Cuentas por pagar y cuentas por cobrar: guía básica

Cuando una empresa compra o vende a crédito, la mercancía cambia de manos pero el dinero no se mueve en ese momento. Lo que queda es un compromiso: o la empresa debe pagar más adelante, o tiene el derecho de cobrar más adelante. Esa promesa de pago es lo que la contabilidad llama cuenta por pagar, y ese derecho de cobro es lo que se conoce como cuenta por cobrar. Los dos términos suenan parecidos y con frecuencia se confunden, pero representan lados opuestos del mismo espejo. Uno es una deuda de la empresa; el otro es un dinero que le deben a la empresa. Entender esa diferencia es indispensable para cualquier negocio que compre o venda a crédito, que en la práctica son casi todos. En esta guía básica te explicamos qué son las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, con ejemplos claros, cómo se originan, por qué debes controlarlas y cómo se relacionan con tu inventario.

Qué son las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son el dinero que la empresa debe a sus proveedores y a otros acreedores por bienes o servicios que ya recibió, pero que todavía no ha pagado. La situación más común es la compra de mercancía, materia prima o servicios a crédito: el proveedor entrega el pedido y acepta recibir el pago más adelante, en un plazo pactado que suele ir de 15 a 60 días. En el lenguaje contable, las cuentas por pagar son un pasivo, es decir, una obligación: representan dinero que la empresa tendrá que sacar de su caja o de sus bancos en el futuro. Mientras la factura no se pague, esa obligación sigue viva y forma parte de lo que el negocio debe. Algunos ejemplos típicos de cuentas por pagar son:

Compras de mercancía o materia prima a crédito: el proveedor entrega el pedido con su factura y la empresa se compromete a pagar en 15, 30 o 60 días.
Servicios facturados a plazo: transporte, mantenimiento o servicios profesionales que se reciben primero y se pagan después.
Arrendamientos y servicios públicos: el arriendo del local o la factura de energía cuyo vencimiento llega a mes vencido.
Cuentas de cobro de otros acreedores: obligaciones menores con terceros, documentadas y pendientes de pago.

Conviene aclarar que en un sentido más amplio las empresas tienen otras deudas, como obligaciones financieras con bancos, impuestos o nómina por pagar. Sin embargo, cuando en el día a día se habla de cuentas por pagar, casi siempre se hace referencia a las deudas comerciales con proveedores por compras a crédito, que son las que esta guía aborda.

Qué son las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes y otros deudores le deben a la empresa por mercancía vendida o servicios prestados a crédito. Es la situación inversa a la anterior: la empresa entregó el bien o el servicio, pero todavía no ha recibido el pago; tiene el derecho de cobrarlo en la fecha pactada. Contablemente, las cuentas por cobrar son un activo, porque representan un beneficio económico futuro: el dinero que entrará a la empresa cuando el cliente pague. La forma más habitual es la cartera de clientes, es decir, las facturas de venta emitidas y todavía no cobradas. Ejemplos comunes de cuentas por cobrar son:

Ventas a crédito a clientes: la empresa entrega la mercancía, emite la factura y el cliente se compromete a pagar en un plazo de 15, 30 o 60 días.
Servicios prestados y facturados: el trabajo se entrega y el cobro se realiza después, según lo pactado.
Ventas a plazos con abonos: el saldo que el cliente todavía no ha cubierto permanece como cuenta por cobrar hasta completar el valor total.
Otras cuentas por cobrar: anticipos a empleados o préstamos otorgados por la empresa también son derechos de cobro, aunque no provengan de ventas.

Cómo se originan las cuentas por pagar y por cobrar

Ambas nacen del mismo hecho económico: una compra o una venta a crédito respaldada por una factura. Cuando la empresa compra a crédito, recibe la mercancía o el servicio hoy, pero no paga hoy. La factura del proveedor queda como el soporte de esa obligación: indica cuánto se debe, a quién y desde cuándo. Ese documento es el origen de una cuenta por pagar. Cuando la empresa vende a crédito, entrega la mercancía o el servicio hoy, pero no recibe el dinero hoy. La factura que emite es el soporte de su derecho de cobro: indica cuánto debe pagar el cliente y en qué fecha. Ese documento es el origen de una cuenta por cobrar. Un punto clave es que el crédito comercial no debería ser un acuerdo informal. Sin una factura que respalde el valor, el plazo y las condiciones, no hay forma confiable de registrar la cuenta, hacer seguimiento ni reclamar el pago. La factura es la memoria del compromiso y debe conservarse siempre. También conviene recordar una regla contable importante: registrar una venta o una compra a crédito no significa que el dinero ya entró o ya salió. La operación se reconoce en el momento en que se entrega o se recibe el bien o servicio, y el movimiento de dinero llega después, cuando se paga o se cobra. Por eso las cuentas por pagar y por cobrar existen: para reflejar compromisos que todavía no se han cruzado con la caja.

El ciclo de una cuenta: de la factura a la caja

Las cuentas por pagar y por cobrar siguen un ciclo muy parecido, visto desde lados opuestos:

Factura: nace el documento que respalda la operación, con su valor, su fecha y su plazo.
Registro: la factura se anota en el control, identificando al proveedor o al cliente, el número del documento y su fecha de vencimiento.
Vigencia: mientras no se pague o no se cobre, la cuenta permanece abierta y forma parte del saldo pendiente.
Vencimiento: llega la fecha pactada para pagar al proveedor o para recibir el pago del cliente.
Pago o cobro: la cuenta se cruza con la caja o los bancos: el dinero sale si la empresa paga, o entra si la empresa cobra.
Cierre: la cuenta queda en ceros, el saldo pendiente disminuye y el soporte se archiva para futuras consultas.

La lista parece sencilla, pero en la práctica el paso del vencimiento es donde muchos negocios fallan: pagos que pasan desapercibidos, facturas que se olvidan y cobros que nunca se reclaman. De ahí la importancia de un control ordenado.

Por qué es importante controlarlas

Llevar un buen control de las cuentas por pagar y por cobrar no es un lujo administrativo: es una necesidad para la supervivencia del negocio. Estas son las razones principales:

Proteger el flujo de caja: saber cuánto debe salir y cuánto debe entrar en las próximas semanas permite planear las compras, la nómina y los gastos sin quedarse sin liquidez.
Evitar mora e intereses: pagar tarde genera recargos y penalidades, y deteriora la relación con los proveedores, que pueden suspender los despachos o el crédito.
Cobrar a tiempo: cada día que una factura permanece vencida es capital de trabajo inmovilizado; ese dinero debería estar financiando la operación y no atrapado en cartera.
No pagar de más: sin un registro confiable se corre el riesgo de pagar facturas duplicadas, valores equivocados o conceptos que ya habían sido cancelados.
Tomar decisiones con datos: saber cuánto se debe y cuánto se tiene por cobrar permite negociar mejores plazos, solicitar crédito con fundamento y exigir pagos a clientes morosos.

Conviene decirlo con claridad: un negocio puede vender mucho y aun así tener problemas financieros graves. La utilidad que se ve en el papel no paga proveedores; la caja sí. Las cuentas por pagar y por cobrar son justamente las dos caras de esa liquidez, y descuidarlas es una de las causas más frecuentes de crisis en las pequeñas empresas.

Cómo llevar el control

No hace falta ser contador para llevar un control básico y útil, pero sí se necesita orden y constancia. Estas son las buenas prácticas que recomendamos:

Registra por tercero y por factura: en lugar de un solo saldo global, identifica cada cuenta con su proveedor o cliente y con el número de su factura. Así sabes exactamente qué documento está pendiente.
Anota la fecha de vencimiento de cada factura: el control por vencimientos es lo que permite responder, en cualquier momento, qué debe pagarse esta semana y qué debería cobrarse.
Mantén los saldos al día: cada pago o cobro se descuenta de la factura correspondiente para que el saldo pendiente siempre refleje la realidad.
Marca el estado de cada cuenta: pendiente, vencida, pagada o cobrada. Conviene revisar al menos una vez por semana las cuentas que están por vencer.
Concilia con los soportes: periódicamente compara lo registrado con las facturas físicas y con los movimientos del banco, para detectar diferencias a tiempo.
Apóyate en el contador: la clasificación contable definitiva, como el periodo en que se reconoce cada operación o la provisión de cartera de difícil cobro, debe validarla un profesional.

Cuando el negocio maneja pocas facturas al mes, una hoja de cálculo puede ser suficiente. Cuando el volumen crece, conviene usar un sistema que permita registrar, consultar y filtrar las cuentas por proveedor, por cliente y por fecha de vencimiento.

Diferencias principales: cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar

Para fijar los conceptos, nada mejor que verlas lado a lado:

Aspecto	Cuentas por pagar	Cuentas por cobrar
Qué representan	Dinero que la empresa debe pagar a terceros	Dinero que terceros deben pagar a la empresa
De quién son	La empresa es deudora frente a proveedores y acreedores	La empresa es acreedora frente a clientes y deudores
Clasificación contable	Pasivo	Activo
Origen típico	Compras de mercancía, materia prima o servicios a crédito	Ventas de mercancía o servicios a crédito
Efecto en la caja	Al pagarlas, el dinero sale de la caja o de los bancos	Al cobrarlas, el dinero entra a la caja o a los bancos
Riesgo si no se controlan	Mora, intereses, pagos duplicados o pagos de más	Cartera vencida, clientes que no pagan y falta de liquidez

La regla de oro para no confundirlas es preguntarse siempre quién debe a quién. Si la empresa es la que debe, es una cuenta por pagar y un pasivo. Si la empresa es la que tiene derecho a cobrar, es una cuenta por cobrar y un activo.

La relación con el inventario

Para un negocio que maneja mercancía, las cuentas por pagar y por cobrar están directamente conectadas con el inventario. Las dos operaciones de crédito más comunes lo demuestran:

Compra a crédito: el inventario aumenta, porque entra la mercancía comprada, y al mismo tiempo nace una cuenta por pagar con el proveedor. Cuando la cuenta se paga, sale el dinero y la obligación desaparece; el inventario no vuelve a moverse por ese pago.
Venta a crédito: el inventario disminuye, porque sale la mercancía vendida con su costo, y nace una cuenta por cobrar por el valor de la venta. Cuando el cliente paga, entra el dinero y la cuenta por cobrar se cierra.

Hay un detalle contable que vale la pena entender: en una venta a crédito se reconocen dos cosas al mismo tiempo: el ingreso por la venta y el costo de la mercancía entregada. Ese costo sale del kardex, es decir, del registro de entradas y salidas del inventario. Por eso, si el inventario no está bien valorado y controlado, la utilidad que muestra el negocio tampoco es confiable: las cuentas por cobrar, el inventario y el resultado final dependen unos de otros. Cuando una empresa compra y vende a crédito, lo ideal es que el control de estas cuentas camine de la mano del control del inventario, porque cada compra entra al almacén y cada venta sale de él. Un sistema como Kardex Tauro integra el control de inventarios con un módulo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, de modo que cada factura de compra o de venta queda asociada a su proveedor o a su cliente, con su vencimiento y su saldo, y siempre es posible saber cuánto se debe, cuánto se tiene por cobrar y qué hay en la bodega, todo desde el mismo lugar. Recuerda que esta guía es un material informativo y general: la clasificación contable de cada operación de tu negocio debe ser revisada y validada por tu contador o asesor contable, que conoce las normas aplicables a tu caso concreto.

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