Registro contábil de uma venda: receita, custo da mercadoria vendida e estoque

Registro contábil de uma venda: receita, custo da mercadoria vendida e estoque

Quando o seu negócio vende mercadoria, entra dinheiro no caixa e um produto sai da prateleira. Para o dono, esse momento se resume em uma única ideia: vendemos. Para a contabilidade, porém, ali acontecem dois fatos econômicos diferentes, e cada um exige o seu próprio registro. O primeiro é a receita: o negócio tem direito de receber o valor da venda. O segundo é a saída do estoque: a mercadoria entregue já não está disponível e precisa ser retirada dos ativos, reconhecendo ao mesmo tempo o custo que essa mercadoria tinha.

Nesta lição do manual de contabilidade você vai ver, com um exemplo numérico completo, por que uma venda é registrada duas vezes: uma para a receita e outra para o custo da mercadoria vendida contra o estoque. Vamos ver os dois lançamentos em um quadro, o efeito de cada um sobre as contas, a diferença entre vender à vista ou a prazo, a forma como o sistema permanente e o sistema periódico tratam a saída da mercadoria e os erros mais comuns que os negócios cometem ao registrar as suas vendas. Na lição anterior você aprendeu a apurar o custo da mercadoria vendida e a manter a ficha de estoque, o kardex, produto por produto. Agora vamos usar esse custo para registrar a venda completa, que é o coração do ciclo contábil de qualquer comércio.

Toda venda gera dois lançamentos

Para entender por que são necessários dois lançamentos, é preciso olhar o que realmente acontece quando um cliente compra. Suponha que alguém paga e leva a mercadoria. Nesse instante o negócio ganha uma receita, porque já cumpriu a sua parte: entregou o produto. Mas também perde um ativo, porque esse produto deixou de estar no depósito ou na prateleira e passou para as mãos do cliente. Se o negócio não registrar essa perda de ativo, os seus livros continuarão mostrando, como disponível, uma mercadoria que ele já não tem.

A contabilidade trabalha com o princípio das partidas dobradas: em cada operação, o total dos débitos deve ser igual ao total dos créditos, e pelo menos duas contas são afetadas. Uma venda não é exceção; pelo contrário, é um dos melhores exemplos. Pelo lado da receita, debita-se uma conta de ativo, Caixa ou Contas a receber, e credita-se a conta Vendas, que reúne as receitas. Pelo lado do custo, debita-se Custo das mercadorias vendidas e credita-se Estoque de mercadorias. São dois lançamentos, cada um equilibrado, e os dois são feitos com base na mesma venda, na mesma data e com o mesmo documento de suporte, normalmente a fatura.

O que acontece se apenas a receita for registrada? O negócio reconhece os $2.500.000 da venda, mas o estoque continua mostrando as unidades como se ainda estivessem em existência. O ativo fica inflado: nos livros há mercadoria que já saiu. E o que é pior, o lucro fica mal calculado, porque o custo do que foi vendido nunca é reconhecido como despesa. O resultado é um negócio que acredita ter ganho mais do que realmente ganhou e que não sabe quanto aquela venda lhe custou. Por isso o segundo lançamento não é um detalhe administrativo: é a metade da verdade contábil da operação.

Por trás dessa exigência há um princípio contábil simples: as receitas devem ser confrontadas com os custos que as geraram, no mesmo período. O lucro de uma venda não é o preço que o negócio recebeu, mas a diferença entre esse preço e o que custou a mercadoria vendida. Se a receita é lançada hoje e o custo nunca é lançado, esse lucro jamais aparecerá bem calculado nos livros. O registro do custo é o que permite que a demonstração do resultado mostre um lucro bruto real e que o balanço mostre um estoque real.

O exemplo completo: venda à vista de 100 unidades

Para ver os dois registros em ação, tomemos um caso concreto. Um negócio vende 100 unidades de um mesmo produto a $25.000 cada uma. A venda é à vista, ou seja, o cliente paga na hora. O valor total da venda é de $2.500.000. Agora vem o dado que já conhecemos da lição anterior: segundo a ficha de estoque, o custo unitário desse produto é de $15.000. Isso significa que as 100 unidades que saíram do estoque custaram, no total, $1.500.000.

Com esses dois dados calcula-se o lucro bruto da operação: os $2.500.000 da receita menos os $1.500.000 do custo da mercadoria vendida deixam $1.000.000 de lucro bruto. Em outras palavras, por cada unidade o negócio ganhou $10.000, que é a diferença entre o preço de venda de $25.000 e o custo de $15.000. Tudo o mais que aparece nos livros, os dois lançamentos e o efeito sobre as contas, não é mais do que a forma organizada de deixar constância dessas três cifras: a receita, o custo e o lucro.

O registro completo da venda é composto de dois lançamentos. O lançamento um reconhece a receita: debita-se Caixa porque entrou o dinheiro e credita-se Vendas porque a receita foi ganha. O lançamento dois reconhece a saída da mercadoria: debita-se Custo das mercadorias vendidas porque esse valor é uma despesa do negócio e credita-se Estoque de mercadorias porque o produto saiu das existências. Os dois lançamentos estão resumidos no quadro a seguir:

Repare que cada lançamento está equilibrado: no lançamento um, o débito de $2.500.000 em Caixa coincide com o crédito de $2.500.000 em Vendas; no lançamento dois, o débito de $1.500.000 em Custo das mercadorias vendidas coincide com o crédito de $1.500.000 em Estoque. O valor da saída do estoque não é o preço de venda e sim o custo, porque o estoque é mantido pelo que custou adquiri-lo ou produzi-lo, e não pelo que se espera receber ao vendê-lo.

O que acontece em cada conta

Para perceber o efeito completo da venda, vale a pena olhar para as quatro contas afetadas ao mesmo tempo. O quadro a seguir resume o movimento de cada uma:

Ao final da operação, a equação contábil continua em equilíbrio. Pelo lado dos ativos, o Caixa aumentou $2.500.000 e o Estoque diminuiu $1.500.000, de modo que os ativos cresceram $1.000.000. Pelo lado do patrimônio líquido, o lucro da operação também é de $1.000.000: a receita de $2.500.000 menos o custo da mercadoria vendida de $1.500.000. Ativos e patrimônio líquido crescem no mesmo valor, que é exatamente o lucro bruto da venda.

Essa visão de conjunto mostra por que os dois registros precisam um do outro. Se apenas o lançamento um fosse feito, o lucro apareceria em $2.500.000, quando na realidade é de $1.000.000, e o estoque apareceria intacto, quando na realidade diminuiu $1.500.000. Os dois erros apontam na mesma direção: um negócio que se mostra mais rico do que é. O lançamento dois corrige as duas coisas: leva a despesa para onde ela deve estar e deixa o estoque com o saldo que realmente tem.

Venda à vista e venda a prazo

Até aqui o exemplo supõe uma venda à vista. Mas muitos clientes compram a prazo: levam a mercadoria hoje e pagam em alguns dias ou em algumas semanas. Isso muda os registros? Muda apenas a primeira conta do lançamento um. Numa venda à vista debita-se Caixa, porque o dinheiro entra de imediato. Numa venda a prazo debita-se Contas a receber, porque o que entra não é dinheiro, e sim o direito de cobrá-lo mais adiante. A conta Vendas é creditada igual nos dois casos, e o lançamento dois, o do custo e do estoque, é exatamente o mesmo.

Vale lembrar assim: o custo da mercadoria vendida e a saída do estoque não dependem de como o cliente paga. A mercadoria sai do depósito no dia da venda, seja ela à vista ou a prazo, e por isso o lançamento do custo é feito sempre nesse momento. A forma de pagamento apenas decide se o débito da receita vai para Caixa ou para Contas a receber. O tratamento completo das vendas a prazo, incluindo o recebimento da carteira de clientes e os seus efeitos contábeis, será desenvolvido na próxima lição. Aqui basta saber que a estrutura dos registros é a mesma.

Sistema permanente e sistema periódico

A forma como a saída do estoque é registrada depende do sistema de estoques que o negócio utiliza. No sistema permanente, o estoque é atualizado a cada movimento: quando se compra, quando se vende e quando se devolve mercadoria. No momento da venda, o negócio conhece o custo do que está entregando e baixa o estoque de imediato, exatamente como fizemos no exemplo. Esse sistema exige ter um custo unitário confiável em cada saída, e esse dado é fornecido pela ficha de estoque, que foi vista na lição anterior. Um controle auxiliar como a ficha de estoque, mantida em dia com uma ferramenta como o Kardex Tauro, permite fazer o lançamento do custo no próprio momento da venda, sem esperar o fim do mês.

No sistema periódico, por sua vez, as compras vão sendo anotadas em contas separadas e o estoque não é baixado venda por venda. O custo da mercadoria vendida é calculado no fim do período, quando se faz a contagem física da mercadoria e se compara com o estoque inicial e com as compras do período. É um sistema mais simples no papel, mas deixa o negócio sem informação confiável durante o mês. Hoje, a maioria dos pequenos negócios pode trabalhar com o sistema permanente graças aos programas de contabilidade e a uma ficha de estoque bem mantida.

Convém esclarecer uma confusão frequente entre a ficha de estoque e o razão. A ficha de estoque detalha o movimento de cada produto: as unidades que entram, as que saem e o saldo, com o seu custo. O razão, por sua vez, resume por conta, por exemplo a conta Estoque de mercadorias ou a conta Custo das mercadorias vendidas. Os dois convivem e se complementam: a ficha fornece o dado do custo para cada saída, com ele se constrói o lançamento do custo e o resultado é totalizado no razão das contas afetadas. Se tudo estiver bem mantido, a soma dos saldos de todos os produtos da ficha deve coincidir com o saldo da conta Estoque no razão. Essa coincidência é um sinal de que os registros estão saudáveis.

Erros comuns ao registrar uma venda

A teoria dos dois registros parece simples, mas na prática os negócios cometem erros que desfiguram os seus livros. Estes são os mais frequentes:

• Registrar a venda sem o custo. É o erro mais comum. Credita-se Vendas e debita-se Caixa ou Contas a receber, mas o lançamento do custo da mercadoria vendida contra o estoque nunca é feito. O resultado já o conhecemos: estoque inflado e lucro exagerado. Com as cifras do exemplo, o negócio mostraria $2.500.000 de lucro bruto quando na realidade ganhou $1.000.000, e o estoque continuaria mostrando as 100 unidades que já vendeu. Se esse erro se repete mês após mês, os livros acabam muito distantes da realidade do negócio.
• Baixar o estoque pelo preço de venda em vez do custo. Alguns donos, ao verem que venderam por $2.500.000, creditam o estoque por esse valor e debitam o custo da mercadoria vendida por esse mesmo valor. Isso destrói a informação: o custo da mercadoria vendida ficaria em $2.500.000, o lucro bruto em zero e o estoque terminaria com um saldo negativo de $1.000.000, como se o negócio devesse mercadoria que nunca existiu. O estoque é sempre baixado pelo que custou, neste exemplo $1.500.000.
• Registrar a venda sem o seu documento de suporte ou com data errada. Cada registro deve poder ser apresentado com a sua fatura, a sua remessa ou o seu comprovante, e deve ficar no período em que a venda realmente aconteceu. Uma venda de fim de mês registrada no mês seguinte distorce tanto o mês que passou como o mês que chega, porque a receita e o custo são separados do período a que pertencem.
• Confundir o valor da venda com o dinheiro disponível. Se o negócio vende a prazo, a receita existe desde o dia da venda, embora o dinheiro ainda não tenha entrado. Não registrar a venda até que o cliente pague deixa os livros sem a receita e sem o custo no período correto e transforma a contabilidade em um simples registro de movimentos de caixa.

Resumo da lição

Uma venda de mercadoria gera dois registros que devem ser feitos juntos. O primeiro reconhece a receita: debita-se Caixa ou Contas a receber e credita-se Vendas pelo valor da venda. O segundo reconhece a saída do estoque: debita-se Custo das mercadorias vendidas e credita-se Estoque de mercadorias pelo custo do que foi vendido, que sai da ficha de estoque. O lucro bruto de cada venda é a diferença entre esses dois valores, e só aparece bem calculado quando os dois lançamentos são registrados.

A forma de pagamento não muda o lançamento do custo: a mercadoria sai de qualquer forma no dia da venda. O sistema permanente baixa o estoque a cada venda e o sistema periódico o calcula no fim do período, mas nos dois casos a ficha de estoque e o razão convivem: a primeira detalha por produto e o segundo resume por conta. Evite os erros típicos de registrar a venda sem o custo ou de usar o preço de venda para baixar o estoque, e os seus livros mostrarão um lucro e um estoque de verdade.

Os exemplos desta lição não incluem impostos. As vendas podem gerar tributos que cada país regula de maneira diferente e que são contabilizados em contas separadas, conforme a norma local, por isso vale a pena revisar o tema com o seu contador de confiança. Na próxima lição veremos a venda a prazo: como a carteira de clientes é registrada, como é cobrada e o que fazer quando um cliente não paga. Enquanto isso, revise os registros de uma venda recente do seu negócio e verifique se o custo foi lançado junto com a receita.