Kardex Veterinário (Ficha de Estoque): Medicamentos, Lotes e Validade

Kardex Veterinário (Ficha de Estoque): Medicamentos, Lotes e Validade

Numa clínica veterinária ou num consultório pequeno, o estoque não se perde por roubo nem por desordem: perde-se por validade. Uma caixa de vacinas que vence antes de ser aplicada é dinheiro que já foi pago, espaço que já ocupou a geladeira e receita que nunca vai acontecer. E existe um problema ainda pior: quando chega um paciente que precisa daquele medicamento e o produto não está, o atendimento para, o tutor vai embora com o animal doente para outra clínica e a perda deixa de ser medida em frascos para ser medida em clientes que não voltam.

É aqui que entra o kardex (ficha de estoque) veterinário. Um kardex é uma ficha de estoque: o registro em que cada produto conta a sua própria história, movimento por movimento. Numa veterinária esse registro tem uma particularidade que quase nenhum estoque comercial tem: cada linha precisa dizer de qual lote o produto saiu e até quando pode ser usado. Não basta saber que restam vinte frascos; é preciso saber quais vinte, de que lote são e quantos dias de vida útil ainda têm. Um saldo sem essas três respostas é um número que não serve para decidir se é hora de comprar, qual frasco despachar primeiro ou o que dar baixa antes que estrague.

O que muda numa veterinária em relação a um estoque comum

Um depósito de parafusos pode trabalhar durante anos com um estoque que só conta quantidades. Uma veterinária não pode, porque quase todos os seus produtos têm data. Os medicamentos vencem, as vacinas vencem e ainda perdem eficácia se a cadeia de frio for quebrada, e os alimentos têm prazo limite de uso. A isso somam-se quatro pressões próprias do setor, e todas as quatro terminam no mesmo lugar: a ficha de estoque.

A primeira são as unidades pequenas e de alto valor. Um frasco de anestésico, uma ampola ou um tubo de pomada podem custar muito mais do que uma ferramenta do mesmo tamanho, e são manipulados em quantidades pequenas, de modo que uma diferença de cinco unidades é uma perda grande em dinheiro mesmo parecendo pequena em número. Num estoque comercial a falta de cinco unidades quase não se nota; numa veterinária pode equivaler ao valor de várias consultas.

A segunda é que se compra pela embalagem e se vende pela dose. A veterinária compra uma caixa fechada de cem frascos e cobra do paciente uma aplicação ou algumas doses daquele mesmo frasco. Se a ficha de estoque registra caixa ou registra unidade mas não contempla a equivalência entre embalagem e unidade, os saldos nunca vão fechar, e a diferença vai aparecer justamente na contagem física, que é o pior momento para descobri-la.

A terceira são os medicamentos controlados, que exigem registro exato de cada saída: quem aplicou, quando, quanto e com que respaldo de receita ou ordem de serviço. Nesses produtos a ficha de estoque não é apenas uma ferramenta de custos: é o suporte do trabalho diário e de qualquer revisão posterior.

A quarta é a cadeia de frio, e é a que mais se esquece. Os biológicos não têm apenas data de validade: têm também condições de conservação. Isso obriga a pensar estoque e armazenagem juntos, porque de nada serve um saldo perfeito no papel se o frasco passou dois dias fora da temperatura. Um produto mal conservado é um produto perdido, mesmo que a ficha diga que está disponível.

O que a ficha de estoque veterinário inclui

A ficha de estoque veterinário não é um formato diferente da ficha de estoque geral: é o mesma ficha de estoque com dois dados a mais em cada linha, o lote e a validade, e com regras de despacho adaptadas ao produto. Isso significa que uma veterinária que já mantém uma planilha de ficha de estoque no Excel não precisa começar do zero; precisa acrescentar colunas, definir regras e sustentá-las ao longo do tempo.

Na prática, é isto o que ele inclui.

As colunas da ficha de estoque veterinário e o que se escreve em cada uma

A ficha lê-se da esquerda para a direita e de cima para baixo: cada linha é um movimento, e o saldo de uma linha é o saldo da linha anterior mais o que entra menos o que sai. O que diferencia a ficha de estoque veterinário é que o lote e a validade viajam com o movimento: não são dados do produto em geral, são dados da parcela exata que se moveu.

Estas são as colunas mínimas e o que vai em cada uma.

Como se despacha: o critério FEFO

Quando há biológicos ou cadeia de frio, a ordem de saída não se escolhe: impõe-se. O critério FEFO, que vem da ideia de que o que vence primeiro sai primeiro, obriga a despachar sempre o lote com a data mais próxima, mesmo que tenha chegado depois de outro. Não é uma preferência de depósito nem um costume da equipe: é a única forma de o estoque girar sozinho e de que o que vence seja, com sorte, pouco e barato.

Vale dizer com clareza, porque é o erro mais caro: despachar por ordem de chegada não é o mesmo que despachar por data de validade. A veterinária pode receber na terça-feira um lote novo e ainda ter três frascos de um lote que vence no mês seguinte. Se a equipe pega o frasco que está na frente da geladeira, o lote antigo fica para trás, vence e perde-se, e a ficha de estoque mostra isso tarde demais, quando já não há nada a fazer.

O FEFO apoia-se em duas coisas muito simples: a data de validade visível na mesma linha da ficha de estoque e a separação física do que está prestes a vencer. Se o lote que vence primeiro estiver misturado com os outros na mesma geladeira, ninguém vai encontrá-lo a tempo. Por isso a revisão semanal e a área separada para o que vence em breve fazem parte do método, e não são enfeite.

Um exemplo de como é um despacho ordenado, com quatro lotes do mesmo produto, é o seguinte.

Exemplo resolvido: da caixa ao frasco, com lote e validade

Imaginemos uma veterinária que compra uma caixa fechada de 100 frascos de um antibiótico injetável a 4.500 por frasco. No mesmo dia abre a planilha de ficha de estoque do produto, anota lote, validade e custo, e começa a registrar cada movimento com o seu documento. As datas são de março, o lote que vence primeiro é L-2312 e a veterinária aplica o critério FEFO sem exceções.

Lido com calma, o exemplo conta três histórias ao mesmo tempo. A primeira é a saída: saíram 12 frascos em 05/03 e 20 frascos em 09/03, sempre do lote L-2312, que era o que vencia primeiro, e a coluna de saldo chegou a 68 depois do segundo movimento. A segunda é a perda: o lote L-2312 venceu em 20/03 e ainda restavam 6 frascos sem uso, por isso em 22/03 foram baixados com um termo. Esses 6 frascos, avaliados a 4.500, são 27.000 que viraram lixo por não terem girado a tempo. A terceira é o custo: com a compra do segundo lote, o saldo final é de 132 frascos e o estoque avaliado a custo médio fica em 594.000.

O importante do exemplo não são os números, mas a coluna de lote. No dia da contagem física, se aparecerem 130 frascos em vez de 132, a veterinária pode ler a ficha e encontrar onde o rastro se perdeu; e se alguém perguntar de qual lote saiu uma dose aplicada em 09/03, a resposta já está escrita: L-2312.

Passo a passo para montar a ficha de estoque veterinário

Montar a ficha de estoque não exige um sistema complicado; exige disciplina e um formato que não deixe brechas. Estes são os passos a seguir em ordem, mesmo que no primeiro mês tudo seja feito numa planilha.

1. Liste todos os produtos com a sua apresentação exata e trate cada apresentação como um produto distinto: a caixa, o frasco e a dose não são a mesma linha.
2. Defina a equivalência entre embalagem e unidade de despacho: quantos frascos traz a caixa, quantas doses saem de um frasco e qual será a unidade mínima de controle.
3. Abra uma planilha por produto, ou uma linha por lote, e transporte o saldo inicial com o seu lote, a sua validade e o seu custo. Um estoque inicial sem lote é um estoque que já nasceu incompleto.
4. Fixe um estoque mínimo por produto, mais alto nos de giro rápido e nos que não podem faltar numa emergência.
5. Registre cada entrada com o documento que a respalda, o lote recebido, a sua validade e o custo da compra.
6. Registre cada saída com o documento que a respalda, a quantidade, o lote de origem e o destino, seja um paciente, uma venda ou uma transferência interna.
7. Revise toda semana a lista de validades próximas e calcule quantos dias restam a cada lote.
8. Separe fisicamente o que está perto de vencer, numa área visível e identificada, e despache sempre de lá primeiro.
9. Faça contagem física periódica e compare com o saldo; se houver diferença, não a ajuste de memória, procure o movimento que a explica.
10. Quando um produto vencer sem uso, levante um termo de destruição com produto, lote, quantidade, data e responsável, e dê baixa na ficha de estoque como perda, não como venda.

Erros comuns que desalinharam a ficha de estoque veterinário

A maioria das fichas de estoque veterinários que não funcionam falha pelas mesmas razões. Vale a pena revê-las antes de começar, porque cada uma delas se paga com dinheiro ou com tempo perdido.

• Manter uma única linha por nome genérico e perder de vista que existem várias apresentações do mesmo princípio ativo.
• Registrar as entradas por caixa e as saídas por dose sem converter, de modo que o saldo fica em unidades que não significam a mesma coisa.
• Não anotar o lote na saída. É o erro que destrói a rastreabilidade completa: no dia em que for preciso, ninguém saberá a quem chegou aquele lote.
• Despachar por ordem de chegada em vez de por data de validade, que é exatamente o contrário do critério FEFO.
• Guardar o lote novo na frente do antigo na geladeira, de modo que o primeiro que se alcança é o que menos urgência tem.
• Não separar o que está prestes a vencer e confiar que alguém vai lembrar na hora certa.
• Dar baixa nas validades como se fossem vendas ou consumos, em vez de registrá-las como perda com termo, o que esconde a perda e distorce o consumo real.
• Contar o estoque uma única vez por ano, quando já é impossível reconstruir o que aconteceu com cada lote.
• Deixar a ficha de estoque nas mãos de uma só pessoa e sem respaldo escrito, de modo que uma ausência interrompe o registro.

Rastreabilidade: o que fazer quando um lote sai defeituoso

Rastreabilidade é a capacidade de responder, com documentos, o que aconteceu com um lote específico. Na veterinária essa pergunta não é teórica: um fornecedor pode avisar que um lote saiu defeituoso, ou um paciente pode apresentar reação depois de uma aplicação, e nos dois casos a primeira pergunta é sempre a mesma: quais unidades daquele lote foram usadas, em que datas e em quais pacientes ou clientes.

Com uma ficha de estoque bem mantido essa pergunta se responde em minutos, porque o lote está escrito em cada saída junto com a data e o documento. Sem ficha de estoque, a resposta é reconstruída a partir da memória, de notas soltas e da agenda do dia, e na prática isso significa que não se responde.

Vale notar que a rastreabilidade também protege a veterinária para a frente. Se um fornecedor alegar que um produto foi devolvido em mau estado, a ficha de estoque mostra quando entrou, com que documento e como foi registrado; se um cliente disser que comprou algo que nunca recebeu, a mesma ficha encerra a discussão.

Controle mínimo que não se pode negociar

Há cinco controles que sustentam todo o resto. Se forem cumpridos, a ficha de estoque vai servir mesmo imperfeito; se forem ignorados, nenhum formato o salva.

• Estoque mínimo por produto, definido com critério e revisto quando a demanda mudar, sobretudo nos de giro rápido que não podem faltar.
• Revisão semanal das validades próximas, com os dias restantes à vista e não apenas a data.
• Separação física do que vence em breve, numa área identificada e de fácil acesso.
• Termo de destruição para tudo o que vencer sem ser vendido, com produto, lote, quantidade, data e responsável.
• Um responsável definido pela ficha de estoque, com respaldo de outra pessoa, para que o registro não pare quando essa pessoa não estiver.

Quando convém levar a ficha de estoque para um software

A planilha de ficha de estoque no Excel funciona bem no consultório pequeno: uma unidade, poucos produtos, poucos lotes e um único responsável. O problema não é o formato, é o volume. Quando aparecem várias unidades, quando o número de lotes vivos cresce até que ninguém mais lembra qual vence primeiro, ou quando é preciso que o sistema avise sem que ninguém se lembre de olhar, a planilha começa a falhar justamente no que mais importa.

Um software de estoque resolve essas três coisas ao mesmo tempo: permite registrar lotes e validades por produto, de modo que cada entrada e cada saída fiquem amarradas ao seu lote, e mostra os dias restantes de cada lote, para que a revisão semanal deixe de depender de uma lista feita à mão. Com Kardex Tauro a ficha de estoque por produto conserva a mesma estrutura de data, documento, conceito, entradas, saídas e saldo, com o lote e a validade na mesma linha e com o controle de validades e lotes à vista. A decisão de quando dar o passo não depende do tamanho do negócio, mas de quantas perguntas estão ficando sem resposta.

Conclusão

Numa veterinária a ficha de estoque não é uma exigência contábil: é a memória do negócio. É o que permite saber o que há, de que lote e até quando serve, e é o que separa uma perda conhecida e controlada de uma perda que aparece de repente no dia da contagem. A diferença entre um consultório que gira bem os seus medicamentos e outro que descobre as validades depois de passadas não está no tamanho nem na quantidade de produtos, está em se alguém escreveu o lote e a data na mesma linha.

Começar é mais simples do que parece: uma lista de produtos com a sua apresentação, uma coluna de lote, uma coluna de validade e o costume de despachar sempre o que vence primeiro. Com isso, a veterinária deixa de perder dinheiro na geladeira e deixa de ficar sem o medicamento que precisava ter à mão.