Devoluções de clientes e notas de crédito na contabilidade

Devoluções de clientes e notas de crédito na contabilidade

Na lição sobre vendas vimos que cada venda gera dois registros: um pela receita e outro pelo custo da mercadoria entregue. Mas o que acontece quando o cliente devolve a mercadoria porque ela chegou danificada, não era o que ele pediu ou simplesmente mudou de ideia? Na contabilidade a devolução não se apaga de uma vez: registra-se uma operação nova que reverte, total ou parcialmente, os dois efeitos da venda original. Esta lição explica, passo a passo e com um exemplo numérico, o lançamento contábil da devolução de um cliente e o papel da nota de crédito que a respalda. O foco aqui é o registro nos livros; o tratamento operacional da devolução dentro de um programa de estoques e a natureza do documento de nota de crédito são tratados em outras lições deste mesmo manual.

A ideia central é simples e vale fixar antes de ver números: se a venda reconheceu uma receita e tirou mercadoria do estoque, a devolução deve fazer o contrário, reduzir a receita reconhecida e tornar a mercadoria disponível novamente. Quem registra apenas a saída do dinheiro, ou só anota que a mercadoria voltou, deixa a contabilidade pela metade e acaba mostrando vendas e estoques que não correspondem à realidade do negócio.

A venda gerou dois efeitos e a devolução reverte os dois

Quando a mercadoria foi vendida, a contabilidade reconheceu dois fatos. Primeiro, a receita: a venda aumentou um ativo, fosse o caixa se o pagamento foi à vista ou a conta a receber se foi a prazo, e em troca reconheceu uma receita de vendas. Segundo, o custo: a mercadoria saiu do estoque e seu custo passou para a conta de custo das mercadorias vendidas, que é a que depois se subtrai da receita para calcular o lucro bruto. Uma devolução de clientes toca exatamente nesses dois pontos, mas no sentido contrário.

No lado da receita, a devolução significa que parte do que foi vendido deixou de ser vendido. O negócio deve então reduzir a receita reconhecida e, ao mesmo tempo, reduzir o caixa se já devolveu o dinheiro ou a conta a receber se o cliente ainda devia. No lado do custo, a mercadoria que volta deixa de ser um custo daquela venda e recupera sua condição de estoque disponível para uma venda futura. Por isso o lançamento da devolução quase sempre tem dois movimentos: um que reverte a receita e outro que reverte o custo.

Como reverter a receita: conta de devoluções ou reversão direta

Para reverter a receita existem dois critérios contábeis igualmente válidos. O primeiro, e o mais recomendado quando o negócio quer informação, usa uma conta específica chamada devoluções de vendas, que é uma conta redutora da receita. Em vez de tocar diretamente a conta de vendas, o negócio debita devoluções de vendas e credita a conta a receber ou o caixa. Ao final do período, na demonstração do resultado, as vendas aparecem em uma linha e as devoluções de vendas são subtraídas delas; assim o dono enxerga quanto vendeu de fato e quanto dessa venda se perdeu por devoluções.

O segundo critério é mais direto: credita-se a própria conta de receita de vendas, ou seja, reverte-se a receita na conta onde ela foi reconhecida. Esse critério é mais simples, mas esconde a informação das devoluções, porque quem lê a demonstração do resultado já não consegue distinguir quanto foi vendido e quanto foi devolvido. Muitos pequenos negócios o usam por simplicidade e é aceitável; o importante é ser consistente e aplicar sempre o mesmo critério. Nesta lição usaremos a conta de devoluções de vendas, que é a que permite ver o efeito completo.

A mercadoria que volta: o custo também é revertido

Quando a mercadoria devolvida está em bom estado e pode ser vendida novamente, o registro do custo é revertido. Na venda original o custo saiu do estoque com um crédito na conta de estoque e um débito em custo das mercadorias vendidas. Na devolução faz-se o contrário: a mercadoria entra novamente no estoque, debitando a conta de estoque, e o custo das mercadorias vendidas é reduzido, creditando essa conta. Um detalhe importante: a mercadoria que volta é avaliada pelo que custou, não pelo preço pelo qual tinha sido vendida. Se fosse avaliada pelo preço de venda, o estoque apareceria inflado e o lucro ficaria distorcido. A regra é devolver ao estoque o mesmo valor que saiu dele, porque é o custo que está sendo revertido.

Essa reversão do custo é a parte que mais se esquece na prática. É comum encontrar negócios que registram perfeitamente a devolução do dinheiro ou a redução da conta a receber, mas deixam o custo das mercadorias vendidas e o estoque intocados. O resultado é duplo: o custo das mercadorias vendidas fica alto, porque inclui mercadoria que já não foi vendida, e o estoque fica baixo, porque não aparece a mercadoria que voltou. Esses dois erros afetam diretamente o lucro do período e o valor do estoque no balanço, então reverter o custo não é um detalhe menor.

Devolução total ou parcial

A devolução pode cobrir toda a venda ou apenas parte dela, e o registro se adapta nos dois casos. Numa devolução total, o cliente devolve toda a mercadoria da nota fiscal: reverte-se a receita completa e reverte-se o custo completo, e a conta a receber ou o caixa são ajustados pelo valor total. Numa devolução parcial, o cliente devolve apenas alguns produtos ou parte de uma linha: revertem-se somente os valores correspondentes à mercadoria devolvida. O que nunca deve ser feito é reverter o valor completo quando só uma parte voltou, porque isso deixaria a conta a receber em zero embora o cliente ainda deva pelo que ficou.

Para registrar uma devolução parcial com ordem, convém apoiar-se na nota fiscal original e no documento de nota de crédito emitido pelo valor devolvido: a nota de crédito diz exatamente quanto está sendo devolvido e sobre quais produtos, e o lançamento deve coincidir com esse valor. Se a venda original tinha vários produtos com custos diferentes, o custo revertido é o dos produtos devolvidos, calculado com o mesmo método de avaliação de estoques que o negócio usa.

A nota de crédito: o documento que respalda a operação

Nenhuma devolução deveria ser registrada sem o seu documento de suporte. Na prática comercial, esse suporte é a nota de crédito que o vendedor emite ao cliente para reconhecer a devolução ou a redução de preço. A nota de crédito indica o valor que é descontado da conta do cliente e descreve a mercadoria devolvida; com esse documento, o lançamento deixa de ser uma anotação solta e passa a ser uma operação respaldada, assim como a nota fiscal respalda a venda original. A natureza completa do documento é estudada na lição dedicada à nota de crédito; aqui interessa o seu efeito contábil.

A nota de crédito também tem uma consequência diante dos impostos, que convém mencionar em termos gerais: quando uma venda gerou um imposto sobre vendas associado e depois essa venda é devolvida, o imposto relacionado à mercadoria devolvida também é ajustado ou revertido na mesma proporção, porque o imposto é calculado sobre a venda que finalmente fica em vigor. A forma exata desse ajuste depende da legislação de cada país e do tipo de documento, então neste manual apenas indicamos o princípio e deixamos os detalhes para o contador do negócio, que conhece a regulamentação vigente. Ao final da lição repetimos essa recomendação.

Exemplo completo passo a passo

Vejamos o registro com um exemplo numérico que se repete nas tabelas desta lição. Suponhamos que o negócio vendeu a prazo mercadoria no valor de $1.200.000 e que essa mercadoria tinha custado $720.000. Mais tarde, o cliente devolve parte dessa compra: a mercadoria devolvida tem preço de venda de $300.000 e tinha custado ao negócio $180.000. A mercadoria devolvida está em bom estado e pode ser vendida novamente. A tabela seguinte mostra os lançamentos completos, da venda original até a devolução, para que se veja exatamente o que é revertido.

Vamos revisar o resultado dos oito passos. Pelo lado da receita, a conta de devoluções de vendas ficou debitada em $300.000, de modo que ao final do período as vendas líquidas serão as vendas originais menos as devoluções. A conta a receber do cliente caiu em $300.000, porque essa parte já não é devida. Pelo lado do estoque, entraram $180.000 de mercadoria recuperada e o custo das mercadorias vendidas caiu no mesmo valor. Se compararmos com a venda original, a devolução deixou a operação como se tivessem sido vendidos $900.000 de mercadoria com um custo de $540.000: exatamente a venda original menos o que foi devolvido, na receita e no custo, cada um com seu valor correto.

Quando a mercadoria devolvida chega danificada ou inservível

Até aqui supusemos que a mercadoria devolvida está em bom estado e pode voltar à prateleira. Mas na realidade uma parte das devoluções chega danificada, quebrada, vencida ou simplesmente em condições que impedem vendê-la novamente. Nesse caso a mercadoria não pode reentrar no estoque como produto vendável, e o registro do custo muda: em vez de devolver o valor ao estoque, esse valor é reconhecido como uma perda. A lógica é que a venda é revertida porque o cliente já não a paga, mas o negócio também não recupera um produto que possa gerar uma venda futura; o custo dessa mercadoria vira então uma perda do período, do mesmo tipo das quebras e dos ajustes de estoque que estudamos na lição de ajustes e quebras deste manual.

O registro nesse caso fica assim: a receita é revertida como sempre, debitando devoluções de vendas e creditando a conta a receber ou o caixa. A diferença está no custo: em vez de debitar o estoque, debita-se uma conta de perda ou despesa, com nomes como perda por mercadoria danificada, quebra ou deterioração, e credita-se o custo das mercadorias vendidas, porque esse custo já não corresponde a uma venda que ficou em vigor. Se a mercadoria danificada ainda tiver algum valor de sucata ou de reposição, a parte que conserva valor pode entrar no estoque e apenas a diferença é reconhecida como perda. A decisão de o cliente receber o reembolso completo ou parcial quando a mercadoria chegou danificada é uma questão comercial, pactuada conforme a política de devoluções do negócio; contabilmente, o valor revertido é o que de fato é devolvido ao cliente.

Quem paga o frete da devolução?

Uma pergunta prática que surge com as devoluções é quem assume o custo de transportar a mercadoria de volta ao negócio. A resposta curta é que depende do acordo comercial: se o cliente devolveu porque o erro foi do negócio, o habitual é o negócio assumir o frete; se o cliente simplesmente mudou de ideia, muitas políticas cobram o frete dele ou o descontam do reembolso. Contabilmente, quando o negócio assume o frete de uma devolução, esse valor não é somado ao estoque nem descontado da receita: é uma despesa do período, registrada debitando uma conta de despesas com fretes ou transporte e creditando o caixa ou a conta a pagar ao transportador. Se o cliente paga o frete, o negócio não registra nenhuma despesa por esse conceito, porque o custo é assumido por quem devolve.

Devolução ou desconto? Casos em resumo

Para fechar o tema, convém distinguir três situações que na prática se confundem: a devolução de mercadoria em bom estado, a devolução de mercadoria danificada e o caso em que o cliente fica com a mercadoria mas pede uma redução no preço. A tabela seguinte resume cada caso, indica se a mercadoria volta ao estoque e mostra o lançamento correspondente. O terceiro caso não é uma devolução: como a mercadoria não volta, não se toca no estoque nem no custo das mercadorias vendidas, e o registro se parece mais com um desconto sobre vendas.

A diferença entre devolução e desconto é importante porque o efeito contábil não é o mesmo. Na devolução a mercadoria volta e revertem-se receita e custo, dois movimentos; no desconto o cliente conserva a mercadoria, a venda continua valendo por um valor menor e apenas a receita é ajustada. Registrar um desconto como devolução infla o estoque com mercadoria que nunca voltou, e registrar uma devolução como desconto deixa o estoque sem a mercadoria que voltou. Por isso, antes de fazer o lançamento, convém fazer uma única pergunta: a mercadoria volta ou fica com o cliente?

Erros comuns ao registrar devoluções

Para terminar, vamos revisar os erros mais frequentes. O primeiro é esquecer a reversão do custo e deixar o custo das mercadorias vendidas e o estoque intocados, o que distorce o lucro e o valor do estoque. O segundo é avaliar a mercadoria devolvida pelo preço de venda em vez do custo, o que infla o estoque. O terceiro é registrar uma devolução total quando a devolução foi parcial, deixando a conta a receber do cliente em zero sem que corresponda. O quarto é tratar como devolução um simples desconto de preço, movimentando um estoque que nunca se moveu. E o quinto é registrar a devolução sem o documento de suporte, o que deixa a contabilidade sem respaldo e dificulta qualquer revisão. Todos esses erros são evitados com uma rotina simples: revisar a nota de crédito, identificar se a mercadoria volta e em que estado, e verificar que o lançamento reverte receita e custo pelos mesmos valores que ficaram registrados na venda.

Para encerrar

A devolução de um cliente não é a anulação misteriosa de uma venda: é uma operação contábil com regras claras. Ela reverte a receita reconhecida, devolve a mercadoria ao estoque pelo seu custo quando está em bom estado, ou a leva a uma perda quando chega danificada, e fica respaldada pela nota de crédito. Distinguir a devolução do desconto e lidar bem com as devoluções totais e parciais mantém a demonstração do resultado e o estoque em valores que refletem o que realmente aconteceu no negócio. Se o negócio registra suas vendas e seus reintegros em um programa como o Kardex Tauro, a operação de devolução fica documentada e o estoque é atualizado imediatamente; com esta lição você já sabe revisar se o lançamento contábil por trás dessa operação é o correto. Lembre-se de que os efeitos diante dos impostos seguem princípios gerais que cada país regula à sua maneira e que os valores dos exemplos são ilustrativos: diante de qualquer dúvida, consulte seu contador e verifique a regulamentação vigente antes de aplicar um critério em seus registros.