As partidas dobradas: por que todo registro envolve duas contas

As partidas dobradas: por que todo registro envolve duas contas

Na lição anterior aprendemos que um negócio pode ser visto como uma balança: o que ele tem (ativo) é sempre igual ao que deve mais o que pertence aos seus donos (passivo mais patrimônio líquido). Essa ideia, a equação contábil, não é um enfeite teórico: é a base sobre a qual se apoia a forma de registrar as operações. Nesta lição veremos a ferramenta que todo contador usa para levar essa balança para o papel ou para a tela do computador: as partidas dobradas. Sua regra de ouro é simples de enunciar e enorme em consequências: cada transação afeta pelo menos duas contas, e os lançamentos devem ser feitos pelo mesmo valor nos dois lados.

Pense no que acabou de acontecer no balcão de um pequeno negócio. Um cliente pagou uma mercadoria em dinheiro. O que aconteceu com o negócio? De um lado, ele recebeu dinheiro, então o caixa aumentou. De outro lado, ele entregou a mercadoria, então o estoque diminuiu. E ainda ganhou uma receita, ou seja, o direito de contar com mais recursos por ter vendido. Nenhuma dessas coisas aconteceu sozinha: todas aconteceram ao mesmo tempo, porque a operação foi uma só. A contabilidade não registra um único efeito dessa operação; ela registra a fotografia completa e, para isso, precisa lançar em dois lugares ao mesmo tempo. Se apenas o dinheiro que entrou fosse registrado, o registro ficaria incompleto e a balança da equação penderia.

O débito e o crédito: esquerda e direita, não bom e mau

Para fazer esses dois lançamentos, o livro diário usa duas colunas. A da esquerda se chama débito e a da direita se chama crédito. São palavras herdadas da contabilidade antiga e soam solenes, mas seu significado prático é muito simples: devem ser entendidas como o lado esquerdo e o lado direito do registro, nada mais. O débito não significa que algo seja bom ou mau, e o crédito também não significa lucro ou prejuízo. Uma mesma conta pode receber lançamentos no débito em uma operação e no crédito em outra, dependendo do tipo de conta. Acreditar que o débito é o lado positivo e o crédito o lado negativo é um dos tropeços mais comuns de quem começa a estudar contabilidade.

Vale conhecer também os sinônimos usados no dia a dia. Lançar no débito é debitar a conta, e o lançamento recebe o nome de débito. Lançar no crédito é creditar a conta, e o lançamento recebe o nome de crédito. Neste manual usaremos preferencialmente as palavras débito e crédito para as colunas do lançamento. Quando mais adiante você ler em outro material expressões como debitar o Caixa ou creditar os Fornecedores, saiba que elas significam exatamente a mesma coisa: a primeira é lançar no débito e a segunda é lançar no crédito.

Cada operação é registrada com um lançamento, e um lançamento completo tem pelo menos um débito e pelo menos um crédito pelo mesmo valor total. Quando a soma dos débitos de um lançamento é igual à soma dos créditos, dizemos que o lançamento bate ou está equilibrado. Essa igualdade não é um capricho do contador: é o mecanismo que garante que a equação contábil continue em equilíbrio depois de cada operação. Nas próximas seções veremos por que isso funciona e vamos praticar com lançamentos completos.

As regras por tipo de conta

Para saber em qual coluna cada valor deve entrar, o primeiro passo é reconhecer a que tipo a conta pertence. As contas de ativo representam o que o negócio tem ou o que lhe devem: caixa, contas a receber, estoque, móveis, equipamentos. As contas de passivo representam o que o negócio deve a outras pessoas ou entidades: fornecedores, empréstimos, obrigações pendentes. As contas do patrimônio líquido representam os recursos aportados pelos donos e os lucros que foram se acumulando com o tempo. A esses três grupos somam-se mais dois, que registram o resultado do período: as receitas, que são os recursos que o negócio ganha ao vender mercadorias ou prestar serviços, e as despesas, que são os valores que ele consome para funcionar, como aluguel, salários ou contas de serviços públicos.

A regra básica pode ser resumida em poucas linhas. Os ativos aumentam pelo débito e diminuem pelo crédito. Os passivos e o patrimônio líquido aumentam pelo crédito e diminuem pelo débito. As receitas aumentam pelo crédito, porque fazem crescer o patrimônio líquido do negócio. As despesas aumentam pelo débito, porque o reduzem. A tabela a seguir resume a regra para cada tipo de conta, com exemplos tirados de um pequeno negócio.

Essas regras não precisam ser decoradas como uma lista sem sentido: elas decorrem da equação contábil. Lembre-se de que o ativo é igual ao passivo mais o patrimônio líquido. Se um ativo aumenta, algo precisa acontecer do outro lado para manter a igualdade: ou outro ativo diminui, ou um passivo ou o patrimônio líquido aumenta. O débito é o lado em que os ativos crescem, e o crédito é o lado em que os passivos e o patrimônio líquido crescem. Agora pense nas receitas: quando o negócio vende, o patrimônio líquido cresce, porque o lucro pertence aos donos. Por isso as receitas são lançadas no crédito. E as despesas fazem o contrário: consomem recursos e reduzem o patrimônio líquido, por isso são lançadas no débito. É uma única lógica que se repete em todos os casos.

Vejamos dois mini-exemplos antes de partir para os lançamentos completos. Se o negócio compra uma prateleira à vista, o ativo Móveis aumenta (débito) e o ativo Caixa diminui (crédito): um ativo sobe e outro desce, e a equação continua equilibrada. Se o negócio paga parte de uma dívida a um fornecedor, o passivo Fornecedores diminui (débito) e o ativo Caixa diminui (crédito): passivo e ativo caem juntos, e a equação continua equilibrada. Nos dois casos houve dois lançamentos: um no débito e um no crédito, pelo mesmo valor.

Por que sempre fecha

As partidas dobradas não são uma tradição sem fundamento; são uma consequência matemática da equação contábil. Toda operação que um negócio realiza altera pelo menos dois dos componentes da equação, e a forma como os altera sempre mantém a igualdade. Quando quem registra traduz essa operação para a linguagem do débito e do crédito, cada mudança em um lado da equação vira um débito ou um crédito e, por construção, os totais acabam iguais.

Dá para visualizar com a imagem de uma balança de dois pratos. Cada operação move pesos entre os pratos ou acrescenta pesos aos dois pratos ao mesmo tempo, mas nunca coloca mais peso em um lado do que no outro. Comprar mercadoria a prazo acrescenta um peso no prato do ativo (chega estoque) e acrescenta o mesmo peso no prato do passivo (nasce a dívida com o fornecedor). Vender à vista tira mercadoria do ativo, acrescenta dinheiro ao ativo e reconhece uma receita que aumenta o patrimônio líquido: o peso total se conserva. Se a operação está bem registrada, a balança termina sempre em equilíbrio.

Essa propriedade transforma o registro contábil em um sistema com verificação embutida. Ao terminar um lançamento, o contador soma os débitos e os créditos: se os totais não batem, algo está errado e é preciso revisar antes de seguir adiante. Se batem, o lançamento é consistente com a equação, embora ainda possa conter outros tipos de erro, como veremos na seção sobre erros comuns. A igualdade entre débito e crédito não garante que o lançamento esteja correto, mas garante que ele não está incompleto em sua estrutura básica.

De onde vem essa ideia

As partidas dobradas não foram inventadas por uma única pessoa em um único dia. Os comerciantes das cidades mercantis da Itália, principalmente os de Veneza, foram aperfeiçoando por gerações uma maneira de escriturar que permitia acompanhar cada operação e conferir os resultados. No final do século XV, o frade e matemático Luca Pacioli colocou por escrito esse método, conhecido como método veneziano, em um tratado que se espalhou por toda a Europa. O que importa para nós é que a essência daquele método é exatamente o que estamos estudando: cada operação é lançada duas vezes, uma no débito e outra no crédito, e assim os livros conseguem se conferir sozinhos. Cinco séculos depois, com computadores e programas de contabilidade, a regra continua a mesma.

Quatro lançamentos de exemplo, passo a passo

Vamos praticar com um pequeno negócio que compra e vende mercadorias. Nos exemplos usaremos a conta Estoque, que registra o valor das mercadorias disponíveis para venda. Alguns negócios chamam essa mesma conta de Mercadorias, e os dois nomes são usados na prática: o importante é escolher um, usar sempre o mesmo nome e não misturar. Vamos começar com quatro operações simples e ver como cada uma é registrada.

Primeira operação: o negócio compra mercadoria a prazo por $3.000.000. O que acontece? A mercadoria chega, então o ativo Estoque aumenta; isso é lançado no débito. E como a compra é a prazo, nada é pago ainda: nasce uma dívida com o fornecedor, então o passivo Fornecedores aumenta; isso é lançado no crédito. Se a compra tivesse sido à vista, a contrapartida seria um crédito no Caixa em vez de um crédito nos Fornecedores. A estrutura do lançamento é a mesma: débito no Estoque de $3.000.000 e crédito de $3.000.000, neste caso nos Fornecedores.

Segunda operação: o negócio vende mercadoria à vista por $1.500.000. Aqui registramos apenas a receita da venda: o caixa aumenta, e isso é lançado no débito; as vendas, que são receita, aumentam, e isso é lançado no crédito. Nota importante: nesta lição ainda não vamos registrar o custo da mercadoria vendida, ou seja, o valor que custou a mercadoria que saiu do estoque. Esse segundo efeito da venda será estudado em detalhe na lição dedicada às vendas. Por enquanto, o lançamento é débito no Caixa de $1.500.000 e crédito em Vendas de $1.500.000.

Terceira operação: o negócio paga ao fornecedor $1.000.000 para abater a dívida da primeira operação. A dívida com o fornecedor diminui, e como os passivos diminuem pelo débito, lançamos um débito nos Fornecedores de $1.000.000. O caixa diminui, e como os ativos diminuem pelo crédito, lançamos um crédito no Caixa de $1.000.000. Repare que essa operação não gera receita nem despesa: ela apenas muda a composição entre o que o negócio deve e o dinheiro que ele tem. Pagar uma dívida não é despesa, assim como receber um empréstimo não é receita.

Quarta operação: o negócio paga o aluguel do ponto por $400.000. Aqui há de fato uma despesa, porque o negócio consome um serviço em troca de dinheiro. A despesa de aluguel aumenta, e como as despesas aumentam pelo débito, lançamos um débito na conta Despesa de aluguel de $400.000. O caixa diminui, então lançamos um crédito no Caixa de $400.000. Esse lançamento é o modelo de todas as despesas: quando uma despesa é paga, a despesa é debitada e o meio de pagamento é creditado, seja o caixa ou o banco.

Os quatro lançamentos ficam assim no livro diário, com a data, o histórico de cada linha e os valores na coluna correspondente:

Vamos conferir se tudo fecha. Cada lançamento tem o seu débito e o seu crédito pelo mesmo valor. Se somarmos as colunas, o total do débito é de $5.900.000 e o total do crédito também é de $5.900.000. E se olharmos o efeito final sobre a equação, o equilíbrio se mantém: o estoque ficou em $3.000.000 e o caixa em $100.000, então o ativo total é de $3.100.000; o passivo com fornecedores ficou em $2.000.000, e o patrimônio líquido aumentou $1.100.000 pela diferença entre a venda de $1.500.000 e a despesa de aluguel de $400.000, o que soma também $3.100.000. A balança não saiu do lugar.

Erros comuns de quem está começando

Quem estuda as partidas dobradas costuma tropeçar sempre nos mesmos erros. Conhecê-los de antemão ajuda a evitá-los desde o primeiro lançamento.

• Registrar só uma perna da operação. Lançar apenas o débito ou apenas o crédito deixa o lançamento incompleto e quebra a igualdade. Por exemplo, registrar a entrada de dinheiro de uma venda sem lançar a receita correspondente. A regra é simples: antes de considerar um lançamento encerrado, verifique se há pelo menos um débito e pelo menos um crédito e se os totais batem.
• Confundir o débito com o crédito. Pensar que o débito é o que entra, que as receitas vão para o débito porque o dinheiro entra, ou que o crédito é sempre algo negativo. Lembre-se da bússola: ativos e despesas crescem pelo débito; passivos, patrimônio líquido e receitas crescem pelo crédito. Se tiver dúvida, volte à equação contábil e deduza a regra em vez de adivinhar.
• Fechar os livros apagando. Quando um lançamento não bate, a tentação de quem está começando é apagar, rasurar ou usar corretivo em um valor para que as somas coincidam. Isso destrói o rastro do que realmente aconteceu e pode esconder um erro maior. O certo é encontrar a causa e, se o lançamento já foi registrado, fazer um lançamento de correção ou uma estorno que deixe registrado o ajuste.
• Lançar na conta errada. Confundir Caixa com Vendas, ou Fornecedores com um empréstimo, faz o lançamento bater em valor, mas contar uma história falsa. Lembre-se de que o Caixa registra o dinheiro que o negócio tem, enquanto Vendas registra a receita ganha; uma venda a prazo gera uma conta a receber e ainda não toca o caixa.

A boa notícia é que todos esses erros são detectados com prática e com um hábito simples: depois de cada lançamento, pergunte-se o que realmente aconteceu no negócio e verifique se o registro conta exatamente essa história, com os seus dois lados e com a conta certa em cada lado.

O que você deve lembrar

• Cada transação afeta pelo menos duas contas, e o total do débito é sempre igual ao total do crédito.
• O débito é a coluna da esquerda e o crédito é a coluna da direita; eles não significam bom ou mau.
• Ativos e despesas aumentam pelo débito; passivos, patrimônio líquido e receitas aumentam pelo crédito.
• A igualdade entre débito e crédito mantém em equilíbrio a equação contábil da lição anterior.
• Um lançamento é formado pela data, pelas contas afetadas e pelos valores; cada linha indica se a conta é debitada ou creditada.

Com as partidas dobradas, você já consegue ler e preparar os lançamentos mais frequentes de um pequeno negócio: compras, vendas, pagamentos e despesas. Nas próximas lições deste manual veremos cada um deles com mais profundidade, incluindo o registro do custo da mercadoria vendida e o encerramento do período. Se você gosta de aprender contabilidade passo a passo com exemplos práticos, continue acompanhando os artigos deste curso no blog Kardex Tauro, onde cada lição se constrói sobre a anterior. Antes de seguir, faça o exercício da próxima seção e registre por conta própria as quatro operações do exemplo: quando os débitos e os créditos do seu lançamento baterem, você terá dominado a ideia central de toda a contabilidade.