O que são entradas e saídas de caixa?

O que são entradas e saídas de caixa?

O dinheiro também precisa do seu próprio controle

Todo negócio vive entre duas realidades que não são a mesma coisa: a mercadoria que está no depósito e o dinheiro que está no caixa. A mercadoria é controlada pelo kardex e pelos estoques; o dinheiro físico que entra e sai é controlado pelo caixa. As entradas e saídas de caixa são exatamente os documentos que registram esse fluxo: uma entrada de caixa anota o dinheiro que chega, como uma venda à vista, o pagamento de um cliente ou um empréstimo recebido, e uma saída de caixa anota o dinheiro que sai, como o pagamento de um serviço, a compra de materiais ou uma retirada do dono. Sem esse par de registros, ninguém poderia dizer com certeza quanto dinheiro o negócio tem, de onde veio ou em que foi gasto.

No Kardex Tauro, o caixa funciona como um livro cronológico de movimentos de dinheiro: cada transação que toca o dinheiro fica registrada com sua data, seu conceito, o terceiro envolvido, seu valor e o documento que a originou, e o programa mantém o saldo atualizado depois de cada movimento. Alguns movimentos nascem sozinhos, como consequência de uma fatura de venda ou de um pagamento de conta a pagar; outros são criados pela pessoa responsável pelos botões Nova Entrada e Nova Saída da janela Caixa. Este artigo explica o que é cada documento, quais campos ele tem, como se relaciona com as contas a receber, as contas a pagar, as vendas e os terceiros, e por que o caixa e o kardex são controles distintos que não devem ser misturados.

Entrada de caixa: quando o dinheiro entra

Uma entrada de caixa é todo movimento que aumenta o saldo de dinheiro disponível do negócio. No sistema existem dois caminhos para que uma entrada nasça. O primeiro é automático: quando uma fatura de venda paga em dinheiro é finalizada, o programa registra sozinho a entrada de caixa pelo valor recebido, e quando um cliente paga total ou parcialmente uma conta a receber, o dinheiro também entra no caixa automaticamente. O segundo caminho é manual: a janela Nova Entrada de Caixa serve para registrar dinheiro que chega e que não vem de vendas nem de cobranças, ou seja, dinheiro que entra por outros motivos.

Os casos típicos de uma entrada manual de caixa são:

• Aportes de capital: aportes de sócios ou proprietários, injeções de capital para a operação e aportes para a compra de ativos.
• Empréstimos recebidos: empréstimos em dinheiro de instituições financeiras, de terceiros ou de fornecedores, e adiantamentos recebidos de clientes.
• Recuperações e reembolsos: reembolsos de despesas pagas anteriormente, recuperação de dinheiro emprestado a funcionários e devolução de depósitos ou garantias.
• Venda de ativos: venda em dinheiro de equipamentos usados, móveis, máquinas ou veículos da empresa.
• Outras entradas: rendimentos de serviços não inventariáveis, recebimentos de seguros, ganhos eventuais e qualquer outra entrada de dinheiro não relacionada à venda de produtos.

A regra é simples: se o dinheiro entrou por uma venda à vista ou pelo recebimento de uma conta a receber, ele não é digitado aqui, porque o sistema já o registrou a partir da fatura de venda ou do documento de pagamento. A janela de entrada manual fica reservada para o dinheiro que chega fora desses processos.

Saída de caixa: quando o dinheiro sai

Uma saída de caixa é todo movimento que diminui o saldo de dinheiro disponível. Ela também tem duas origens. É automática quando uma conta a pagar a um fornecedor é paga total ou parcialmente, porque o dinheiro sai do caixa nesse mesmo momento, e também quando um consumo de depósito é pago em dinheiro. É manual quando a janela Nova Saída de Caixa é usada para registrar saídas que não vêm desses processos automáticos.

Os casos típicos de uma saída manual de caixa são:

• Despesas operacionais: pagamento de serviços públicos como eletricidade, água, telefone ou internet, pagamento de aluguel do ponto, folha de pagamento em dinheiro e serviços de limpeza ou manutenção.
• Despesas administrativas: compra de materiais de escritório, papelaria e cópias, mensageiro ou transporte e despesas de representação.
• Retiradas e empréstimos: retiradas de sócios ou proprietários, empréstimos em dinheiro a funcionários e adiantamentos de salário.
• Compras menores: compra de ativos menores em dinheiro, suprimentos não inventariáveis e pagamento de pequenos reparos.
• Pagamentos diversos: impostos, multas ou penalidades, doações e gorjetas.

Antes de aceitar uma saída, o sistema verifica se o saldo atual de caixa é suficiente para cobri-la; se não for, mostra um erro com o saldo disponível e não permite registrar a saída. Se o dinheiro sai pelo pagamento de uma conta a pagar ou por um consumo pago em dinheiro, o registro já foi gerado na janela correspondente e não deve ser repetido à mão.

O documento de caixa: terceiro, conceito, valor e data

Tanto a entrada quanto a saída manual são registradas em janelas quase idênticas, que são a contraparte uma da outra e compartilham a mesma disposição de campos. A estrutura do documento é a seguinte:

• Número do documento: numeração consecutiva que o sistema atribui ao aceitar o movimento, somente leitura, e que identifica o recibo de caixa (entrada) ou o comprovante de caixa (saída) que pode ser impresso depois.
• Tipo: mostra a palavra ENTRADA ou SAÍDA conforme o caso; é definido sozinho ao abrir a janela pelo botão correspondente.
• Terceiro: pessoa ou entidade que entrega o dinheiro (em uma entrada) ou que o recebe (em uma saída). É obrigatório, é escolhido com um seletor que abre a lista de terceiros e pode ser um sócio, um banco, um cliente, um fornecedor, um funcionário, uma empresa de serviços ou qualquer outra pessoa cadastrada.
• Conceito: texto obrigatório que descreve o motivo do movimento, por exemplo Aporte de capital do sócio principal, Empréstimo recebido de um banco, Pagamento de conta de luz ou Compra de materiais de escritório. Um conceito claro facilita a conciliação posterior.
• Valor: montante do movimento, sempre um número positivo maior que zero; em uma entrada, é somado ao saldo de caixa e, em uma saída, é subtraído.
• Data: dia em que o movimento aconteceu; por padrão, assume a data atual e pode ser ajustada, por exemplo, para registrar movimentos de dias anteriores.

Ao clicar em Aceitar, a janela valida se todos os campos obrigatórios estão preenchidos, cria o movimento, atualiza o saldo e gera o recibo ou comprovante imprimível que serve de comprovação. Uma característica de segurança importante: no caixa não existe botão para excluir movimentos, porque a exclusão quebraria a rastreabilidade do dinheiro. Se um erro for cometido, ele é corrigido com um movimento contrário: uma saída para corrigir uma entrada errada ou uma entrada para corrigir uma saída errada, e os dois registros ficam no histórico.

O que cada movimento gera e com quais janelas se relaciona

A janela Caixa mostra todos os movimentos em ordem cronológica com suas colunas de data, tipo, conceito, terceiro, valor, saldo resultante e documento de origem. Cada movimento automático mantém o vínculo com sua origem: pelo menu de contexto é possível usar a opção Ver Documento de Origem para abrir a fatura de venda ou o pagamento que o gerou, e também é possível exportar a lista para o Excel, gerar um relatório imprimível, aplicar filtros acumuláveis por tipo, terceiro, conceito, valor maior ou menor que e data maior ou menor que, remover filtros, editar notas e configurar as colunas visíveis. Essa combinação de filtros com a opção Ver Relatório permite obter, por exemplo, o relatório de todas as entradas de um período, das saídas por um conceito específico ou dos movimentos de um único cliente ou fornecedor, sem precisar de módulos adicionais.

A relação com as demais janelas é direta: as faturas de venda à vista alimentam o caixa com entradas; os pagamentos da lista de contas a receber também; os pagamentos da lista de contas a pagar geram saídas; os consumos de depósito pagos em dinheiro geram saídas; e a lista de terceiros fornece os nomes de clientes, fornecedores e demais pessoas que aparecem nos movimentos. A tabela a seguir resume a origem típica de cada tipo de movimento:

O caixa controla dinheiro; o kardex controla estoques

Uma dúvida frequente é se os movimentos de caixa mexem no estoque. A resposta é não: são controles separados. Quando uma fatura de venda à vista é finalizada, o programa faz duas coisas diferentes em paralelo: baixa as existências do estoque, porque a fatura de venda é um documento de kardex, e registra uma entrada de caixa pelo valor recebido, porque a venda foi paga em dinheiro. Já uma saída manual para pagar uma conta de luz não tira nenhuma unidade do depósito: ela só reduz o dinheiro, e uma entrada manual por um empréstimo de um sócio também não acrescenta mercadoria. O caixa controla o dinheiro; o kardex controla as existências.

Dentro do módulo Contábil do programa, que reúne contas a receber, contas a pagar, caixa e terceiros, o caixa é o submódulo responsável pelo dinheiro recebido das vendas e pelo dinheiro usado em pagamentos: registra entradas e saídas de dinheiro, controla o saldo em tempo real, permite fazer fechamentos de caixa e gera relatórios de movimentos. Vale ser claro sobre o alcance: esse módulo não gera lançamentos contábeis completos nem produz demonstrações financeiras, e não trabalha com regime de competência; ele registra fluxos de dinheiro e saldos para o controle operacional do dia a dia. Por isso, no Kardex Tauro os movimentos de caixa são alimentados pelas operações de estoque e não devem ser registrados duas vezes, e a contabilidade formal da empresa, com seus livros e relatórios para órgãos de controle, é feita em um software contábil profissional complementar.

O fechamento rápido do dia: saldo inicial mais entradas menos saídas

O fechamento de caixa é a operação que compara o que o sistema diz que deveria haver com o que realmente existe no caixa físico. A fórmula é simples: saldo inicial do dia mais as entradas do dia menos as saídas do dia, igual ao saldo final esperado. Esse saldo esperado é comparado com a contagem física de cédulas e moedas. Um exemplo com os movimentos de um dia qualquer de uma loja:

Se ao final do dia a contagem física coincidir com os $770.000, o caixa está fechado. A coluna de saldo acumulado, que o programa calcula depois de cada movimento, permite acompanhar a operação passo a passo e detectar em que ponto apareceu uma diferença se a contagem não coincidir.

Como fechar o caixa no fim do dia

Fechar o dia vira uma rotina de poucos minutos quando estes passos são seguidos:

1. Revisar os movimentos do dia: na janela Caixa, aplicam-se filtros de data para o dia que está sendo fechado e de tipo, se quiser ver apenas entradas ou apenas saídas.
2. Gerar o comprovante: com os filtros aplicados, usa-se Ver Relatório para obter o relatório imprimível do dia, ou Exportar para o Excel se preferir trabalhar com a informação fora do programa.
3. Contar o dinheiro físico: somam-se cédulas e moedas que estão no caixa e compara-se com o saldo final que o sistema mostra para o dia.
4. Confirmar o fechamento: se a contagem coincidir com o saldo, guarda-se o relatório do dia como comprovação do fechamento.
5. Investigar a diferença: se não coincidir, revisa-se movimento por movimento; a opção Ver Documento de Origem abre a fatura ou o pagamento que originou cada registro, e as notas ajudam a lembrar detalhes dos movimentos manuais.
6. Corrigir erros de registro: como os movimentos não podem ser excluídos, um valor ou conceito digitado errado é corrigido com um movimento contrário, que deixa registrados o erro e sua correção.
7. Revisar os comprovantes físicos: se a diferença persistir, verificam-se as faturas e recibos das saídas do dia e os trocos entregues, e repete-se a contagem antes de concluir.

Para que o fechamento seja confiável, vale adotar hábitos simples: registrar entradas e saídas manuais no momento em que acontecem, sem acumular, usar conceitos descritivos e padronizados para movimentos repetitivos, imprimir o recibo ou comprovante dos movimentos importantes com o botão Ver Recibo, guardar os comprovantes físicos das saídas para futuras auditorias, revisar o saldo periodicamente para garantir que há dinheiro suficiente para operar e restringir com permissões quem pode criar entradas e saídas manuais. O caixa não perdoa descuido: quando é mantido em dia, o fechamento de cada jornada leva minutos e qualquer diferença é detectada a tempo, antes de virar um problema maior.