Cómo hacer un Kardex valorizado
Cómo hacer un Kardex valorizado
Si su negocio vende productos físicos, es probable que ya conozca el kardex: el registro donde se anotan las entradas y salidas de mercancía de la bodega. Sin embargo, anotar únicamente cantidades es como saber cuántas cajas hay en el depósito, pero no cuánto dinero representan. Un kardex valorizado resuelve esa limitación, porque además de las unidades registra el costo de cada movimiento. Así, en cualquier momento se puede responder con exactitud cuánto dinero hay invertido en el inventario y cuánto costó realmente lo que se vendió.
En este artículo le explicamos qué es un kardex valorizado, qué columnas debe tener, cómo se valoriza cada movimiento multiplicando el costo unitario por la cantidad, y le mostramos un ejemplo paso a paso con números concretos para que pueda replicarlo en su empresa.
Qué es un kardex valorizado
El kardex tradicional registra cuántas unidades entran, cuántas salen y cuántas quedan en existencia. El kardex valorizado hace exactamente lo mismo, pero cada línea incluye además valores monetarios: el costo unitario del producto y el costo total del movimiento. De esta forma, el registro de inventarios no solo dice "quedan 70 unidades", sino "quedan 70 unidades valorizadas en 77.000", que es una información mucho más útil para tomar decisiones.
La diferencia no es menor. Con un kardex de solo cantidades, si el precio de compra cambia entre una factura y otra, es imposible saber qué costo asignar a la mercancía que sale. Con el kardex valorizado, cada salida se calcula con un criterio definido, como el costo promedio ponderado, y el saldo siempre queda expresado en dinero. Eso convierte el kardex en una herramienta contable y financiera, y no solo operativa.
Qué columnas lleva un kardex valorizado
Un formato completo de kardex valorizado se organiza en tres grandes bloques: entradas, salidas y saldo. Las columnas básicas son las siguientes:
- Fecha: el día en que ocurre el movimiento, ya sea una compra, una venta, una devolución o un ajuste.
- Detalle o concepto: la descripción del movimiento, por ejemplo "compra inicial" o "venta a cliente".
- Entradas: cantidad recibida, costo unitario de esa compra y valor total de la entrada.
- Salidas: cantidad despachada, costo unitario aplicado y valor total de la salida, que es el costo de venta.
- Saldo: unidades que quedan, costo unitario vigente y valor total del inventario restante.
Algunos formatos agregan columnas auxiliares, como el número de la factura, el nombre del proveedor o del cliente o una casilla de observaciones. Esas columnas son bienvenidas, pero el corazón del kardex valorizado son las tres anteriores, cada una con su cantidad, su costo unitario y su valor total.
Cómo se valoriza el kardex: costo unitario por cantidad
La lógica del kardex valorizado es sencilla: cada movimiento se convierte en dinero. Para una entrada, el valor total es la cantidad comprada multiplicada por el costo unitario de compra. Para una salida, el valor total es la cantidad vendida multiplicada por el costo unitario que corresponda según el método de valoración que la empresa haya elegido.
En Colombia, el método más usado por las pequeñas empresas es el costo promedio ponderado. La idea es que, cuando llega una compra nueva a un precio diferente, el costo unitario del producto se recalcula dividiendo el valor total del inventario entre el total de unidades disponibles. De allí sale un costo promedio nuevo, que se aplica a las salidas siguientes hasta que llegue otra compra y vuelva a recalcularse.
Es importante entender que la valorización depende del costo al que usted compró la mercancía, no del precio al que la vende. Si vende un artículo en 15.000 que le costó 10.000, la salida del kardex se registra por 10.000. La diferencia entre ambos valores es la ganancia, y solo se puede calcular con certeza si el kardex está valorizado.
Ejemplo paso a paso de un kardex valorizado
Para verlo en la práctica, supongamos que su empresa maneja un solo producto y que durante el mes de marzo registra estos movimientos: una compra inicial de 100 unidades, una venta de 40 unidades, una segunda compra a un precio distinto y otra venta. Así quedaría el kardex valorizado aplicando el costo promedio ponderado:
| Fecha | Detalle | Entradas | Salidas | Saldo | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cant. | Costo unit. | Total | Cant. | Costo unit. | Total | Cant. | Costo unit. | Valor total | ||
| Mar 1 | Compra inicial | 100 | $1.000 | $100.000 | – | – | – | 100 | $1.000 | $100.000 |
| Mar 6 | Venta a cliente | – | – | – | 40 | $1.000 | $40.000 | 60 | $1.000 | $60.000 |
| Mar 12 | Compra a otro precio | 40 | $1.250 | $50.000 | – | – | – | 100 | $1.100 | $110.000 |
| Mar 18 | Venta a cliente | – | – | – | 30 | $1.100 | $33.000 | 70 | $1.100 | $77.000 |
Repasemos qué pasó en cada línea. El primero de marzo entran 100 unidades a 1.000 cada una, así que el inventario queda valorizado en 100.000. El seis de marzo salen 40 unidades; como el costo promedio vigente es 1.000, la salida se registra por 40.000, que es el costo de venta de ese día, y el saldo queda en 60 unidades por 60.000.
El doce de marzo ocurre el movimiento clave: llega una compra de 40 unidades, pero esta vez a 1.250. El valor total del inventario pasa a 110.000 (los 60.000 anteriores más los 50.000 de la compra nueva) y las unidades disponibles suman 100. Al dividir 110.000 entre 100, el nuevo costo promedio es 1.100. Por eso la columna de saldo ya no muestra 1.000 sino 1.100.
Finalmente, el dieciocho de marzo se venden 30 unidades. Como el costo promedio ya se actualizó, esas unidades salen a 1.100 cada una: el costo de venta es 33.000 y el saldo queda en 70 unidades valorizadas en 77.000. Si esa venta se hubiera hecho a 1.500 por unidad, el ingreso habría sido 45.000 y la ganancia bruta de la operación, 12.000.
Para qué sirve un kardex valorizado
El primer uso es calcular el costo de ventas. Cada salida del kardex valorizado indica cuánto le costó la mercancía que entregó a su cliente, un dato indispensable para determinar la utilidad bruta del negocio. Sin ese dato, cualquier cálculo de rentabilidad es apenas una suposición.
El segundo uso es conocer el valor del inventario. El saldo final del kardex, expresado en dinero, es el valor de la mercancía disponible. Ese valor se necesita para los estados financieros, para saber cuánto capital está inmovilizado en la bodega y para decidir si conviene comprar más existencias o liquidar las que no rotan.
El tercer uso es controlar la rentabilidad producto por producto. Al comparar el costo unitario de cada salida con el precio de venta, se identifica rápido qué artículos dejan margen y cuáles se están vendiendo casi al costo. El kardex valorizado también ayuda a detectar diferencias: si el registro dice que quedan 70 unidades pero el conteo físico encuentra 65, hay una inconsistencia que debe investigarse a tiempo.
Cómo mantener el kardex valorizado al día
Hacer el kardex valorizado a mano, movimiento por movimiento, funciona cuando el negocio es muy pequeño y el volumen de operaciones es bajo. Pero cuando aumentan las compras y las ventas, el riesgo de errores y de registros atrasados crece rápido: un movimiento sin anotar desvaloriza el inventario y distorsiona el costo de ventas de todo el período.
Por eso muchos dueños de pequeñas empresas usan un programa de inventarios. En Kardex Tauro, al registrar una compra se genera el movimiento de kardex automáticamente y se actualiza el costo promedio del producto: no hay que volver a digitar nada en la tarjeta. Del mismo modo, las ventas que se registran en el sistema generan la salida correspondiente del kardex.
De esta manera, Kardex Tauro mantiene el registro valorizado al día mientras usted recibe compras y hace ventas, y cuando necesite saber cuánto inventario tiene y cuánto vale, el dato está disponible sin cuadrar planillas manualmente. El kardex valorizado, hecho a mano o con ayuda de Kardex Tauro, deja de ser un trámite y se convierte en una fuente de decisiones: cuánto comprar, qué vender y a qué precio.