Contas a pagar e contas a receber: guia básico

Quando uma empresa compra ou vende a prazo, a mercadoria muda de mãos, mas o dinheiro não se movimenta naquele momento. O que fica é um compromisso: ou a empresa precisa pagar depois, ou ela tem o direito de receber depois. Essa promessa de pagamento é o que a contabilidade chama de conta a pagar, e esse direito de recebimento é o que se conhece como conta a receber. Os dois termos soam parecidos e muitas vezes são confundidos, mas representam lados opostos do mesmo espelho. Um é uma dívida da empresa; o outro é um dinheiro que devem à empresa. Entender essa diferença é indispensável para qualquer negócio que compre ou venda a prazo, o que na prática é quase todos. Neste guia básico explicamos o que são contas a pagar e contas a receber, com exemplos claros, como elas surgem, por que você deve controlá-las e como elas se relacionam com o seu estoque.

O que são contas a pagar

Contas a pagar são o dinheiro que a empresa deve aos seus fornecedores e a outros credores por bens ou serviços que já recebeu, mas ainda não pagou. A situação mais comum é a compra de mercadoria, matéria-prima ou serviços a prazo: o fornecedor entrega o pedido e aceita receber o pagamento depois, em um prazo combinado que costuma variar de 15 a 60 dias. Na linguagem contábil, as contas a pagar são um passivo, ou seja, uma obrigação: representam dinheiro que a empresa terá de tirar do seu caixa ou dos seus bancos no futuro. Enquanto a nota fiscal não for paga, essa obrigação continua viva e faz parte do que o negócio deve. Alguns exemplos típicos de contas a pagar são:

Compras de mercadoria ou matéria-prima a prazo: o fornecedor entrega o pedido com a sua nota fiscal e a empresa se compromete a pagar em 15, 30 ou 60 dias.
Serviços faturados a prazo: transporte, manutenção ou serviços profissionais que são recebidos primeiro e pagos depois.
Aluguéis e contas de serviços públicos: o aluguel do imóvel ou a conta de energia cujo vencimento chega após o período de uso.
Cobranças de outros credores: obrigações menores com terceiros, documentadas e pendentes de pagamento.

Vale esclarecer que, em um sentido mais amplo, as empresas têm outras dívidas, como obrigações financeiras com bancos, impostos ou folha de pagamento a pagar. No entanto, quando no dia a dia se fala em contas a pagar, quase sempre se faz referência às dívidas comerciais com fornecedores por compras a prazo, que são as que este guia aborda.

O que são contas a receber

Contas a receber são o dinheiro que os clientes e outros devedores devem à empresa por mercadoria vendida ou serviços prestados a prazo. É a situação inversa da anterior: a empresa entregou o bem ou o serviço, mas ainda não recebeu o pagamento; ela tem o direito de cobrá-lo na data combinada. Contabilmente, as contas a receber são um ativo, porque representam um benefício econômico futuro: o dinheiro que entrará na empresa quando o cliente pagar. A forma mais comum é a carteira de clientes, ou seja, as notas fiscais de venda emitidas e ainda não recebidas. Exemplos comuns de contas a receber são:

Vendas a prazo para clientes: a empresa entrega a mercadoria, emite a nota fiscal e o cliente se compromete a pagar em um prazo de 15, 30 ou 60 dias.
Serviços prestados e faturados: o trabalho é entregue e o recebimento acontece depois, conforme o combinado.
Vendas parceladas: o saldo que o cliente ainda não quitou permanece como conta a receber até completar o valor total.
Outras contas a receber: adiantamentos a funcionários ou empréstimos concedidos pela empresa também são direitos de recebimento, embora não venham de vendas.

Como surgem as contas a pagar e a receber

As duas nascem do mesmo fato econômico: uma compra ou uma venda a prazo, respaldada por uma nota fiscal. Quando a empresa compra a prazo, ela recebe a mercadoria ou o serviço hoje, mas não paga hoje. A nota fiscal do fornecedor fica como o documento que respalda essa obrigação: indica quanto se deve, a quem e desde quando. Esse documento é a origem de uma conta a pagar. Quando a empresa vende a prazo, ela entrega a mercadoria ou o serviço hoje, mas não recebe o dinheiro hoje. A nota fiscal que ela emite é o respaldo do seu direito de recebimento: indica quanto o cliente deve pagar e em que data. Esse documento é a origem de uma conta a receber. Um ponto fundamental é que o crédito comercial não deveria ser um acordo informal. Sem uma nota fiscal que respalde o valor, o prazo e as condições, não existe uma forma confiável de registrar a conta, fazer o acompanhamento ou cobrar o pagamento. A nota fiscal é a memória do compromisso e deve ser sempre conservada. Também é importante lembrar uma regra contábil essencial: registrar uma venda ou uma compra a prazo não significa que o dinheiro já entrou ou já saiu. A operação é reconhecida no momento em que o bem ou serviço é entregue ou recebido, e o movimento de dinheiro vem depois, quando se paga ou se recebe. Por isso as contas a pagar e a receber existem: para refletir compromissos que ainda não se cruzaram com o caixa.

O ciclo de uma conta: da nota fiscal ao caixa

As contas a pagar e a receber seguem um ciclo muito parecido, visto de lados opostos:

Nota fiscal: nasce o documento que respalda a operação, com o seu valor, a sua data e o seu prazo.
Registro: a nota fiscal é lançada no controle, identificando o fornecedor ou o cliente, o número do documento e a sua data de vencimento.
Vigência: enquanto não for paga ou recebida, a conta permanece aberta e faz parte do saldo pendente.
Vencimento: chega a data combinada para pagar o fornecedor ou para receber o pagamento do cliente.
Pagamento ou recebimento: a conta se cruza com o caixa ou com os bancos: o dinheiro sai se a empresa paga, ou entra se a empresa recebe.
Encerramento: a conta chega a zero, o saldo pendente diminui e o documento de respaldo é arquivado para consultas futuras.

A lista parece simples, mas na prática o passo do vencimento é onde muitos negócios falham: pagamentos que passam despercebidos, notas que são esquecidas e recebimentos que nunca são cobrados. Daí a importância de um controle organizado.

Por que é importante controlá-las

Manter um bom controle das contas a pagar e a receber não é um luxo administrativo: é uma necessidade para a sobrevivência do negócio. Estas são as principais razões:

Proteger o fluxo de caixa: saber quanto deve sair e quanto deve entrar nas próximas semanas permite planejar as compras, a folha de pagamento e os gastos sem ficar sem liquidez.
Evitar atrasos e juros: pagar com atraso gera multas e encargos, e prejudica a relação com os fornecedores, que podem suspender as entregas ou o crédito.
Receber em dia: cada dia em que uma nota fiscal fica vencida é capital de giro imobilizado; esse dinheiro deveria estar financiando a operação e não preso na carteira de recebimentos.
Não pagar a mais: sem um registro confiável, existe o risco de pagar notas duplicadas, valores errados ou itens que já haviam sido quitados.
Tomar decisões com dados: saber quanto se deve e quanto se tem a receber permite negociar melhores prazos, solicitar crédito com fundamento e cobrar clientes inadimplentes.

Vale dizer com clareza: um negócio pode vender muito e mesmo assim enfrentar problemas financeiros graves. O lucro que aparece no papel não paga fornecedores; o caixa paga. As contas a pagar e a receber são justamente as duas faces dessa liquidez, e negligenciá-las é uma das causas mais frequentes de crise nas pequenas empresas.

Como manter o controle

Não é preciso ser contador para manter um controle básico e útil, mas é preciso organização e constância. Estas são as boas práticas que recomendamos:

Registre por terceiro e por nota fiscal: em vez de um único saldo global, identifique cada conta com o seu fornecedor ou cliente e com o número da sua nota fiscal. Assim você sabe exatamente qual documento está pendente.
Anote a data de vencimento de cada nota fiscal: o controle por vencimentos é o que permite responder, a qualquer momento, o que deve ser pago nesta semana e o que deveria ser recebido.
Mantenha os saldos em dia: cada pagamento ou recebimento é descontado da nota fiscal correspondente, para que o saldo pendente sempre reflita a realidade.
Marque o estado de cada conta: pendente, vencida, paga ou recebida. Vale a pena revisar pelo menos uma vez por semana as contas que estão próximas do vencimento.
Concilie com os documentos de respaldo: periodicamente, compare o que está registrado com as notas fiscais físicas e com os extratos bancários, para identificar diferenças cedo.
Conte com o seu contador: a classificação contábil definitiva, como o período em que cada operação é reconhecida ou a provisão para devedores duvidosos, deve ser validada por um profissional.

Quando o negócio movimenta poucas notas fiscais por mês, uma planilha pode ser suficiente. Quando o volume cresce, é melhor usar um sistema que permita registrar, consultar e filtrar as contas por fornecedor, por cliente e por data de vencimento.

Principais diferenças: contas a pagar versus contas a receber

Para fixar os conceitos, nada melhor do que vê-las lado a lado:

Aspecto	Contas a pagar	Contas a receber
O que representam	Dinheiro que a empresa deve pagar a terceiros	Dinheiro que terceiros devem pagar à empresa
De quem são	A empresa é devedora de fornecedores e credores	A empresa é credora de clientes e devedores
Classificação contábil	Passivo	Ativo
Origem típica	Compras de mercadoria, matéria-prima ou serviços a prazo	Vendas de mercadoria ou serviços a prazo
Efeito no caixa	Ao pagá-las, o dinheiro sai do caixa ou dos bancos	Ao recebê-las, o dinheiro entra no caixa ou nos bancos
Risco se não forem controladas	Atrasos, juros, pagamentos duplicados ou pagamentos a mais	Carteira vencida, clientes que não pagam e falta de liquidez

A regra de ouro para não confundi-las é sempre perguntar quem deve a quem. Se a empresa é quem deve, é uma conta a pagar e um passivo. Se a empresa é quem tem o direito de receber, é uma conta a receber e um ativo.

A relação com o estoque

Para um negócio que trabalha com mercadoria, as contas a pagar e a receber estão diretamente ligadas ao estoque. As duas operações de crédito mais comuns mostram isso:

Compra a prazo: o estoque aumenta, porque entra a mercadoria comprada, e ao mesmo tempo nasce uma conta a pagar para o fornecedor. Quando a conta é paga, o dinheiro sai e a obrigação desaparece; o estoque não volta a se movimentar por causa desse pagamento.
Venda a prazo: o estoque diminui, porque sai a mercadoria vendida com o seu custo, e nasce uma conta a receber pelo valor da venda. Quando o cliente paga, o dinheiro entra e a conta a receber é encerrada.

Há um detalhe contábil que vale a pena entender: em uma venda a prazo, duas coisas são reconhecidas ao mesmo tempo: a receita da venda e o custo da mercadoria entregue. Esse custo sai da ficha de estoque, ou seja, do registro de entradas e saídas do inventário. Por isso, se o estoque não estiver bem valorizado e controlado, o lucro que o negócio mostra também não é confiável: as contas a receber, o estoque e o resultado final dependem uns dos outros. Quando uma empresa compra e vende a prazo, o ideal é que o controle dessas contas caminhe junto com o controle do estoque, porque cada compra entra no almoxarifado e cada venda sai dele. Um sistema como o Kardex Tauro integra o controle de estoques com um módulo de contas a pagar e contas a receber, de modo que cada nota fiscal de compra ou de venda fica associada ao seu fornecedor ou cliente, com o seu vencimento e o seu saldo, e sempre é possível saber quanto se deve, quanto se tem a receber e o que há no depósito, tudo no mesmo lugar. Lembre-se de que este guia é um material informativo e geral: a classificação contábil de cada operação do seu negócio deve ser revisada e validada pelo seu contador ou assessor contábil, que conhece as normas aplicáveis ao seu caso concreto.

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