Status de uma ordem de compra: de criada a recebida

Status de uma ordem de compra: de criada a recebida

Uma ordem de compra não é um papel que se preenche, arquiva e esquece. Entre o momento em que a empresa precisa de mercadoria e o momento em que essa mercadoria entra no almoxarifado, o documento percorre um caminho controlado: é criado, aprovado, enviado ao fornecedor, recebido contra o que foi solicitado e, ao final, fica como registro histórico. No Kardex Tauro esse caminho é administrado pelos status da ordem de compra, que são o tema deste artigo: o ciclo dentro do programa, seus cinco status, quais operações cada um permite, como funcionam os recebimentos parciais e por que existem regras como a de não poder excluir uma ordem que já recebeu mercadoria.

O status não é um rótulo: é o controle do documento

No Kardex Tauro o status de uma ordem de compra não é apenas mais um dado da lista. É o mecanismo que o programa usa para decidir o que pode ser feito com o documento a cada momento. Se a ordem está aprovada, o botão de receber mercadoria fica ativo; se ela ainda está criada ou em rascunho, esse botão não pode ser usado. Da mesma forma, imprimir a ordem para enviá-la ao fornecedor só é possível quando ela está aprovada, e excluí-la só é possível enquanto nada foi recebido. Isso evita erros de processo comuns: receber mercadoria de uma ordem não aprovada, imprimir rascunhos como se fossem documentos válidos ou excluir por acidente uma ordem que já movimentou o estoque.

A janela Lista de Ordens de Compra é o ponto de controle de todo o ciclo de compras: nela se vê o status de cada documento, são iniciadas as operações de aprovação e de recebimento, e a lista pode ser filtrada por status para responder perguntas como "quais ordens continuam aprovadas sem receber?". A tabela a seguir resume os cinco status que o programa gerencia e as operações que cada um permite:

Vale ler essa tabela como um mapa de restrições e não como uma simples classificação. Uma ordem no status recebida total não pode ser editada nem excluída: ficou encerrada e só admite consulta, porque já produziu efeitos no estoque e no Kardex. Uma ordem excluída não desaparece do sistema: vira um registro de consulta histórica, disponível para auditoria. E uma ordem criada ou em rascunho é a única fase em que o documento continua flexível, pois ainda não compromete formalmente a empresa.

O caminho normal: de criada a recebida

O ciclo normal de uma ordem no programa segue cinco passos:

1. Criar a ordem com o botão Nova Compra. O sistema atribui o próximo número consecutivo e o usuário escolhe fornecedor, produtos, quantidades e valores. O documento é salvo no status criada ou rascunho.
2. Aprovar a ordem. Passar de criada para aprovada exige a permissão Aprovar compras; o programa valida que a ordem tenha todos os dados completos e, ao aprovar, gera o compromisso formal de compra.
3. Enviar a ordem ao fornecedor. A impressão só está disponível para ordens aprovadas, porque somente as aprovadas são documentos válidos para envio. A regra evita que saiam documentos não autorizados.
4. Receber a mercadoria contra a ordem com o botão Receber Compra, que só é ativado quando a ordem está aprovada e que também exige a permissão Receber compras.
5. Confirmar o recebimento. Ao confirmar, o programa atualiza o estoque, registra a movimentação no Kardex e muda o status da ordem para recebida, total ou parcialmente conforme o que chegou.

As duas transições críticas do ciclo são protegidas por permissões diferentes: de criada para aprovada somente com Aprovar compras, e de aprovada para recebida somente com Receber compras. A separação é proposital: quem autoriza a compra não é necessariamente quem recebe a mercadoria.

A tabela a seguir resume essas transições e seu efeito no sistema:

Receber a mercadoria contra a ordem

Quando uma ordem aprovada está pronta para ser recebida, o botão Receber Compra abre uma janela emergente de recebimento. O programa mostra os produtos da ordem com as quantidades solicitadas e o usuário decide linha por linha: receber totalmente, confirmando a quantidade solicitada; receber parcialmente, digitando uma quantidade menor; ou não receber, deixando a quantidade em zero quando aquele produto não chegou. Se os produtos usam serial, a janela de captura de serial abre nesse momento, porque é no recebimento que os seriais da mercadoria física ficam conhecidos.

Ao confirmar, o programa faz três coisas em uma única operação: atualiza o estoque do inventário, registra a movimentação no Kardex e muda o status da ordem de compra. Cada recebimento gera uma movimentação de Kardex do tipo Compra ou Entrada por Ordem de Compra, com data, hora, usuário, fornecedor, quantidades e valores, de modo que o Kardex permite rastrear a origem de cada unidade até a ordem original.

Exemplo com números: um recebimento parcial

Suponha uma ordem de compra aprovada de 100 unidades de um produto que hoje tem 250 unidades em estoque. O fornecedor despacha primeiro 60 unidades e, dias depois, as 40 restantes. A tabela mostra o efeito de cada recebimento:

Com o primeiro recebimento a ordem passa para recebida parcial e fica pendente pelo saldo de 40 unidades. Com o segundo recebimento o saldo chega a zero e a ordem passa para recebida total. No Kardex ficaram duas movimentações de entrada, uma de 60 e outra de 40, ambas vinculadas à mesma ordem; o estoque reflete as 100 unidades que entraram e ninguém precisa corrigir nada manualmente.

Para que serve o recebimento parcial: entregas escalonadas

Nem todo fornecedor entrega tudo de uma vez. É comum um pedido grande chegar em vários despachos ou parte da mercadoria atrasar por transporte ou produção. O recebimento parcial existe exatamente para isso: o programa permite receber apenas parte do que foi comprado, a ordem fica pendente pelo saldo não recebido e podem ser feitos vários recebimentos parciais até completar o total.

Quando uma ordem fica em recebida parcial, as únicas operações que o programa oferece sobre ela são vê-la e receber o saldo pendente: ela não volta a ser impressa como documento aberto nem pode ser excluída, porque já há mercadoria ingressada em seu nome. O sistema controla o solicitado frente ao recebido, de modo que a lista sempre distingue uma ordem totalmente recebida de uma que ainda tem saldo por chegar. Além disso, o estoque é atualizado com o que efetivamente chegou e a conta com o fornecedor fica amparada em recebimentos reais, não em promessas de entrega.

Por que não se pode excluir uma ordem já recebida

O botão Excluir da janela tem restrições claras: não é possível excluir uma ordem que já foi recebida, total ou parcialmente, nem uma ordem que já foi excluída antes. Só podem ser excluídas ordens nos status criada, rascunho ou aprovada, ou seja, as que ainda não receberam mercadoria. O motivo é a rastreabilidade: uma ordem recebida já gerou movimentações no estoque e no Kardex e, se o documento desaparecesse, perder-se-ia a origem daquela mercadoria e quebraria a consistência contábil.

Além disso, a exclusão sempre pede confirmação: seleciona-se a ordem, clica-se em Excluir, o sistema solicita confirmação e, se confirmada, a ordem passa para o status excluída. A partir daí ela deixa de aparecer nas listagens ativas, mas permanece no histórico como consulta para auditoria. Se alguém errou com uma ordem já recebida, a saída não é excluí-la, e sim fazer ajustes pelo Kardex ou com documentos complementares.

Converter uma ordem de compra em outro documento

Outra operação do ciclo de vida do documento é a conversão. Converter Documento transforma a ordem de compra selecionada em outro tipo de documento conservando a informação: fornecedor ou cliente, produtos, quantidades e valores. O sistema cria um documento novo com esses dados, o original permanece intacto e o programa mantém o vínculo de rastreabilidade entre o original e o convertido. Os destinos disponíveis são:

• Cotação para fornecedor, para solicitar formalmente preços antes de comprometer a compra.
• Cotação para clientes, quando os produtos comprados serão oferecidos a clientes; nesse caso, o fornecedor é transformado em cliente.
• Nota fiscal de venda, para registrar diretamente a venda dos produtos em casos especiais.
• Ordem de compra, para duplicar a ordem para o mesmo fornecedor ou para outro.
• Consumo de almoxarifado, quando os produtos serão usados internamente em vez de vendidos.

A conversão economiza tempo porque evita digitar toda a informação de novo e mantém consistentes os produtos, as quantidades e os valores. Ela tem uma restrição ligada ao ciclo de status: só está disponível para ordens que não foram recebidas. Uma ordem recebida é um documento histórico que não pode mais ser transformado.

Permissões separadas: controle interno sobre o ciclo

As duas permissões que governam o ciclo são a base do controle interno em compras. Aprovar compras é uma permissão de autorização: permite aprovar ordens de compra. Receber compras é uma permissão de operação: permite receber mercadoria contra ordens de compra. Se a mesma pessoa tivesse as duas, poderia aprovar uma compra e recebê-la sem que mais ninguém participasse. A recomendação clássica de controle interno se aplica diretamente: quem solicita não aprova, quem aprova não recebe e quem recebe não paga. O programa facilita essa separação com permissões granulares por usuário.

Boas práticas com os status

• Aprovar em tempo hábil e com os dados revisados: ao aprovar, gera-se um compromisso formal, então não acumule ordens pendentes de aprovação.
• Receber no momento em que a mercadoria chega: o recebimento oportuno mantém estoque e Kardex atualizados.
• Respeitar os status: não tente excluir ordens recebidas nem imprimir ordens não aprovadas; siga o fluxo natural do documento.
• Usar o recebimento parcial quando o fornecedor não entrega tudo: receba o que está disponível e deixe o saldo pendente.
• Monitorar as ordens aprovadas sem receber: são compromissos de compra pendentes que convém revisar periodicamente.
• Conciliar as ordens e seus recebimentos com as notas fiscais do fornecedor para detectar diferenças a tempo.

Entender os status da ordem de compra não é um detalhe técnico: é a forma como o programa garante que nenhuma mercadoria entre no almoxarifado sem autorização, que nenhum documento desapareça sem deixar rastro e que o Kardex conte sempre a história completa do que foi comprado.