Impostos em compras e vendas: princípios gerais

Quando um negócio compra e vende mercadorias ou serviços, junto com cada operação comercial aparece um acompanhante que quase sempre está presente: o imposto. Longe de ser um detalhe menor, os impostos que atravessam as compras e as vendas condicionam a forma como as operações são registradas, o valor reconhecido como receita, o valor reconhecido como custo e até a maneira como o caixa é administrado. Nesta lição vamos estudar os princípios gerais que explicam como os impostos convivem com a contabilidade de um negócio que compra e vende, sem nos referirmos a nenhum país em particular: as alíquotas, os nomes dos impostos e os procedimentos mudam de um lugar para outro, mas a lógica contábil de fundo é muito parecida em quase toda parte. Entender essa lógica permitirá ler qualquer demonstração financeira com mais critério, revisar qualquer nota fiscal com outros olhos e conversar com o seu contador em bases muito mais sólidas.

O imposto que você cobra nas suas vendas não é seu

A ideia central de toda esta lição cabe em uma frase: o imposto sobre as vendas que você cobra dos seus clientes não é seu. Quando o seu negócio vende um bem ou um serviço, o preço que o cliente paga inclui, além do valor do produto, um componente que pertence ao fisco. A sua empresa atua então como cobradora: recebe o dinheiro, separa-o contabilmente e mais adiante o entrega ao Estado. Se você pensava que esse componente era um lucro adicional, este é o momento de corrigir essa ideia, porque tratar o imposto cobrado como receita própria é um dos erros contábeis mais caros que um pequeno negócio pode cometer.

A consequência contábil dessa ideia é imediata: no próprio momento da venda nasce uma obrigação, ou seja, um passivo. A conta típica que registra essa obrigação chama-se imposto a pagar e representa o valor que o negócio deve ao fisco pelos impostos que cobrou nas suas vendas. Repare no detalhe: a obrigação não nasce quando o imposto é pago, e sim no instante em que a venda é realizada. Por isso o lançamento é feito na hora, sem esperar a apuração nem o pagamento. Cada venda gera, ao mesmo tempo, uma receita de vendas, uma entrada de caixa ou um direito a receber, e um passivo pelo imposto repassado ao cliente.

Na prática, muitas empresas confundem esse ponto e registram a venda pelo total recebido, como se tudo fosse receita. Meses depois, quando chega a apuração e o imposto precisa ser pago, a obrigação não foi registrada e o dinheiro já foi gasto. A contabilidade organizada evita essa surpresa: se desde o primeiro dia o imposto cobrado fica identificado na sua própria conta de passivo, o negócio sabe quanto pertence ao fisco e pode separar esse valor. Esse princípio de separação é a base de tudo o que vem a seguir, e deve estar presente em cada lançamento de venda que for feito, por menor que seja a operação.

O imposto cobrado nas suas compras pode ser descontável

Assim como o imposto aparece nas vendas, ele também aparece nas compras. Quando o seu negócio compra mercadorias, matérias-primas, ferramentas ou serviços de um fornecedor formal, a nota fiscal inclui um imposto que o fornecedor lhe transfere. O que a sua empresa faz com esse imposto? A resposta depende de um conceito central: a possibilidade de descontá-lo. Se o negócio está sujeito ao regime do imposto e realiza operações tributadas, o imposto cobrado nas suas compras pode ser descontável, ou seja, pode ser abatido do imposto que o próprio negócio gera nas suas vendas do mesmo período.

Em termos contábeis, o imposto descontável não é somado ao custo da mercadoria nem tratado como despesa: ele é registrado em uma conta própria que representa um direito, isto é, um ativo. Essa conta costuma chamar-se imposto descontável ou imposto a recuperar, dependendo do país e do plano de contas utilizado. Esse ativo é compensado mais adiante contra o passivo pelo imposto gerado nas vendas. Quando a compra é registrada, o lançamento típico reconhece três elementos ao mesmo tempo: a mercadoria que entra no estoque, o imposto descontável que entra como ativo e a dívida com o fornecedor pelo valor total da nota fiscal.

É importante dizer que nem todo comprador pode descontar. Quem compra como consumidor final, sem estar inscrito no regime do imposto, não gera vendas tributadas contra as quais possa compensar, e por isso o imposto dessas compras acaba fazendo parte do custo do bem ou serviço adquirido. A possibilidade de descontar está ligada à condição do comprador e ao destino dado ao que foi comprado, e não a uma vontade do vendedor. Por isso, antes de registrar uma compra vale perguntar: o meu negócio pode descontar esse imposto ou esse valor faz parte do custo? Essa pergunta é respondida com critério contábil, conhecendo o regime a que o negócio está sujeito e o uso que será dado à mercadoria adquirida.

A mecânica: o descontável abate o que foi gerado

Depois de entender que as vendas geram imposto a pagar e que as compras podem gerar imposto descontável, a pergunta natural é como os dois se cruzam. A mecânica geral é simples e vale a pena decorá-la. Em cada período, o negócio soma o imposto gerado nas suas vendas. Desse total subtrai o imposto descontável registrado nas suas compras do mesmo período. Se o que foi gerado é maior do que o descontável, a diferença é paga ao fisco. Se o descontável é maior, fica um saldo a favor do negócio, que pode ser compensado nos períodos seguintes ou pedido em restituição, conforme o que estabelecer a legislação local. Todo o exercício é feito sem misturar o imposto com o preço das mercadorias: cada um segue o seu próprio caminho.

É importante entender que o imposto não é pago operação por operação. O negócio não paga ao fisco por cada venda individual: ele acumula os impostos de todas as suas operações durante um período e apresenta uma apuração periódica em que liquida a diferença. Isso significa que a contabilidade deve manter, dia a dia, o controle das duas correntes: quanto de imposto foi gerado nas vendas e quanto de imposto descontável foi acumulado nas compras. Se esses controles não existem, na hora da apuração o negócio não tem como saber com segurança quanto deve, e acaba pagando a mais ou se expondo a penalidades que um simples lançamento na hora certa teria evitado.

Esse mecanismo de compensação é o coração do imposto sobre o valor agregado e dos seus equivalentes em outros países. A cadeia funciona assim: cada elo da cadeia produtiva paga apenas a diferença entre o que cobrou e o que pôde descontar, de modo que o imposto acompanha a mercadoria ao longo de todo o percurso sem se acumular como custo para os negócios sujeitos ao regime. No fim da cadeia está o consumidor final, que não desconta nada e suporta o peso total do imposto. Entender essa cadeia ajuda a entender por que a formalidade importa tanto: um elo que compra sem nota fiscal quebra o mecanismo e acaba carregando impostos que não pode descontar, ou assumindo custos que não deveria ter.

Por que o imposto não é nem receita nem despesa

Uma das perguntas mais frequentes nos cursos de contabilidade é por que o imposto sobre as vendas não aparece como receita nem como despesa na demonstração do resultado. A resposta resume tudo o que foi dito: porque o imposto não pertence ao negócio. Se o imposto cobrado nas vendas fosse tratado como receita, o lucro apareceria inflado e o negócio acabaria pagando impostos sobre o ganho e distribuindo dividendos sobre dinheiro que na verdade deve entregar ao fisco. Se o imposto pago nas compras fosse tratado como despesa, o lucro apareceria reduzido por um valor que, sendo descontável, não representa um sacrifício definitivo, e sim um direito a compensar.

Por isso a contabilidade diz que o imposto se cruza. O que é gerado nas vendas acumula-se no passivo. O que é descontável acumula-se no ativo. E na liquidação do período os dois se encontram: o ativo é usado contra o passivo e apenas a diferença chega ao fisco ou fica a favor do negócio. Nem a receita de vendas nem o custo da mercadoria vendida incluem esse componente quando o imposto é descontável: as vendas são reconhecidas pelo valor líquido do imposto repassado e as compras pelo valor líquido do imposto descontável, de modo que a demonstração do resultado reflita somente a atividade econômica real do negócio, sem ruído tributário.

Essa separação também ajuda a ler as demonstrações financeiras com critério. Quando você vê no balanço um passivo de impostos a pagar, sabe que esse dinheiro não está disponível para o negócio: ele tem dono, e esse dono é o fisco. Quando vê um ativo de impostos descontáveis ou de saldos a favor, sabe que é um direito que será realizado por meio de compensação ou restituição. Olhar o imposto com esses olhos transforma um tema que parece técnico em uma ferramenta para administrar melhor o caixa: um negócio que não separa o imposto cobrado, mais cedo ou mais tarde, descobre que não tem com que pagá-lo, e essa é uma das causas mais comuns de problemas de liquidez nas pequenas empresas.

Vender ao consumidor final e comprar de fornecedores formais

Vale a pena parar um momento nas duas pontas da cadeia, porque são os casos mais vistos nos pequenos negócios. Quando você vende a um consumidor final, ou seja, a uma pessoa ou entidade que não vai descontar o imposto, o seu negócio cobra o imposto junto com o preço e depois deve pagá-lo ao fisco: nessa operação a empresa é apenas uma intermediária entre o cliente e o Estado. Quando você compra de um fornecedor formal que emite nota fiscal, o fornecedor transfere o imposto e o seu negócio, se estiver sujeito ao regime, registra-o como descontável: nessa operação a sua empresa é o elo que de fato pode compensar. Os dois papéis são diferentes e convém tê-los bem claros.

Entre essas duas pontas existe uma assimetria que todo dono de negócio deve conhecer. Pelo lado das vendas, o imposto cobrado quase sempre precisa ser pago, não importa para quem se venda. Pelo lado das compras, o imposto só é recuperado se o fornecedor for formal, emitir o documento de suporte correspondente e o comprador estiver em condições de descontá-lo. Dessa assimetria sai uma regra prática que vale repetir: compre sempre com nota fiscal, sempre que puder. Comprar sem documento pode parecer mais barato na hora, mas esconde o imposto que nunca poderá ser descontado e deixa o negócio sem a prova que a legislação exige para exercer os seus direitos.

Existe ainda uma consequência financeira que costuma passar despercebida: o momento em que o imposto é pago nem sempre coincide com o momento em que é cobrado. Um negócio pode vender a prazo, recebendo o imposto junto com as contas a receber meses depois, e ainda assim precisa apresentar a apuração e pagar nas datas fixadas pela norma. Também pode comprar à vista, pagando o imposto descontável de imediato, e só recuperá-lo quando liquidar o período. Essa diferença de tempos obriga a planejar o caixa com cuidado: o imposto não é um problema contábil abstrato, é uma saída real de dinheiro que precisa estar prevista no orçamento do negócio.

Os impostos sobre os lucros

Até aqui falamos do imposto que acompanha cada compra e cada venda. Mas existe outra grande família de impostos que convive com a contabilidade: os que tributam o lucro do negócio, ou seja, o resultado que sobra depois de subtrair das receitas todos os custos e despesas do período. A lógica desses impostos é diferente. Eles não nascem em cada operação; são calculados sobre a base do resultado obtido e, por isso, são determinados depois que o lucro do período é conhecido, quando a contabilidade já reuniu todas as suas receitas, custos e despesas e pode dizer quanto o negócio ganhou.

O princípio contábil é claro: o imposto sobre os lucros é reconhecido no mesmo período em que é gerado o lucro que o origina, ainda que o pagamento aconteça depois. Para conseguir isso, no encerramento do período o negócio estima o imposto que caberá sobre o ganho obtido e registra duas coisas ao mesmo tempo: uma despesa de imposto na demonstração do resultado e um passivo de imposto a pagar no balanço. Esse lançamento chama-se provisão e cumpre a mesma função do imposto a pagar das vendas: reconhecer a obrigação no momento em que ela nasce e não no momento em que é paga. Assim, a demonstração do resultado do período reflete o custo tributário de ter obtido aquele lucro.

É importante anotar que a base sobre a qual o imposto sobre os lucros é calculado não é exatamente o lucro contábil. A legislação de cada país permite subtrair alguns itens e exige somar outros, de modo que a base tributável é construída ajustando o lucro que a contabilidade mostra. Essa é uma das razões pelas quais o cálculo do imposto sobre os lucros quase sempre é feito ou revisado por um contador: não basta aplicar uma conta simples sobre o lucro contábil. O que a contabilidade garante é que exista um resultado confiável, medido com critérios uniformes e respaldado por documentos, a partir do qual essa base possa ser construída com tranquilidade.

A nota fiscal: o documento que torna o desconto possível

Ao longo da lição mencionamos a nota fiscal muitas vezes, e chegou o momento de dedicar a ela um espaço próprio. A nota fiscal é o documento que ampara a operação e, em matéria de impostos, é a chave que abre a porta do desconto: sem nota fiscal não há imposto descontável, e sem imposto descontável o imposto das compras vira custo. Por isso, a primeira pergunta que quem recebe uma compra deve fazer não é apenas quanto pagou, mas com qual documento a operação ficou amparada e se esse documento contém os dados que a legislação local exige para que o imposto possa ser descontado.

Uma nota fiscal bem emitida identifica o vendedor e o comprador, descreve o bem ou serviço, separa o valor da operação do imposto repassado e cumpre os requisitos formais estabelecidos em lei. Receber notas completas e guardá-las de maneira organizada não é burocracia: é a condição para exercer o direito de descontar e a prova que o negócio apresentará se o fisco revisar as suas apurações. O arquivo de notas fiscais é, junto com a ficha de estoque e o diário, um dos documentos que todo negócio que compra e vende deve cuidar com capricho, e uma boa prática contábil consiste em conciliá-los entre si: a mercadoria que entra na ficha de estoque, a nota fiscal que chega do fornecedor e o lançamento no diário devem contar exatamente a mesma história.

O lançamento típico segundo o momento da operação

Para fechar a parte prática, convém resumir em uma tabela os lançamentos típicos segundo o momento da operação. Lembre-se de que os nomes exatos das contas podem variar conforme o país e o plano de contas de cada empresa; o importante é a lógica: identificar quais contas são debitadas, quais são creditadas e por quê, em cada cenário.

Momento	Lançamento típico
Compra de mercadoria de um fornecedor formal, com imposto repassado na nota fiscal	Debita-se a conta de estoques pelo valor da mercadoria, debita-se a conta de imposto descontável pelo imposto da nota e credita-se a conta de fornecedores pelo total a pagar
Venda à vista com imposto cobrado do cliente	Debita-se a conta de caixa pelo total recebido, credita-se a conta de receita de vendas pelo valor líquido e credita-se a conta de imposto a pagar pelo imposto repassado
Venda a prazo com imposto cobrado	Debita-se a conta de clientes ou contas a receber pelo total da operação, credita-se a conta de receita de vendas pelo valor líquido e credita-se a conta de imposto a pagar pelo imposto repassado
Liquidação do período	Debita-se a conta de imposto a pagar e credita-se a conta de bancos pelo valor a pagar; se sobrar saldo a favor, o imposto descontável permanece como ativo para compensação nos períodos seguintes

Repare que, no lançamento da venda, o imposto nunca toca a conta de receita e, no lançamento da compra, o imposto descontável nunca toca a conta de estoques nem as contas de despesa. Cada valor viaja para a conta que corresponde à sua natureza: o que é cobrado para o fisco vai para o passivo, e o que o negócio tem direito de compensar vai para o ativo. Essa disciplina evita que a demonstração do resultado mostre receitas ou custos que não são reais.

Mitos e realidades sobre o imposto nas compras e nas vendas

Para terminar, nada melhor do que derrubar os mitos mais comuns que circulam entre os donos de negócios. A tabela a seguir contrasta o que muitos acreditam com o que a lógica contábil mostra quando é aplicada à realidade de cada operação.

Mito	Realidade contábil
O imposto que pago nas minhas compras é sempre um custo do meu negócio	Não necessariamente: se o negócio está sujeito ao regime do imposto e a compra está amparada por nota fiscal, o imposto é descontável e é registrado como ativo, e não como custo; ele só vira custo quando não existe direito de descontá-lo
O imposto que cobro nas minhas vendas é um lucro	É um passivo: esse dinheiro é cobrado para o fisco e deve ser entregue na apuração, de modo que tratá-lo como receita infla o lucro do negócio
Se eu vender sem nota fiscal, o imposto é meu	A obrigação de apurar e pagar não desaparece por não emitir documento; o negócio continua devendo o imposto e, além disso, fica sem a prova da sua própria operação
Comprar sem nota fiscal é mais barato	Pode parecer mais barato na hora, mas perde-se o direito de descontar o imposto e assume-se um risco diante do fisco que não aparece no preço
Ter saldo a favor significa que o negócio perdeu dinheiro	O saldo a favor é um ativo: é um imposto pago a mais que será compensado nos períodos seguintes ou pedido em restituição, conforme o que a legislação local permitir

O que levar desta lição

Antes de encerrar a lição, vamos rever as ideias centrais em uma lista breve, porque são elas que devem ficar gravadas para serem aplicadas no dia a dia do negócio.

O imposto cobrado nas vendas é um passivo, e não uma receita: ele é cobrado para o fisco.
O imposto pago nas compras pode ser um ativo descontável quando o negócio está sujeito ao regime e tem a nota fiscal correspondente.
Em cada período, o descontável abate o que foi gerado, e somente a diferença é paga ou fica a favor do negócio.
A nota fiscal é o documento que habilita o desconto: sem ela, o imposto da compra vira custo.
O imposto sobre os lucros é reconhecido no período em que o lucro é gerado, por meio de uma provisão, ainda que o pagamento aconteça depois.

Esta lição faz parte do manual de contabilidade do Kardex Tauro, uma série pensada para que o dono de um negócio entenda a lógica por trás de cada lançamento e possa conversar de igual para igual com o seu contador. Lembre-se de que as alíquotas, as regras e os procedimentos variam conforme o país e mudam com o tempo; esta lição apresenta apenas princípios gerais e não constitui aconselhamento fiscal. Consulte o seu contador ou a legislação vigente antes de aplicar esses critérios ao seu caso concreto e verifique sempre como os impostos se chamam e como funcionam no lugar onde a sua empresa opera.

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