Provisões: créditos de liquidação duvidosa, obsolescência e deterioração

Provisões: créditos de liquidação duvidosa, obsolescência e deterioração

Nenhum negócio recebe cem por cento do que vende a prazo, e nenhum negócio vende toda a mercadoria que compra. Sempre haverá um cliente que se atrasa, outro que desaparece e produtos que se danificam, saem de moda ou simplesmente deixam de ser pedidos. A contabilidade não pode ignorar essas perdas prováveis: se os livros mostrarem como certos alguns recebimentos e alguns estoques que na prática não o são, o balanço vai pintar um negócio mais forte do que ele realmente é. Provisionar consiste exatamente nisso: reconhecer hoje, de maneira antecipada e prudente, uma despesa por uma perda que ainda não ocorreu, mas que se mostra provável.

Nesta lição do manual de contabilidade do Kardex Tauro você vai entender o que significa provisionar, por que a prudência é um princípio contábil e não um simples conselho, e como essa ideia se aplica aos dois casos que mais afetam um negócio que compra e vende: os créditos de clientes que provavelmente não pagarão e a mercadoria que perdeu valor ou que já não poderá ser vendida. Vamos ver o lançamento de cada provisão, o que acontece quando o risco desaparece, o que acontece quando a perda se confirma, um exemplo numérico completo de provisão para créditos de liquidação duvidosa por idade da dívida e os erros mais comuns que convém evitar na prática.

O que significa provisionar

Provisionar é registrar, no momento em que se toma conhecimento, uma despesa por uma perda considerada provável, mesmo que ela ainda não tenha se materializado. A palavra soa como despesa e de fato o é, mas convém esclarecer uma coisa desde o começo: a provisão não é uma saída de dinheiro nem é uma poupança. Ninguém tira dinheiro do caixa para guardá-lo em uma gaveta com o nome do cliente inadimplente. A provisão é uma anotação contábil que reconhece que um ativo vale menos do que os livros dizem, ou que existe uma obrigação provável, e que por isso o lucro de hoje deve ser menor.

Por trás dessa anotação está o princípio da prudência. Quando um mesmo fato pode ser lido de duas maneiras, uma otimista e outra realista, a contabilidade escolhe não se iludir: ela reconhece as despesas e as perdas assim que elas se tornam prováveis, e só reconhece as receitas quando elas são razoavelmente seguras. Se a perda parece provável, ela é registrada hoje; se no final ela não acontece, o lançamento é revertido e o efeito se corrige sozinho. O erro contrário, deixar de provisionar na esperança de que tudo dê certo, é o que tem levado à falência negócios que apresentavam balanços impecáveis.

As estruturas contábeis internacionais, conhecidas em sua forma conceitual como IFRS, seguem exatamente essa mesma lógica: diante da incerteza, o balanço não deve mostrar ativos superavaliados nem lucros antecipados. Aqui não citaremos normas com números porque elas não são necessárias: o que importa é o princípio, e o princípio é que uma perda provável é reconhecida quando se toma conhecimento dela.

As provisões mais frequentes de um negócio

Existem muitas classes de provisões, desde as que cobrem as garantias oferecidas aos clientes até as que cobrem reclamações ou processos contra o negócio. Todas compartilham a mesma estrutura: um fato presente torna provável uma saída futura de dinheiro ou uma perda futura de valor, e a contabilidade reconhece isso hoje. Para um negócio de compra e venda, porém, há duas provisões que aparecem em quase todos os fechamentos: a provisão para créditos de liquidação duvidosa, porque se vende a prazo, e a provisão para deterioração ou obsolescência do estoque, porque se compra mercadoria. A tabela a seguir resume como elas se comportam.

Observe o padrão: nos três casos há uma despesa reconhecida de imediato e uma provisão que a respalda, e nos três casos a provisão pode ser revertida se a perda finalmente não acontecer. Esse padrão é a essência do tema desta lição.

Provisão para créditos de liquidação duvidosa: clientes que provavelmente não pagarão

Quando o negócio vende a prazo, nasce um ativo: a conta a receber. Esse ativo representa o direito de receber dinheiro no futuro. O problema é que nem todo direito é cumprido. Há clientes que pagam tarde, clientes que pagam só uma parte e clientes que nunca pagam. Se a contabilidade considerasse bons cem por cento dos créditos, estaria superavaliando o ativo e o lucro, porque uma parte dessas contas jamais se transformará em dinheiro.

A ferramenta clássica para medir esse risco é a análise por idade dos créditos, que agrupa as dívidas pelo tempo que estão vencidas. A lógica é simples e a experiência confirma: quanto mais tempo passa sem que o cliente pague, maior é a chance de que ele nunca pague. Uma dívida de trinta dias quase sempre é recebida; uma dívida de duzentos dias quase nunca. Por isso a política do negócio costuma atribuir um percentual de provisão maior às dívidas mais antigas, por exemplo, uma provisão baixa para as dívidas de menos de noventa dias e percentuais crescentes para as faixas seguintes. Esses percentuais são uma decisão interna de cada negócio, baseada na sua própria história de recebimentos, e não devem ser confundidos com alíquotas fiscais nem com exigências legais.

Vejamos o exemplo completo. Suponha que no fechamento do mês os créditos do seu negócio somem $8.000.000, distribuídos assim: $5.000.000 em dívidas de até sessenta dias, $2.000.000 em dívidas de cerca de cento e vinte dias e $1.000.000 em dívidas de mais de duzentos dias. A política interna de provisão, construída com a experiência de recebimentos dos anos anteriores, diz que se deve provisionar cinco por cento das dívidas de até sessenta dias, vinte por cento das dívidas de cerca de cento e vinte dias e cinquenta por cento das dívidas de mais de duzentos dias. O cálculo fica assim.

A provisão total do mês é de $1.150.000. Confira a conta: cinco por cento de cinco milhões são duzentos e cinquenta mil; vinte por cento de dois milhões são quatrocentos mil; cinquenta por cento de um milhão são quinhentos mil; e a soma dos três dá um milhão e cento e cinquenta mil. Esse é o valor que o negócio estima que não conseguirá receber, e por isso ele deve ser reconhecido hoje como despesa.

O lançamento correspondente é o seguinte.

O débito vai para uma despesa, o que reduz o lucro do período em $1.150.000. Esse é o custo de ter vendido a prazo: uma parte do que foi vendido, estima-se, não será recebida. O crédito vai para a provisão para devedores duvidosos, uma conta que no balanço é subtraída das contas a receber. Assim, as demonstrações contábeis mostram os créditos brutos de $8.000.000, a provisão de $1.150.000 e um saldo líquido de $6.850.000, que é o que o negócio realmente espera receber. Os créditos deixam de ser apresentados pelo que diz o papel e passam a ser apresentados pelo seu valor realista.

O cliente paga depois: a reversão da provisão

Provisionar não significa declarar a dívida perdida. Significa reconhecer que existe um risco, e os riscos às vezes não se materializam. Se o cliente da dívida de sessenta dias pagar, o negócio recebe os seus $5.000.000 e a perda que havia sido estimada não ocorreu. Nesse momento a provisão correspondente, de $250.000, deve ser revertida: debita-se a provisão para devedores duvidosos e credita-se a despesa de provisão. O efeito é que a despesa daquele mês se anula e o lucro do mês atual se recupera.

Essa mecânica de reversão é o que faz com que o princípio da prudência não castigue o negócio duas vezes. A provisão foi reconhecida quando a dúvida existia; se a dúvida se resolve a favor do negócio, o registro se desfaz. Se o cliente pagar só metade, reverte-se a parte proporcional. Se ele pagar depois de a dívida ter sido baixada, o dinheiro que entra não é comparado com nenhuma provisão: ele é simplesmente registrado como uma recuperação de créditos baixados, uma receita para o negócio.

Quando a perda se confirma: a baixa dos créditos

Chega um momento em que não resta dúvida razoável: o cliente faliu, desapareceu ou a dívida está vencida há tanto tempo que recebê-la é impossível. A conta a receber deixou de ser um ativo e deve sair dos livros. Esse processo se chama baixa dos créditos, e é registrado de uma de duas maneiras, conforme o caminho seguido antes.

Se a dívida estava provisionada, a baixa não toca em nenhuma despesa: debita-se a provisão para devedores duvidosos pelo valor baixado e credita-se a conta a receber do cliente. A despesa já foi reconhecida quando a provisão foi feita, então a baixa apenas limpa o balanço: desaparece a conta a receber e desaparece a provisão que a respaldava. Se a dívida não estava provisionada, porque o negócio omitiu a análise por idade ou porque a perda foi surpreendente, a baixa é registrada debitando diretamente uma despesa e creditando a conta a receber. Nesse caso a despesa é reconhecida tarde, mas é reconhecida: os livros não podem continuar mostrando como recebível uma dívida que não é.

Vale esclarecer que baixar uma dívida não significa desistir de cobrá-la. A baixa é um fato contábil: a dívida sai do ativo porque já não cumpre as condições para permanecer ali. O esforço de cobrança pode continuar fora dos livros, e se um dia o cliente pagar, esse dinheiro é registrado como recuperação. Também não significa que o negócio perdoe a dívida do cliente: o assunto comercial e o assunto contábil são diferentes e convém não misturá-los.

Obsolescência e deterioração do estoque: o mesmo princípio com a mercadoria

A lógica das provisões não se limita aos créditos. O negócio também compra mercadoria esperando vendê-la, e essa mercadoria pode perder valor antes de ser vendida. Um produto se danifica, outro vence, outro sai de moda e outro deixa de ser pedido porque o mercado mudou. Quando isso acontece, o estoque vale menos do que custou, e mantê-lo nos livros pelo seu custo original seria superavaliar o ativo, exatamente como quando se ignora uma dívida incobrável.

O princípio é o mesmo dos créditos: a mercadoria deve ser apresentada pelo seu valor recuperável, ou seja, pelo que o negócio realmente pode obter dela, e não pelo seu custo, se esse custo não for mais ser recuperado. Se o valor recuperável ficou abaixo do custo, a diferença é reconhecida como uma despesa de deterioração, com um lançamento que debita essa despesa e credita o estoque ou uma provisão para deterioração do estoque. Se mais adiante a mercadoria for vendida ou recuperar valor, a provisão é revertida ou ajustada, exatamente como acontece com os créditos.

Esta lição não vai aprofundar os métodos de cálculo da deterioração porque o blog já dedicou uma lição completa a esse tema [255], e o detalhe dos ajustes de fim de período foi trabalhado na lição de ajustes do ciclo contábil (L10). Aqui o importante é ver o quadro completo: a provisão para créditos de liquidação duvidosa e a deterioração do estoque são duas faces do mesmo princípio, o princípio de que os ativos são apresentados pelo seu valor realista e de que as perdas prováveis são reconhecidas quando se toma conhecimento delas.

Erros comuns ao lidar com provisões

Na prática, os problemas com provisões quase nunca vêm da técnica do lançamento, que é simples, mas da decisão de usá-la ou não. Estes são os erros mais frequentes.

• Não provisionar para que o lucro pareça alto, ou seja, maquiar os créditos. É tentador: se a despesa não for registrada, o lucro do mês fica melhor e o dono pode se sentir tranquilo. Mas a dívida incobrável não desaparece por não ser anotada, e no dia em que se confirmar, o golpe chegará completo e de uma só vez. Além disso, enquanto isso o balanço estará superavaliado, e qualquer decisão tomada com base nessa informação, de pedir um empréstimo a distribuir lucros, terá se apoiado em um número falso.
• Gastar a baixa duas vezes. Quando a dívida já estava provisionada, a despesa foi reconhecida no momento da provisão. Ao baixar a dívida, apenas se debita a provisão e se credita a conta a receber. Se além disso for debitada uma despesa, a mesma perda aparece duas vezes no resultado e o lucro fica subestimado. A regra é simples: a perda é reconhecida uma única vez.
• Confundir a provisão com uma poupança. A provisão não é dinheiro guardado nem uma reserva da qual se possa lançar mão; é uma conta que reduz o ativo e o lucro. Entender essa diferença evita surpresas na hora de revisar o balanço.
• Esquecer o estoque. Há negócios muito cuidadosos com os créditos que jamais verificam se a sua mercadoria ainda vale o que os livros dizem. A obsolescência silenciosa é tão perigosa quanto um cliente inadimplente.

Uma rotina de fechamento para as provisões

Para levar essas ideias à prática, transforme a provisão em uma rotina que se repete em todo fechamento de mês. O processo pode ser resumido em cinco passos.

1. Gere a listagem de créditos por cliente e agrupe-a por idade da dívida, da mais recente para a mais antiga.
2. Aplique a cada faixa o percentual de provisão definido na política do negócio e calcule o total estimado de perda.
3. Registre o lançamento de provisão comparando o saldo atual da conta de provisão com o valor estimado e ajuste pela diferença.
4. Revise o estoque procurando produtos danificados, vencidos ou sem movimento, e compare o seu valor recuperável com o seu custo.
5. Reverta as provisões das dívidas que já foram recebidas e baixe as que se confirmaram como incobráveis, sem duplicar despesas.

Esse ritual de cinco passos, repetido mês a mês, mantém o balanço honesto e evita que as surpresas se acumulem. É o mesmo espírito que percorre o manual de contabilidade do Kardex Tauro: cada lição entrega uma ferramenta para que você tome decisões com base em números que dizem a verdade.

Resumo da lição

• Provisionar é reconhecer hoje uma despesa por uma perda provável futura, aplicando o princípio da prudência.
• A provisão não é dinheiro guardado: é uma conta que reduz o ativo e o lucro.
• A provisão para créditos de liquidação duvidosa é calculada com a análise por idade da dívida; quanto mais antiga a dívida, maior o percentual, segundo a política interna do negócio.
• O lançamento de provisão debita uma despesa e credita a provisão para devedores duvidosos, que subtrai das contas a receber no balanço.
• Se o cliente pagar, a provisão é revertida. Se se confirmar que ele não pagará, a dívida é baixada debitando a provisão, sem tocar de novo na despesa.
• O estoque segue o mesmo princípio: é apresentado pelo seu valor recuperável e a diferença em relação ao seu custo é reconhecida como despesa de deterioração.
• A perda é reconhecida uma única vez: provisionar e depois baixar com outra despesa é duplicar o mesmo fato.