Patrimônio: capital, lucros e retiradas do sócio

Patrimônio: capital, lucros e retiradas do sócio

Quando um negócio abre as portas, o sócio coloca dinheiro, mercadorias ou ambos para que o negócio possa começar a operar. Essa contribuição inicial, junto com tudo o que o negócio ganha e deixa de distribuir, e com o que o sócio tira para a sua vida pessoal, forma o patrimônio. Nesta lição vamos estudar a terceira parte da equação contábil que apresentamos na lição sobre a equação patrimonial: depois de entender o ativo e o passivo, falta entender o que compõe o patrimônio, como ele é registrado nos livros e por que muda com o tempo. Ao terminar, você saberá registrar uma integralização de capital, reconhecer o lucro do ano dentro do patrimônio e contabilizar corretamente uma retirada do sócio, que é um dos erros mais frequentes nos pequenos negócios.

O patrimônio dentro da equação contábil

Recordemos a equação patrimonial: ativo é igual a passivo mais patrimônio. O ativo reúne tudo o que o negócio possui e usa para operar: o dinheiro em caixa, as contas a receber dos clientes, o estoque de mercadorias, os móveis e os equipamentos. O passivo reúne o que o negócio deve a terceiros: dívidas com fornecedores, empréstimos bancários, impostos pendentes. O patrimônio é o que sobra para o sócio depois de descontadas todas essas dívidas. Dito de outra forma, o patrimônio é a parte do negócio que pertence de verdade ao seu dono: se o negócio vendesse todo o seu ativo e pagasse todo o seu passivo, o dinheiro que sobrasse seria o patrimônio.

O patrimônio não é um dinheiro guardado em uma gaveta. É um valor calculado, uma cifra que resulta de subtrair o que se deve do que se tem, e que também muda por decisões do sócio e pelos resultados do negócio. Vale a pena ter claro desde já o que faz o patrimônio crescer e o que faz diminuir, porque essa ideia explica a maior parte dos lançamentos desta lição. O patrimônio aumenta quando o sócio integraliza mais capital ou quando o negócio obtém lucros, e diminui quando o sócio faz retiradas para uso pessoal ou quando o negócio apura prejuízos. Tudo o que veremos a seguir são variações dessas quatro situações: integralizações, lucros, retiradas e prejuízos.

Capital integralizado: o que o sócio coloca no negócio

O capital é a parte do patrimônio que nasce das contribuições do sócio. É o dinheiro ou a mercadoria que o sócio entrega ao negócio, seja quando ele é constituído, isto é, quando é criado, seja em qualquer momento posterior em que decide injetar mais recursos. O capital representa o compromisso do sócio com o seu negócio: é o que ele arrisca para que a operação exista.

O registro de uma integralização é um dos lançamentos mais simples da contabilidade, mas exige uma decisão importante: distinguir se o sócio está integralizando capital ou se está emprestando dinheiro ao negócio. Se o sócio contribui sem esperar devolução, o registro vai contra o patrimônio, especificamente contra a conta de capital. Se o sócio empresta dinheiro e espera que o negócio devolva, não é patrimônio: é uma dívida do negócio com o seu sócio e deve ser registrada como passivo. Essa distinção muda por completo o retrato financeiro do negócio, porque o capital não é devolvido como uma obrigação, enquanto um empréstimo do sócio realmente precisa ser pago.

Quando a integralização é feita em dinheiro, o negócio recebe caixa, de modo que a conta caixa é debitada e a conta de capital é creditada. Quando a integralização é feita em mercadorias, o que o negócio recebe é estoque: a conta de estoque é debitada e a de capital é creditada. Note que em nenhum caso a integralização gera receita para o negócio: o negócio não vende nada nem presta nenhum serviço quando recebe capital, simplesmente recebe recursos do seu próprio sócio. Por isso o capital nunca é registrado como receita na demonstração do resultado.

As integralizações podem se repetir ao longo do tempo. Um negócio que nasceu com pouco capital e cresce pode precisar de mais recursos para comprar estoque ou equipamentos; quando o sócio coloca esse dinheiro adicional no caixa do negócio, aplica-se novamente o mesmo lançamento: débito em caixa e crédito em capital. O importante é que cada integralização fique documentada, porque o capital acumulado é a base sobre a qual o sócio mede depois o quanto o seu investimento cresceu ou encolheu.

Lucros: o que o negócio já ganhou

A segunda grande fonte do patrimônio são os lucros. Quando o negócio vende mercadorias por um preço maior que o seu custo e ainda consegue cobrir as demais despesas, sobra um ganho: o lucro. Esse lucro não aparece sozinho no patrimônio: primeiro ele vai se formando durante o ano nas contas de receitas e despesas, e no final do período é transferido para o patrimônio por meio do lançamento de encerramento. Por isso dizemos que o lucro do exercício é o ganho do ano em curso, aquele que ainda não foi distribuído nem reclassificado.

Convém separar dois conceitos que soam parecidos, mas significam coisas distintas. O lucro do exercício é o do período atual, o que acabou de ser apurado na demonstração do resultado e que ainda aguarda a decisão sobre o que será feito com ele. Os lucros retidos ou acumulados, por sua vez, são os ganhos dos anos anteriores que o negócio não distribuiu: ficaram investidos em estoque, em equipamentos ou simplesmente fortalecendo o caixa, e hoje fazem parte do patrimônio de forma estável. Um negócio jovem normalmente mostra pouca diferença entre as duas cifras, enquanto um negócio maduro e rentável costuma acumular lucros retidos importantes de muitos anos.

A regra central desta lição é a seguinte: o lucro do período aumenta o patrimônio e o prejuízo o diminui. Essa regra será a base das próximas lições, quando estudarmos a demonstração do resultado e o encerramento contábil do período. Se o negócio ganha, o sócio fica mais rico dentro do seu negócio, mesmo sem tirar um único real do caixa; se o negócio perde, o patrimônio encolhe mesmo que o sócio não tenha gasto nada pessoalmente. Por isso um negócio pode ter o caixa cheio de dinheiro e mesmo assim estar perdendo valor, quando esse dinheiro está comprometido com dívidas crescentes.

Para transferir o lucro para o patrimônio usa-se o lançamento de encerramento. Durante o ano, todas as vendas e demais receitas se acumularam com créditos e todas as despesas com débitos. No encerramento do período, comparam-se os dois totais e a diferença é o lucro ou o prejuízo. Se há lucro, o lançamento é: débito na conta de resultado do exercício, que fica zerada, e crédito na conta de lucro do exercício, que agora passa a fazer parte do patrimônio. Na próxima lição e na do encerramento contábil veremos essa transferência com mais detalhe; aqui interessa o seu efeito sobre o patrimônio, que é o aumento que estamos estudando.

Retiradas do sócio: gasto pessoal, não despesa do negócio

A terceira peça do patrimônio são as retiradas do sócio. Uma retirada acontece quando o sócio tira dinheiro ou mercadorias do negócio para uso pessoal: para pagar as férias da família, para cobrir uma despesa da casa ou simplesmente para levar alguns produtos do estoque sem pagar. Do ponto de vista contábil, a retirada é o oposto da integralização: enquanto a integralização aumenta o patrimônio, a retirada o diminui.

O erro mais repetido nos pequenos negócios é tratar a retirada do sócio como se fosse uma despesa do negócio. Não é, e entender essa diferença é fundamental para que as demonstrações contábeis digam a verdade. Uma despesa é um consumo de recursos que o negócio faz para gerar receitas: a compra de mercadorias, o aluguel do ponto, o salário de um funcionário. Uma retirada, ao contrário, é um consumo pessoal do sócio: o negócio não recebe nenhum benefício operacional quando o sócio leva dinheiro para casa. Se registrarmos a retirada como despesa, o lucro do período aparece menor do que realmente é, o negócio parece menos rentável do que é e, com o tempo, o patrimônio fica distorcido.

A conta usada para registrar as retiradas chama-se justamente Retiradas do sócio. É uma conta de saldo devedor, isto é, cresce pelo débito, e na apresentação do patrimônio é mostrada como uma subtração sobre o capital e os lucros acumulados. Quando o sócio retira dinheiro, debita-se a conta de retiradas e credita-se o caixa. Quando o sócio leva mercadorias do estoque para consumo pessoal, também se debita a conta de retiradas, mas o crédito vai para a conta de estoque, porque o negócio já não tem aquela mercadoria disponível para vender. Nesse segundo caso o efeito é duplo: diminui o patrimônio pela retirada e diminui o ativo porque saiu estoque. Não se registra nenhuma receita, porque não houve venda a um cliente: a mercadoria saiu sem gerar dinheiro para o negócio.

A forma de tratar esses movimentos depende do tipo de negócio, embora o princípio contábil seja o mesmo. Em um negócio de pessoa física, como uma loja de bairro cujo dono é uma única pessoa, é comum que o sócio simplesmente retire dinheiro ou mercadorias quando precisa, e essas retiradas se acumulam na conta de retiradas e são subtraídas do patrimônio. Em uma sociedade, que é um negócio com vários donos chamados sócios ou acionistas, os lucros não são retirados diretamente: a sociedade distribui dividendos, que são a parte dos lucros entregue a cada sócio conforme a sua participação, e essa distribuição é decidida formalmente e também reduz o patrimônio. Não precisamos estudar aqui as regras legais de cada país: basta entender que retirar em uma pessoa física e distribuir dividendos em uma sociedade são duas faces da mesma moeda, a decisão de tirar valor do negócio para os bolsos dos seus donos, e que ambas diminuem o patrimônio.

Exemplo numérico: a evolução do patrimônio em um ano

Para ver como as três peças se juntam, acompanhemos o caso de um negócio que começou o ano com um capital integralizado de dez milhões de pesos. Durante o ano o negócio vendeu, controlou as despesas e obteve um lucro de quatro milhões e quinhentos mil pesos. Ao longo do mesmo ano, o sócio fez retiradas pessoais de dois milhões de pesos, tirados diretamente do caixa. No final do período, o patrimônio é calculado assim: ao capital inicial soma-se o lucro do exercício e subtraem-se as retiradas do sócio.

O patrimônio final de doze milhões e quinhentos mil pesos é exatamente o que pertence ao sócio no fechamento do ano. Note que o lucro aumentou o patrimônio mesmo que o sócio não o tenha tocado, e que as retiradas o reduziram mesmo com o negócio tendo sido rentável. Os dois lançamentos que explicam a mudança do patrimônio no encerramento são os seguintes. Primeiro, a transferência do lucro: debita-se a conta de resultado do exercício e credita-se a conta de lucro do exercício pelos quatro milhões e quinhentos mil pesos. Segundo, a retirada em dinheiro já registrada durante o ano: debita-se a conta de retiradas do sócio e credita-se o caixa pelos dois milhões de pesos. Com esses movimentos, a contabilidade explica por que o patrimônio passou de dez milhões para doze milhões e quinhentos mil.

Se em vez de lucro o negócio tivesse terminado o ano com um prejuízo de um milhão de pesos, o lançamento de encerramento teria sido o inverso: débito na conta de prejuízo do exercício e crédito no resultado, e o patrimônio final teria sido calculado subtraindo esse prejuízo. Esse é o vínculo direto entre o patrimônio e os resultados, que retomaremos na lição da demonstração do resultado e na do encerramento contábil do período.

Erros comuns ao registrar o patrimônio

Para fechar a lição, revisemos os erros que mais se repetem quando se manejam as contas do patrimônio. Reconhecê-los a tempo evita distorções que depois custam trabalho para corrigir.

• Tratar a retirada do sócio como despesa do negócio. É o erro mais frequente. Quando o sócio paga uma despesa pessoal com o dinheiro do negócio, muitos registram esse pagamento como uma despesa operacional para que a contabilidade feche. Isso faz o lucro do período ficar menor do que o real e deixa o patrimônio mal apresentado. A retirada deve ser registrada na conta de retiradas do sócio, nunca como despesa.
• Confundir o capital com o caixa. O capital não é o dinheiro que está no caixa: é a parte do ativo que pertence ao sócio depois de descontadas as dívidas. Um negócio pode ter pouco dinheiro em caixa e um patrimônio saudável, porque a sua riqueza está no estoque e nas contas a receber; também pode ocorrer o contrário, ter o caixa cheio de dinheiro emprestado e um patrimônio pequeno ou até negativo.
• Pagar-se com mercadorias sem registrar. Quando o sócio leva produtos do estoque para a sua casa e ninguém registra a saída, o estoque contábil fica acima do estoque real e aparecem faltas que depois são atribuídas a roubos ou a erros. A saída deve ser registrada como retirada do sócio, com crédito na conta de estoque, para que a existência continue batendo.
• Esquecer que o prejuízo reduz o patrimônio. Se um ano é ruim e o negócio perde, o prejuízo deve ficar registrado e ser subtraído do patrimônio. Negá-lo ou escondê-lo em contas de despesa só adia o problema e distorce a equação patrimonial.

Manter o controle do patrimônio exige também que o estoque esteja em dia, porque a mercadoria é quase sempre o maior ativo do negócio e qualquer saída não registrada altera a equação inteira. Um programa de estoque como o Kardex Tauro registra cada entrada e cada saída de mercadorias e mantém a ficha de estoque atualizada, de modo que quando o sócio leva um produto para casa ou quando o contador calcula o patrimônio, a informação do estoque reflete a realidade. Na próxima lição estudaremos a demonstração do resultado, onde veremos como se forma esse lucro que hoje aprendemos a transferir para o patrimônio; nas lições do balanço patrimonial e do encerramento contábil completaremos o panorama, e ao final deste módulo você poderá ler as demonstrações financeiras do seu negócio entendendo cada cifra.