Métodos de valoración de inventarios (kardex)

Métodos de valoración de inventarios (kardex)

Para una pequeña empresa, la mercancía en la bodega suele ser el activo más valioso: dinero invertido que aún no se convierte en ventas. Saber cuánto vale ese inventario no es un lujo contable, sino una necesidad diaria para fijar precios, calcular utilidades y declarar impuestos. Como los productos se compran a precios distintos durante el año, la pregunta "¿cuánto vale lo que tengo?" no tiene una única respuesta: depende del método de valoración que se aplique, y ese método se aplica movimiento por movimiento en el kardex.

En este artículo veremos qué es el kardex, en qué consisten los tres métodos más usados (PEPS, UEPS y costo promedio ponderado), cómo se refleja cada uno en el registro y cuál conviene a una empresa pequeña.

¿Qué es el kardex?

El kardex es el registro cronológico e individual de los movimientos de cada producto: las entradas (compras, devoluciones, traslados recibidos) y las salidas (ventas, mermas, traslados enviados). En cada movimiento se anotan la fecha, el concepto, el tercero, las unidades que entran y salen, el saldo que queda y el valor unitario de la operación.

Piensa en el kardex como la historia completa del producto en tu bodega, mientras que el reporte de existencias es solo una foto del momento. Sin un kardex bien llevado no sabes a qué costo entró cada unidad ni cuánto queda después de cada venta. Aclaración clave: el kardex no valora por sí solo; es el libro donde se registran los movimientos. El método de valoración es la regla que decide con qué costo sale cada unidad y cómo quedan valoradas las existencias.

¿Qué es un método de valoración?

Es una regla contable para asignar costo a la mercancía cuando el precio de compra cambia. Supón que compras 100 unidades a 10.000 y, dos semanas después, otras 100 a 12.000. Al vender 150, ¿cuál es su costo: el de las primeras, el de las últimas o una mezcla de ambos? Cada método responde distinto, y esa respuesta cambia el costo de ventas, la utilidad del período y el valor del inventario final.

Veamos los tres métodos con un ejemplo sencillo para que se vea su efecto en el kardex. Caso: el 2 de enero entran 10 unidades a 1.000; el 10 de enero entran 10 más a 1.200; el 15 de enero salen 12 unidades.

PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)

Con PEPS la mercancía sale en el orden en que entró: las primeras unidades compradas son las primeras en venderse. El inventario que queda se valora con los costos más recientes, más cercanos al precio actual de reposición.

En el ejemplo, la salida de 12 unidades se costea con las 10 unidades a 1.000 y 2 unidades a 1.200: (10 x 1.000) + (2 x 1.200) = 12.400. El kardex muestra la salida por 12.400 y un saldo de 8 unidades a 1.200 cada una (9.600 en total).

• Ventaja: el inventario final queda cerca del precio actual y el método es aceptado por la mayoría de las normas contables y fiscales.
• Desventaja: con inflación, el costo de ventas se subvalora, y la utilidad contable y el impuesto se inflan.
• Regla: los costos viejos salen primero; lo que queda es lo más reciente.

UEPS (últimas en entrar, primeras en salir)

Con UEPS se asume lo contrario: las últimas unidades compradas son las primeras en salir, y lo que queda en bodega se valora con los costos más antiguos.

En el mismo caso, la salida toma 10 unidades a 1.200 y 2 a 1.000: (10 x 1.200) + (2 x 1.000) = 14.000. El kardex registra la salida por 14.000 y deja un saldo de 8 unidades a 1.000 (8.000 en total).

• Ventaja: con inflación, carga los costos recientes más altos a la venta y reduce la utilidad reportada y el impuesto.
• Desventaja: el inventario final queda a precios antiguos, y el método no se acepta en varios países bajo NIIF, ni en Colombia para efectos contables.
• Regla: los costos nuevos salen primero; lo que queda es lo más antiguo.

Costo promedio ponderado

Este método no persigue cuál unidad salió primero: mezcla todos los costos y calcula un valor unitario promedio que se actualiza con cada entrada. Es el más usado por las pequeñas empresas por su sencillez y porque suaviza los cambios de precio.

Con 20 unidades que costaron 22.000 en total, el promedio es 22.000 / 20 = 1.100 por unidad. La salida de 12 unidades se costea a 1.100: 12 x 1.100 = 13.200, y quedan 8 unidades a 1.100 (8.800). Si entran 10 unidades a 1.300, el promedio se recalcula: (8 x 1.100 + 10 x 1.300) / 18 = 1.211, aproximadamente.

• Ventaja: fácil de entender y operar, difícil de manipular y realista cuando los precios varían constantemente.
• Desventaja: con inflación fuerte se aleja del precio de reposición y exige recalcular el valor unitario en cada entrada.
• Regla: cada compra mezcla el costo; hasta la próxima entrada, todas las salidas llevan el mismo valor unitario.

Tabla comparativa de los tres métodos

¿Cuál conviene a una pequeña empresa?

Para un negocio pequeño, la recomendación práctica es casi siempre el costo promedio ponderado. La razón es operativa: el método debe sostenerse en el día a día sin depender de un contador en cada movimiento. El promedio exige un solo cálculo por entrada, da un valor unitario único y evita discutir qué lote físico salió primero, algo casi imposible con productos fungibles como granos, repuestos o abarrotes.

Además, bajo NIIF el UEPS no se acepta para efectos contables, y el PEPS exige un control de lotes que pocas microempresas pueden mantener. Por eso, con menos de 50 empleados y un negocio de compra y reventa, el promedio ponderado es la opción equilibrada: cumple la norma, es defendible ante la autoridad tributaria y no complica la operación del almacén.

El método en el kardex con un programa

Llevar estos métodos a mano, en cuadernos u hojas de cálculo, es lento y propenso a errores cuando un producto acumula decenas de movimientos al mes. Un programa de inventarios hace ese trabajo por ti. Kardex Tauro, por ejemplo, registra cada entrada y cada salida en el kardex del producto y, al registrar una compra, actualiza el costo promedio automáticamente, así la siguiente venta se costea con el valor correcto sin que tengas que calcular nada. Como el kardex queda como historial inmutable, siempre puedes revisar qué entró, qué salió, a qué costo y con qué saldo quedó el producto.

Entiende qué hay detrás de esos números: el programa aplica la regla del promedio ponderado por ti, pero la decisión de usarla, y no PEPS o UEPS, es tuya, idealmente con el visto bueno de tu contador, porque afecta el costo de ventas, la utilidad y los impuestos de tu negocio.

Conclusión

Valorar el inventario no es un trámite de fin de año: es una decisión que se toma con cada compra y cada venta. El kardex es el registro donde esa decisión se hace visible, y el método define el costo que sale, el saldo que queda y la utilidad que declaras. Para la mayoría de las pequeñas empresas, el promedio ponderado es la opción más sensata por su sencillez y su aceptación normativa.

Si quieres dejar de calcular promedios a mano y tener el kardex de cada producto siempre al día, prueba Kardex Tauro: registra tus compras y ventas y deja que el programa haga la valoración por ti, con el historial completo y ordenado para cuando lo necesites.