda)

Este é um dos erros mais caros da contabilidade de uma pequena empresa: tratar a compra de estoque como despesa do mês. Quando você compra, o dinheiro não desaparece: ele muda de forma. Sai do caixa, ou nasce uma dívida com o fornecedor, e em troca entra um ativo: a mercadoria. Contabilmente, você continua tão rico quanto antes da compra; só que a sua riqueza agora está em produto.

A despesa de verdade acontece depois, quando você vende. Nesse momento o custo da mercadoria vendida deixa de ser ativo e vira o custo das mercadorias vendidas (CMV), a linha que é subtraída da sua receita na demonstração do resultado. Por isso uma empresa pode comprar muito, manter o depósito cheio e mesmo assim mostrar pouco lucro: o lucro é reconhecido quando se vende, não quando se compra.

Entender essa diferença evita dois erros opostos: achar que comprar muito é investir bem mesmo quando não vende, ou achar que uma compra grande deixou você pobre quando você apenas trocou caixa por mercadoria. As duas leituras confundem fluxo de caixa com lucro, e é essa confusão que depois explica as más decisões de compra.

O estoque final decide quanto lucro você declara

O CMV não é calculado somando as notas de compra do mês. Ele é calculado assim: estoque inicial, mais as compras do período, menos o estoque final. O que sobrou sem vender no fechamento não é despesa do período: fica registrado como ativo para o seguinte.

Aqui está o detalhe perigoso: o estoque final quase sempre sai de uma contagem física ou do registro do seu sistema. Se esse número sair errado, tudo o mais se distorce. Veja o exemplo (valores em sua moeda local):

Com o estoque final inflado em 20.000, o CMV aparece 20.000 menor e o lucro bruto 20.000 maior. A empresa não ganhou esses 20.000: a contagem os inventou. Com esse lucro falso tomam-se decisões (distribuir, gastar, pagar impostos) que o caixa real não sustenta. O erro inverso, um estoque final subavaliado, faz o contrário: esconde lucro. Por isso a contagem física e o registro de quebras e perdas não são burocracia: são o que impede a demonstração do resultado de mentir.

O caixa sai quando você compra, não quando você vende

A demonstração do resultado pode dizer que você ganha dinheiro enquanto o fluxo de caixa conta outra história. O motivo quase sempre está no estoque: o caixa sai no momento da compra e só volta quando o cliente paga a venda. Entre esses dois momentos, o dinheiro fica parado. Se você compra três meses de estoque e vende em um mês, tem dois meses de dinheiro dormindo no depósito.

Por isso existe o caso clássico do negócio lucrativo que quebra: ele ganha no papel, porque toda venda deixa margem, mas todo o dinheiro se recicla em mercadoria nova que não gira. O lucro não paga salários, aluguel nem fornecedores; o caixa paga. Uma empresa pode mostrar lucro durante meses e morrer por não conseguir pagar uma conta no prazo. Quando isso acontece, o dinheiro quase sempre está no depósito.

Lado a lado: 30 dias de estoque contra 90 dias

Imagine dois negócios idênticos. Cada um vende 1.200.000 por ano, com custo das mercadorias vendidas de 720.000, ou seja, 60.000 por mês: é o que custa a mercadoria que você vende em um mês. A única diferença é a política de compras. A empresa A mantém no depósito o equivalente a 30 dias de vendas (60.000), e a empresa B, o equivalente a 90 dias (180.000). Mesma venda, mesma margem, mesma riqueza total. É assim que fica o balanço de cada uma (valores em sua moeda local):

A diferença entre A e B não está na riqueza total, que é idêntica: está na liquidez. A empresa B tem 120.000 a menos no banco porque transformou esse dinheiro em mercadoria que ainda não foi vendida. Quando chega a conta do fornecedor de 40.000, A paga e fica com 110.000. B não tem dinheiro suficiente: faltam 10.000, e ela precisa de um empréstimo de emergência, atrasar outro fornecedor ou abrir mão de um desconto por pagamento antecipado. Nenhuma demonstração do resultado mostra esse risco: os dois negócios declaram o mesmo lucro. O balanço patrimonial mostra isso com clareza, e o fluxo de caixa cobra juros por isso.

Três indicadores para acompanhar todo mês

Você não precisa ser contador para vigiar o estoque. Com três números mensais você sabe se o seu dinheiro está trabalhando ou dormindo:

• Dias de estoque: quanto tempo leva para vender o que você compra. Divida o estoque médio pelo custo de vendas diário (custo anual dividido por 365). Com os números do exemplo, 60.000 de estoque significam cerca de 30 dias, e 180.000, cerca de 90. Se o resultado cresce mês a mês, você está acumulando mercadoria que não gira.
• Giro de estoque: quantas vezes por ano o depósito se renova. É o custo das mercadorias vendidas dividido pelo estoque médio. Um giro de 6 significa que, em média, você vende e repõe todo o seu estoque seis vezes por ano, ou seja, a cada dois meses. Compare com o seu próprio histórico e com o do seu setor.
• Relação estoque/vendas: o estoque ao custo dividido pelas vendas do período. É o jeito rápido de perceber se o estoque cresce mais rápido que as vendas: se as vendas sobem 5 % e o estoque sobe 30 %, alguma coisa está acumulando.

Para calcular esses três indicadores você só precisa de um registro organizado de entradas e saídas e de uma contagem confiável. Usando o Kardex Tauro ou uma planilha bem cuidada, o princípio é o mesmo: se o registro não está em dia, o indicador não serve.

Cinco hábitos para não deixar dinheiro parado no depósito

• Compre contra a demanda real. Use o histórico de vendas, não o desconto do fornecedor, para decidir quanto pedir. A melhor oferta do mundo é cara se a mercadoria ficar parada.
• Liquide o que não gira. Identifique todo mês os produtos que não saem e mova-os com promoções, combos ou devoluções antes que fiquem obsoletos. Um desconto de 20 % em algo que não vende costuma ser mais lucrativo do que manter o item pago e parado.
• Negocie prazos com os fornecedores. Peça que o prazo de pagamento seja maior que os seus dias de estoque: assim o fornecedor financia o seu estoque em vez do seu caixa.
• Meça o giro todo mês, por categoria ou por produto, e não uma vez por ano. Um problema de estoque se resolve em três meses; com doze, já virou crise.
• Faça contagens físicas periódicas e registre quebras, avarias e vencimentos. Estoque que não existe mas continua no balanço é um ativo falso que infla o lucro e o imposto.

O estoque não é o inimigo: é o que permite vender. O inimigo é o excesso silencioso, aquele que você só percebe quando falta caixa. Manter o registro em dia, com Kardex Tauro ou com uma planilha disciplinada, diz quanta mercadoria você tem, há quanto tempo ela está parada e quanto vale. E, ao olhar o balanço todo mês, pergunte-se sempre: quanto do meu dinheiro está no banco e quanto está dormindo no depósito?

Este artigo tem fins educativos e informativos e não constitui assessoria contábil, financeira ou jurídica. Os valores dos exemplos são ilustrativos. Consulte seu contador ou um consultor de confiança antes de tomar decisões sobre o seu negócio.