Planilha de kardex no Excel: modelo grátis para download

Planilha de kardex no Excel: modelo grátis para download

Se o seu negócio trabalha com estoque, em algum momento você precisa responder a três perguntas: quanto há de cada produto, quanto vale o que está em estoque e quanto entrou e saiu em um período. A forma clássica de responder é a ficha de kardex, e a forma mais prática de mantê-la é no Excel. Esta planilha de kardex está pronta para download grátis: você preenche os dados do produto, registra cada movimentação e as entradas, as saídas, o saldo e a valorização são calculados automaticamente pelo método do custo médio.

O que é uma ficha de kardex e para que serve

A ficha de kardex é o registro de movimentações de um único produto. Nela são anotados, em ordem cronológica, a data, o documento de apoio, o tipo de movimentação, a quantidade que entra, a quantidade que sai e o saldo restante, expresso em unidades e em valor. As compras aumentam o estoque; as vendas o diminuem; e devoluções, ajustes de contagem, transferências entre depósitos e perdas ou danos também são movimentações que precisam ficar registradas.

Com um kardex bem mantido você sabe em minutos quantas unidades tem de um produto e a que custo, identifica diferenças contra uma contagem física, responde quanto foi comprado ou vendido no período e avalia seu estoque para tomar decisões. É a base do controle de estoques de qualquer negócio, de uma mercearia a um depósito com milhares de referências.

Vale a pena distinguir duas formas de manter o kardex: o kardex físico ou unitário, que controla apenas quantidades, e o kardex valorizado, que também registra o custo de cada movimentação e o valor do saldo. Esta planilha é valorizada: além de saber quantas unidades você tem, sabe a quanto dinheiro elas correspondem, algo indispensável para calcular o custo do que foi vendido, revisar a rentabilidade de um produto e apresentar informações confiáveis de estoque. Por isso é usada tanto por donos de lojas e gestores de depósito quanto por auxiliares contábeis que precisam conciliar existências com os registros financeiros. O custo médio também é o critério mais usado pelas pequenas e médias empresas porque suaviza as mudanças de preço dos fornecedores e é fácil de explicar e de auditar.

O que esta planilha para download inclui

A planilha é um arquivo do Excel (.xlsx) com duas abas, totalmente em português e pronta para usar sem conhecimentos avançados de planilhas:

Como a planilha está organizada

A tabela segue o formato clássico do kardex: uma linha por movimentação e três grupos de colunas lidos da esquerda para a direita:

Os valores aparecem sem símbolo de moeda para a planilha funcionar com qualquer moeda: basta aplicar o formato monetário do seu país às colunas de custo, se preferir.

Como o custo médio é calculado (com exemplo)

A planilha usa o método do custo médio (média ponderada). A cada compra registrada, a planilha recalcula o custo unitário do saldo com esta fórmula: (valor total anterior + valor da nova compra) ÷ (quantidade anterior + quantidade comprada). As saídas são avaliadas pelo custo médio vigente e não o alteram. Segue o mesmo exemplo resolvido que você encontra na aba de instruções:

O novo custo médio após a compra é (10.000,00 + 6.000,00) ÷ (10 + 5) = 1.066,67. As 4 unidades vendidas saem por esse custo e o saldo fica em 11 unidades avaliadas em 11.733,33.

Como usar a planilha passo a passo

1. Baixe o arquivo e salve com o nome do produto ou do período, por exemplo kardex-oleo-veicular-2026.xlsx.
2. Preencha os campos do topo: empresa, produto, código, unidade e localização.
3. Na primeira linha da tabela (Saldo inicial) digite a quantidade e o custo unitário com que o produto inicia o período.
4. Em cada nova linha registre uma movimentação: data, número do documento e tipo de movimentação escolhido na lista suspensa.
5. Para entrada, digite quantidade e custo unitário nas colunas D e E. Para saída, digite apenas a quantidade na coluna G: a planilha avalia automaticamente pelo custo médio vigente.
6. Use uma planilha por produto e guarde uma cópia do arquivo ao fechar cada período.

Dicas para o kardex não sair do lugar

• Uma movimentação por linha: não misture entradas e saídas na mesma linha.
• O saldo em unidades nunca deve ficar negativo. Se acontecer, revise a venda ou a saída antes de continuar.
• Anote sempre o número do documento de apoio (nota fiscal, remessa) para poder auditar.
• Compare o saldo da planilha com uma contagem física ao menos uma vez por ano e registre as diferenças como ajustes.
• Não misture métodos de avaliação no mesmo produto: se usa custo médio, mantenha o critério durante todo o período.
• Se precisar de mais de 200 linhas, selecione a última linha com fórmulas e arraste para baixo para copiá-las.
• Mantenha o kardex em dia, não uma vez por mês: uma movimentação não registrada vira uma diferença difícil de rastrear.
• Defina quem é o responsável por registrar as movimentações; com várias pessoas digitando, o risco de erros aumenta.

Você também pode usar a planilha como exercício de diagnóstico: pegue um produto que conhece bem, reconstrua as movimentações do último mês e confira se o saldo final bate com o que você tem fisicamente na prateleira. Esse teste rápido quase sempre revela onde estão as lacunas de informação no seu processo atual.

Quando vale a pena trocar o Excel por um software de estoque

Uma planilha no Excel é uma excelente primeira etapa: não custa nada, é flexível e suficiente para pequenos negócios com poucos produtos e poucos documentos por dia. Mas ela tem limites reais: cada produto vive em uma planilha separada, o estoque não se atualiza sozinho ao faturar ou comprar, e qualquer erro de digitação se arrasta para o saldo. Quando o volume cresce, um software de estoques como o Kardex Tauro atualiza a ficha de kardex automaticamente a cada venda, compra ou movimentação, controla estoques mínimos e elimina o registro manual: a planilha ajuda a organizar o controle hoje e a entender o que você vai precisar amanhã.

Baixe grátis o modelo de ficha de kardex no Excel, teste com um produto do seu negócio e confirme que controlar estoque não precisa ser dor de cabeça.