Custo de importação: como calcular o custo posto no depósito

Custo de importação: como calcular o custo posto no depósito

O preço que o fornecedor estrangeiro cota não é o custo da mercadoria. É a primeira linha de uma lista que continua crescendo até a caixa entrar no depósito: frete, seguro, tarifa aduaneira, IVA, despachante, porto, transporte e os meses em que esse dinheiro ficou parado. Um contêiner comprado por USD 24.000 pode custar USD 34.237 antes de vender a primeira unidade, e essa diferença não aparece em nenhuma fatura do exterior. O que segue é o cálculo completo, com um exemplo que fecha linha por linha, o rateio entre referências e a ordem correta para passar do custo ao preço.

Por que o custo FOB não serve para formar preço

FOB significa que o fornecedor entrega a mercadoria a bordo do navio no porto de origem. Tudo o que acontece depois —frete, seguro, desembaraço, transporte até o depósito— é pago pelo importador e não aparece na fatura comercial. Esse número serve para negociar e para comparar fornecedores. Não serve para custear.

No exemplo deste artigo, a referência A é comprada a USD 30 por unidade e termina custando USD 42,80 posta no depósito. São 12,80 dólares por unidade que alguém precisa pagar. Se o preço de venda foi formado sobre os 30, cada venda deixa menos margem do que se imaginava, e o erro só aparece quando o resultado do trimestre não fecha com a projeção.

Vale separar três preços. FOB: apenas a mercadoria na origem. CIF: mercadoria mais frete e seguro até o porto colombiano. Posto no depósito: tudo o que vem antes mais tributos, desembaraço, transporte interno e o custo do dinheiro imobilizado. Só o terceiro serve para decidir por quanto vender.

Os seis blocos do custo posto no depósito

Todo custo de importação se organiza em seis blocos. Cada um tem um responsável, um documento e uma data diferentes, e é por isso que se perdem: a fatura do frete chega um mês depois, a declaração de importação na semana seguinte, o extrato do banco no mês seguinte. O que não é capturado na hora não se recupera depois.

Os blocos 1 a 3 são capturados pela declaração de importação. Os blocos 4 e 5 chegam por faturas nacionais, em pesos, com IVA próprio. O bloco 6 não chega por fatura nenhuma: é calculado. Está aí a razão pela qual tantas empresas custeiam bem a mercadoria e mal o embarque.

Valor aduaneiro e seu efeito em cascata sobre os tributos

Na Colômbia o valor aduaneiro é construído sobre base CIF: mercadoria mais frete e seguro até o porto de importação. O frete não é uma despesa somada no fim; é parte da base sobre a qual os tributos são liquidados.

A cascata funciona assim: cada peso de frete declarado aumenta o valor aduaneiro, aumenta a tarifa aduaneira e, como a tarifa também integra a base do IVA, aumenta o IVA duas vezes. Com tarifa suposta de 8 % e IVA suposto de 19 %, cada dólar de frete carrega 0,08 de tarifa e 0,2052 de IVA, ou seja 0,2852 dólares de tributos.

Os percentuais são suposições do exercício. A tarifa real depende da subposição de cada referência e o IVA de importação depende da alíquota aplicável àquele bem, que nem sempre é a geral: há bens com alíquota diferenciada, excluídos e isentos. Confirme a subposição de dez dígitos e a alíquota vigente no ano do embarque.

Frete, seguro e despesas de origem: o que entra e o que não entra

Regra prática: se a despesa é incorrida antes de a mercadoria chegar ao porto colombiano e faz parte de colocá-la lá, verifique se integra o valor aduaneiro. Se é incorrida depois, é despesa de destino e não mexe na base dos tributos.

Entram no custo: frete internacional, adicionais de combustível, segurança e alta temporada, seguro da carga, embalagem de exportação, documentação e transporte interno no país de origem até o porto de embarque. Os adicionais são a linha que mais escapa: chegam na mesma fatura do frete, quase nunca na cotação inicial, e em um ano normal pesam bastante.

Não entram no valor aduaneiro: transporte interno na Colômbia, honorários do despachante, armazenagem no porto, IVA, tarifas bancárias e juros. São custo, sim, mas não base de cálculo. Misturá-los na declaração é um erro de forma que depois custa caro corrigir.

Há uma armadilha com o seguro. Se a negociação foi CIF, o seguro já está dentro do preço da fatura e não deve ser somado de novo; se foi FOB ou CFR, quem contrata é o importador e ele é custo adicional. Anotar a condição de venda na ficha de cada referência evita contar a linha duas vezes.

Despesas no destino: despachante, porto, transporte, depósito

São pagas em pesos, com faturas nacionais, e por isso muitas vezes acabam em "despesas gerais" em vez do custo do embarque. O exemplo usa quatro valores redondos: despachante 1.400.000, porto 900.000, transporte até o depósito 700.000 e depósito 300.000, totalizando 3.300.000 pesos.

A linha do porto é a que mais varia e a que menos se revisa: capatazia, descarga, uso do cais e armazenagem. A armazenagem corre por dia, e um contêiner atrasado na conferência ou com documentos incompletos acumula uma cobrança diária que pode superar o honorário do despachante. O honorário também não é fixo: depende do número de itens da declaração, de haver inspeção e de a mercadoria exigir licenças prévias.

O custo do dinheiro: adiantamentos, cartas de crédito e dias de estoque

O ciclo imobiliza dinheiro muito antes de a mercadoria chegar. Paga-se um adiantamento para produzir, paga-se o frete, paga-se o desembaraço, e a venda acontece semanas depois do primeiro desembolso. Esse dinheiro tem custo mesmo sem aparecer em nenhuma fatura.

A fórmula é simples: capital imobilizado vezes taxa vezes dias, dividido por 365. Com o investimento do exemplo —USD 34.237,73 a 4.000, ou seja 140.250.920 pesos—, taxa de financiamento de 2 % ao mês e 75 dias entre o adiantamento e a venda: 140.250.920 × 0,24 × 75 ÷ 365 = 6.916.484 pesos. Quase 5 % do valor da mercadoria.

Os dias contam desde o primeiro desembolso, não desde o embarque. Um adiantamento pago 60 dias antes de o navio zarpar soma 60 dias ao ciclo, e esse é o erro mais comum: contam-se os 30 dias de trânsito e esquecem-se os dois meses de produção. A carta de crédito acrescenta a comissão de abertura, cobrada como percentual do instrumento com um mínimo, que a cotação do banco fecha com exatidão.

Como ratear o custo entre referências quando o contêiner é misto

Um contêiner com duas ou cinco referências obriga a decidir como dividir o que não é identificável por referência: frete, seguro, tributos, despesas locais e custo do dinheiro. O critério deve seguir a causa da despesa, não a comodidade da planilha.

Tributos e seguro são rateados por valor, porque são liquidados sobre o valor aduaneiro. Frete, transporte interno e armazenagem são rateados por peso ou volume, porque é assim que são cobrados. Ratear por unidades só funciona quando as referências são homogêneas em valor, peso e preço; em qualquer outro caso distorce.

As duas colunas fecham com o total: 25.678,30 mais 8.559,43 são 34.237,73 dólares, exatamente o valor aduaneiro mais a tarifa mais o IVA. Essa conferência se faz sempre antes de dar um custo por fechado.

A última linha mostra por que o critério importa. Rateando o frete por peso, com 3.600 quilos para A e 400 para B, a referência A sobe para USD 43,57 e a B cai para USD 20,24. O custo total do contêiner não muda: muda quem paga o quê. Com preços já publicados, um rateio mal escolhido deixa uma referência vendendo abaixo do custo enquanto a outra parece muito rentável.

Custo unitário, margem e preço: a ordem correta

A ordem é custo unitário completo, margem alvo, preço e verificação da margem real. Inverter isso —formar o preço e depois ver se fecha— é o caminho mais rápido para trabalhar de graça.

Com o custo final de A em 175.325 pesos e o custo do dinheiro incluído, o custo por unidade sobe para 183.971 pesos. Se a margem alvo é de 30 % sobre o preço de venda, o preço não é o custo vezes 1,30: é o custo dividido por 0,70, ou seja 262.816 pesos. O atalho custa 23.653 pesos por unidade, margem entregue em cada venda.

Margem sobre preço e markup sobre custo não são a mesma coisa. Um markup de 30 % sobre 183.971 dá 239.162 pesos, mas esse preço deixa uma margem de 23,1 % sobre a venda, não de 30 %.

O que fazer com a mercadoria em trânsito enquanto o custo não fecha

A mercadoria chega, é vendida e o custo definitivo ainda não existe porque falta a fatura do despachante ou o ajuste do frete. Deixar o custo em aberto é pior do que estimá-lo: o estoque fica com um valor que ninguém explica e a margem do mês se distorce.

A saída é um custo provisório por referência, montado com os documentos disponíveis —fatura, frete cotado, tributos estimados pela subposição— e uma provisão para a diferença esperada. Quando o custo definitivo chega, ajusta-se o estoque e, se a mercadoria já foi vendida, o custo das vendas. A provisão é revertida, com data e documento: ajuste silencioso é diferença que aparece meses depois.

O que a ficha de custo de cada referência deve conter

A ficha é uma tabela por referência, não um arquivo por embarque. Deve trazer fornecedor e país de origem, subposição aduaneira, unidade de medida, quantidade, FOB unitário, frete e seguro unitários, tarifa efetiva, tratamento do IVA —recuperável ou custo—, despesas locais unitárias, custo do dinheiro unitário e câmbio aplicado.

O câmbio merece linha própria: o custo em pesos muda a cada embarque mesmo com o preço em dólares idêntico, porque a taxa do dia do pagamento não é a do dia da cotação. Uma ficha com um único custo em pesos está desatualizada desde o segundo embarque. Guardar o histórico mostra se o custo subiu pelo fornecedor, pelo frete ou pelo câmbio, e essa distinção é o que dá argumento na negociação.

Custos que não são custo, e despesas que são

O IVA de importação é custo apenas quando não pode ser recuperado. Se a empresa é contribuinte de IVA e a mercadoria é vendida tributada, esse IVA é creditado e não deve engordar o custo, porque infla o preço e tira a empresa do mercado. Se a mercadoria é excluída, ou a empresa não é contribuinte, o IVA pago fica no custo. O exemplo o inclui por essa razão, e a ficha deve registrar isso.

O adiantamento também não é custo: é um ativo que se transforma em mercadoria, e seu custo é o financeiro, não o valor enviado. Lançá-lo como despesa do mês distorce a despesa e o estoque ao mesmo tempo. Já a diferença cambial é custo puro quando se pagam mais pesos pelo mesmo dólar: é parte do que a mercadoria custou. E o honorário do despachante é custo da mercadoria, não despesa administrativa.

Erros frequentes

Os cinco erros da tabela aparecem em quase toda auditoria de custeio. Nenhum se resolve com mais disciplina na mesma planilha.

Custeia-se o que chega por e-mail e esquece-se o que se calcula. A solução não é um formulário maior, é dar a cada bloco uma data de captura e um responsável.

Um fechamento honesto antes de decidir

Este cálculo não substitui o contador nem o despachante aduaneiro. A subposição, a alíquota vigente, o tratamento do IVA e as retenções que se aplicam a pagamentos ao exterior dependem de cada operação e mudam com a norma; o que se explica aqui é o mecanismo, com percentuais supostos. Se a importação é a primeira da empresa, ou se a mercadoria exige licenças prévias, confirme a classificação antes de pedir a cotação de frete: uma mudança de subposição mexe no custo mais do que uma negociação de frete.

Também não se aplica do mesmo jeito a toda operação. Em importações aéreas de baixo valor o frete pesa menos e o custo do dinheiro pesa mais; em carga a granel o rateio por peso manda mais que o por valor. E, se a empresa vende em dólares, o custo em pesos importa menos que o custo na moeda da venda.

O que é universal é a disciplina: o custo posto no depósito é uma ficha que se atualiza a cada embarque, não um cálculo feito uma vez e arquivado. Ferramentas como Kardex Tauro ajudam a manter esse custo unitário, o câmbio e o estoque em trânsito no mesmo sistema onde se fatura, que é a única forma de a margem que se vê ser a margem que existe.

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