Software para manter um kardex

Todo negócio que compra e vende mercadorias precisa responder, a qualquer momento, a três perguntas: quantas unidades tem de cada produto, quanto elas custaram e quais movimentos as trouxeram até ali. A resposta organizada para essas perguntas é o kardex: um registro cronológico de entradas e saídas que inclui saldos e custos. Manter esse controle à mão, em um caderno ou em uma planilha, funciona enquanto o negócio é pequeno, mas quando crescem os produtos, os clientes e os documentos, essa forma de trabalhar fica insuficiente. Por isso tantas pequenas e médias empresas decidem usar um software para manter um kardex, e escolher bem esse programa faz a diferença entre um controle real e um gasto inútil.

Neste artigo explicamos o que significa manter um kardex, o que um programa de estoque faz por essa tarefa, quais funções o software ideal para uma pequena empresa deve ter, quais perguntas fazer ao vendedor antes de comprar, quais erros evitar na implantação e, com honestidade, apresentaremos o programa que nós mesmos desenvolvemos.

O que é manter um kardex e por que isso importa

Manter um kardex consiste em guardar, para cada produto do depósito, um histórico ordenado de todos os movimentos que afetam a sua existência. Cada entrada ou saída é anotada em ordem cronológica com seus dados essenciais: o documento que a originou (uma compra, uma venda, uma transferência, uma perda), o terceiro envolvido, como um fornecedor, um cliente ou um funcionário, a quantidade de unidades que entrou ou saiu, o saldo que ficou depois do movimento e o valor unitário pelo qual a operação foi registrada.

Vale entender a diferença entre estoque e kardex. O estoque é uma foto: mostra quanto você tem hoje. O kardex é o filme: mostra como você chegou a essa quantidade, quando cada lote entrou, para quem cada unidade foi vendida e por qual valor. Sem esse filme, quando algo não fecha você só sabe que falta mercadoria, mas não sabe em que momento, com qual documento nem por culpa de quem. Com o kardex em dia, o depósito fica transparente e as decisões são tomadas com dados e não com achismos. Um bom registro permite responder a perguntas como estas:

Quando este produto chegou e por qual custo?, para decidir em que momento vale a pena comprar de novo e de qual fornecedor.
Para quem esta unidade foi vendida e em qual data?, para atender reclamações, garantias e devoluções com um documento de respaldo.
Por que a contagem física não bate com o sistema?, para detectar a tempo perdas, roubos, vencimentos ou erros de registro.
Quanto vale a mercadoria que tenho no depósito?, para conhecer o valor do estoque sem fazer contas manuais no fim do mês.

O que um software faz pelo kardex do seu negócio

Um programa de estoque não tira o trabalho de registrar as suas compras e as suas vendas, mas tira o trabalho de copiar esses dados para o kardex, que é exatamente onde acontece a maioria dos erros. Em um sistema bem projetado, cada documento é digitado uma única vez e o kardex se atualiza sozinho: ao receber uma ordem de compra, a mercadoria entra; ao emitir a nota de venda, ela sai; e uma transferência entre depósitos baixa em um e soma no outro. A existência de cada produto fica em dia e o histórico fica registrado com sua data, seu conceito e seu valor, sem que ninguém precise digitar tudo de novo.

Essa automatização tem três consequências práticas muito valiosas para uma pequena empresa:

Menos erros de digitação: o erro clássico de copiar errado um número do documento para o registro desaparece, porque não existe dupla digitação.
Um histórico confiável: em um bom programa o kardex é somente leitura; não pode ser apagado nem editado diretamente. Um erro em uma venda ou em uma compra é corrigido com o documento inverso, como uma devolução ou um estorno, nunca apagando o passado.
Informação em dia para decidir: saldos, quantidades e valores são consultados em segundos, e os relatórios saem do mesmo registro, não de uma planilha que alguém atualizou há duas semanas.

Além disso, o software permite que várias pessoas trabalhem ao mesmo tempo, algo impossível com um caderno único que viaja de mesa em mesa, e deixa um rastro de quem registrou cada movimento quando as permissões estão bem configuradas.

Funções que um software de kardex deve ter para uma pequena empresa

Nem todos os programas de estoque servem igualmente para um pequeno negócio. Ao comparar opções, estas são as funções que consideramos indispensáveis:

Ficha do produto com custos: cada produto deve guardar seu código, nome, unidade de medida, custo de compra e preço de venda, para que todos os documentos sejam registrados com dados limpos e completos.
Movimentos automáticos a partir de compras e vendas: ao receber uma compra, a mercadoria entra no kardex, e ao emitir uma venda ela sai, sem etapas intermediárias nem digitações extras.
Cálculo de existências e de custos: o programa deve manter o saldo de unidades e o valor do estoque aplicando de forma consistente um método de custeio, como o custo médio ponderado, o PEPS ou outro que o sistema suporte e que você entenda e aceite.
Ajustes por contagem física: deve existir uma forma controlada de registrar sobras e faltas quando se faz o inventário físico, de preferência com permissões restritas para que nem todos possam alterar as existências.
Vários usuários com permissões: o administrador define o que cada pessoa pode fazer; nem todos devem poder ajustar o estoque, ver custos ou excluir documentos.
Relatórios de valorização e de existências: poder ver quanto vale o estoque total ou por grupo de produtos, quais itens estão abaixo do estoque mínimo e quais têm giro lento.

A tabela a seguir resume, função por função, qual problema cada ferramenta evita e para quem ela importa mais dentro da empresa:

Função do software	O que ela evita	Para quem importa mais
Ficha do produto com custos	Documentos registrados com dados incompletos ou inconsistentes	A pessoa que digita compras e vendas todos os dias
Movimentos automáticos a partir de compras e vendas	A dupla digitação e os erros de cópia entre documentos	O encarregado do depósito e o administrador
Cálculo de existências e de custos com método definido	As discussões sobre quanto vale de verdade a mercadoria no depósito	O dono e quem decide as compras
Ajustes por contagem física	Sobras ou faltas sem explicação ou registradas sem controle	O chefe do depósito e o contador
Vários usuários com permissões	Um funcionário alterar estoque, custos ou documentos sem autorização	O administrador do sistema e o dono
Relatórios de valorização e de existências	As planilhas feitas à mão que chegam atrasadas e com erros	O dono, o contador e os sócios

Como escolher o software: critérios e perguntas ao vendedor

Na hora de comparar programas, não fique só com a lista de funções bonitas que aparece no folheto. Pergunte pelo que acontece no dia a dia, porque é aí que os sistemas realmente se diferenciam. Para cada critério da tabela a seguir deixamos a pergunta-chave; se o vendedor não souber respondê-la com clareza, trate isso como um sinal de alerta e continue procurando.

Critério de escolha	Pergunta-chave para o vendedor
Facilidade de uso	Em quanto tempo uma pessoa sem experiência digita a primeira compra e a vê refletida no kardex?
Preço e forma de pagamento	O que exatamente está incluído no que eu pago: licenças, atualizações, treinamento e suporte, ou cada coisa é cobrada à parte?
Programa local ou na nuvem	Posso continuar trabalhando se a internet cair e meus dados ficam protegidos mesmo se meu computador falhar?
Suporte e atualizações	Para quem eu ligo quando algo falha, em que horário e em quanto tempo respondem?
Dados em seu poder	Posso exportar todas as minhas informações e levá-las comigo se um dia eu decidir trocar de programa?

Além de perguntar, peça uma avaliação com os seus próprios produtos. Carregue dez itens reais, faça uma compra, uma venda e um ajuste de contagem, e observe se o kardex fica coerente do começo ao fim. Essa meia hora de teste diz mais do que qualquer folheto ou vídeo promocional.

Erros comuns ao implantar um software de kardex

Um bom programa não faz milagres se a implantação for feita mal. Estes são os erros que mais vemos nas pequenas empresas e a forma de evitá-los:

Não carregar saldos iniciais reais. Se o estoque de partida é digitado com quantidades aproximadas ou sem contar o depósito primeiro, o sistema nasce desajustado e ninguém volta a confiar nos seus relatórios.
Começar sem treinar a equipe. Entregar o programa sem explicar o fluxo de documentos faz com que as pessoas o usem errado ou o abandonem e voltem para a planilha de sempre.
Não fazer contagens físicas periódicas. O kardex só é útil se de vez em quando for confrontado com a realidade do depósito; sem contagens, os erros se acumulam em silêncio.
Dar permissões de ajuste para todo mundo. Se qualquer funcionário pode tirar ou colocar existências manualmente, o histórico perde todo o seu valor como controle.
Não revisar os relatórios. Carregar o sistema e não olhar a valorização nem os estoques mínimos é como ter um painel no carro e nunca olhar para ele.
Manter planilhas paralelas. Usar o programa e ao mesmo tempo uma planilha com a mesma informação garante que nenhuma das duas esteja em dia.

A regra de ouro é simples: no primeiro dia se carrega uma contagem física real e, a partir daí, todo movimento de mercadoria passa pelo sistema, sem exceções e sem atalhos.

Um fechamento honesto: o nosso software de estoque

Se o que você procura é um programa de estoque com kardex integrado para pequenas empresas, queremos apresentar o software que nós mesmos desenvolvemos e mantemos: o Kardex Tauro. O módulo de depósito inclui uma janela de Kardex que mostra o histórico completo de cada produto, com a data de cada movimento, o terceiro envolvido, o conceito, as quantidades que entram e saem, o saldo resultante e o valor registrado. E o mais importante: esses movimentos não são digitados duas vezes; eles são gerados sozinhos quando você opera os documentos do programa.

Quando você recebe uma ordem de compra, a mercadoria entra no kardex automaticamente; quando emite uma venda, a saída é registrada sozinha, e as transferências, as perdas e os demais movimentos também são refletidos na hora no depósito correspondente. O registro é somente leitura, então o histórico não pode ser apagado nem editado correndo: se houve um erro, ele é corrigido com o documento inverso, como deve ser. Para a partida e para as contagens físicas, o programa oferece entradas e saídas manuais protegidas por permissões de usuário, de modo que somente o administrador ou o chefe do depósito possa ajustar as existências. O Kardex Tauro é o programa de estoque com kardex integrado que usamos para que as pequenas empresas deixem de correr atrás de cadernos e planilhas e passem a confiar nos seus números.

Se tiver interesse, peça uma demonstração e experimente o Kardex Tauro com os seus próprios produtos: carregue o seu estoque, faça uma compra e uma venda, e confira você mesmo que o kardex fica em dia sem que ninguém o alimente à mão.

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