Relatório de estoque: como fazer

Se alguém te pedisse agora um número exato de quantas unidades você tem de cada produto e quanto vale todo o seu estoque, você conseguiria responder sem correr até o depósito para contar? Em muitos negócios a resposta honesta é não, e não por falta de organização: a informação está espalhada entre notas fiscais, recibos e planilhas que ninguém consolidou. O relatório de estoque existe para resolver exatamente isso: reunir em um único documento a situação das suas mercadorias e o valor do seu estoque, com números claros que você pode conferir e usar para decidir. Neste artigo você vai ver o que é um relatório de estoque, para que serve, quais tipos valem a pena gerar, como fazer um passo a passo e com que frequência atualizá-lo.

O que é um relatório de estoque

Um relatório de estoque é um documento que mostra, com data de corte definida, quantas unidades existem de cada produto do seu negócio e quanto vale esse conjunto de mercadorias. Ele não é a mesma coisa que a contagem física: a contagem física é a ação de ir ao almoxarifado contar os itens, enquanto o relatório é a informação organizada que se constrói a partir dos seus registros de movimentação: compras, vendas, devoluções, perdas, transferências e ajustes. Se esses registros estão em dia, o relatório mostra com precisão o que você tem, onde está e quanto representa em dinheiro. Se estão atrasados ou incompletos, o relatório vai mostrar números errados e perder toda a utilidade. Por isso ele não se improvisa no dia em que é preciso: é o resultado natural de manter um controle permanente de cada entrada e cada saída de mercadoria.

Para que serve um relatório de estoque

Um bom relatório de estoque responde em segundos perguntas que antes exigiam percorrer o depósito ou conferir dezenas de documentos:

Saber as existências reais: quantas unidades você tem de cada item, sem depender da memória nem de contar um por um.
Conhecer o valor do estoque: quanto dinheiro está investido em mercadorias, o que revela se há excesso de estoque, capital parado ou produtos que não estão rendendo.
Detectar faltas e sobras: ao comparar o relatório com uma contagem física aparecem diferenças que podem ser erros de registro, perdas ou furtos.
Decidir compras com dados: o relatório mostra o que está prestes a acabar e quanto vale a pena pedir, para não ficar sem estoque nem comprar demais.
Detectar produtos de baixa rotatividade: identificar mercadorias que não giram permite planejar promoções, descontos ou devoluções a fornecedores.
Embasar decisões perante terceiros: sócios, contador ou órgãos recebem números organizados e verificáveis, não estimativas.

Tipos de relatórios de estoque mais úteis

Não existe um único relatório que sirva para tudo: conforme a decisão que você precisa tomar, um tipo é mais indicado do que outro. Para um negócio pequeno ou médio, estes são os mais práticos:

Existências atuais: lista cada produto com o saldo disponível na data de corte. Responde à pergunta básica de todo depósito: o que tenho e quanto tenho.
Estoque valorizado: acrescenta o custo unitário e calcula o valor total de cada item e de todo o estoque. É a base para o fechamento contábil e para saber quanto capital está parado em mercadorias.
Produtos com pouca movimentação: ordena os itens pelas saídas no período para revelar mercadorias lentas ou obsoletas que ocupam espaço e dinheiro.
Produtos prestes a esgotar: sinaliza os itens cujo saldo está no ponto de reposição ou abaixo dele, o alerta para repor antes de ficar sem unidades.
Faltas em relação ao sistema: compara o resultado da contagem física com o saldo registrado e calcula as diferenças. É indispensável depois de cada contagem.
Movimentações do período: resume entradas, saídas, devoluções e ajustes entre duas datas, ideal para auditar o que aconteceu com a mercadoria e por que o estoque mudou.

Como fazer um relatório de estoque passo a passo

Você pode montá-lo em uma planilha ou em um programa de estoques: o processo é o mesmo, e vale a pena repeti-lo sempre na mesma ordem para não pular nenhuma etapa.

Defina a data de corte e o escopo. Decida a que dia o relatório se refere e se ele cobre todo o depósito ou apenas uma categoria, um almoxarifado ou um conjunto de produtos.
Coloque as movimentações em dia. Até a data de corte, todas as entradas e saídas precisam estar registradas no cardex de cada produto.
Calcule o saldo por produto. Aplique a fórmula básica: estoque inicial mais entradas menos saídas, somando ou subtraindo devoluções, perdas e ajustes.
Ordene a lista. Agrupe por código, nome ou categoria para facilitar a leitura e a conferência com o depósito físico.
Valorize o estoque. Multiplique as unidades de cada item pelo custo unitário e some o total para saber o valor do estoque.
Revise antes de fechar. Procure saldos negativos, itens duplicados ou valores que não batem com o que você vê no almoxarifado.
Guarde cada versão com a sua data. Arquivar o relatório de cada corte permite comparar períodos e identificar tendências.

Quais colunas incluir em um relatório de estoque

O conteúdo mínimo de um relatório de existências é o código do produto, o nome, a unidade de medida, o saldo na data de corte e o custo unitário. Se o relatório for valorizado, acrescente o valor total de cada linha. E quando você quiser explicar por que o estoque mudou, inclua também o estoque inicial e as entradas e saídas do período. Com essas colunas você tem o necessário para ler a situação do depósito de uma só vez, sem ruído. Isso não significa que mais colunas sejam sempre melhores: cada coluna que você nunca usa só adiciona confusão. Defina o formato de acordo com o objetivo. O relatório de existências e o valorizado não precisam do histórico completo de movimentações, e o relatório de movimentações não precisa repetir o custo de cada unidade. Manter o formato simples também facilita comparar um corte com o seguinte.

Exemplo de relatório de estoque

É assim que se parece um relatório de estoque valorizado com corte no fim do mês, montado com as colunas essenciais:

Código	Produto	Estoque	Custo unitário	Valor total
TOR-001	Parafuso autoatarraxante, caixa com 500	48	R$ 12.500	R$ 600.000
ACE-014	Óleo multiuso, galão	23	R$ 18.000	R$ 414.000
GUA-007	Luvas de nitrilo, caixa com 100	15	R$ 21.500	R$ 322.500
ETI-003	Etiquetas adesivas, pacote	60	R$ 4.800	R$ 288.000
CIN-021	Fita de embalagem, rolo	32	R$ 3.200	R$ 102.400

A última coluna é obtida multiplicando o estoque pelo custo unitário, e a soma da coluna de valor total é o valor do estoque na data de corte. Neste exemplo, todo o estoque da amostra vale R$ 1.726.900, um número que serve tanto para o fechamento contábil quanto para decidir quanto pedir no próximo mês.

Com que frequência gerar um relatório de estoque

A frequência ideal depende do tipo de negócio e da velocidade com que a sua mercadoria gira. A regra geral é simples: quanto mais rápido o estoque gira, mais vezes você precisa enxergá-lo.

Diariamente: faz sentido em negócios de alta rotatividade ou com produtos perecíveis, em que o estoque muda tanto em um único dia que o relatório da semana já não ajuda a decidir.
Semanalmente: é uma boa frequência para a maioria dos comércios: conferir itens esgotados, produtos lentos e necessidades de reposição toda segunda ou toda sexta-feira.
Mensalmente: o relatório valorizado e o de movimentações são gerados com corte no fechamento do mês, para o contador e para comparar um período com outro.

Além disso, depois de cada contagem física vale a pena gerar o relatório de faltas em relação ao sistema, independentemente da data, porque é a única forma de encerrar a diferença entre o que o registro diz e o que existe de fato no depósito. Se hoje você gera esses relatórios copiando, colando e somando linhas em uma planilha, já sabe quanto eles custam: horas de trabalho e erros que aparecem justamente quando você mais precisa do número certo. Quando o cardex de cada produto está em dia em um sistema, o relatório deixa de ser uma tarefa e vira um resultado: o Kardex Tauro gera relatórios automáticos de existências, valorizados, de itens prestes a esgotar e de movimentações com as informações que você já registra todos os dias. O seu trabalho não deveria ser montar o relatório, mas ler e decidir com ele.

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