Como contas a receber e a pagar são registradas e encerradas

Como contas a receber e a pagar são registradas e encerradas

Toda venda a prazo deixa um saldo a receber e toda compra a prazo deixa uma dívida a pagar. No Kardex Tauro, esses saldos são controlados no módulo Contábil por duas listas que se complementam: a lista de Contas a Receber (CR), que mostra quanto os clientes devem, e a lista de Contas a Pagar (CP), que mostra quanto a empresa deve aos seus fornecedores. Cada conta percorre um ciclo claro: nasce, recebe abonos e por fim é encerrada, e a cada momento a lista mostra seu estado e seu saldo. Este artigo acompanha esse percurso dentro do programa: quando a conta surge sozinha, quando precisa ser criada manualmente, quais campos a janela de criação pede, quais validações protegem os dados, por que uma conta deixa de poder ser editada depois do primeiro abono e como os abonos são registrados até o encerramento.

A conta que nasce sozinha: origem automática

Muitas contas não exigem nenhum registro manual, pois o próprio sistema as cria ao finalizar o documento que lhes dá origem. Se, ao finalizar uma nota fiscal de venda, o dinheiro recebido for menor que o total da venda, o sistema cria automaticamente uma conta a receber pela diferença, ou seja, pelo crédito concedido ao cliente. Se o cliente não pagar nada ao receber a mercadoria ou o serviço, a conta nasce pelo valor total; se pagar uma parte, nasce pelo saldo que ficar. Da mesma forma, ao finalizar uma ordem de compra com pagamento parcial ou a prazo, é criada automaticamente a conta a pagar do fornecedor pelo saldo que a empresa ficou devendo. Quando o pagamento cobre o valor total no momento da transação, nenhuma conta nasce, pois não sobra saldo pendente.

Essas contas automáticas aparecem na lista identificadas pelo documento de origem: a nota fiscal de venda ou a ordem de compra que as gerou. Essa identificação é importante, pois permite consultar o histórico a partir do próprio documento e preserva a rastreabilidade do crédito desde a origem. As contas nascidas assim chegam no estado Aberta, sem abonos registrados, e a partir desse momento seguem o mesmo ciclo de qualquer conta manual: são abonadas e encerradas pela lista de contas.

Quando uma conta é criada manualmente

A criação manual fica reservada para saldos que não vêm de uma nota fiscal de venda nem de uma ordem de compra do sistema. Do lado das contas a receber, usa-se, por exemplo, quando um serviço foi prestado sem ser faturado no programa, quando foi recebido um adiantamento que será aplicado em vendas futuras, quando um ajuste contábil gera um direito de cobrança, quando uma venda foi feita fora do sistema ou quando são cobrados juros ou acréscimos de um cliente. Do lado das contas a pagar, é o caminho para registrar serviços recebidos sem ordem de compra, despesas operacionais pendentes, dívidas assumidas diretamente com fornecedores, ajustes contábeis que geram obrigações de pagamento ou compras feitas fora do sistema.

A diferença prática entre uma origem e outra está na rastreabilidade: a conta automática mostra na lista o número do documento que a originou, enquanto a conta manual pode mostrar o campo vazio ou a marca MANUAL e depende do conceito e das notas para ficar bem documentada. Por isso, reserve a criação manual para os casos que realmente precisarem dela e registre o restante pelo fluxo natural de notas fiscais e ordens de compra.

A janela de criação, campo por campo

Para criar uma conta manual, abre-se a lista correspondente e pressiona-se o botão Criar Conta. A janela CRIAR CONTA A RECEBER e sua equivalente CRIAR CONTA A PAGAR compartilham a mesma interface: a primeira administra direitos de cobrança com devedores, que são quem deve dinheiro à empresa, e a segunda administra obrigações com credores, que são os terceiros para quem a empresa deve. Os campos são os mesmos nas duas:

• Número do documento: é atribuído automaticamente pelo sistema e é somente leitura; não pode ser alterado nem escolhido.
• Estado: reflete o momento da conta (Aberta, Parcial ou Encerrada) e também é somente leitura.
• Devedor ou credor: digita-se o código do terceiro ou escolhe-se com o botão de busca, a lupa, que abre a lista de terceiros; ao selecioná-lo, o sistema mostra o nome automaticamente. É obrigatório e deve ser um terceiro válido registrado no programa.
• Conceito: texto que descreve o motivo do direito ou da obrigação; é obrigatório e deve ser descritivo, por exemplo Serviço de consultoria de janeiro, Adiantamento para projeto ou Manutenção dos equipamentos de informática. Um bom conceito mantém a conta identificável meses depois.
• Valor da obrigação: valor total do direito de cobrança ou da dívida; é obrigatório e deve ser um número positivo maior que zero.
• Valor abonado: total de abonos recebidos ou realizados; ao criar uma conta nova é zero e é atualizado sozinho a cada abono; é somente leitura.
• Saldo a receber ou a pagar: é calculado automaticamente, subtraindo o valor abonado do valor da obrigação; quando chega a zero, a conta passa ao estado Encerrada.
• Data de início: data em que se origina o direito ou a obrigação; por padrão assume a data atual e pode ser ajustada se a origem foi em outro dia.
• Data de pagamento: data-limite ou esperada para receber ou pagar; é informativa, ajuda no planejamento e pode ficar em branco se não houver uma data definida.
• Botão OK: único botão da janela; cria a conta nova ou salva as alterações ao editar uma conta existente no estado Aberta.

A mesma janela também serve para editar: pela lista, seleciona-se uma conta aberta e pressiona-se o botão Editar Conta para corrigir conceito, valor ou datas. A edição só está disponível enquanto a conta não tiver abonos.

Tabela 1. A conta nasce sozinha ou é criada manualmente?

O que o sistema valida antes de salvar

A janela de criação e de edição aplica várias validações que protegem a integridade dos dados:

• O devedor ou o credor deve ser um terceiro válido registrado no sistema; se for digitado um código que não existe, o programa mostra um erro. Por isso, recomenda-se usar a lupa para escolhê-lo na lista de terceiros.
• O conceito é obrigatório e não pode ficar vazio; deve conter texto descritivo.
• O valor da obrigação deve ser positivo e maior que zero; não são aceitos valores negativos nem zero. Ao editar uma conta que já tem abonos, o novo valor deve ser maior ou igual ao valor já abonado.
• A data de início deve ser válida e a data de pagamento, se for informada, deve ser posterior ou igual à data de início.
• Só podem ser editadas contas no estado Aberta; se a conta já recebeu abonos, o sistema mostra uma mensagem e a deixa sem alterações.
• A exclusão também é restrita: o botão Excluir só fica ativo para contas abertas, sem abonos registrados.

Os estados da conta

Uma conta a receber ou a pagar percorre quatro estados durante sua vida, e cada um define quais operações ela permite:

A conta nasce no estado Aberta, com valor pago igual a zero. Quando recebe o primeiro abono, passa a Parcial se ainda sobrar saldo, e quando o valor pago iguala o valor total, torna-se Encerrada. Se uma conta aberta for excluída, o documento passa ao estado Eliminada e fica apenas para consulta histórica. Na lista, a grade de detalhes acompanha essa evolução: se a conta está Aberta, a grade inferior aparece vazia; se foi quitada com um único abono, aparece apenas uma linha; e se foi quitada em várias parcelas, aparece um registro para cada abono, mostrando como o saldo foi diminuindo.

A regra do primeiro abono: por que a conta é bloqueada

O controle mais importante do módulo é a regra do primeiro abono: depois que a conta recebe seu primeiro abono, ela não pode mais ser editada nem excluída. Isso não é um capricho do sistema. Os abonos registrados ficam ligados ao caixa, pois cada recebimento ou pagamento movimenta dinheiro real, e se o valor, o terceiro ou as datas da conta pudessem ser alterados depois, o histórico de abonos deixaria de bater com os movimentos de caixa e com os saldos já reportados. A conta no estado Parcial ou Encerrada fica então como um registro histórico que não deve ser alterado: só aceita mais abonos, quando está Parcial, ou nenhum, quando está Encerrada.

Por isso, toda correção deve ser feita no estado Aberta, antes do primeiro abono: revise o conceito, o terceiro, o valor e as datas assim que criar a conta. Se o erro for descoberto depois de receber abonos, o programa não permite corrigi-lo por esta janela e avisa com uma mensagem. Nesse caso, a recomendação geral é não alterar o histórico, documentar a ocorrência e consultar o administrador ou o contador sobre a política de correção do negócio.

Como registrar um abono pela lista

Os abonos são registrados pela lista de contas com o botão Abonar, e o procedimento é o mesmo para recebimentos e para pagamentos:

1. Abra a lista de Contas a Receber ou de Contas a Pagar conforme o caso.
2. Localize a conta com o buscador ou com os filtros e selecione-a na lista superior.
3. Pressione o botão Abonar; abre-se a janela de registro de abonos.
4. Digite o valor do abono: se cobrir a totalidade do saldo, a conta é encerrada de uma vez; se for menor, a conta fica no estado Parcial e aceita mais abonos depois.
5. Confirme o abono.
6. Confira o resultado: a conta muda para Encerrada ou Parcial, e a grade inferior mostra uma linha com o número do documento do abono, o conceito, o valor, o saldo resultante e a data.

Cada abono gera seu próprio número de documento, de modo que a grade inferior da lista mostra o histórico completo de pagamentos daquela conta, linha por linha. Quando o abono corresponde a uma conta a receber, o dinheiro entra no caixa; quando corresponde a uma conta a pagar, o dinheiro sai do caixa.

Tabela 2. Exemplo com datas: uma conta a receber com três abonos

Cada abono desta tabela ficou registrado como uma linha na grade de detalhes com seu próprio número de documento, e o saldo caiu de $2.000.000 para $1.200.000, depois para $700.000 e finalmente para zero, quando a conta passou a Encerrada.

Tabela 3. Exemplo com datas: uma conta a pagar com dois abonos

O esquema do lado das contas a pagar é o espelho do lado das contas a receber: uma dívida pode ser quitada em um único abono ou em vários abonos parciais, e a conta só passa a Encerrada quando o valor abonado iguala o valor total da obrigação. Enquanto isso, cada abono tira o dinheiro do caixa e deixa sua linha no detalhe da conta.

A conta e o caixa: conciliação dos abonos

As contas a receber e a pagar não vivem isoladas: estão conectadas ao caixa. Quando um abono é registrado em uma conta a receber, o dinheiro entra no caixa, e quando um abono é registrado em uma conta a pagar, o dinheiro sai do caixa; os movimentos de caixa ficam vinculados a esses recebimentos e pagamentos. Uma boa prática de conciliação é conferir, depois de cada abono, que o movimento correspondente apareça no caixa com o mesmo valor e a mesma data.

Também convém conciliar os saldos com clientes e fornecedores periodicamente: com o filtro por terceiro, consultam-se todas as contas de um cliente ou fornecedor, inclusive as já encerradas, e as opções Ver Relatório ou Exportar para Excel permitem entregar ou cruzar essas informações. A data de pagamento, embora apenas informativa, ajuda a planejar recebimentos e pagamentos do período e a projetar o fluxo de caixa: use filtros de data para ver quais saldos vencem em breve e quais estão pendentes há muito tempo.

Buscar, filtrar e relatar a carteira

A lista funciona como um formulário mestre-detalhe: a área superior mostra as contas e a inferior, os abonos da conta selecionada. Bem no topo há um buscador em tempo real: basta digitar o número do documento, o nome do cliente ou fornecedor, parte do conceito ou o estado para a lista se filtrar sozinha, e ao apagar o texto todas as contas voltam a aparecer.

O menu de filtros permite critérios mais refinados, e os filtros são acumuláveis: vários podem ser combinados ao mesmo tempo. Por exemplo, é possível pedir todas as contas de um cliente no estado Parcial com valor maior que um milhão, ou todas as contas a pagar de um fornecedor com data anterior a um dia determinado. Os critérios disponíveis incluem documento de origem, devedor ou credor, estado, valor total maior ou menor que, e data maior ou menor que. Com a opção Remover Filtros, a visão completa é restaurada.

Tudo o que a lista filtrada mostra se transforma diretamente em relatório: a opção Ver Relatório gera um documento imprimível com exatamente esses critérios, ideal para reuniões de acompanhamento de cobranças ou de planejamento de pagamentos, e Exportar para Excel baixa as contas visíveis para analisá-las fora do programa. O menu de contexto também permite editar as notas da conta e configurar as colunas visíveis, e o sistema lembra dessa configuração entre sessões. Com o filtro de estado Parcial, identificam-se de imediato as contas com saldo pendente e, combinado com datas antigas, detectam-se os saldos que já exigem ação de cobrança ou de pagamento.

Perguntas frequentes

• Errei ao criar a conta, o que faço? Se a conta ainda está Aberta, use o botão Editar Conta para corrigir o conceito, o valor ou as datas, ou exclua-a e crie novamente. Se ela já recebeu o primeiro abono, o sistema não permite editá-la nem excluí-la e mostrará uma mensagem; nesse caso, não tente forçar a mudança: documente a situação e consulte a política de correção com o administrador ou o contador.
• Recebi um adiantamento de um cliente, como registro? A ajuda do programa indica que os adiantamentos recebidos são registrados como contas a receber manuais, com um conceito claro como Adiantamento para projeto, e são aplicados depois nas vendas correspondentes. Registre também a referência nas notas da conta para conciliá-lo quando a venda for faturada.
• Posso encerrar uma conta que ainda tem saldo? Não: a conta só passa a Encerrada quando o valor abonado iguala o valor total da obrigação, e depois de encerrada não aceita mais abonos. Se o saldo restante não deveria ser recebido ou pago, revise-o com seu contador antes de registrar mais movimentos, pois a conta encerrada fica como registro histórico.
• Por que não consigo digitar o número do documento? Porque o sistema o atribui automaticamente ao criar a conta e o mantém somente leitura. O mesmo vale para o valor abonado e para o saldo, que são calculados sozinhos para evitar erros de digitação.
• Quando a conta é encerrada? No mesmo momento em que é registrado o abono que completa o saldo: não é necessária nenhuma operação adicional nem esperar um fechamento de período.
• Uma conta criada por engano desaparece sozinha? Não: enquanto estiver Aberta, você pode excluí-la com o botão Excluir, e o documento fica no estado Eliminada para consulta histórica. Com abonos, ela não pode mais ser excluída.

Boas práticas

• Prefira o fluxo automático: fatura as vendas e registre as ordens de compra no programa para que as contas nasçam sozinhas e conservem sua rastreabilidade. Reserve a criação manual para os casos que realmente precisarem dela.
• Escreva conceitos descritivos e padronizados para os casos recorrentes, e use a opção Editar Notas para documentar as contas manuais e as referências a documentos físicos.
• Registre os adiantamentos recebidos como contas a receber com um conceito claro, para aplicá-los depois nas vendas correspondentes.
• Corrija sempre no estado Aberta: revise o conceito, o terceiro e o valor antes de registrar o primeiro abono, porque depois desse abono a conta não pode mais ser editada.
• Confira o saldo atual antes de abonar e documente cada abono com um conceito que facilite a conciliação futura.
• Use a data de pagamento para planejar recebimentos e pagamentos, e revise os relatórios da carteira antes de autorizar novas vendas a prazo ou novas compras.
• Concilie periodicamente os saldos com clientes e fornecedores e revise as contas antigas no estado Parcial; os filtros combinados com Ver Relatório transformam essa revisão em um documento imprimível.
• Controle as permissões: nem todos os usuários deveriam poder criar, abonar ou excluir contas, e não aumente demais o período de exibição de registros na Configuração para não afetar o desempenho do sistema.

Essas opções são ferramentas de controle operacional de saldos derivados da operação diária do negócio, não um sistema de contabilidade formal: o Kardex Tauro não gera livros contábeis nem demonstrações financeiras. Para a contabilidade oficial da sua empresa, consulte seu contador.