O Que É uma Entrada no Kardex (Ficha de Estoque)?

O Que É uma Entrada no Kardex (Ficha de Estoque)?

Uma entrada por kardex (ficha de estoque) é o movimento de estoque que aumenta as existências de um produto de forma direta e manual, sem que exista uma nota fiscal de compra por trás. No Kardex Tauro esse movimento é registrado na janela Mais Kardex, cujo nome completo dentro do programa é Entrada Manual de Inventário. Ao salvar o movimento, o sistema soma a quantidade digitada ao saldo do produto no armazém atual e gera automaticamente o lançamento correspondente no histórico do kardex, deixando o registro contábil da entrada.

A chave para entender está na origem: enquanto uma compra é uma entrada que nasce de um documento comercial, a entrada por kardex nasce de um ajuste. Ela é usada para que o estoque registrado coincida com o que realmente existe no armazém: sobras de uma contagem física, doações recebidas, mercadoria encontrada, estoque inicial na implantação do programa ou produção acabada que não passa pelo módulo de compras. Por isso, na classificação de documentos, ela também é chamada de ajuste positivo de inventário: porque corrige para cima a existência de um item.

A janela por trás da entrada manual

A janela Mais Ficha de estoque é aberta geralmente pelo botão "+ Ficha de estoque" da janela principal da ficha de estoque. Ao abri-la, a zona superior mostra, de forma informativa e somente leitura, os dados do item que será afetado: o código do produto, as existências atuais (a quantidade de unidades que há no armazém antes de aplicar a entrada) e o nome do produto. Esses três campos não podem ser editados e cumprem uma função de verificação: permitem confirmar rapidamente que o produto correto está sendo ajustado antes de salvar.

Na zona central, sob o título "Adicionar produtos ao inventário", está o formulário com os campos necessários para registrar o movimento:

• Incrementar em: campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja somar ao estoque. Por exemplo, 50 para somar 50 unidades.
• Referência: campo de texto livre para detalhar o motivo, a razão ou a circunstância da entrada. É vital para a auditoria e a rastreabilidade futura. Exemplos úteis: "Estoque inicial", "Sobra em contagem física", "Remessa nº 4040 sem nota fiscal".
• Valor: valor unitário pelo qual a mercadoria está entrando. É importante lembrar que no programa todos os preços são registrados com imposto incluso.
• Fornecedor: seletor com lupa ou lista para escolher o terceiro (fornecedor) que trouxe, entregou ou forneceu a mercadoria. Esse terceiro ficará registrado na ficha de estoque como a origem dessa entrada.

Na zona inferior ficam os botões de ação. O botão Cancelar fecha a janela sem aplicar nenhuma mudança: o estoque e a ficha de estoque permanecem intactos. O botão Salvar executa a operação: cria o lançamento na ficha de estoque com o conceito de entrada manual ou ajuste, soma as unidades às existências atuais e atualiza o inventário do armazém.

Quando uma entrada por ficha de estoque deve ser realmente usada?

A documentação do programa é clara a esse respeito: a janela Mais Ficha de estoque foi feita para exceções e ajustes, não para o fluxo comercial habitual. Os casos de uso legítimos são situações em que a mercadoria chega ao armazém sem um documento de compra que a ampare, ou em que o estoque registrado não coincide com a realidade física e precisa ser corrigido para cima.

• Estoque inicial: na implantação do programa, serve para carregar as existências com que cada produto inicia em cada armazém.
• Sobras de contagem física: quando uma contagem revela mais unidades do que as registradas e a sobra não é justificada por nenhum documento, a entrada manual incorpora essas unidades ao estoque.
• Doações recebidas: mercadoria que chega como doação e não passa pelo módulo de compras.
• Achados e produção: mercadoria encontrada ou produção acabada que entra no armazém por um caminho não comercial.
• Devoluções de funcionários não registradas: saídas internas ou devoluções que ficaram sem documentação e precisam ser regularizadas com uma entrada.
• Outros ajustes manuais: qualquer mercadoria que não entrou pelo fluxo comercial padrão de ordens de compra.

Na taxonomia de documentos do programa, esses movimentos são classificados como Ajustes Positivos de Inventário dentro dos documentos de entrada: registram entradas não comerciais, como doações, achados ou produção, e podem não ter um terceiro associado ou ter um terceiro interno. Essa é exatamente a forma como o sistema entende uma entrada por ficha de estoque: uma entrada válida para o estoque, porém de natureza diferente da compra.

Um exemplo numérico do movimento

Suponha que durante a contagem cíclica do armazém principal sejam detectadas sobras em vários produtos. Para cada um deles abre-se a janela Mais Ficha de estoque, digita-se a quantidade excedente no campo Incrementar em e descreve-se o motivo na Referência. O efeito sobre o saldo é direto: o saldo após a entrada é igual ao saldo anterior mais a quantidade entrada. O exemplo a seguir resume o resultado de uma jornada de ajustes:

Observe a coluna do valor unitário: o programa calcula suas existências e médias com o valor digitado no campo Valor, por isso esse dado deve refletir o custo real da mercadoria. Se um valor sem imposto for informado, o sistema calculará existências e médias com um custo inferior ao real, e esse erro se arrastará para os relatórios de rentabilidade das vendas futuras. O valor digitado fica registrado no lançamento e passa a fazer parte do histórico de auditoria do produto.

O que NÃO deve ser registrado como entrada por ficha de estoque

A regra mais importante desta janela é saber quando não usá-la. Se a mercadoria entra porque a empresa comprou de um fornecedor, a janela Mais Ficha de estoque não deve ser usada: o correto é ir ao Módulo de Entradas e trabalhar com Ordens de Compra ou Entradas de Armazém. Ao finalizar uma compra por esse módulo, o sistema gera a entrada Mais Ficha de estoque automaticamente, baixa a conta a pagar e atualiza o custo médio corretamente. Registrar essa compra como entrada manual duplicaria a operação e quebraria esse fluxo.

Também não cabe registrar como entrada manual uma devolução de cliente. Na classificação do sistema, as devoluções de clientes são documentos de entrada (o produto volta ao armazém), mas o terceiro é o cliente que devolveu a mercadoria e o registro pertence ao fluxo de devoluções do módulo de vendas, não a um ajuste manual. A diferença entre os dois casos fica mais clara com uma tabela de decisão:

A razão de fundo é que a entrada manual altera o estoque sem um documento comercial de respaldo, como uma nota fiscal de compra. Por isso ela deve ser reservada para as situações que realmente a exigem e executada com a mesma disciplina aplicada a qualquer documento contábil.

Regra de ouro: a ficha de estoque não pode ser apagado

Depois que se clica em Salvar, o movimento fica gravado no histórico da ficha de estoque de forma permanente e imutável. O sistema não permite apagar, anular nem editar um lançamento de ficha de estoque já salvo, porque isso quebraria a integridade contábil e a rastreabilidade do estoque. Essa característica não é uma limitação do programa: é a base da confiança no livro de inventário, já que garante que nenhum movimento desapareça depois de registrado.

A consequência prática é que o momento da revisão é antes de pressionar Salvar, não depois. Vale conferir na zona superior se o produto é o correto, revisar a quantidade digitada em Incrementar em, confirmar o valor unitário com imposto incluso e escolher bem o fornecedor quando houver um. Uma vez salvo o movimento, não há volta por uma opção de exclusão, porque essa opção simplesmente não existe.

O que fazer se eu errar ao salvar

Se foi digitada uma quantidade incorreta, um valor errado ou foi selecionado o fornecedor equivocado e o botão Salvar já foi pressionado, não se deve procurar uma opção de exclusão. A solução documentada no programa é outra: abrir imediatamente a janela Menos Ficha de estoque sobre o mesmo produto e fazer a saída manual pela quantidade ou pelo valor errado, usando no campo Referência um texto como "Reversão de erro em entrada manual de data X".

Dessa forma o estoque volta ao seu estado correto e o histórico de auditoria reflete tanto o erro quanto a sua correção de forma transparente. Ainda que pareça um caminho mais longo, registrar a reversão em vez de apagar o lançamento é exatamente o que preserva a integridade da ficha de estoque: o erro fica visível, a correção também, e qualquer auditor consegue reconstruir o ocorrido sem ambiguidade.

Quando o produto é controlado por números de série

Se o produto que está entrando é controlado por números de série, o fluxo da entrada manual inclui um passo adicional. Durante entradas diretas de inventário, quando a mercadoria chega ao armazém abre-se a janela de entrada e seleciona-se o produto com série; automaticamente abre-se a janela Adicionar Números de Série. Ali são capturados os números de série de cada unidade física recebida e, ao clicar em "Pronto, números de série", a entrada é concluída com a quantidade exata de números de série capturados.

A característica-chave desse caso é que os números de série são conhecidos e capturados no próprio momento da entrada: não é possível registrar mais unidades do que números de série capturados, o que transforma a captura no controle natural da quantidade. Se a mercadoria chegar sem números de série conhecidos de antemão, o fluxo recomendado é outro, mas quando os números de série estão disponíveis no recebimento, a entrada manual os exige um a um.

Recomendações de auditoria para a entrada manual

A ficha de estoque é, acima de tudo, um livro de auditoria, e a entrada manual é um dos movimentos que mais merece atenção porque não tem um documento externo que a ampare. As seguintes recomendações da ajuda do programa ajudam a deixar cada entrada impecável:

• Seja descritivo na Referência: um texto como "Ajuste" não diz nada para o futuro; um texto como "Ajuste por sobra em contagem cíclica do armazém 2" economizará horas de investigação para o seu contador ou auditor.
• Cuidado com o valor unitário: lembre-se de informar o valor com imposto incluso. Se o valor for informado sem imposto, o sistema calculará existências e médias com um custo inferior ao real, afetando a rentabilidade mostrada nos relatórios de vendas futuras.
• Permissões restritas: pela capacidade de alterar o estoque sem um documento comercial de respaldo, a permissão para usar a janela Mais Ficha de estoque deve ser restrita exclusivamente a administradores, contadores ou chefes de armazém de máxima confiança.

Em resumo, a entrada por ficha de estoque é a ferramenta certa para ajustar o estoque para cima quando não há uma compra nem uma devolução de cliente por trás, desde que seja registrada com uma referência clara, um valor unitário completo e a consciência de que o movimento ficará gravado para sempre. Bem usada, é o mecanismo que mantém o estoque fiel à realidade; mal usada, vira ruído difícil de explicar na auditoria.

As informações deste artigo têm caráter geral e informativo e não constituem consultoria contábil nem tributária. Antes de definir políticas de valoração, ajustes ou correções na sua operação, consulte o seu contador para validar os procedimentos de acordo com a sua legislação local.