Estoque inicial e final: fórmulas e exemplo

Estoque inicial e final: fórmulas e exemplo

O resultado de um período não é explicado pelas vendas nem pelo dinheiro que entrou no caixa: é explicado por duas fotografias do mesmo depósito. A primeira é tirada no primeiro dia e mostra com quanto se começou; a segunda é tirada no último dia e mostra com quanto se terminou. Todo o resto, as compras, as saídas, o custo do que foi vendido e o lucro que sobra, nasce da comparação dessas duas fotografias com o movimento que houve no meio.

É por isso que o estoque inicial e o estoque final ficam no centro do fechamento. Se o inicial está errado, o erro se arrasta por todo o período e contamina cada relatório; se o final é estimado de memória ou copiado do mês anterior sem contagem, o lucro vira opinião e não dado. As duas fórmulas que os ligam são curtas, e na prática o trabalho não está na aritmética, mas em decidir qual das duas usar, em que ordem fazer isso e o que fazer quando a contagem física não bate com o número que o sistema apresentou.

As duas fotografias do depósito e o que as une

Os dois conceitos já têm artigo próprio neste blog, então aqui não são apresentados de novo desde o zero: o que interessa é o ponto exato em que se encontram. O estoque inicial é a quantidade em mãos e o seu valor na abertura do período e, em um negócio organizado, é igual ao estoque final com o qual o período anterior fechou. Essa continuidade é o que transforma uma sequência de meses em uma história coerente: o saldo que ficou em dezembro é o saldo que abre janeiro, sem outras mudanças além dos ajustes que foram documentados e aprovados.

O estoque final é a quantidade em mãos e o seu valor no fechamento do período. Pode ser obtido por fórmula a qualquer momento e sempre deve ser confirmado com a contagem física. A razão é simples: a fórmula diz o que deveria existir segundo os registros, enquanto a contagem diz o que existe. Quando os dois números coincidem, o período está saudável; quando não coincidem, a diferença é a pista mais útil que existe para encontrar o erro.

O que as une é uma única equação. O estoque final é o resultado de somar ao ponto de partida as entradas do período e subtrair o que saiu por venda; o custo das mercadorias vendidas sai dessa mesma soma e dessa mesma subtração. Dito de outra forma, o custo das mercadorias vendidas e o estoque final são as duas incógnitas do mesmo sistema: se o negócio conhece dois dos três dados intermediários, consegue isolar o terceiro, e a contagem física é o que valida que o número fecha.

Por isso quem olha o estoque inicial e o final está olhando o mesmo cálculo pelos dois extremos. A ordem em que ele é resolvido depende da informação que o negócio tem em mãos: se sabe quanto vendeu, calcula quanto sobrou; se sabe quanto sobrou, calcula quanto vendeu. Nos dois caminhos a contagem física é o árbitro, e nos dois caminhos um dado mal registrado no meio arruína o resultado sem que se perceba de imediato.

Os cinco dados do sistema

Antes das fórmulas vale ter claros os cinco dados que se combinam. Não são cinco números soltos: são duas fotografias, um fluxo de entrada, um fluxo de saída e uma verificação. Se qualquer um dos cinco estiver mal medido, o resultado do período fica errado, por melhor que seja a subtração.

Os dois primeiros dados vêm do período anterior e das compras; os dois últimos são o resultado do cálculo e a sua verificação. O custo das mercadorias vendidas é o dado que se move entre os dois extremos, e é por isso que boa parte do trabalho de fechamento consiste em garantir que ele esteja completo.

As duas fórmulas, uma só equação

A fórmula do estoque final e a fórmula do custo das mercadorias vendidas são escritas de formas diferentes porque respondem a perguntas diferentes, mas são a mesma igualdade lida de lados opostos. Esta tabela as coloca lado a lado com o significado de cada termo.

Se na primeira fórmula isolarmos o custo das mercadorias vendidas, aparece a segunda; se na segunda isolarmos o estoque final, volta a primeira. Isso tem uma consequência prática que muitos negócios deixam passar: não existe uma fórmula principal e outra de reserva. Existe uma única equação com duas incógnitas, e o negócio escolhe qual delas calcular conforme o que já sabe com certeza.

O detalhe que decide se o cálculo serve ou não é a valorização dos dados. As compras precisam estar completas e incluir o frete que se incorpora ao custo; o custo das mercadorias vendidas precisa ser custo e não preço de venda; o estoque final precisa ser valorizado com o mesmo critério usado durante o período. Se o critério muda no meio do caminho, a fórmula continua correta e o resultado continua inútil.

E existe um elemento que nenhuma fórmula substitui: a contagem física. A fórmula pode dizer doze milhões e meio e o depósito ter doze milhões quatrocentos e oitenta mil; essa diferença a álgebra não resolve, quem explica é a investigação.

Quando cada fórmula é a certa

A escolha entre uma e outra não é questão de gosto, é questão de método de controle. Um negócio que mantém estoque permanente, ou seja, uma ficha de estoque com cada entrada e cada saída valorizada movimento por movimento, já tem o estoque final dentro do sistema: consulta o número e pronto. Nesse caso a fórmula não serve para descobrir o saldo, serve para conciliar: se o saldo do sistema e o saldo que resulta da equação não coincidem, há um movimento mal registrado ou um custo mal aplicado, e dá para rastrear.

Um negócio que mantém estoque periódico trabalha ao contrário. Não registra o custo de cada saída, porque isso exigiria valorizar cada venda, então conta no fim do período, uma vez por mês ou uma vez por ano, e com essa contagem valorizada calcula o custo das mercadorias vendidas usando a fórmula isolada. Para esse método a fórmula não é um apoio: é o único caminho, e a contagem não é um controle adicional, mas a própria fonte do dado.

Entre os dois extremos existem situações mistas: negócios com ficha de estoque apenas para os itens mais caros, ou com contagens cíclicas por seção. A regra prática não muda: onde existem movimentos valorizados, a fórmula concilia; onde não existem, a fórmula calcula e a contagem decide.

Exemplo completo com conciliação contra a contagem

Tomemos um período de um mês em um negócio pequeno. Abriu com mercadorias no valor de 12.000.000, recebeu compras de 45.000.000 e teve saídas por venda cujo custo soma 44.500.000. Com esses três dados a fórmula do estoque final é direta.

12.000.000 mais 45.000.000 menos 44.500.000 dá 12.500.000. Esse é o saldo que deveria existir. A contagem física, feita na última tarde do período com o movimento já cortado, apontou 12.480.000. A diferença é de 20.000 e, sobre um saldo de doze milhões e meio, parece pouca coisa; no entanto uma diferença de vinte mil é exatamente o tipo de desvio que cresce quando ninguém olha para ela.

Com a tabela à vista, a diferença de 20.000 equivale a dezoito unidades e três quartos ao custo médio, um número que dá para procurar no depósito. Se aparecer uma saída sem documento, uma devolução aplicada no período errado ou uma compra que chegou no último dia e ficou sem registro, o saldo é corrigido na origem e o período fica limpo. Se depois da revisão não houver explicação razoável, registra-se o ajuste e deixa-se escrito na ata: um ajuste documentado uma vez ensina, e um ajuste silencioso repetido todo mês esconde o problema de fundo.

Passo a passo para fechar bem o período

A ordem importa tanto quanto os números. Estes são os passos que evitam refazer o fechamento duas vezes:

1. Cortar o movimento no último dia, na hora estabelecida, e não fechar no meio de uma expedição. Uma saída deixada pela metade cai no período errado e contamina os dois.
2. Nenhuma entrada ou saída posterior ao corte entra no período sem que ele seja reprocessado por completo. É preferível abrir o período seguinte com a data correta a maquiar o anterior.
3. Contar antes de emitir os demonstrativos, nunca depois. Se o demonstrativo é emitido primeiro e a contagem vem depois, o ajuste aparece como uma correção que ninguém entende.
4. Contar às cegas: quem conta não vê o saldo do sistema. Ver antes o número esperado faz a contagem confirmar em vez de medir.
5. Valorizar a contagem com o critério do período, o mesmo custo usado na ficha de estoque ou nas compras. Trocar de critério no fim gera diferenças que parecem falta e não são.
6. Deixar a ata de contagem assinada por quem conta e por quem supervisiona, com data, hora e observações. É o respaldo de todo o fechamento.
7. Conciliar contra o sistema ou contra a fórmula antes de aceitar o número. A diferença é investigada movimento por movimento, não diluída no mês seguinte.
8. Só quando a diferença estiver explicada ou ajustada, calcular o custo das mercadorias vendidas definitivo e fechar o período com o lucro que de fato pertence a ele.

Os cinco inimigos do cálculo

A maior parte dos fechamentos que não fecham não falha por aritmética ruim, falha por dados incompletos. Estes cinco problemas explicam quase todas as diferenças que voltam mês após mês:

• Compras não registradas: mercadoria que chegou ao depósito e cuja nota ainda não foi lançada. A fórmula acredita que o saldo é menor do que realmente é e o custo das mercadorias vendidas fica subestimado.
• Vendas sem dar baixa no custo: o cliente foi faturado, mas a ficha de estoque nunca descontou a mercadoria. O sistema mostra estoque que já saiu e o erro se acumula período após período.
• Perdas não documentadas: produto quebrado, vencido ou consumido internamente que ninguém reportou. É uma falta real que a fórmula não pode adivinhar e que só a ata de contagem traz à luz.
• Custos de frete fora do cálculo: o transporte que faz parte do custo da mercadoria ficou lançado como despesa do período. O estoque final fica subvalorizado e o lucro do mês distorcido.
• Comparar pesos com embalagens diferentes: um período foi valorizado por quilo e o seguinte por fardo, ou a unidade mudou de apresentação no meio do ano. Os dois números existem, mas não são comparáveis e a subtração não significa nada.

Erros comuns ao comparar os dois estoques

Além dos cinco inimigos existe um grupo de erros de método que aparece sempre no fechamento:

• Usar o estoque final do período anterior como inicial sem checar se existem ajustes aprovados. A continuidade está correta, mas só se esses ajustes estiverem incluídos.
• Calcular o custo das mercadorias vendidas com o preço de venda em vez do custo. O lucro bruto vira um espelho: reflete a margem esperada e não a margem real.
• Valorizar a contagem com um custo diferente do usado durante o período, o que produz diferenças que não existem no depósito.
• Contar com movimentos abertos: um recebimento pela metade faz com que contagem e sistema nunca possam coincidir.
• Aceitar o número do sistema quando a contagem não bate, com a ideia de que a diferença é pequena. As diferenças pequenas são justamente as que se repetem.
• Misturar períodos: registrar no mês errado uma compra que chegou no último dia ou uma venda do primeiro dia do mês seguinte.

Cierre: dois números, um só sistema

Estoque inicial e final não são dois procedimentos separados: são as duas margens da mesma equação. O inicial vem do fechamento anterior, o final sai da fórmula ou da ficha de estoque e é confirmado pela contagem, e o custo das mercadorias vendidas é a ponte que os une. Quando esse circuito está em ordem, o lucro deixa de ser um resultado surpreendente e passa a ser um número explicável.

Com Kardex Tauro cada entrada e cada saída ficam registradas e valorizadas em uma ficha de estoque por movimentos, de modo que o estoque final é lido do sistema e a fórmula serve para conciliar, que é a forma mais rápida de encontrar o movimento que falta. Kardex Tauro não substitui a contagem física nem pretende fazer isso: o que ele faz é dar à contagem algo com que se comparar e dar sentido à diferença.