Falta de materiais: como calcular

Falta de materiais: como calcular

Ficar sem material no meio de uma ordem de produção custa muito mais do que ter comprado a mais. Quando a linha para porque falta um insumo, não se perde apenas o tempo das pessoas que estão na oficina: a entrega atrasa, a máquina fica ocupada com um trabalho pela metade, corre-se o risco de danificar o que já estava processado e, muitas vezes, acaba-se comprando às pressas, a um preço pior e com um fornecedor que não é o habitual. O custo de manter um insumo guardado por algumas semanas é pequeno comparado a essa desordem.

Por isso a falta não se descobre na oficina: calcula-se antes. Antes de iniciar a ordem, com a receita em mãos, com o estoque à vista e com uma data firme do pedido. Ao longo deste artigo veremos quais dados são necessários, como a fórmula se aplica, como converter a falta em embalagens de compra, como definir a data limite do pedido, quantas unidades podem ser fabricadas hoje com o que existe no estoque e o que fazer quando a falta é pequena, média ou grande.

O que é a falta de materiais e quando detectá-la

A falta de materiais é a diferença entre o que se precisa para fabricar algo e o que de fato está disponível para fazê-lo. Não é um erro do almoxarifado nem uma falha da oficina: é um número e, como todo número, pode ser calculado com antecedência. A meta não é ter o depósito sempre cheio, porque isso imobiliza dinheiro; a meta é saber, antes de iniciar, se o que existe é suficiente ou se é preciso sair para comprar.

O momento correto de detectá-la é justamente antes de aprovar ou liberar a ordem de produção, quando ainda é possível mudar a data, ajustar a quantidade ou conseguir o material com calma. Se o cálculo for deixado para o dia em que a máquina já está preparada, as opções se reduzem a pagar um frete urgente ou parar a linha.

Para fazer esse cálculo você precisa de duas coisas confiáveis: a receita e o estoque. No Kardex Tauro a lista de materiais de um produto acabado é guardada de duas maneiras, conforme o uso. Como KIT ou COMBO ela é uma lista obrigatória: na venda, o sistema valida se os componentes existem e os desconta do estoque automaticamente. Como LINHA DE PRODUÇÃO ela é uma lista informativa: funciona como a receita teórica do produto, serve para comparar e emitir relatórios, mas não bloqueia a produção nem desconta componentes por conta própria.

Nessa lista de materiais registra-se quanto material uma unidade do produto acabado consome, e há suporte para listas aninhadas: um componente pode ter seus próprios componentes, até três níveis. Isso importa para a falta, porque um insumo de segundo ou terceiro nível também pode parar uma ordem inteira.

A ordem de produção, por sua vez, só aceita produtos criados como tipo LINHA DE PRODUÇÃO. Nela se registra o que será fabricado, quanto e para quando; ao finalizar a ordem registra-se o consumo real, e esses consumos ficam vinculados à ordem. Com essa informação o sistema permite comparar o consumo teórico da receita com o consumo real e gerar relatórios de consumo de matérias-primas. Também é possível consultar o estoque atual por depósito e ver a ficha de estoque de cada componente.

Em outras palavras: o programa fornece a receita, o estoque, o registro do consumo real e os relatórios de consumo. O cálculo da falta é tarefa do usuário. Não há uma tela que faça isso por você nem um alerta automático; o que existe são todas as informações necessárias para fazê-lo bem e a tempo. Essa é justamente a vantagem: com a receita cadastrada e o estoque em dia, o cálculo se resolve em uma folha de papel ou em uma planilha em poucos minutos.

Os dados necessários antes de calcular

Antes de pegar a calculadora, reúna os dados da tabela. Se algum faltar, o resultado será um número com letras miúdas que você não conseguirá defender diante do fornecedor nem do cliente.

Repare em um detalhe que muitas vezes passa despercebido: o estoque que conta não é o da empresa inteira, mas o disponível no depósito de onde o material será consumido. Se o insumo estiver dividido em dois depósitos e um deles não abastecer a produção, esse material não entra no cálculo, ainda que apareça no total da empresa. Por isso vale conferir o estoque depósito por depósito e não apenas o número consolidado.

A fórmula da falta explicada em palavras e em símbolos

Em palavras, o cálculo se lê assim: primeiro obtém-se o material necessário, multiplicando o que a receita pede por unidade pelas unidades que serão fabricadas. Depois calcula-se o disponível, que é o que existe no depósito de produção mais o que já vem a caminho com data firme. Por último subtrai-se: do necessário retira-se o disponível e, se o resultado for positivo, essa é a quantidade que precisa ser conseguida antes da data da ordem. Se o resultado for zero ou negativo, não há falta e pode-se iniciar.

Em símbolos, com letras fáceis de lembrar: N = C x U, onde N é o material necessário, C é a quantidade por unidade conforme a receita e U é o número de unidades a fabricar. Depois D = E + T, onde D é o disponível, E é o estoque no depósito de produção e T é o material em trânsito com data firme. E por fim F = N - D, onde F é a falta. Se F for maior que zero, é preciso comprar; se F for igual ou menor que zero, a ordem pode começar com o que já existe.

Duas advertências sobre a fórmula. A primeira: o material em trânsito só entra no cálculo se tiver data firme e se essa data for anterior ao início da ordem; um pedido sem data confirmada não é um plano, é uma esperança. A segunda: o cálculo é feito insumo por insumo, não sobre o total. Um produto pode ter material de sobra para nove dos dez componentes e parar por causa do único que falta. A falta do conjunto é a falta do pior caso, não a média.

O exemplo resolvido passo a passo

Vejamos um caso completo com números redondos. Serão fabricadas 300 unidades de um produto acabado. A receita pede 0,25 kg de um insumo por unidade. No depósito de produção há 40 kg desse insumo, e existe um pedido já confirmado de 10 kg que chega com data firme antes do início. O fornecedor vende esse insumo em sacos de 20 kg e seu prazo de entrega é de 4 dias. A ordem está programada para começar em 6 dias.

Leia o resultado completo: é preciso conseguir 25 kg antes do início, o insumo é comprado em sacos de 20 kg, então pedem-se 2 sacos que somam 40 kg, sobram 15 kg que ficam como folga contra o desperdício normal do processo, e o pedido tem de sair hoje ou amanhã no máximo. Com esses quinze quilos a mais o risco é mínimo; se o processo desperdiçar mais do que o previsto, essa folga é o que evita parar a linha no meio da ordem.

Converter a falta em embalagens de compra e somar o desperdício

Um erro clássico é ficar com o número da falta e sair para comprar "25 kg". O fornecedor não vende quilos soltos: vende sacos de 20 kg, rolos de determinado comprimento, caixas com um número fixo de unidades ou galões de um volume específico. A conversão correta tem três passos: passar a falta para a unidade de compra, arredondar sempre para cima e somar o desperdício normal do processo.

O arredondamento para cima não é capricho. Se o cálculo dá 1,25 sacos, pedir um único saco deixa a falta exposta assim que o material for consumido, e pedir de novo custa mais do que ter comprado o saco completo: outro frete, outra espera, outra papelada. Arredonda-se para cima porque as unidades de compra não vêm pela metade.

O desperdício, por sua vez, é o material perdido no processo normal que nunca aparece na receita: cortes, sobras, ajustes de máquina, amostras de partida, material danificado no manuseio. Esse valor é definido por cada negócio a partir da própria experiência e deve ficar registrado para não ser reinventado a cada vez. No exemplo, os 15 kg de folga que sobram ao pedir 2 sacos cumprem exatamente esse papel: absorvem o desperdício sem obrigar a uma compra adicional. Quando a falta é exatamente um número inteiro de embalagens, a folga é zero e vale perguntar se não compensa pedir uma embalagem a mais, sobretudo se o insumo é usado todos os meses.

A data limite do pedido e o que fazer se ela já passou

A falta diz quanto comprar; a data diz quando. A data limite do pedido é calculada tomando a data em que o material é necessário e subtraindo o prazo de entrega do fornecedor. Se o material é necessário no dia 6 e o fornecedor leva 4 dias, o pedido tem de sair no dia 2, no máximo. Vale acrescentar uma pequena margem caso o fornecedor atrase ou o transporte demore, porque a data de início não admite negociação.

Se a subtração mostrar que a data limite já passou, não resta outra saída senão decidir com a cabeça fria entre quatro caminhos. O primeiro é priorizar outro pedido: se houver um insumo que chega antes e serve para o mesmo fim, adianta-se esse e empurra-se o resto. O segundo é a compra parcial: conseguir uma parte da falta para iniciar e o restante depois, aceitando que a ordem termine em duas etapas. O terceiro é substituir a referência: procurar um insumo equivalente já disponível, verificando se atende às mesmas condições técnicas. O quarto é reprogramar a ordem: mover a data de início para um dia em que o material esteja garantido, avisando com antecedência a área comercial e o cliente.

O que nunca é recomendável é iniciar a produção com uma falta conhecida e confiar que o material chegará a tempo. Esse é o caminho mais caro: a ordem fica pela metade, os operadores passam para outra tarefa, o produto em processo ocupa espaço e, no fim, o custo da pressa supera com folga o de ter comprado um saco a mais.

A janela de produção de hoje

O mesmo cálculo da falta serve ao contrário e responde a outra pergunta muito útil: quantas unidades podem ser fabricadas hoje com o material disponível. Para isso, toma-se o disponível e divide-se pela quantidade por unidade da receita. No exemplo, 50 kg disponíveis divididos por 0,25 kg por unidade dão 200 unidades. Ou seja, com o que há no depósito e em trânsito é possível fabricar 200 das 300 unidades programadas.

Esse número é uma ferramenta de decisão diária. Se a janela de produção de hoje cobre os pedidos mais urgentes, pode-se começar por eles e deixar o resto esperando o material que está vindo. Se a janela não cobre nem o pedido mais urgente, o problema não é de programação, mas de abastecimento, e precisa ser resolvido antes de ligar a máquina. Calculada insumo por insumo, a janela mostra ainda qual é o componente que limita: o que dá a janela menor é o que deve ser vigiado.

O que fazer conforme o resultado

Nem toda falta é tratada da mesma forma. Uma falta pequena se resolve com uma compra rápida; uma falta grande pode obrigar a reprogramar. A tabela resume os cenários e a decisão que cabe a cada um.

Faltas crônicas: quando o problema não é a compra

Há um sintoma que vale aprender a ler: quando um mesmo componente aparece na lista de faltas todos os meses, o problema não é a compra. Se um insumo falta de forma repetida, comprar mais rápido alivia o mês em curso, mas não corrige nada, porque no mês seguinte volta o mesmo aperto. Uma falta crônica aponta quase sempre para uma de três causas.

A primeira é o estoque mínimo mal definido: o ponto de pedido está abaixo do consumo real, então o depósito fica curto de forma sistemática. A segunda é o rendimento da receita: a quantidade por unidade ficou desatualizada, seja porque mudou o fornecedor, porque mudou a apresentação do insumo ou porque o produto foi redesenhado e a lista de materiais não foi atualizada. A terceira é o desperdício real: o processo perde mais material do que se acreditava, e esse excesso nunca esteve no cálculo.

Para enfrentar uma falta crônica é preciso olhar os relatórios de consumo e comparar o consumo teórico com o real. Se o consumo real for consistentemente maior que o teórico para o mesmo produto, a diferença não é acidente: é informação. Com essa comparação corrige-se a receita, ajusta-se o estoque mínimo ou reconhece-se o desperdício, e a falta deixa de se repetir. Enquanto isso não for feito, o negócio continuará comprando às pressas todos os meses e pagando o custo extra da pressa.

Erros comuns ao calcular a falta

Estes são os tropeços que mais se repetem quando o cálculo é feito à mão:

• Usar o estoque total da empresa em vez do estoque do depósito de produção, contando material que na prática não está disponível para aquela ordem.
• Ignorar o material em trânsito e comprar duas vezes a mesma coisa ou, ao contrário, contá-lo sem verificar se a data de entrega é firme e anterior ao início.
• Esquecer o desperdício normal do processo e pedir exatamente a falta, de modo que o material dá para quase toda a ordem, mas não para terminá-la.
• Pedir a falta em unidades de receita em vez de convertê-la para a unidade de compra, fazendo com que o pedido de compra não corresponda ao que o fornecedor vende.
• Não anotar a data firme prometida pelo fornecedor nem o prazo de entrega, ficando sem condições de calcular a data limite do pedido.
• Conferir a falta apenas uma vez, no início, e não olhar de novo quando muda a quantidade a fabricar ou chega um novo pedido de clientes.
• Descobrir a falta quando a máquina já está montada, que é o momento em que não restam opções baratas.
• Não registrar o consumo real ao fechar a ordem, perdendo a única fonte confiável para corrigir a receita e o estoque mínimo.

Um cálculo de dez minutos que evita uma semana de atraso

Calcular a falta de materiais não exige um sistema complicado nem uma reunião longa: exige a receita cadastrada, o estoque em dia e a disciplina de fazer a subtração antes de iniciar. Com a quantidade por unidade, as unidades a fabricar, o disponível no depósito de produção e o que vem a caminho com data firme, o resultado aparece em uma folha. Depois basta converter em embalagens, arredondar para cima, somar o desperdício e olhar o calendário para saber se o pedido chega a tempo.

É aí que o Kardex Tauro faz a sua parte: guarda a lista de materiais de cada produto acabado, permite consultar o estoque por depósito, registra o consumo real ao fechar a ordem de produção e gera os relatórios de consumo de matérias-primas, além de mostrar a ficha de estoque de cada componente. O cálculo é seu, com esses dados à vista; a diferença entre parar uma linha e iniciar com tranquilidade está em fazê-lo antes de a ordem começar.