A demonstração do resultado: das vendas ao lucro líquido

A demonstração do resultado: das vendas ao lucro líquido

Depois de um mês de trabalho, o dono de um negócio faz duas perguntas. A primeira é simples: quanto eu vendi? A segunda é a que realmente importa: quanto eu ganhei de verdade? São perguntas diferentes. Vender muito não garante ganhar muito, e há meses em que as vendas sobem e mesmo assim o bolso do negócio fica quase igual. A demonstração do resultado, também chamada de demonstração de lucros e perdas, é o relatório contábil que responde à segunda pergunta, porque mostra, de forma organizada, como se desce do total de vendas do período até o lucro líquido final. Junto com o balanço patrimonial, é um dos documentos que todo dono precisa aprender a ler, e por isso esta lição do manual de contabilidade explica o que ela contém, como é construída nível por nível e o que significa cada linha.

Para entender o seu valor, pense no que acontece quando o negócio vende mercadoria. No caixa entra o preço completo que o cliente pagou, mas esse dinheiro não é lucro: uma parte importante corresponde ao valor da mercadoria que saiu do depósito e que o negócio precisou comprar antes, outra parte corresponde às despesas do mês, como aluguel, salários e serviços, e outra parte corresponde aos impostos reconhecidos sobre o lucro. Se o dono olhar somente o dinheiro que entrou, pode acreditar que está ganhando quando mal está recuperando o que já havia investido. A demonstração do resultado separa essas partes e mostra quanto do dinheiro das vendas vira lucro real ao final do período.

Vendas, devoluções e descontos: as vendas líquidas

A demonstração é construída como uma escada que desce do mais geral ao mais concreto, e começa no topo, com a linha das vendas. Ali se registra o total das receitas pela mercadoria entregue aos clientes durante o mês, não importa se pagaram à vista ou se ficaram devendo a prazo. Na contabilidade, a receita é reconhecida quando o negócio cumpre a sua parte, ou seja, quando entrega a mercadoria, e não quando recebe o dinheiro; assim a demonstração reflete a atividade real do período e não os acidentes das datas de pagamento.

Desse total são subtraídos dois conceitos. O primeiro são as devoluções, que acontecem quando os clientes devolvem mercadoria porque estava danificada, porque não era o que pediram ou por qualquer outro motivo combinado com o negócio. O segundo são os descontos sobre vendas, que são reduções concedidas no preço, seja no momento da venda, por promoções ou por pagamento antecipado. O resultado dessa subtração é a linha das vendas líquidas, que é o número justo com o qual tudo o mais é comparado. Vender R$ 18.000.000 e depois devolver R$ 500.000 não é o mesmo que vender R$ 17.500.000 líquidos: os descontos e as devoluções são receitas menores, e se não forem subtraídos, a demonstração mostra uma atividade maior do que realmente houve.

O custo da mercadoria vendida e o lucro bruto

O degrau seguinte subtrai o custo da mercadoria vendida, que é o valor da mercadoria efetivamente vendida no período. Não é o preço pelo qual ela foi vendida, mas o custo pelo qual o negócio a comprou ou a deixou pronta para vender. É o mesmo conceito estudado nas lições anteriores do manual: no sistema periódico, ele é apurado com a fórmula de estoque inicial mais compras do período menos estoque final, enquanto no sistema permanente ele vai sendo acumulado produto por produto com a ajuda da ficha de estoque, o kardex. Quando o negócio registra cada entrada e cada saída por produto, como se faz com o Kardex Tauro, o custo da mercadoria vendida do mês sai diretamente do acumulado das saídas, sem precisar esperar a contagem física para saber quanta mercadoria foi vendida.

Ao subtrair o custo da mercadoria vendida das vendas líquidas, obtém-se o lucro bruto. Este é o primeiro resultado importante da demonstração, porque mostra quanto o negócio ganha com o seu estoque: quão bem compra, quão bem define os seus preços e quanta mercadoria perde, danifica ou deixa vencer. Se o lucro bruto é baixo, o problema está no coração do negócio, porque ele pode estar comprando caro, vendendo barato ou descuidando do armazenamento, e nenhum ajuste de despesas vai corrigir por completo uma margem que nasce errada na compra ou no preço.

As despesas do período e o lucro operacional

Abaixo do lucro bruto, subtraem-se as despesas do período, que são diferentes do custo da mercadoria vendida porque não estão ligadas a uma mercadoria específica, mas ao funcionamento do negócio durante o mês. Elas são agrupadas em duas famílias. As despesas administrativas incluem o aluguel do ponto, os salários do pessoal administrativo, os serviços públicos, a papelaria e a limpeza. As despesas com vendas incluem a publicidade, as comissões dos vendedores, os salários do pessoal de vendas e o transporte das entregas. As duas são necessárias, mas as duas precisam ficar sob controle, porque se consomem mês após mês sem deixar um produto tangível que possa ser revendido.

Ao subtrair as despesas do período do lucro bruto, obtém-se o lucro operacional, que mostra como o negócio está indo na sua atividade normal, antes dos efeitos do financiamento e dos impostos. Esse nível é a fotografia do controle de despesas: se as vendas sobem, mas as despesas sobem na mesma velocidade ou mais rápido, o lucro operacional não melhora, e dois negócios com vendas idênticas podem ter lucros operacionais bem diferentes se um administra melhor a sua estrutura de despesas.

As despesas financeiras, os impostos e o lucro líquido

Depois vêm duas subtrações que dependem da situação particular de cada negócio. A primeira são as despesas financeiras: os juros de empréstimos e financiamentos, as tarifas bancárias e outros custos do financiamento, que só existem quando o negócio se endivida ou usa serviços financeiros. A segunda são os impostos sobre o lucro, que são reconhecidos quando o período deixa lucro e que são calculados segundo as normas vigentes e as condições próprias de cada negócio. Nesta lição, tratamos deles apenas como um conceito geral, sem alíquotas nem porcentagens, porque cada país, cada ano e cada caso concreto tem as suas próprias regras, e o valor exato sempre deve sair da mão do contador do negócio.

Ao subtrair esses itens, resta o lucro líquido, a última linha da demonstração e a resposta direta à pergunta com a qual começamos: quanto o negócio ganhou de verdade no período. É o valor que o dono pode reinvestir, guardar ou retirar, sempre com critério e depois de revisar as necessidades de caixa do negócio, porque, como veremos adiante, lucro e dinheiro disponível não são a mesma coisa.

A demonstração do resultado da loja de ferragens em um mês

Para que tudo fique claro, vamos supor uma loja de ferragens de bairro que vende tintas, ferramentas, cimento e materiais de construção. Durante um mês, o negócio faturou R$ 18.000.000 em vendas. Alguns clientes devolveram mercadoria no valor de R$ 500.000, então as vendas líquidas ficaram em R$ 17.500.000. O custo da mercadoria vendida, apurado com a sua ficha de estoque, foi de R$ 11.000.000. As despesas administrativas e com vendas somaram R$ 3.200.000, distribuídas entre o aluguel do ponto, os salários dos dois funcionários, os serviços públicos, a publicidade do bairro e o transporte das entregas. Por fim, o negócio reconheceu R$ 800.000 de impostos sobre o lucro do mês. A demonstração completa fica assim:

Leia de cima para baixo como uma escada. Entre as vendas e o lucro líquido existem R$ 15.500.000 que não ficaram no negócio: R$ 11.000.000 foram o custo da mercadoria vendida, R$ 3.200.000 foram as despesas do mês, R$ 800.000 foram os impostos sobre o lucro e R$ 500.000 foram as devoluções aos clientes. Apenas R$ 2.500.000 foram lucro real. Se o dono tivesse olhado somente os R$ 18.000.000 de vendas, teria acreditado que ganhou muito mais do que realmente ganhou, e esse é exatamente o tipo de erro que essa demonstração ajuda a evitar.

O que cada nível da demonstração revela

Cada nível da demonstração responde a uma pergunta diferente sobre a saúde do negócio, e vale a pena saber qual é qual para não procurar o problema no lugar errado:

• O lucro bruto fala do negócio do estoque. Mostra quão bem o negócio compra, como define os seus preços e como cuida da sua mercadoria. Se esse nível está fraco, o problema está na compra, no preço ou na gestão do estoque, e não nas despesas.
• O lucro operacional fala do controle de despesas. A distância entre o lucro bruto e o operacional é exatamente o custo de manter o negócio aberto e funcionando: ponto, pessoas, serviços e publicidade. Se essa distância cresce mês após mês, o negócio está gastando cada vez mais com a sua estrutura.
• O lucro líquido fala do que sobra no final. É o número sobre o qual as decisões são tomadas: quanto pode ser reinvestido em mercadoria, quanto pode ser guardado para tempos difíceis e quanto reflete de verdade o esforço do mês.

Com essa leitura, um dono pode reagir com precisão: se a margem bruta está boa, mas o lucro líquido está baixo, ele precisa revisar as suas despesas e o seu financiamento; se a própria margem bruta está baixa, ele precisa revisar as suas compras e os seus preços antes de qualquer outra coisa.

Três erros comuns ao ler a demonstração

Mesmo com a demonstração em mãos, existem erros típicos que levam a conclusões erradas. Os três mais frequentes nos pequenos negócios são:

• Olhar somente as vendas. Comemorar um mês recorde sem revisar o lucro é perigoso: um mês com R$ 18.000.000 de vendas pode deixar menos lucro do que um mês com R$ 12.000.000 se no primeiro dispararam o custo da mercadoria vendida ou as despesas. A venda é o começo da história, não o fim.
• Esquecer o custo da mercadoria vendida. Tratar toda saída de dinheiro como despesa do mês confunde a demonstração. A mercadoria que se compra não é despesa até ser vendida, e o custo da que foi vendida precisa ser subtraído para chegar ao lucro bruto, e não misturado com o aluguel e a publicidade. Quem esquece essa linha acredita que ganha mais do que realmente ganha.
• Misturar as despesas pessoais com as do negócio. Pagar a feira da casa com o caixa do armazém e incluir isso nas despesas infla as despesas, reduz o lucro e desenha uma imagem falsa da rentabilidade. A demonstração deve refletir somente a vida do negócio; a família e o negócio são dois bolsos separados, mesmo quando às vezes dividem a mesma pessoa.

Lucro não é caixa

Talvez o erro de leitura mais sério seja acreditar que o lucro líquido é dinheiro que o negócio tem disponível no caixa ou no banco. Não é, e entender essa diferença evita mais de um aborrecimento. A demonstração do resultado registra os fatos econômicos quando eles acontecem, e não quando o dinheiro entra ou sai: uma venda a prazo de R$ 2.000.000 aumenta o lucro do mês mesmo que o cliente pague dentro de trinta dias, e uma compra de mercadoria de R$ 4.000.000 paga à vista reduz o caixa hoje, mas não toca o lucro até que essa mercadoria seja vendida. Existem até despesas que não exigem pagar nada no mês, como a depreciação de uma ferramenta, e pagamentos que não são despesas, como a amortização do principal de um empréstimo.

Por isso, um negócio pode mostrar lucro e ao mesmo tempo ter dificuldades para pagar as suas contas, ou pode ficar sem caixa por um mês e ainda assim ser lucrativo. Para saber quanto dinheiro está realmente disponível, é preciso revisar a demonstração dos fluxos de caixa, que será estudada em uma próxima lição deste manual. Enquanto isso, guarde esta ideia: o lucro mede o resultado do período, não o caixa do negócio, e cada um desses dois relatórios responde a uma pergunta diferente.

Indicadores simples para acompanhar a demonstração

Os valores absolutos da demonstração ajudam, mas as porcentagens permitem comparar um mês com outro, um ano com outro e um negócio com outro parecido, sem que o tamanho da operação distraia. Com três indicadores simples basta para começar a ler a demonstração da loja de ferragens do exemplo. Todos são calculados sobre as vendas líquidas do período, que neste caso são R$ 17.500.000, e são números didáticos, sem nenhum valor fiscal ou regulatório:

A beleza desses indicadores é que eles permitem enxergar para onde o negócio está indo. Se a margem bruta cai de um mês para outro, o problema está na compra ou no preço; se a margem bruta se mantém, mas a margem líquida cai, o problema está nas despesas, no financiamento ou nos impostos; e se as despesas sobre vendas sobem sem parar, a estrutura do negócio está ficando mais cara do que as vendas conseguem sustentar. Nenhuma porcentagem substitui o critério do dono, mas todas ajudam a fazer perguntas melhores.

Fechamento importante da lição: os números deste exemplo são exclusivamente didáticos, e os impostos sobre o lucro são mencionados apenas como conceito geral, sem alíquotas, porcentagens ou regras particulares. Cada negócio tem a sua própria realidade, a sua legislação e as suas condições, e o valor exato de cada linha deve sair dos seus registros e da revisão do seu contador de confiança. O objetivo deste manual é que você entenda a demonstração do resultado, saiba lê-la nível por nível e possa fazer ao seu contador as perguntas certas sobre o lucro do seu negócio.